So exportieren Sie einen Dateikatalog nach Excel (mit Schritten und Tipps) • BUOM

Wenn Sie in einer Branche arbeiten, die eine umfangreiche Nutzung von Computerdateien erfordert, kann es schwierig sein, digitale Dokumente zu organisieren und zu verwalten. Eine Möglichkeit, Ihre Dateien für einen einfachen Zugriff zu organisieren, besteht darin, sie nach Excel zu exportieren. Wenn Sie lernen, wie Sie Dateiverzeichnisse nach Excel exportieren, können Sie alle wichtigen Arbeits- oder persönlichen Dateien an einem Ort sammeln. In diesem Artikel erklären wir, was ein Dateiverzeichnis ist, wann man es exportiert und wie man ein Dateiverzeichnis in Excel exportiert. Außerdem geben wir einige Tipps zum Exportieren von Dateien und zum Organisieren Ihres Dateiverzeichnisses.

Was ist ein Dateiverzeichnis in Excel?

Ein Dateiverzeichnis in Excel ist eine organisierte Hauptliste von Ordnern und den darin enthaltenen Dateien. Verzeichnisse enthalten normalerweise Ordnernamen und eine Liste der darin gespeicherten Dateien. Beispielsweise verfügt die Marketingabteilung eines Unternehmens möglicherweise über digitale Ordner für die Quartalsberichte der letzten drei Jahre. Das Team kann diese Ordner in einem Ordner namens „Quarterly Reports“ aufbewahren. Innerhalb des Ordners „Quartalsberichte“ können Unterordner für jedes Jahr vorhanden sein, und in diesen Ordnern befinden sich Dateien, die sich auf jeden Bericht beziehen.

Diese Organisationsstruktur hilft Abteilungsmitarbeitern dabei, zu wissen, wo sie nach Dateien zu einem bestimmten Thema suchen können, beispielsweise dem Bericht zum dritten Quartal 2018. Ein gut organisiertes Dateiverzeichnis zeigt eine Hierarchie von Ordnern und Dateien an und erleichtert so die Navigation im System. Dadurch können Benutzer die benötigten Informationen effizienter finden oder wichtige Dokumente an einem zentralen Ort speichern. Durch den Export eines Dateikatalogs in eine Tabellenkalkulation können Sie über Ihre Tabellenkalkulationssoftware auf alle benötigten Dateien zugreifen und so einen zentralen Ort für den Zugriff auf wichtige Dokumente schaffen.

Wann soll ein Dateiverzeichnis nach Excel exportiert werden?

Sie können einen Dateikatalog nach Excel exportieren, um Ihr Dateiverwaltungssystem zu verbessern. Hier sind einige Gründe, Ihr Dateiverwaltungssystem zu aktualisieren:

Verbesserte Organisation

Eine gute Dateiverwaltung verbessert Ihre digitale Organisation. Genau wie beim Organisieren physischer Ordner in einem Aktenschrank hilft Ihnen ein strukturiertes System zum Organisieren Ihrer digitalen Dateien dabei, den Überblick über Ihre Dokumente zu behalten. Eine effektive Organisation Ihrer Dateien kann Stress reduzieren, das Auffinden der benötigten Informationen erleichtern, Unordnung minimieren und Ihre Fähigkeit verbessern, Informationen mit anderen zu teilen.

Einfacherer Zugang

Wenn Sie alle Ihre Dateien an einem Ort aufbewahren, ist der Zugriff darauf einfacher. Wenn Sie sie in einer Tabelle organisieren, haben Sie in einem Dokument Zugriff auf alle wichtigen Informationen, die Sie benötigen. Dank der Tabellenstruktur können Sie außerdem ganz einfach eine vollständige Liste Ihrer Ordner und Dateien anzeigen, indem Sie diese in unabhängigen Zellen auflisten. Die Verwendung eines zentralen Speicherorts vereinfacht Ihr Dateiverwaltungssystem und kann Zeit sparen, die Sie sonst mit der Suche nach den benötigten Dateien an verschiedenen Orten verbringen würden.

Bessere Kommunikation

Ein zentrales Verzeichnis für Ihre Dateien erleichtert nicht nur den Zugriff auf Ihre eigenen Dokumente, sondern erleichtert auch deren Weitergabe an andere. Durch die gemeinsame Nutzung einer Tabelle mit anderen Mitgliedern Ihres Teams können diese an einem Ort auf wichtige Arbeitsdokumente zugreifen. Darüber hinaus können sie ihre eigenen Dokumente zur Tabelle hinzufügen, sodass jeder in Ihrem Team eine Masterliste der benötigten Dateien erstellen kann.

Weniger Fehler

Durch die Schaffung eines strukturierten und konsistenten Dateiverwaltungssystems wird die Wahrscheinlichkeit von Dateifehlern verringert. Wenn Sie ein System entwerfen und dabei bleiben, kennen Sie und jedes Mitglied Ihres Teams, das das Verzeichnis verwendet, den Prozess der Navigation und Speicherung von Dateien darin. Dadurch wird das Risiko eines Dateiverlusts verringert, da klare Anweisungen zur Verwendung des Verzeichnisses bereitgestellt werden.

Erhöhte Sicherheit

Schließlich kann ein effektives Dateiverwaltungssystem Ihre digitale Sicherheit verbessern. Durch den Export Ihrer Dateien in eine Tabellenkalkulation können Sie steuern, wer Zugriff auf die Tabellenkalkulation hat, indem Sie nur bestimmte Mitglieder Ihres Teams auswählen, um diese zu erhalten. Es ist auch möglich, in der Software ein Passwort für einzelne Tabellenkalkulationen festzulegen, sodass Sie den Zugriff auf ein Dokument nur auf diejenigen beschränken können, die über das Passwort verfügen.

So exportieren Sie ein Dateiverzeichnis nach Excel

Hier sind die Schritte zum Exportieren eines Dateiverzeichnisses nach Excel:

1. Öffnen Sie den Datei-Explorer

Der erste Schritt zum Exportieren eines Dateikatalogs in Ihre Tabelle besteht darin, den Datei-Explorer zu öffnen. Sie können dies tun, indem Sie auf das Dateisymbol in der Taskleiste Ihres Computers klicken, nach „Datei-Explorer“ suchen oder auf die Schaltfläche „Start“ klicken und „Datei-Explorer“ auswählen. Wenn Sie den Datei-Explorer öffnen, sollte ein Dialogfeld mit allen auf Ihrem Computer gespeicherten Dateien angezeigt werden. Geben Sie in diesem Dialogfeld den Ordner an, den Sie in die Tabelle exportieren möchten, und öffnen Sie ihn.

2. Öffnen Sie ein Befehlsfenster

Nachdem Sie den Ordner geöffnet haben, den Sie exportieren möchten, besteht der nächste Schritt darin, ein Befehlsfenster zu öffnen. Mit dem Befehlsfenster können Sie die auf Ihrem Computer gespeicherten Daten mithilfe von Code anpassen. Sie können dieses Fenster öffnen, indem Sie die „Shift“-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt halten und mit der rechten Maustaste auf den geöffneten Ordner klicken. Dies sollte ein Menü mit der Option „PowerShell-Fenster hier öffnen“ öffnen. Wählen Sie diese Option, um ein Befehlsfenster zu öffnen.

3. Verwenden Sie den Befehl, um eine Liste von Dateien zu erstellen

Geben Sie im Befehlsfenster den Befehl „dir /b > dirlist.text“ ohne Anführungszeichen ein. Dieser Befehl erstellt eine Liste aller Dateinamen, die in dem von Ihnen ausgewählten Ordner gespeichert sind. Nachdem Sie den Befehl eingegeben haben, drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, um die Eingabeaufforderung zu starten.

4. Öffnen Sie Excel und exportieren Sie Dateien

Nachdem Sie nun eine Liste der Dateien aus den Ordnern erstellt haben, die Sie exportieren möchten, öffnen Sie Ihre Tabelle. Drücken Sie „Strg + 0“, um ein Dialogfeld mit verfügbaren Ordnern zu öffnen. Suchen Sie den Ordner mit den Dateien, die Sie exportieren möchten, und wählen Sie das Dropdown-Menü „Dateityp“ aus. Wählen Sie im Menü „Textdateien (.prn,.txt,*.cvs)“ und doppelklicken Sie auf „dirlist.text“, um eine Liste mit Dateien zu öffnen.

5. Vervollständigen und überprüfen Sie Ihren Katalog

Wählen Sie abschließend „Fertig“, um die Liste der Dateien in Ihr Verzeichnis zu importieren. Überprüfen Sie nach Abschluss, ob alle Dateien erfolgreich in die Tabelle importiert wurden. Wenn Sie sich Zeit für die Überarbeitung nehmen, können Sie Fehler schneller erkennen und beheben.

Tipps zum Exportieren von Excel-Dateiverzeichnissen

Hier sind einige Tipps zum Verwalten Ihrer elektronischen Dateien in einem Tabellenkalkulationsverzeichnis:

Befolgen Sie das Standardbenennungssystem

Wenn Sie ein beliebiges Dateisystem verwenden, kann Ihnen eine strukturierte Benennungsmethode dabei helfen, den Überblick zu behalten. Wenn Sie für alle Dateien eines bestimmten Typs in Ihrem Dateisystem dasselbe Benennungsmuster verwenden, können Sie Dateien leichter finden, wenn Sie sie benötigen. Möglicherweise verwalten Sie Hunderte von Dateien in Ihrem Arbeitsbereich, daher kann es schwierig sein, sich die Namen bestimmter Dateien zu merken, wenn Sie versuchen, sie zu finden. Wenn Sie über ein standardisiertes Benennungssystem verfügen, folgen alle Dateien eines bestimmten Typs denselben Benennungsrichtlinien, was das Auffinden und Platzieren bestimmter Dateien erleichtert.

Aktualisieren Sie Ihren Katalog während der Arbeit

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihren Katalog regelmäßig zu aktualisieren. Wenn Sie eine Datei von Ihrem Computer löschen, weil sie veraltet oder nicht mehr relevant ist, entfernen Sie unbedingt den Eintrag aus Ihrem Verzeichnis. Wenn Sie diese regelmäßigen Aktualisierungen während der Arbeit durchführen, wird verhindert, dass Ihr Verzeichnis mit Dateien überfüllt wird, die Sie nicht mehr haben. Darüber hinaus stellt die Aktualisierung des Verzeichnisses mit jeder neuen Datei, die Sie erstellen, sicher, dass sie auf Ihrem System berücksichtigt wird.

Seien Sie flexibel und experimentieren Sie

Unterschiedliche Organisationssysteme funktionieren für unterschiedliche Arten von Mitarbeitern. Seien Sie bei der Erstellung Ihres Dateiverzeichnisses flexibel und experimentieren Sie mit den Organisationsmöglichkeiten. Manche Leute finden es beispielsweise hilfreich, ihren Katalog farblich zu kennzeichnen, während andere Farben als ablenkend empfinden. Sie können Dateien je nach Ihren spezifischen Anforderungen und Vorlieben nach Datum, alphabetisch oder nach Typ organisieren. Wenn Sie ein für Sie optimiertes Organisationssystem entwickeln, kann das Zeit sparen, Stress reduzieren und Ihnen helfen, den Überblick über Ihre elektronischen Dateien zu behalten.

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