So erstellen Sie einen Projektmanagementplan • BUOM

11. März 2021

Ein gut ausgeführter Projektmanagementplan bietet den Teammitgliedern die richtigen Schritte, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Organisation, Aufrechterhaltung und Fehlerbehebung aller Unternehmensziele. In diesem Artikel definieren wir, was ein Projektmanagementplan ist, zeigen Beispiele und helfen Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen.

Was ist ein Projektmanagementplan?

Ein Projektmanagementplan ist ein Vorschlag, der detailliert beschreibt, wie das Projekt durchgeführt werden soll. Es werden Projektmanagementpläne erstellt Projektmanager. Sie beschreiben detailliert den Zweck des Projekts und die Schritte, die unternommen werden müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Projektmanagementpläne werden auch zur Verwaltung der Projektkontrolle, der Kosten, der Qualität und anderer Risiken verwendet. Durch die Begrenzung potenzieller Risiken stellt der Projektmanagementplan den erfolgreichen Abschluss des Projekts sicher.

So entwickeln Sie einen Projektmanagementplan

Je gründlicher und detaillierter der Projektmanagementplan ist, desto effektiver trägt er zum Erfolg des Projekts bei. Hier sind acht wichtige Schritte zur Entwicklung eines erfolgreichen Projektmanagementplans:

1. Legen Sie ein Projektziel fest

Die Definition des Projektumfangs und des Gesamtziels ist der erste Schritt zur Erstellung eines effektiven Projektmanagementplans. Berücksichtigen Sie bei der Bestimmung des Zwecks Ihres Projekts den Grund, warum Sie das Projekt erstellen, seine Ziele und die Auswirkungen, die es auf Ihr Team und Ihre Stakeholder haben wird. Es ist auch wichtig, Ihre Prioritäten zu bewerten. Versuchen Sie, sich die folgenden Fragen zu stellen:

• Welche Ergebnisse erwarten Sie von dem Projekt?

• Was brauchen Sie, um dorthin zu gelangen?

• Wie definieren Sie Erfolg?

• Was sollte Priorität haben?

• Wie werden Sie die Frist einhalten?

• Wer ist im Team?

• Welche Rollen wird jedes Teammitglied spielen?

• Wer sind die Stakeholder?

2. Recherchieren Sie

Recherchieren Sie die Geschichte Ihres Unternehmens und die aktuelle Beteiligung an ähnlichen Unternehmungen, um Benchmarks festzulegen und quantifizierbare Ziele und Schritte zu identifizieren. Versuchen Sie, sich diese Fragen zu stellen:

• Wie sieht es aktuell aus?

• Wie ist es nicht?

• Was wird benötigt, um das Projekt abzuschließen?

• Was sind die Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden?

• Wie hoch ist Ihr Budget?

• Was sind Ihre Ergebnisse?

3. Skizzieren Sie Ihren Plan

Sobald Sie eine Vorstellung von der Richtung Ihres Projekts haben, beginnen Sie mit der Festlegung der Schritte. Im Wesentlichen erstellen Sie einen Spielplan, den Ihr Team während des gesamten Projekts befolgen wird. Achten Sie darauf, Folgendes in Ihren Projektplan aufzunehmen:

• Ziel des Projekts

• Betroffenen Parteien

• Budget

• Ergebnisse

• Projekt Volumen

• Mit Aufgaben und Ergebnissen verbundene Fristen

4. Besprechen Sie den Plan mit Ihrem Team

Bevor Ihr Plan zur Genehmigung an die Beteiligten gesendet wird, besprechen Sie ihn unbedingt mit Ihrem Team. Bußgeld Kommunikationsfähigkeit wird Ihren Teammitgliedern helfen, für Ihren Plan und Ihre Ideen empfänglicher zu sein. Teambeiträge können entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts sein. Wenn Sie den Plan mit Ihrem Team besprechen, können Sie auch feststellen, ob es machbar ist, den Plan fristgerecht fertigzustellen. Ihre Teammitglieder sind nicht nur in der Lage, diese zu verstehen, sondern können Ihnen auch dabei helfen, eventuell auftretende Probleme und Risiken vorherzusehen. Wenn Sie den Plan überprüfen und mit Ihrem Team besprechen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie am Ende einen effektiven Plan erhalten, der zu einem erfolgreichen Projekt führt.

5. Vervollständigen Sie Ihren Plan

Sobald Sie alle notwendigen Informationen gesammelt und den Projektplan mit Ihrem Team besprochen haben, können Sie mit dem Finalisierungsprozess beginnen. Dies ist der Projektmanagementplan, den Sie den Stakeholdern vorstellen. Verwenden Sie ein Online-Projektplanungstool, um Ihren Plan zu vervollständigen. Ein gutes Projektplanungstool stellt sicher, dass Ihr Plan professionell ist und Ihre Gedanken und Ideen klar und prägnant sind. Die Verwendung eines Gantt-Diagramms hilft Ihnen, Ihrem Team und Ihren Stakeholdern, den Zeitplan Ihres Projekts zu visualisieren.

6. Teilen Sie Ihren endgültigen Plan mit Ihrem Team

Sobald Sie Ihren Plan fertiggestellt haben, verteilen Sie ihn an die erforderlichen Parteien. Seien Sie darauf vorbereitet, alle Fragen zum Plan zu beantworten, sobald diese auftreten.

7. Führen Sie Ihren Plan aus

Sobald alle die Details des Projekts kennen, ist es Zeit, es auszuführen. Ihre Vorbereitung und die Erkenntnisse, die Sie von anderen gewonnen haben, werden in dieser Phase des Projektmanagementprozesses eine wichtige Rolle spielen.

8. Erinnern Sie sich an das Projekt

Zu verstehen, was in Ihrem aktuellen Projekt funktioniert hat und was nicht, kann nützliche Informationen sein, die Sie in Ihr nächstes Projekt mitnehmen können. Betrachten wir die folgenden Fragen:

• Wurde die Frist eingehalten?

• Wenn nicht, warum nicht?

• Wie kann dies in Zukunft verhindert werden?

• Wo sind Probleme aufgetreten?

• Wenn ja, wie wurden sie behandelt?

• Wie könnten diese Probleme in Zukunft besser angegangen werden?

• Wurde das Projektziel erreicht?

Wenn Sie den Erfolg oder die Fallstricke eines Projekts verstehen, können Sie Folgendes leichter umsetzen. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Ihren Teammitgliedern für ihre Teilnahme, ihr Verständnis und ihre harte Arbeit zu danken. Dies wird die Teammoral stärken, wenn Sie Ihr nächstes Projekt starten.

Beispiele für Projektmanagementpläne

Abhängig von Ihrer Branche kann Ihr Projektplan völlig anders aussehen. Hier einige Beispiele für Projektpläne:

• Unternehmensbewertung

• Neuanschaffung

• Einführung neuer Technologie

Risikopläne für das Projektmanagement

Sich potenzieller Risiken bewusst zu sein, ist ein wichtiger Schritt, um deren Präsenz während des gesamten Projekts zu vermeiden. Im Folgenden sind die Komponenten des Projektrisikomanagementprozesses aufgeführt:

1. Identifizieren Sie potenzielle Probleme. Kategorisieren Sie alle Risiken und arbeiten Sie mit Ihren Teammitgliedern und Stakeholdern zusammen, um Probleme zu identifizieren.

2. Bewerten Sie die Risiken. Bestimmen Sie die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens und wie sie sich auf die Fertigstellung des Projekts auswirken werden. Das Risikoregister kann zur Entwicklung Ihrer Risikoeinschätzung genutzt werden.

3. Brainstormen Sie Lösungen und erstellen Sie einen Plan. Überlegen Sie, wie Sie und Ihr Team mit möglichen Risiken umgehen. Projektmanager müssen Gutes nutzen problemlösende Fähigkeiten bei diesem Schritt.

4. Achten Sie auf Risiken. Achten Sie darauf, die Risiken zu überwachen, sobald sie während des gesamten Projekts auftreten. Ihr Team könnte Risiken ausgesetzt sein, an die Sie nicht gedacht haben. Stellen Sie sicher, dass die richtige Person mit der Lösung des Problems beauftragt wird.