So erstellen Sie einen täglichen Arbeitsplan • BUOM

11. März 2021

Aufgrund der Vielzahl an Arbeitsaufgaben und Fristen ist Ihr Alltag hektisch und manchmal ermüdend. Hier kann ein gut ausgeführter Tagesplan hilfreich sein. Ein Zeitmanagementplan kann Ihnen dabei helfen, Ihr Leben zu planen, wichtige Aufgaben zu priorisieren und zu organisieren, um Ängste abzubauen und die Produktivität zu steigern. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, den Wert eines Tagesplans zu verstehen, und gibt Ihnen Tipps, wie Sie einen Zeitplan erstellen, an den Sie sich tatsächlich halten (und von dem Sie profitieren).

Was ist ein Zeitplan?

Viele Menschen verwenden Zeitpläne, um bevorstehende Ereignisse aufzuzeichnen und sich daran zu erinnern. Mit Zeitplänen können berufliche Aufgaben wie Besprechungen, Projekte und Aufgaben sowie persönliche Prioritäten wie Aktivitäten mit Freunden, Verabredungen mit dem Partner, Workouts und familiäre Verpflichtungen organisiert werden. Sie können Ihren Zeitplan in dem Format oder Stil erstellen, der für Sie am besten geeignet ist.

Warum ist es wichtig, einen Zeitplan einzuhalten?

Mit einem Zeitplan können Sie alle Projekte und Besprechungen im Voraus planen. Wenn Sie eine Liste erstellen und die Aufgaben planen, die Sie erledigen müssen, können Sie alle Aufgaben loswerden, die Ihr Gehirn überladen. Dies wird Ihnen auch helfen, jede Aufgabe zu verstehen. Mit einem Arbeitsplan können Sie planen, wann jede Aufgabe erledigt sein soll und wie lange sie dauern könnte.

Durch die Erstellung eines klaren Zeitplans, den Sie konsequent anwenden, können Sie Ihr Zeitmanagement und Ihre Organisationsfähigkeiten verbessern. Mithilfe eines Zeitplans können Sie jedes Projekt entsprechend planen und Ihre Aufgaben sortieren. Einige Aufgaben können priorisiert und so geplant werden, dass sie vor anderen erledigt werden.

So erstellen Sie einen Zeitplan

Wie Sie Ihren eigenen Zeitplan erstellen, hängt von Ihren spezifischen organisatorischen Anforderungen ab. Manche Menschen sind am produktivsten, wenn sie ihren gesamten Tag planen, andere gedeihen, wenn sie nur größere oder komplexere Aufgaben planen. Versuchen Sie, bei der Gestaltung Ihres Tagesplans flexibel zu bleiben. Achten Sie darauf, mit welcher Methode Sie am produktivsten sind. Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen sollten, um den besten Zeitplan für Sie zu erstellen:

1. Finden Sie Ihre bevorzugte Zeitplanvorlage

Wenn Sie mit der Erstellung Ihres ersten erfolgreichen Zeitplans beginnen, suchen Sie nach einer Vielzahl von Vorlagen, Kalendern und Aufgabenlisten. Finden Sie heraus, welche Formate und Stile zu Ihrer Persönlichkeit und den Anforderungen Ihres Zeitplans passen. Vielleicht eignet sich der Kalenderstil am besten für die Routine. Vielleicht bevorzugen Sie eine Zeitplanvorlage für Montag bis Freitag. Das Planen täglicher Aufgaben funktioniert für Sie möglicherweise am effektivsten, wenn Sie einen Online-Plan verwenden, anstatt einen Papierplan in einem Geschäft zu kaufen. Sehen Sie, welche Optionen verfügbar sind, und wählen Sie aus, was Ihnen gefällt.

2. Erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben oder Zielen, die erledigt werden müssen

Bevor Sie Ihrem Zeitplan etwas hinzufügen, listen Sie Ihre spezifischen Aufgaben, Fristen und Ziele auf, die Sie erreichen möchten. Listen Sie sie in keiner bestimmten Reihenfolge auf. Analysieren Sie jede Aufgabe und schätzen Sie ab, wie lange sie dauern wird. Setzen Sie Prioritäten entsprechend der Wichtigkeit der Aufgabe.

3. Entscheiden Sie, wie viel Zeit Sie für Arbeit und persönliche Aufgaben aufwenden möchten.

Wenn Sie sich entscheiden, persönliche Aufgaben in Ihren Tagesplan aufzunehmen, sollten Sie unbedingt abschätzen, wie lange diese dauern werden. Beginnen Sie wie immer mit den erforderlichen beruflichen Aufgaben und fügen Sie dann in den verfügbaren Zeitfenstern persönliche hinzu. Vergessen Sie nicht die gesunde Work-Life-Balance. Es empfiehlt sich, täglich ein Budget von mindestens zwei Stunden persönlicher Zeit einzuplanen.

4. Fügen Sie Aufgaben zu Ihrem Zeitplan hinzu

Sobald Ihre Aufgaben organisiert sind, tragen Sie sie in Ihren Zeitplan ein. Versuchen Sie zunächst, Ihre wichtigsten Aufgaben in größere Zeitrahmen einzuteilen. Fügen Sie Ihre routinemäßigen oder sich wiederholenden Arbeitsaufgaben an zweiter Stelle hinzu. Fügen Sie dann persönliche Aufgaben zu weiteren offenen Zeitfenstern hinzu. Halten Sie einige Ihrer Zeitfenster unter der Woche offen, um Zeit für Pausen, Ruhe oder unerwartete Besorgungen zu haben.

5. Überwachen Sie Ihren Zeitplan ständig und ergänzen Sie ihn.

Einer der wichtigsten Faktoren in einem Zeitplan ist das Engagement dafür. Es kann vorkommen, dass unerwartete Ereignisse Ihren täglichen Aufgabenplan beeinträchtigen. Verschieben Sie diese Aufgaben gerne auf andere verfügbare Slots oder passen Sie Ihren Zeitplan entsprechend an. Wenn Sie einen Zeitplan mit vielen offenen Slots erstellen, sollte Zeit für Flexibilität und unerwartete Ereignisse vorhanden sein.

Wenn im Laufe der Woche neue Ereignisse anstehen, fügen Sie diese unbedingt Ihrem Zeitplan hinzu und überprüfen Sie ihn. Die ständige Überwachung und Ergänzung Ihres Zeitplans kann Ihnen dabei helfen, die Gewohnheit zu entwickeln, ihn regelmäßig zu verwenden.

Tipps zum Erstellen und Einhalten eines Zeitplans

Sobald Sie Ihren Zeitplan erstellt haben, versuchen Sie, ihn täglich einzuhalten. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen sollen, den von Ihnen festgelegten Zeitplan einzuhalten.

Bestimmen Sie die Höhe der Erhöhung

Entscheiden Sie beim Erstellen Ihres Zeitplans, wie viele Minuten Sie gleichzeitig einplanen möchten. Wenn Sie beispielsweise kleine Aufgaben haben, von denen Sie wissen, dass sie nicht lange dauern, können Sie die Ausführung einer neuen Aufgabe alle zehn Minuten planen.

Die Planung nach Zeitfenster trägt dazu bei, dass Ihr Zeitplan konsistent, klar und einfach zu befolgen ist. Wenn Sie davon ausgehen, dass größere Aufgaben an verschiedenen Tagen erledigt werden, ändern Sie die Anzahl der Inkremente auf einen größeren Zeitrahmen, z. B. 30 Minuten auf eine Stunde.

Nehmen Sie sich genügend Zeit, um Aufgaben zu erledigen

Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihres Zeitplans unbedingt, dass die Erledigung bestimmter Aufgaben länger dauern kann als erwartet. Wenn Sie beispielsweise glauben, dass die Fertigstellung eines großen Projekts eine Stunde dauern könnte, planen Sie die Fertigstellung in anderthalb Stunden ein. Es ist immer besser, sich zu überschätzen und zusätzliche Zeit einzuplanen, als zu spät zu kommen und das Risiko einzugehen, unverantwortlich zu wirken.

Erledigen Sie schwierige Aufgaben, wenn Sie am produktivsten sind

Bestimmen Sie die Tageszeiten, zu denen Sie am produktivsten sind, und planen Sie Ihre schwierigsten und zeitaufwändigsten Aufgaben in diese Zeitfenster. Wenn Sie schwierige Aufgaben erledigen, wenn Sie am produktivsten sind, können Sie den Stress bei der Einhaltung von Fristen verringern. Es kann auch verhindern, dass Sie unerwünschte Aufgaben aufschieben.

Halten Sie sich von möglichen Ablenkungen fern

Stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitsumgebung ablenkungsfrei ist. Schalten Sie Ihr Telefon aus, schließen Sie alle nicht arbeitsbezogenen Websites und halten Sie sich an einen Zeitplan. Erinnern Sie sich daran, dass Sie nach Abschluss Ihrer geplanten Aufgaben eine (geplante) Pause einlegen werden, um Ihr Telefon oder Ihre persönlichen E-Mails zu überprüfen.