So erstellen Sie einen Stakeholder-Managementplan in 7 Schritten • BUOM

Ein Stakeholder ist jemand, der ein direktes Interesse am Erfolg eines bestimmten Projekts oder der Organisation als Ganzes hat oder diesen beeinflusst. Für Projektmanager ist es wichtig zu verstehen, wer die Stakeholder sind, was ihnen wichtig ist und wie sie sich auf ihre Organisationen auswirken. Ein wichtiges Instrument, um dies zu erreichen, ist ein Stakeholder-Managementplan. In diesem Artikel definieren wir, was ein Stakeholder-Management-Plan ist, erklären, warum er wichtig ist, skizzieren die Schritte zum Schreiben eines Stakeholder-Management-Plans und geben Tipps für die erfolgreiche Erstellung und Verwendung eines solchen.

Was ist ein Stakeholder-Management-Plan?

Ein Stakeholder-Managementplan ist ein formelles Dokument, das beschreibt, wer die Stakeholder des Projekts sind und wie jeder Stakeholder mit dem Projekt interagiert. Zu den Stakeholdern zählen alle Personen, die möglicherweise ein Interesse am Projekt haben oder von dem Projekt betroffen sein könnten. Es ist auch wichtig, wichtige Projektbeteiligte zu identifizieren, die einen größeren Anteil an den Projektergebnissen haben und die Möglichkeit haben, Einfluss auf das Projekt zu nehmen.

Einige häufige Beispiele für Stakeholder sind:

• Klienten und Kunden

• Community-Mitglieder

• Unternehmensleiter

• Berater

• Auftragnehmer

• Benutzer des Endprodukts

• Linienmanager

• Projektsponsoren

• Mitglieder des Projektteams

• Hauptmanager

• Subunternehmer

• Lieferanten und Verkäufer

Der Stakeholder-Management-Plan ist ein wichtiger Aspekt des Projekt-Stakeholder-Managements. Beim Projekt-Stakeholder-Management geht es darum, eine Stakeholder-Management-Strategie zu entwickeln, die den Erwartungen der Stakeholder entspricht, zur Lösung von Konflikten beiträgt und sicherstellt, dass die Bedürfnisse der Stakeholder erfüllt werden. Zu den wichtigen Elementen eines Stakeholder-Managementplans gehören:

• Aktionsplan

• Kommunikationsplan

• Prioritätenliste der Stakeholder

• Erwartungen der Stakeholder

Obwohl ein Stakeholder-Management-Plan und ein Kommunikationsplan ähnlich sind, dient jedes Dokument einem anderen Zweck. Ein Stakeholder-Managementplan ist etwas umfassender als ein Kommunikationsplan, da er Projekteingaben umfasst und die Ergebnisse des Projekts beschreibt. Allerdings ist es etwas enger gefasst als ein Kommunikationsplan, da es sich nur an am Projekt interessierte Personen und nicht an ein allgemeines Publikum richtet.

Warum sind Stakeholder-Management-Pläne wichtig?

Stakeholder-Management-Pläne sind unerlässlich, um ein effektives Stakeholder-Management zu gewährleisten, das für den Gesamterfolg des Projekts von entscheidender Bedeutung ist. Stakeholder-Management hilft Ihnen, die Interessen, Erwartungen und Motivationen Ihrer Stakeholder besser zu verstehen, sodass Sie ihre Bedürfnisse besser antizipieren, ihre Probleme lösen und ihre Erwartungen erfüllen können. Ohne einen Stakeholder-Managementplan kann es schwierig sein, Ihre Stakeholder zu verstehen, was es schwierig macht, ihre Beweggründe zu ermitteln und ihr Vertrauen zu gewinnen.

Stakeholder-Managementpläne sind auch wichtig für den Aufbau und die Pflege guter Beziehungen zu Stakeholdern. Diese Pläne definieren die Ergebnisse, Ziele und Erwartungen des Projekts und tragen dazu bei, die Abstimmung zwischen der Organisation und allen Beteiligten sicherzustellen. Dies fördert Transparenz und Vertrauen, indem ein gemeinsames Verständnis dafür geschaffen wird, was möglicherweise erforderlich ist, um das Projekt erfolgreich zu machen.

So erstellen Sie einen Stakeholder-Managementplan

Der Projektmanager ist in der Regel für die Erstellung eines Stakeholder-Managementplans verantwortlich. Es ist jedoch wichtig, dass sie mit allen Projektbeteiligten sprechen, um sicherzustellen, dass sie einen umfassenden und genauen Plan erstellt haben. Diese Gespräche können ihnen helfen, ihre Bedürfnisse, Erwartungen und den Grad ihres Einflusses besser zu definieren und zu verstehen.

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, um einen Stakeholder-Managementplan zu erstellen:

1. Erstellen Sie eine Liste der Stakeholder

Führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch, um alle am Projekt beteiligten Stakeholder zu identifizieren. Erstellen Sie eine Liste, die den Namen jedes Beteiligten, seine aktuelle Rolle, seine Rolle im Projekt, Kontaktinformationen und mögliche Auswirkungen auf den Erfolg des Projekts enthält. Dieses Register ist nützlich, um zu verstehen, wer jeder Stakeholder ist und wie er den Umfang des Projekts beeinflussen könnte. Es kann auch wichtig sein, um Erwartungen an die Stakeholder-Kommunikation festzulegen.

2. Treffen Sie sich mit allen Beteiligten

Befragen Sie jeden Stakeholder, um mehr über seine Rolle zu erfahren. Dies kann Ihnen helfen, besser zu verstehen, wie sie das Projekt beeinflussen können und was ihre Motivation für den Erfolg des Projekts ist. Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse in einem Stakeholder-Register.

3. Priorisieren Sie alle Stakeholder

Nachdem Sie eine Liste erstellt und sich mit allen Beteiligten getroffen haben, priorisieren Sie diese anhand ihres Einflusses und ihrer Interessen am Projekt. Auf diese Weise können Sie feststellen, welche Stakeholder während des Projekts möglicherweise die meiste Aufmerksamkeit benötigen oder welche den größten Einfluss auf das Projekt haben. Erwägen Sie die Erstellung einer Matrix oder einer anderen Art von Raster, um die Prioritäten verschiedener Stakeholder visuell darzustellen.

Zu den allgemeinen Kategorien, die zur Organisation von Stakeholdern verwendet werden können, gehören:

• Stakeholder mit hohem Einfluss und großem Interesse: Dies sind wichtige Stakeholder, die eine wichtige Rolle im Projekt spielen und dessen Erfolg stark beeinflussen können.

• Stakeholder mit hohem Einfluss und geringem Interesse: Diese Stakeholder können das Ergebnis des Projekts beeinflussen, haben aber in der Regel kein direktes Interesse am Projekt.

• Stakeholder mit geringem Einfluss und hohem Engagement: Diese Stakeholder sind nicht direkt am Projekt beteiligt, können aber als Mentor oder Störer im Projekt fungieren.

• Stakeholder mit geringem Einfluss und geringem Interesse: Diese Stakeholder haben ein oberflächliches Interesse am Fortschritt des Projekts und haben wenig Einfluss auf dessen Erfolg.

4. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan für die Art und Weise, wie Sie mit jedem Stakeholder kommunizieren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten verstehen, welche Updates sie zum Projekt erwarten können und wie oft sie diese erhalten können. Für den Kommunikationsplan ist es wichtig, Folgendes festzulegen:

• Kommunikationstyp

• Kommunikationsfrequenz

• Kommunikationsformat

• Wer ist an der jeweiligen Art der Kommunikation beteiligt?

• Verteilungsplan für die Kommunikation

• Endgültige Kommunikationsergebnisse

• Wem gehört jede Kommunikationsinteraktion?

5. Setzen Sie Erwartungen

Zusätzlich zu Ihrem Kommunikationsplan ist es wichtig, Erwartungen an das Projekt festzulegen. Erstellen Sie einen Zeitplan für das Projekt und besprechen Sie den Prozess, damit die Beteiligten Feedback geben können. Dies kann Ihnen helfen, das Projekt besser zu verwalten und die Erwartungen jedes Beteiligten zu erfüllen.

6. Setzen Sie den Plan um

Implementieren Sie einen Stakeholder-Managementplan als integralen Bestandteil Ihres Gesamtplans. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf den Plan hat. Dies fördert die Projekttransparenz und hilft, Vertrauen zwischen allen Beteiligten aufzubauen.

7. Überwachen Sie Ihren Erfolg

Überwachen Sie den Erfolg und die Genauigkeit Ihres Stakeholder-Management-Plans. Überprüfen Sie es während des gesamten Projekts und aktualisieren Sie es bei Bedarf. Dies trägt dazu bei, dass Ihr Plan immer noch genau mit den einzelnen Stakeholdern übereinstimmt, wie diese am Projekt beteiligt sind und welche allgemeinen Projektanforderungen bestehen.

Tipps zum Erstellen eines Stakeholder-Managementplans

Beachten Sie die folgenden Tipps, die Ihnen bei der Erstellung eines Stakeholder-Engagement-Plans helfen:

• Sei präzise. Erstellen Sie einen Plan, der sich auf die wichtigsten Aspekte Ihres Projekts konzentriert und darauf, was den Teilnehmern am wichtigsten ist. Verwenden Sie leicht verständliche Begriffe und allgemeine Details, damit jeder, der den Plan liest, ihn verstehen kann.

• Betrachten Sie den Konflikt. Seien Sie bei der Erstellung Ihres Plans proaktiv und denken Sie über mögliche Konflikte nach. Fügen Sie Pläne für die Bewältigung und Lösung von Konflikten bei, damit alle Beteiligten die Prozesse vor Beginn des Projekts verstehen.

• Legen Sie Ihre Prioritäten fest. Fügen Sie eine visuelle Darstellung hinzu, die die Stakeholder nach ihren Interessen und ihrem Einfluss organisiert. Dies vereinfacht den Prozess der Bestimmung, worauf Sie Ihre Bemühungen konzentrieren müssen, um den Erfolg Ihres Projekts sicherzustellen.

• Sorgen Sie für Transparenz. Entwickeln Sie einen Plan, der durch offene, wechselseitige Kommunikation Transparenz schafft und aufrechterhält. Dies schafft Vertrauen bei Ihren Stakeholdern und trägt dazu bei, deren Unterstützung und Zusammenarbeit für ein erfolgreiches Projekt zu gewinnen.

• Machen Sie im Voraus einen Plan. Versuchen Sie, Ihren Stakeholder-Managementplan frühzeitig im Projekt zu erstellen. Dies ermöglicht es Ihnen, wichtige Stakeholder frühzeitig zu identifizieren, zu verstehen und einzubeziehen, was ihnen dabei helfen kann, ein hohes Maß an Engagement für das Projekt aufzubauen.

• Veröffentliche es. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten Zugriff auf den Plan haben. Die Zugänglichkeit Ihres Plans fördert die Transparenz und trägt dazu bei, dass Ihnen bei der Entwicklung Ihres Plans keine wichtigen Informationen oder Interessengruppen entgehen.

• Aktualisieren Sie es regelmäßig. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihren Plan während der gesamten Projektlaufzeit regelmäßig. Dies trägt dazu bei, die Genauigkeit Ihres Plans sicherzustellen, da sich die Beteiligten im Laufe des Projekts ändern und unterschiedliche Erwartungen oder Grade der Beteiligung haben können.

• Verwenden Sie eine Vorlage. Erstellen Sie eine standardisierte Vorlage, die Sie zum Erstellen jedes Ihrer Stakeholder-Management-Pläne verwenden können. Dies trägt dazu bei, dass alle Ihre Pläne konsistent bleiben, verhindert, dass wichtige Informationen übersehen werden, und beschleunigt die Erstellung von Plänen.