So erstellen Sie Farbcodes in Excel in 5 Schritten (mit Tipps) • BUOM

2. Dezember 2021

Microsoft Excel bietet viele Möglichkeiten zum Formatieren, Bearbeiten, Berechnen und Ändern von Daten. Eine Möglichkeit, Excel zum Organisieren Ihrer Daten zu verwenden, besteht darin, sie farblich zu kennzeichnen. Wenn Sie wissen, wie man in Excel Farbcodierungen vornimmt, können Sie optisch ansprechende Excel-Tabellen erstellen, Daten effizienter finden und Daten zur Erklärung von Entscheidungen am Arbeitsplatz verwenden. In diesem Artikel besprechen wir, wie man in Excel Farbcodes erstellt, was das ist, warum es wichtig ist und fünf Schritte, die Sie zum Farbcode in Ihren eigenen Excel-Tabellen verwenden können.

Was ist Farbcodierung in Excel?

Die Farbcodierung in Microsoft Excel ist eine Funktion zur bedingten Formatierung, mit der Sie bestimmte Zellen oder Zellbereiche hervorheben können. Bei der bedingten Formatierung handelt es sich um eine Möglichkeit zum Erstellen von Regeln, die Excel befolgt, um zu bestimmen, wann die bedingte Formatierung angewendet werden soll. Die gängigste Methode zur bedingten Formatierung ist die Farbcodierung Ihrer Daten. Beispielsweise können Sie in einer Excel-Tabelle gespeicherte Temperaturwerte mit wärmeren Farben wie Gelb, Orange und Rot kodieren, um wärmere Temperaturen hervorzuheben, und mit kühleren Farben wie Grün, Blau und Lila, um kühlere Temperaturen hervorzuheben.

Warum ist die Farbcodierung in Excel wichtig?

Die Verwendung einer farbcodierten bedingten Formatierung ist wichtig, da sie Ihnen dabei helfen kann, zwischen Werten zu unterscheiden, Tabellenkalkulationen und Excel-Tabellen professioneller zu gestalten und wichtige Informationen hervorzuheben, die Sie oder andere regelmäßig verwenden. Excel verfügt über Funktionen, mit denen Sie Ihre Tabellen und Tabellenkalkulationen in andere Microsoft-Programme wie PowerPoint exportieren können. Durch die Verwendung von Farbcodeformatierungen können Sie wichtige Informationen hervorheben, die Ihr Publikum sehen soll. Da die Formatierung so vielseitig ist, können Sie sie an die Informationen anpassen, die Sie mit Ihren Daten übermitteln möchten, was sie zu einem wertvollen Werkzeug zum Verständnis macht.

So erstellen Sie Farbcodes in Excel

Im Folgenden finden Sie die Schritte, mit denen Sie Ihre Daten farblich kennzeichnen können:

1. Geben Sie Ihre Daten in eine Excel-Tabelle ein

Der erste Schritt zur Verwendung der Farbcodeformatierung in Excel besteht darin, die Daten einzugeben, die Sie formatieren möchten. Normalerweise können Sie Ihre Daten in Zeilen oder Spalten organisieren, um die Auswahl des gesamten Datenbereichs, den Sie formatieren möchten, zu erleichtern. Sie können beispielsweise verschiedene Geschäftsausgaben in Spalte A und die entsprechenden Kosten in Spalte B eingeben. Sie können dieselben Daten auch formatieren, indem Sie die Werte jeweils in Zeile 1 und 2 platzieren. Für die Farbcodierung eignen sich entweder Zeilen oder Spalten, aber Excel funktioniert normalerweise besser, wenn Sie Ihre Daten in Spalten organisieren.

2. Wählen Sie die Daten aus, die Sie farblich kennzeichnen möchten

Nachdem Sie Ihre Daten eingegeben haben, können Sie die Daten auswählen, deren Formatierung Sie ändern möchten. Eine Möglichkeit, Daten auszuwählen, besteht darin, den Mauszeiger in der unteren rechten Ecke der oberen Zelle einer Spalte zu platzieren und dann mit dem Mauszeiger in der Spalte zu „klicken und ihn nach unten zu ziehen“, bis jeder Wert in dieser Spalte ausgewählt ist. Dies ist nützlich für einmalige Datensätze und kleine Datensätze.

Eine andere Möglichkeit, Daten in einer Spalte auszuwählen, besteht darin, in Excel auf den Spaltennamen zu doppelklicken, bei dem es sich um den Buchstaben ganz oben handelt. Diese Methode ist nützlich, wenn Sie Ihrer Tabelle weitere Daten hinzufügen möchten und möchten, dass Excel beim Hinzufügen eine Farbcodeformatierung darauf anwendet. Sie können diese Methode auch verwenden, wenn die Spalte viele Werte enthält und die Auswahl jedes einzelnen Werts mit der ersten Methode viel länger dauert.

3. Gehen Sie zu Bedingte Formatierung

Nachdem Sie alle Daten ausgewählt haben, die Sie formatieren möchten, können Sie mit dem Abschnitt „Bedingte Formatierung“ in Excel fortfahren. Öffnen Sie zunächst die Registerkarte „Home“ in der oberen linken Ecke des Programms. Gehen Sie dann zum Abschnitt „Stile“ und wählen Sie das Dropdown-Menü „Bedingte Formatierung“ aus. Dadurch kann Excel eine Liste mit Optionen anzeigen, aus denen Sie auswählen können, beginnend mit der Option „Zellenhervorhebungsregeln“ und endend mit der Option „Regeln verwalten…“. Hier können Sie das Farbcodierungsformat auswählen, das Sie in Ihrem Datensatz verwenden möchten.

4. Wählen Sie die Farbcodierungsoption aus, die Sie verwenden möchten.

Wenn Sie Daten farblich kodieren möchten, stehen Ihnen mehrere Optionen zur Auswahl, und jede davon führt zu unterschiedlichen Ergebnissen:

• Duplikate hervorheben: Diese Option wird am häufigsten von Fachleuten verwendet, die nur eindeutige Datenwerte in einer Excel-Tabelle wünschen oder benötigen. Diese Option findet alle gleichen Werte zwischen ausgewählten Zellen und hebt alle Duplikate mit derselben Farbe hervor. Mit dieser Option können Sie saubere und professionelle Datentabellen erstellen und ermitteln, welche Werte am häufigsten für statistische Zwecke verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise wissen möchten, welches Mitglied Ihres Projektteams die meisten Bearbeitungsanfragen sendet, können Sie die Namen markieren, die im Bearbeitungsanfrageprotokoll am häufigsten vorkommen.

• Top/Bottom-Regeln: Diese Option wird am häufigsten von Fachleuten verwendet, die die Menge der in ihrer Excel-Tabelle angezeigten Daten einschränken möchten. Diese Option findet und hebt mehrere Werte basierend auf den von Ihnen eingegebenen Regeln hervor. Sie können beispielsweise die oberen oder unteren 10 Werte, die oberen oder unteren 20 % oder einen anderen Wertesatz basierend auf den Regeln finden, die Sie bei Auswahl dieser Option auswählen.

• Abweichungen mit Histogrammen anzeigen: Diese Option wird am häufigsten von Fachleuten verwendet, die eine einfache visuelle Darstellung der Differenz zwischen Werten in einem Datensatz anzeigen möchten. Diese Option erstellt in jeder ausgewählten Zelle einen horizontalen Balken basierend auf dem numerischen Wert in dieser Zelle. Sie können beispielsweise mithilfe von Spalten zeigen, wie sich die Umsätze für jeden Tag oder jede Woche eines Datensatzes ändern, ohne die Unterschiede in den tatsächlichen Datenwerten selbst erklären zu müssen, und so eine einfache visuelle Darstellung erstellen, die Sie anderen präsentieren können.

• Abweichungen mit Farbskala anzeigen: Diese Option wird am häufigsten von Fachleuten verwendet, die eine einfache visuelle Darstellung der Differenz zwischen Werten in einem Datensatz anzeigen möchten, ihre Daten jedoch nicht wie ein Histogramm aussehen sollen. Mit dieser Option können Sie ein Farbthema auswählen, das auf numerische Werte angewendet wird, basierend darauf, wie niedrig und hoch sie im Datensatz sind. Sie können beispielsweise festlegen, dass höhere Werte in dunkleren Farben und niedrigere Werte in helleren Farben angezeigt werden, um diese Werte hervorzuheben.

5. Wenden Sie bedingte Formatierungsregeln an

Sobald Sie die bedingte Formatierungsoption ausgewählt haben, die Sie für Ihren Tabellenkalkulationsdatensatz verwenden möchten, fordert Excel Sie möglicherweise in einem Dialogfeld auf, bestimmte Regeln einzugeben, die für die Daten verwendet werden sollen. Mit der Option „Oben/Unten-Regeln“ können Sie beispielsweise steuern, wie viele Werte oder wie viel Prozent der Werte Sie in Ihre Farbcodierung einbeziehen, und mit der Option „Farbskalen“ können Sie die verwendeten Farben steuern und wie Excel diese Farben hervorhebt . Werte und präsentiert Ihnen eine Vorschau der Daten, wenn Sie die einzelnen Optionen markieren, bevor Sie eine auswählen.

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