So erstellen Sie in 5 Schritten ein Gantt-Diagramm in Word (plus Tipps) • BUOM

Projektmanager verwenden häufig Gantt-Diagramme, um die Aufgaben zu bestimmen, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Diese nützlichen Tools ermöglichen es Projektteams, organisiert und effizient zu bleiben und gleichzeitig wichtige Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie Projektmanager sind oder diese Rollen ausfüllen möchten, kann es hilfreich sein, zu lernen, wie man ein Gantt-Diagramm in Microsoft Word erstellt. In diesem Artikel definieren wir Gantt-Diagramme, besprechen, wann sie zu verwenden sind, und bieten fünf Schritte zum Erstellen eines solchen Diagramms in Word an.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist ein horizontales Balkendiagramm, das die Aufgaben eines Projekts auf einer Zeitachse visuell darstellt. Projektmanager erstellen diese Diagramme, um zu bestimmen, wie lange die Fertigstellung eines Projekts dauern könnte. Ein Gantt-Diagramm zeigt alle mit einem Projekt verbundenen Aufgaben, einschließlich der Start- und Endzeiten jeder Aufgabe. Projektmanager platzieren jede Aufgabe oder Aktivität in einer separaten Zeile, sodass diese Fachleute visualisieren können, wo sich Aktivitäten überschneiden. Einige Gantt-Diagramme zeigen auch, welche Teammitglieder die einzelnen Aufgaben leiten, wodurch die Gesamtverantwortung und Transparenz des Teams erhöht wird.

Wann können Sie ein Gantt-Diagramm verwenden?

Typischerweise verwenden Fachleute Gantt-Diagramme, um ein effektives Projektmanagement sicherzustellen. Wenn Sie beispielsweise ein Produkt herstellen oder eine Veranstaltung leiten, können Sie ein Gantt-Diagramm erstellen, um das Projekt in überschaubare Aufgaben zu unterteilen. Eine weitere Verwendung dieses Diagramms könnte darin bestehen, Aufgaben für mehrere Projekte gleichzeitig zu planen. Wenn Sie sich ein klares Bild davon machen möchten, welches Teammitglied die einzelnen Aufgaben ausführen soll, können Sie ein effektives Gantt-Diagramm erstellen. Bei richtiger Gestaltung fördern diese Diagramme häufig die Zusammenarbeit und Organisation.

So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Word

Hier sind fünf Schritte, die Sie befolgen können, um ein Gantt-Diagramm in Word zu erstellen:

1. Öffnen Sie ein neues Word-Dokument und ändern Sie das Layout

Der erste Schritt zum Erstellen eines Gantt-Diagramms besteht darin, Microsoft Word zu öffnen und ein neues Dokument zu erstellen. Wählen Sie auf der Startseite „Leeres Dokument“ aus. Wählen Sie im Symbolleistenmenü die Registerkarte „Layout“ aus, die sich zwischen den Registerkarten „Design“ und „Links“ befindet. Klicken Sie auf die Option „Ausrichtung“, die sich auf der linken Seite des Bildschirms befindet. Wenn Sie diese Option auswählen, wird ein kleines Dropdown-Menü angezeigt, mit dem Sie die Richtung des Dokuments ändern können. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Querformat“, um Ihr Dokument horizontal zu positionieren. Da ein Gantt-Diagramm horizontaler Natur ist, ist es wichtig, das Seitenlayout zu ändern.

2. Fügen Sie ein gestapeltes Balkendiagramm in Ihr Dokument ein.

Nachdem Sie das Dokumentlayout geändert haben, klicken Sie im Symbolleistenmenü oben links auf dem Bildschirm auf die Registerkarte „Einfügen“. Wählen Sie unter Illustration das Dropdown-Menü Diagramm aus. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie aus mehreren Diagrammoptionen auswählen können. Suchen Sie in der linken Spalte nach der Registerkarte „Histogramm“, die sich in der Mitte der Spalte befindet und neben der sich ein horizontales Histogrammbild befindet. Wählen Sie die Option „Gestapelte Skala“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“ in der unteren rechten Ecke des Fensters, um sie in Ihr Dokument einzufügen.

3. Integrieren Sie Projektplandaten in den Zeitplan

Nachdem Sie Ihrem Dokument einen Zeitplan hinzugefügt haben, können Sie Informationen zum Projektzeitplan hinzufügen. Wenn Sie ein Diagramm in Word einfügen, wird eine Microsoft Excel-Tabelle geöffnet. Entfernen Sie die Platzhalterinformationen, um Informationen zu Ihrem Projekt hinzuzufügen. Hier sind ein paar Tipps, die Sie berücksichtigen können, um relevante Informationen in Ihr Gantt-Diagramm aufzunehmen und zu formatieren:

Definieren Sie Ihre Projektziele

Bevor Sie Ihrem Diagramm Daten hinzufügen, kann es hilfreich sein, die Ziele Ihres Projekts zu definieren. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Sie jede Komponente Ihres Projekts einbeziehen, ohne sich wiederholende Elemente. Erwägen Sie, eine Liste dieser Aufgaben zu erstellen und Ihre Teammitglieder zu bitten, diese zu lesen und durchzugehen. Sobald Sie Ihre Liste fertiggestellt haben, fügen Sie jede Aufgabe der Spalte A der Excel-Tabelle hinzu, beginnend mit Zeile 2. Word fügt Ihre Aufgaben automatisch in das Diagramm ein, wenn Sie sie der Excel-Tabelle hinzufügen, und diese bildet die Y-Achse Ihres Diagramms . .

Benennen Sie die Spalten B, C und D um.

Nachdem Sie Ihre Aufgaben aufgelistet haben, benennen Sie die Spalten B, C und D um. Sie heißen zunächst „Serie 1“, „Serie 2“ und „Serie 3“. Stattdessen können Sie in den entsprechenden Zellen „Startdatum“, „Enddatum“ und „Dauer (Tage)“ eingeben. Die Reihe bestimmt die Balken, die im Diagramm angezeigt werden.

Fügen Sie für jede Aufgabe Start- und Enddaten hinzu

Anschließend können Sie für jede Aufgabe im Excel-Arbeitsblatt Start- und Enddaten hinzufügen. Hierbei kann es sich entweder um allgemeine Schätzungen handeln, wenn Sie sich noch in der Anfangsphase Ihres Projekts befinden. Wenn Sie jedoch bereits mit Ihrem Projekt begonnen haben, können Sie die tatsächlichen Start- und Endtermine für jede Aufgabe hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise Ihre erste Aufgabe in Zelle A2 mit „Projektentwicklung“ betiteln, können Sie das Startdatum in Zelle B2 und das Enddatum in Zelle C2 eingeben. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Daten in der richtigen Zelle eingegeben werden.

Berechnen Sie die Dauer jeder Aufgabe

Erwägen Sie als Nächstes, die Spalte „Dauer“ auszufüllen, indem Sie die Anzahl der Tage berechnen, die für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt wurden. Dies kann manuell erfolgen, indem das Startdatum vom Enddatum abgezogen wird. Eine einfachere Möglichkeit besteht darin, die Excel-Formel „=$C2−$B2“ in Zelle D2 einzugeben. Nachdem Sie die Formel eingefügt haben, klicken Sie auf Zelle D2 und ziehen Sie mit der Maus, um den Rest der Spalte „Dauer“ auszufüllen, wodurch die Formel auf die ausgewählten Zellen angewendet wird.

Serie „Enddatum“ löschen

Da Sie nun die Dauer kennen, können Sie die Enddatumsreihe löschen, da sie für Ihr Gantt-Diagramm nicht mehr benötigt wird. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Diagrammfilter“, ein Trichtersymbol rechts neben dem Diagramm. Es öffnet sich ein Fenster mit mehreren Einstellungsmöglichkeiten. Klicken Sie im Abschnitt „Serie“ auf das Feld „Enddatum“, um es zu löschen, und wählen Sie dann „Übernehmen“ aus, um Ihre Änderungen zu speichern.

4. Formatieren Sie das Diagramm so, dass es wie ein Gantt-Diagramm aussieht.

Durch Entfernen der Enddatumsreihe können Sie das Diagramm so formatieren, dass es wie ein Gantt-Diagramm aussieht. Machen Sie zunächst die Spalten „Startdatum“ transparent, sodass nur die Spalten „Dauer“ im Diagramm verbleiben. Sie repräsentieren Ihre vielfältigen Aufgaben. Wählen Sie einen beliebigen Balken aus, der das „Startdatum“ darstellt, indem Sie die Legende am unteren Rand des Diagramms anzeigen, um zu bestimmen, welcher Balken die Reihe „Startdatum“ darstellt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Bedienfeld, um die Symbolleiste anzuzeigen, und klicken Sie auf „Füllen“. Aktivieren Sie unter „Standardfarbe“ das Kontrollkästchen „Keine Füllung“, um sie im Diagramm transparent zu machen.

5. Richten Sie ein Gantt-Diagramm ein

Schließlich können Sie Ihr Gantt-Diagramm anpassen, um Lesbarkeit und visuelle Attraktivität zu gewährleisten. Markieren Sie jede Aufgabe mit einer anderen Farbe, um sie im Diagramm zu unterscheiden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf jeden Streifen, klicken Sie auf die Registerkarte „Füllung“ und wählen Sie eine neue Farbe aus. Sie können den Titel des Gantt-Diagramms auch bearbeiten, indem Sie auf das Textfeld „Diagrammtitel“ klicken und einen neuen Namen eingeben. Wenn Sie möchten, können Sie eine Legende löschen, indem Sie darauf klicken und die Entf-Taste drücken.

Tipps zum Erstellen effektiver Gantt-Diagramme

Hier sind einige Tipps, die Sie befolgen können, um effektive Gantt-Diagramme zu erstellen:

• Verwenden Sie Software: Wenn Sie lieber eine Vorlage verwenden möchten, als ein Gantt-Diagramm manuell zu erstellen, sollten Sie die Verwendung einer Software in Betracht ziehen. Dadurch können Sie Vorlagen in Word hochladen, die Sie mit Ihren Angaben bearbeiten können.

• Fügen Sie Ihren Aufgaben einen Rahmen hinzu: Um Ihre Aufgaben besser lesbar zu machen, versuchen Sie, einen Rahmen um sie herum zu erstellen. Dies erreichen Sie, indem Sie in der Symbolleiste die Registerkarte „Format“ der Diagrammtools suchen und „Formeffekte“ auswählen, um jedem Balken einen Rahmen hinzuzufügen.

• Verwenden Sie kontrastierende Farben. Erwägen Sie, die Farben der Balken zu kontrastieren, um das Diagramm besser lesbar zu machen. Wenn Sie beispielsweise einen Streifen grün und den anderen gelb gestalten, ist dies einfacher zu lesen, als wenn Sie zwei identische Schattierungen derselben Farbe verwenden.

• Y-Achse umkehren: Wenn Sie die Reihenfolge der Aufgaben auf der Y-Achse umkehren möchten, doppelklicken Sie links im Diagramm auf die Aufgaben. Dadurch wird das Fenster „Achse formatieren“ geöffnet, in dem Sie das Kontrollkästchen „Kategorien in umgekehrter Reihenfolge“ unten im Menü aktivieren können.

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