So erstellen Sie in 8 Schritten eine Gewinn- und Verlustrechnung in Excel • BUOM
8. April 2022
Unternehmen verwenden verschiedene Arten von Aufzeichnungen, um ihre finanzielle Leistung zu überwachen. Es ist wichtig, dass diese Aufzeichnungen korrekt sind und Unternehmen müssen sie regelmäßig aktualisieren, um finanzielle Entscheidungen innerhalb der Organisation bestmöglich zu unterstützen. Wenn Sie lernen, wie Sie diese Berichte oder Aufzeichnungen selbst erstellen, können Sie die Effizienz Ihres Unternehmens verbessern und den Bedarf an kostspieligen Dienstleistungen Dritter reduzieren. In diesem Artikel definieren wir, was eine Gewinn- und Verlustrechnung ist, besprechen, wann es wichtig ist, eine solche zu erstellen, und zeigen Ihnen, wie Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung in Excel erstellen.
Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?
Eine Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Finanzdokument, mit dem Organisationen ihre Einnahmen und Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum verfolgen. Es ist effektiv für die Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien, um die allgemeine Finanzlage einer Organisation darzustellen. Die Kategorisierung von Daten kann dabei helfen, zu erkennen, was ein Unternehmen gut macht und wo potenzielle Verbesserungspotenziale bestehen. So erhalten Sie Einblicke, wie das Unternehmen seine Abläufe optimieren und seinen Umsatz steigern kann.
Wann ist es wichtig, einen Gewinn- und Verlustbericht in Excel zu erstellen?
Es ist wichtig, eine Gewinn- und Verlustrechnung in Excel zu erstellen, wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Finanzberichte in einem Programm zu erstellen, mit dem Sie möglicherweise bereits vertraut sind. Dies kann besonders für Kleinunternehmer attraktiv sein, die Kassenbuchhaltungssysteme zur Schätzung ihrer Einnahmen und Ausgaben nutzen. Mithilfe von Excel können Sie ganz einfach Transaktionen aus Ihrem bargeldbasierten Buchhaltungssystem eingeben und so Ihre Finanzen leicht verfolgen.
So erstellen Sie einen Einkommensbericht in Excel
Befolgen Sie diese Schritte, um einen Gewinn- und Verlustbericht in Excel zu erstellen:
1. Bereiten Sie eine Excel-Datei vor
Öffnen Sie eine neue Excel-Datei und bereiten Sie sie als Gewinn- und Verlustrechnung vor. Klicken Sie auf Zelle A1 und geben Sie den Firmennamen und die „Gewinn- und Verlustrechnung“ ein, z. B. „Gewinn- und Verlustrechnung der Island Oasis Pool Company“. Erwägen Sie die Verwendung von Formatierungstools, um den Namen vom Rest des Inhalts zu unterscheiden. Beispielsweise können Sie Text hervorheben, um ihn zu vergrößern, seine Farbe zu ändern oder ihn fett darzustellen. Passen Sie ggf. die Spaltenbreite an den Firmennamen an.
Drücken Sie die Eingabetaste, lassen Sie eine Zeile mit Zellen leer und drücken Sie dann erneut die Eingabetaste. Geben Sie in Zelle A3 „Buchungszeitraum“ ein, gefolgt vom Jahr oder Bereich, der von der Gewinn- und Verlustrechnung abgedeckt wird, z. B. „Buchungszeitraum: Dezember 2021“. Verwenden Sie bei Bedarf Formatierungswerkzeuge, um das Erscheinungsbild des Texts zu verbessern und ihn an den Stil des Arbeitsblatttitels anzupassen, indem Sie beispielsweise „Abgedeckter Zeitraum:“ in Fettschrift ändern. Passen Sie bei Bedarf die Spaltenbreite an.
2. Kategorien definieren
Bestimmen Sie, welche Kategorien Sie in Ihre Gewinn- und Verlustrechnung aufnehmen möchten. Die Anzahl der Kategorien, die Sie hinzufügen, hängt von Ihrer Organisation ab und davon, wie spezifisch Sie die Abschnitte gestalten möchten. Beispielsweise könnten Sie einfach einen Abschnitt für alle Arten von Einnahmen und einen Abschnitt für alle Arten von Ausgaben hinzufügen. Eine andere Möglichkeit wäre, Ihre Einnahmen und Ausgaben in spezifischere Kategorien zu unterteilen, wie zum Beispiel:
Gewinne und Verluste aus fortgeführten Geschäftsbereichen: Diese Kategorie umfasst Aufwendungen, die nicht mit dem Betrieb in Zusammenhang stehen, wie z. B. Cashflow, Zinsen und Steuern.
Einmalige Ereignisse: Dieser Abschnitt umfasst erhebliche einmalige Verluste und Gewinne, beispielsweise den Verkauf oder Kauf wichtiger Vermögenswerte.
Betriebsausgaben: Diese Kategorie umfasst laufende Ausgaben zur Unterstützung des Geschäftsbetriebs.
Umsatz und Gewinn: Dieser Abschnitt umfasst alle Gelder, die die Organisation durch ihre primären Geschäftszwecke verdient.
3. Wählen Sie Unterkategorien aus
Überprüfen Sie Ihre Finanzinformationen und ausgewählten Kategorien, um Unterkategorien zu identifizieren. Unterkategorien dienen als Zeilen für die Summen, die Sie in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung angeben. Beispiele für Unterkategorien für die Kategorie „Gewinn oder Verlust aus fortgeführter Geschäftstätigkeit“ können sein:
Einkommen vor Steuern
Einkommensverluste aus der Fortführung des Geschäftsbetriebs
Zinsaufwendungen
andere Ausgaben
Andere Vorteile
Steueraufwand
Gesamtgewinn aus fortgeführter Geschäftstätigkeit
Totalverlust aus fortgeführtem Geschäft
Hier einige Beispiele für mögliche Unterkategorien von einmaligen Ereignissen:
Erträge aus Änderungen in der Rechnungslegung
Profitieren Sie von außergewöhnlichen Artikeln
Erträge aus aufgegebenen Geschäftsbereichen
Verluste aus Änderungen in der Rechnungslegung
Verluste aus aufgegebenen Geschäftsbereichen
Verluste aus außerordentlichen Posten
Gesamtumsatz aus einmaligen Ereignissen
Gesamtverluste aus einmaligen Ereignissen
Beispiele für Unterkategorien der Kategorie „Betriebskosten“ sind:
Werbung
Marketing
Ein anderer
Mieten
Lohn
Betriebsaufwand
Transport
Dienstprogramme
Einige Beispiele für Unterkategorien für die Einkommensaufteilung könnten sein:
Schlechtes Produkt
Beginn der Inventur
Kosten der verkauften Waren
Ende der Inventur
Bruttogewinn
Bruttoumsatz
Produktionsarbeit
Nettoumsatz
Gekaufte Artikel
Rohes Material
Verkäufe
Gesamtkosten der verkauften Waren
Gesamtanzahl der Artikel auf Lager
4. Geben Sie Kategorien und Unterkategorien ein
Drücken Sie zweimal die Eingabetaste, um zur Zelle A5 zu gelangen. Geben Sie den Namen Ihrer ersten Kategorie in Zelle A5 ein und aktualisieren Sie die Formatierung, um sie vom einfachen Text zu unterscheiden. Sie können es beispielsweise in Fettschrift ändern.
Drücken Sie die Eingabetaste und beginnen Sie dann mit der Eingabe der Unterkategorienamen. Es gibt zwei Möglichkeiten, Unterkategorien einzugeben, und jede davon ist eine praktikable Option. Je nach Ihren persönlichen Vorlieben und organisatorischen Anforderungen stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:
Separate Spalte. Versuchen Sie, die Tabulatortaste zu drücken, um zur nächsten Spalte und Zelle zu gelangen, z. B. Zelle B6. Geben Sie einen Unterkategorienamen ein, drücken Sie dann die Eingabetaste und fügen Sie in Spalte B weitere Unterkategorien hinzu, bis Ihre Liste vollständig ist.
Gleiche Spalte: Erwägen Sie die Eingabe aller Kategorien und Unterkategorien in Spalte A und drücken Sie die Eingabetaste, bis Sie die Liste vollständig haben. Verwenden Sie das Ausrichtungswerkzeug, um einen hängenden Rand hinzuzufügen, um Unterkategorien von Kategorien zu trennen.
Versuchen Sie, ähnliche Unterkategorien zu gruppieren. Wenn Sie mit einer Kategorie fertig sind, drücken Sie die Eingabetaste und fügen Sie dann eine Unterkategorie für die Gesamtsumme der spezifischen Kategorie hinzu. Drücken Sie noch zweimal die Eingabetaste und lassen Sie eine Leerzeile, bevor Sie die nächste Kategorie hinzufügen. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle gewünschten Abschnitte hinzugefügt haben.
5. Passen Sie Ihre Formeln an
Markieren Sie bestimmte Zellen in der Gewinn- und Verlustrechnung und wenden Sie die entsprechenden Formeln an. Wählen Sie beispielsweise die Zellen rechts neben den Unterkategorien für das Gesamteinkommen aus und wenden Sie dann die SUMME-Formel auf sie an. Stellen Sie sicher, dass Sie über der Zusammenfassungszeile eine Pause einlegen, um sicherzustellen, dass das Ergebnis an der richtigen Stelle angezeigt wird.
6. Geben Sie Ihre Daten ein
Siehe andere Buchhaltungs- und Finanzberichte. Geben Sie die Daten in die entsprechenden Zellen der Gewinn- und Verlustrechnung ein. Überwachen Sie die Ergebnisse in Echtzeit, um potenzielle Fehler in Formeln oder Formatierungen zu erkennen.
7. Erwägen Sie zusätzliche Formatierungen
Erwägen Sie die Verwendung erweiterter Formatierungstools in Excel, um Ihre Gewinn- und Verlustrechnung attraktiver und verständlicher zu gestalten. Erwägen Sie beispielsweise, wichtige Zeilen hervorzuheben oder Zeilen für jede Kategorie auszufüllen. Eine andere Möglichkeit wäre, negative Zahlen in roter Schrift hervorzuheben.
8. Vervollständigen Sie das Dokument
Überprüfen Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung und suchen Sie nach Fehlern oder fehlenden Informationen. Beheben Sie alle Probleme, die Sie finden, und stellen Sie sicher, dass Sie im gesamten Dokument eine einheitliche Formatierung verwenden. Speichern Sie das Dokument und erstellen Sie einen Dateititel, der klar angibt, um welches Dokument es sich handelt.
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