So erstellen Sie in 6 Schritten eine effektive Tagesordnung für Einzelgespräche • BUOM
Sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter können Einzelgespräche eine großartige Gelegenheit sein, offene Gespräche über wichtige Themen zu führen. Für Vorgesetzte sind sie außerdem nützlich, um den Fortschritt eines Mitarbeiters zu überprüfen, und sie geben Mitarbeitern die Möglichkeit, den Vorgesetzten über Probleme oder Bedenken zu informieren. Wenn Sie ein Manager sind, der regelmäßig Einzelgespräche führt, kann die Erstellung einer Tagesordnung Ihnen dabei helfen, das Beste aus Ihrer Praxis herauszuholen. In diesem Artikel definieren wir eine Tagesordnung für Einzelgespräche, erklären, wie man eine solche erstellt, und stellen eine Vorlage und ein Beispiel zur Verfügung, die Ihnen helfen sollen.
Was ist die Tagesordnung für ein Einzelgespräch?
Eine Tagesordnung für ein Einzelgespräch ist ein Plan darüber, welche Themen Sie während eines Einzelgesprächs besprechen möchten – einem informellen, geplanten, persönlichen Gespräch zwischen einem Manager und einem einzelnen Mitarbeiter. Es ist üblich, privat eine Vielzahl von Themen zu besprechen, darunter persönliche Ereignisse, Probleme und Ideen. Eine Tagesordnung trägt dazu bei, dass sich beide Parteien an wichtige Punkte erinnern, während sie gleichzeitig die Struktur beibehält und den Ablauf des Meetings erleichtert. Da für die Behandlung aller Themen nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht, hilft die Planung dabei, die verfügbare Zeit zu optimieren.
Normalerweise erstellt der Vorgesetzte die Tagesordnung für das Einzelgespräch, es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass der Mitarbeiter Beiträge leistet oder sogar eine eigene Tagesordnung hat. Genau wie eine Tagesordnung für formelle Besprechungen kann eine Tagesordnung für Einzelgespräche einen Zweck oder ein Thema haben. Wenn ein Manager beispielsweise die Eingewöhnung eines neuen Mitarbeiters an das Unternehmen beurteilen möchte, könnte er seine Fragen auf Schulung und Beziehungsaufbau konzentrieren. Weitere Bestandteile, die üblicherweise auf der Tagesordnung stehen, sind:
Mitarbeiter: Für einen Manager, der möglicherweise mehrere Einzelgespräche plant, ist es wichtig, den Mitarbeiter zu notieren, mit dem er sich treffen möchte.
Datum und Uhrzeit: Zeigt an, wann das Meeting geplant ist. Dies ist eine wichtige Erinnerung, wenn Teilnehmer vor dem Meeting die Tagesordnung durchsehen.
Veranstaltungsort: Bei formellen Treffen ist der Veranstaltungsort häufig ein Raum in einem Büro, Einzelgespräche können jedoch auch an einem anderen Ort stattfinden, beispielsweise in einer Serviceeinrichtung oder an einem öffentlichen Ort.
Tagesordnungspunkte. Tagesordnungspunkte sind Themen, die in einer Besprechung besprochen werden sollen, oft mit beschreibenden oder klärenden Anmerkungen.
So schreiben Sie eine Agenda für ein Einzelgespräch
Befolgen Sie diese Schritte, um eine effektive Tagesordnung für Einzelgespräche zu erstellen:
1. Richten Sie ein Dokument ein
Die Agenda ist ein echtes Dokument, das Sie sehen und bearbeiten können. Es ist wichtig, das Dokument so zu gestalten, dass die darin enthaltenen Informationen leicht zu erkennen und zu verstehen sind. Erstellen Sie für jedes Einzelgespräch einen allgemeinen Titel, der die folgenden Informationen enthält:
Mitarbeitername
Datum und Uhrzeit des Treffens
Treffpunkt
Thema oder Zweck
Widmen Sie den Rest des Dokuments den Tagesordnungspunkten, die Sie besprechen möchten.
2. Stellen Sie Datum, Uhrzeit und Ort ein
Die Häufigkeit Ihrer Einzelgespräche hängt von Ihrem Führungsstil, den Bedürfnissen Ihres Teams und dessen Verfügbarkeit ab. Es ist wichtig, diese Komponenten auszubalancieren, um eine Zeit festzulegen, die sowohl für Sie als auch für den Mitarbeiter funktioniert. Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter das ideale Datum und die ideale Uhrzeit oder bieten Sie ihm mehrere Optionen an.
Berücksichtigen Sie bei der Standortbestimmung die gleiche Überlegung und passen Sie sie an die Persönlichkeit des Mitarbeiters an. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter leise spricht, kann es bei einer Besprechung in einer Serviceeinrichtung schwierig sein, gehört zu werden. Wenn der Mitarbeiter neu ist, kann eine gemütliche Umgebung wie ein Park dazu beitragen, dass er sich wohler fühlt. Erkundigen Sie sich erneut bei einem Mitarbeiter, ob er mit dem Standort einverstanden ist. Notieren Sie die von Ihnen gewählten Details in den entsprechenden Kopfbereichen Ihrer Agenda.
3. Setzen Sie sich ein Ziel
Ein Besprechungszweck ist ein Rahmen, der der Besprechung eine gewisse Struktur verleiht. Einzelgespräche sind informell, aber ein einheitliches Thema kann dazu beitragen, ein Gefühl des Zusammenhalts zu schaffen, das dem Mitarbeiter hilft, sich an die besprochenen Themen zu erinnern und diese zu verinnerlichen. Das Ziel könnte hier nur eine oder zwei Fragen sein, denen Sie gerne mehr Zeit widmen würden.
Sie können ein Ziel basierend auf Diskussionspunkten aus früheren Besprechungen festlegen. Wenn Sie und der Mitarbeiter beispielsweise zuvor Probleme besprochen haben, auf die er bei bestimmten Arten von Aufgaben gestoßen ist, können Sie sich auf die Fortschritte konzentrieren, die er gemacht hat, und auf Schritte, die ihm helfen können. Alternativ können Sie das Ziel oder Thema auf die aktuellen Probleme der Organisation ausrichten. Wenn das Einzelgespräch mit einem neuen oder kürzlich eingestellten Mitarbeiter stattfindet, kann es angebracht sein, ein weniger spezifisches Ziel zu verfolgen, z. B. ihn zu kontaktieren oder seine Ziele zu besprechen.
4. Legen Sie Tagesordnungspunkte fest
Tagesordnungspunkte sind Themen, die Sie mit dem Mitarbeiter besprechen möchten. Es ist nicht notwendig, dass alle Elemente einen direkten Bezug zum Thema haben. Persönliche Treffen beginnen normalerweise locker, kehren zum vorherigen Treffen zurück und gehen dann zu den Hauptthemen über. Betrachten Sie den folgenden Ablauf:
Screening-Fragen: Screening-Fragen, die nicht unbedingt berufsbezogen sind, aber darauf abzielen, dem Mitarbeiter zu helfen, sich wohl zu fühlen. Erwägen Sie für sie die Eingabe von Informationen über wichtige Ereignisse in ihrem Privatleben, beispielsweise eine Reise oder ihre Hobbys.
Rückruf: Geben Sie bei Rückruffragen Notizen zu den wichtigsten Punkten ein, die in der vorherigen Besprechung besprochen wurden. Wenn die Besprechung mit einem neuen oder kürzlich eingestellten Mitarbeiter stattfindet, können Sie diese Fragen überspringen oder nach Themen fragen, die der Mitarbeiter vor dieser Besprechung möglicherweise in anderen Einstellungen erwähnt hat.
Wichtigste Tagesordnungspunkte. Wichtige Tagesordnungspunkte sind solche, die sich auf Ihr Ziel beziehen oder wichtige Aspekte der Leistung des Mitarbeiters ansprechen, wie Erfolge, Herausforderungen, Moral und berufliche Beziehungen.
Erfolge: Erfolge beziehen sich auf Erfolge oder Fälle, in denen ein Mitarbeiter seine Stärken unter Beweis gestellt hat. Es ist eine gute Idee, Beispiele hierfür in Ihre Agenda aufzunehmen, um die Fähigkeiten des Mitarbeiters offiziell anzuerkennen und die Arbeitsmoral zu stärken.
Erwartungen oder Ziele. Einzelgespräche enden normalerweise mit einer Diskussion darüber, was der Mitarbeiter bis zum nächsten Treffen tun oder erreichen soll. Sie hängen oft auch mit dem Zweck des Treffens zusammen.
Nachdem Sie Tagesordnungspunkte hinzugefügt haben, können Sie jedem Tagesordnungsabschnitt eine Zeitschätzung zuweisen. Wenn in Ihrem Terminplan beispielsweise 60 Minuten vorgesehen sind, können Sie 10 Minuten für die Beantwortung von Fragen zu Registrierung und Rückrufen aufwenden, 35 Minuten für die wichtigsten Tagesordnungspunkte und die restlichen 15 Minuten für die Besprechung von Erfolgen und Zielen. Die Zeit muss nicht genau sein. Ihr Zweck besteht darin, Ihnen eine ungefähre Vorstellung von den Proportionen zu geben.
5. Erstellen und teilen Sie eine Kopie des Mitarbeiters
Wenn Sie die Tagesordnungspunkte erledigt haben, erstellen Sie eine Kopie und teilen Sie diese mit dem Mitarbeiter. Für die Kopie können Sie alle Details weglassen, die Sie für das Meeting selbst speichern möchten. Fügen Sie mindestens Kopfzeileninformationen, Rückruffragen und die wichtigsten Tagesordnungspunkte hinzu. Durch die Bereitstellung einer Kopie an den Mitarbeiter kann dieser sich auf die Besprechung vorbereiten und zu einer produktiveren Diskussion beitragen.
6. Aktualisieren Sie Ihre Agenda
In den Tagen vor dem Meeting können Sie über neue Themen oder Erweiterungen bestehender Themen auf der Tagesordnung nachdenken. Fühlen Sie sich frei, Ihre Agenda mit diesen neuen Ideen zu aktualisieren, sobald Ihnen diese einfallen. Wenn Sie Änderungen an den wichtigsten Tagesordnungspunkten und Rückruffragen vornehmen, teilen Sie dies unbedingt dem Mitarbeiter mit, damit er sich auf die neuen Themen vorbereiten kann.
Musteragenda für ein Einzelgespräch
Sie können diese Vorlage an Ihre Bedürfnisse anpassen, wenn Sie die Tagesordnung für Ihr Einzelgespräch verfassen:
Einzelgespräch mit: (Name des Mitarbeiters)
Daten: (Datum des Treffens)
Zeit: (Startzeit)–(Endzeit)
Ort: (Ort des Treffens)
Frage: (Der Hauptpunkt oder die Hauptfragestellung, die Sie besprechen möchten)
Check-in-Fragen ((geschätzte Dauer))
(Einführende oder eisbrechende Fragen)
Rückruffragen ((geschätzte Dauer))
(Fragen im Anschluss an das vorherige Treffen oder eine frühere Begegnung)
Hauptpunkte der Tagesordnung ((geschätzte Dauer))
(Zielrelevante Frage 1)
(Zielrelevante Frage 2)
(Zielrelevante Frage 3)
Erfolge ((geschätzte Dauer))
(Erkennen Sie eine bestimmte Leistung, einen bestimmten Erfolg oder eine bestimmte Fähigkeit an. Ziehen Sie in Betracht, Beschreibungen von Teammitgliedern oder anderen Managern einzubeziehen.)
Erwartungen/Ziele ((geschätzte Zeitdauer))
(Ein oder zwei Ziele, die bis zum nächsten Treffen erreicht werden müssen)
Musteragenda für ein Einzelgespräch
Betrachten Sie die folgende Beispielagenda, die Ihnen beim Verfassen Ihrer eigenen Agenda helfen soll:
Einzelgespräch mit: Jamie Baldwin
*Datum: 23. September 2021*
*Zeit: 14-15 Stunden*
*Standort: Edina Coffee*
*Ziel: Bekanntschaft und Einbindung*
Testfragen (fünf Minuten)
Wie war Ihre Woche?
Was sind deine Pläne für das kommende Wochenende?
Beantworten Sie Fragen (fünf Minuten)
Soweit ich weiß, wurde Ihnen die Aufgabe übertragen, einen Bericht zu verfassen. Wie gehen Sie damit um?
Hauptpunkte der Tagesordnung (15 Minuten)
Welche Interessen oder Hobbys motivieren Sie außerhalb der Arbeit?
Welche Herausforderungen sehen Sie in dieser Position?
Kann ich irgendetwas tun, um Sie bei der Einbindung in Ihre Arbeit zu unterstützen?
Erfolge (zwei bis drei Minuten)
Bisheriger Eindruck des Teams: „wirkt fleißig und engagiert“, „initiativenfreudig“.
Erwartungen/Ziele (zwei Minuten)
Behalten Sie Ihr aktuelles Leistungsniveau bei.
Überlegen Sie, an welcher Art von Projekt Sie arbeiten möchten.