So erstellen Sie einen Projektstrukturplan (mit Tipps und Beispielen) • BUOM
30. Dezember 2021
Ein effektiver Projektstrukturplan schafft die Grundlage für das Projekt, das Sie betreuen. Es kann auch als wertvolles Projektplanungsdokument dienen, das viele Elemente des Projekts abdeckt, einschließlich Budget, Zeitplan und Arbeitsaufträge. Durch die Erstellung eines Projektstrukturplans erhalten Teammitglieder Informationen darüber, was Sie von ihnen erwarten und wie ihre Arbeit in das übergeordnete Ziel des Projekts passt. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Projektstrukturplan ist, warum er eine wertvolle Aufgabe ist und wie man einen erstellt.
Was ist ein Projektstrukturplan?
Ein Projektstrukturplan ist ein Dokument, das Projektelemente in einer hierarchischen Struktur darstellt. Es listet die einzelnen Elemente eines Projekts auf und konzentriert sich dabei auf die Ergebnisse jedes Elements und nicht auf die einzelnen Aktivitäten des Personals, das an diesem Element arbeitet. Es dient als Überblick über das Projekt, der das größere Ziel und alle kleineren Komponenten veranschaulicht, die zum Erreichen dieses Ziels erforderlich sind.
Welchen Zweck haben Projektstrukturpläne?
Ein Projektstrukturplan ist ein wertvolles Dokument für große Projekte, das verhindert, dass Elemente übersehen werden, und sicherstellt, dass alle Arbeiten zur Erreichung des größeren Ziels durchgeführt werden. Ein Projektstrukturplan hilft Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht, unter anderem:
Rollen zuweisen
Ein Projektstrukturplan erleichtert die Verteilung von Arbeitsaufträgen. Es zeigt den Mitarbeitern nicht nur, was Sie von ihnen erwarten und wie sich dies auf das Gesamtprojekt auswirkt, sondern erleichtert auch die Vermeidung sich wiederholender Arbeiten, indem sichergestellt wird, dass keine Elemente zwei verschiedenen Abschnitten der Projektstruktur zugeordnet werden.
Erstellen einer Zeitleiste
Durch die Angabe aller für den Plan erforderlichen Elemente und des für die Ausführung eingesetzten Personals können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, wie lange jedes Element dauern wird, und damit auch den Zeitplan für das gesamte Projekt festlegen.
Abhängigkeiten erkennen
In einem großen Projekt wird häufig gleichzeitig an vielen miteinander verbundenen Elementen gearbeitet. Beim Erstellen eines Projektstrukturplans können Sie Bereiche identifizieren, in denen das Projekt erst abgeschlossen werden kann, wenn frühere Elemente abgeschlossen sind.
Kostenschätzung
Bei großen Projekten ist eine genaue Schätzung wichtig, um sicherzustellen, dass Sie über genügend Ressourcen verfügen, um das Projekt abzuschließen und unerwartete Kostenüberschreitungen zu vermeiden. Indem Sie ein Projekt in kleinere Elemente aufteilen, können Sie jedem seine eigene Schätzung geben, wodurch die Wahrscheinlichkeit verringert wird, potenzielle Ausgaben zu verpassen, und Sie können ein genaueres Budget erstellen.
Risikobewertung
Es ist wichtig, das potenzielle Risiko eines Projekts zu verstehen, bevor man es in Angriff nimmt, um die Wahrscheinlichkeit negativer Ergebnisse zu verringern und eine genauere Schätzung der potenziellen Kosten des Projekts zu erhalten. Mit der Arbeitsaufteilung können Sie ein Projekt in kleinere Teile aufteilen und so leichter Bereiche identifizieren, in denen risikobedingte Verluste wahrscheinlich auftreten.
Verfolge deinen Fortschritt
Die Überwachung des Projektfortschritts trägt dazu bei, den Prozess im Zeitplan zu halten und Bereiche zu identifizieren, in denen Produktionsdefizite bestehen und Anpassungen erforderlich sind. Mithilfe eines detaillierten Projektstrukturplans können Sie die verschiedenen Sektoren eines Projekts leicht identifizieren und nach Updates zum jeweiligen Fortschritt suchen, um sicherzustellen, dass alle Teams im Zeitplan sind und das liefern, was Sie von ihnen erwarten, und zwar zum erwarteten Zeitpunkt.
Erstellung technischer Spezifikationen
Wenn Sie einer Gruppe von Interessenvertretern ein Projekt vorschlagen, kann diese eine Leistungsbeschreibung anfordern, aus der hervorgeht, was Sie bereitstellen werden, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Ein Projektstrukturplan kann als Leistungsbeschreibung dienen, indem er eine detaillierte Darstellung der verschiedenen im Rahmen eines Projekts durchgeführten Elemente liefert.
Schlüsselkomponenten eines Projektstrukturplans
Bei der Erstellung eines Projektstrukturplans müssen viele wichtige Elemente berücksichtigt werden. Eine Aufschlüsselung Ihrer Arbeit kann Folgendes umfassen:
Einheitliche Struktur
Wie der Name schon sagt, besteht der Zweck eines Projektstrukturplans darin, den Projektplan zu organisieren und zu rationalisieren. Unabhängig davon, welche Art von Projektstrukturplan Sie wählen, ist es wichtig, im gesamten Dokument eine Struktur beizubehalten, damit der Leser wichtige Informationen leichter finden kann.
Blöcke
Das Kernelement von Projektstrukturplänen ist die Sortierung wichtiger Projektkomponenten in kurze und diskrete Blöcke oder Segmente. Dies ermöglicht eine schnelle Nutzung, sodass sich der Leser leicht einen Überblick über jedes Element des Projekts verschaffen kann.
Ergebnisse
Ein Projektstrukturplan konzentriert sich auf die zu erstellenden Endprodukte und nicht auf detaillierte Schätzungen des Prozesses ihrer Erstellung. Wenn Sie beispielsweise ein Computernetzwerk in einem Bürogebäude aufbauen, enthält der Aufschlüsselungsblock möglicherweise „Elektrische Verkabelung“, um anzuzeigen, dass im gesamten Gebäude Kabel installiert werden müssen, enthält jedoch keine detaillierten Anweisungen zur Installation der Kabel.
Kosten
Durch die Einbeziehung der erwarteten Kosten für verschiedene Projektelemente können Sie das Gesamtprojektbudget effektiv festlegen. Außerdem erhalten die am Projekt arbeitenden Mitarbeiter einfache Referenzinformationen darüber, wie viel Fördermittel für die Abschnitte, für deren Annahme sie verantwortlich sind, verfügbar sind.
Grafik
Die jedem Projektstrukturplan zugeordneten Fristen sind eine weitere wichtige Information, die nützlich ist, um sie in Projektstrukturpläne aufzunehmen. Dadurch kann jeder, der das Dokument liest, schnell feststellen, wann jede Phase voraussichtlich abgeschlossen sein wird, und alle Bereiche notieren, in denen die Produktion hinter dem Zeitplan zurückliegt, um zu sehen, welche Einheiten von Verzögerungen betroffen sind und wie sie möglicherweise Änderungen an früheren Plänen vornehmen müssen.
Status
Das Notieren des Status eines Blocks in einem Projektstrukturplan nimmt nur minimalen Platz in Ihrer Struktur ein und liefert wichtige Informationen.
So erstellen Sie einen Projektstrukturplan
Projektstrukturpläne helfen Ihnen, organisiert zu bleiben und die Ausführung zu verbessern. So erstellen Sie einen Arbeitsplan für Ihr nächstes Projekt:
1. Wählen Sie ein Format
Es gibt mehrere gängige Projektstrukturplanformate, von denen jedes zum Erstellen eines nützlichen Dokuments verwendet werden kann. Die beste Option für Ihre Panne ist die Option, mit der Sie und Ihre Mitarbeiter am einfachsten arbeiten können, einschließlich beliebter Optionen:
Hierarchische Struktur. Der hierarchische Projektstrukturplan ist ein Tabellenformat, bei dem jede Zeile nur ein Element enthält. Eine einfache Struktur besteht aus drei Spalten: Ebene, Jobaufschlüsselung und Artikelname. Die Ebene eines Elements gibt an, wo es sich in der Struktur im Verhältnis zu anderen Elementen befindet.
Code der Projektstrukturstruktur: Die zweite Spalte enthält einen Referenzcode für jedes Element in der Projektstruktur. Strukturieren Sie den Code als eine Reihe von durch Punkte getrennten Zahlen, wobei jede Ziffer die Position dieses Elements auf einer bestimmten Ebene darstellt. Beispiel: Code 1.3.2. Das bedeutet, dass das Element das zweite Element in seiner Gruppe ist. Diese Gruppe selbst befindet sich unterhalb des Elements, das das dritte Element in seiner Gruppe ist, das sich unterhalb des ersten Elements der obersten Ebene befindet.
Elementname: Jedes Element in einer Struktur benötigt eine Bezeichnung, damit es schnell, aber eindeutig identifiziert werden kann. Bei Elementen, die das Ende einer Kette darstellen, ist dies normalerweise das Ergebnis, das das Element darstellt. Bei Einträgen der obersten oder mittleren Ebene könnte dies eine Kategorie sein, in die alle Unterelemente passen.
Schemastruktur. Die Gliederung der Arbeitsstruktur führt zu einer Aufgliederung der Arbeit, die wahrscheinlich jedem, der das Dokument liest, bekannt sein dürfte, da sie dem grundlegenden Gliederungsformat folgt, das während der Schulung verwendet wurde. Listen Sie alle Elemente der obersten Ebene für das Projekt auf, ausgerichtet am linken Rand.
Tabellarischer Aufbau. Eine tabellarische Struktur organisiert die Gliederung Ihrer Arbeit in mehrere Zeilen, die jeweils in untergeordnete Elemente unterteilt werden können. Die Spalte ganz links in der Arbeitstabellenstruktur ist für Elemente der obersten Ebene, die zweite Spalte für Elemente der zweiten Ebene usw. Während Elemente auf der untersten Ebene jeweils nur eine Zeile umfassen, werden Elemente, unter denen sich verschachtelte Elemente befinden, erweitert, sodass ein übergeordnetes Element in einer Spalte dieselbe Höhe hat wie alle darin enthaltenen verschachtelten Elemente in der Spalte rechts davon.
2. Beginnen Sie oben
Ein Projektstrukturplan ist ein mehrschichtiger Ansatz zur Organisation von Projektaufgaben und -verantwortlichkeiten. Verwenden Sie die höchste Ebene für eigenständige Aufgaben, die nicht zur Erledigung anderer Elemente erforderlich sind, und für Kategorien, die mehrere kleinere Aufgaben umfassen. Wenn Sie Aufgaben der ersten Ebene organisieren, können Sie diese nach Wichtigkeit oder Größe ordnen, sodass Projekte mit mehr Unteraufgaben an erster Stelle stehen.
3. Teilen Sie große Aufgaben in kleinere Komponenten auf
Große Aufgaben der ersten Ebene müssen in kleinere Komponenten zerlegt werden. Fügen Sie einer Aufgabe zwei oder mehr Elemente hinzu und stellen Sie sicher, dass Sie alle Unteraufgaben auflisten, die zum Abschließen der übergeordneten Aufgabe erforderlich sind. Verwenden Sie nach Bedarf zusätzliche Ebenen, um Ihr Projekt vollständig aufzubauen.
4. Weisen Sie Mitarbeitern Aufgaben zu
Der Projektstrukturplan ermöglicht eine einfache und effiziente Zuweisung von Mitarbeitern und Projektteams. Sie können alle Aufgaben auf einmal mit Prioritätslisten für Mitarbeiter zuweisen, denen Sie mehrere Elemente zuweisen, oder Sie können Aufgaben einzeln zuweisen und die offene Aufgabe dann dem Mitarbeiter geben, der an seiner aktuellen Aufgabe arbeitet.
Tipps zum Erstellen eines Projektstrukturplans
Beachten Sie beim Erstellen Ihres Projektstrukturplans die folgenden Tipps, um ihn so effizient wie möglich zu gestalten:
Stellen Sie sicher, dass alle Projektelemente in der Aufgliederungsaufgabe enthalten sind
Platzieren Sie jedes Projektelement ohne Überlappung nur einer Aufgabe
Konzentrieren Sie sich bei Aufgaben auf die erzielten Ergebnisse, nicht auf den verwendeten Prozess
Verwenden Sie die 8/80-Regel, um Aufgaben in perfekter Größe zu erstellen und sicherzustellen, dass alle Aufgaben zwischen 8 und 80 Arbeitsstunden dauern.
Beschränken Sie Ihre Struktur nach Möglichkeit auf maximal drei Ebenen
Beispiel für einen Projektstrukturplan
Diese einfache Aufschlüsselung der Arbeit verwendet ein Gliederungsformat, um ein neues Kampfsportprogramm im Fitnessstudio zu planen:
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