So erstellen Sie einen Projektmanagementkalender in 5 Schritten • BUOM

14. Oktober 2021

Eine sorgfältige Planung ist oft einer der Kernaspekte eines gut funktionierenden Teams. Wenn Sie wissen, für welche spezifischen Aufgaben Sie verantwortlich sind und wann diese fällig sind, können Sie Ihre Arbeit gut erledigen. Mit den richtigen Tools, wie zum Beispiel einem Projektmanagementkalender, kann das Projektmanagement zudem effizienter gestaltet und sichergestellt werden, dass Sie wichtige Termine einhalten können. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Projektmanagement-Kalender ist, welche Vorteile er bieten kann, wie man ihn erstellt und einige Tipps, die Ihnen dabei helfen.

Was ist ein Projektmanagementkalender?

Ein Projektmanagement-Kalender ist ein Tool, mit dem Sie organisiert bleiben, Aufgaben planen, Fristen festlegen und Arbeitslasten auf verschiedene Projekte verteilen können. Er verfügt über viel mehr Funktionen als ein herkömmlicher Tischkalender. Ein effektiver Projektmanagementkalender kann Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, Ihre Fortschritte und alle kleineren Aufgaben zu verfolgen, die erforderlich sind, um Ihre Ziele rechtzeitig zu erreichen. Der Projektmanagementkalender besteht aus:

• Basiskalender: Dies ist eine Kalendervorlage, die Sie als Grundlage für Ihren Projektkalender und die anderen drei Kalenderkomponenten in dieser Liste verwenden können. Der Basiskalender beschreibt die typischen Arbeitsstunden und -tage, die für die Fertigstellung von Projekten erforderlich sind, sowie alle Feiertage und Wochenenden, die sich auf die Zeitpläne auswirken können.

• Projektkalender. Dieser Kalender zeigt die Daten, Zeiten und Schichten an, die Sie einem bestimmten Projekt zuweisen, z. B. Arbeitstage und arbeitsfreie Tage für jedes Teammitglied.

• Ressourcenkalender. Diese Planungskomponente Ihres Projekts zeigt die Tage und Zeiten an, an denen eine bestimmte Ressource, z. B. ein Teammitglied oder ein Gerät, möglicherweise zur Erledigung bestimmter Aufgaben benötigt wird. Außerdem wird die Verfügbarkeit der Ressource detailliert beschrieben.

• Aufgabenkalender. Mit diesem Kalender können Sie Zeitpläne für bestimmte Aufgaben erstellen und die für deren Erledigung erforderlichen Ressourcen zuweisen. Diese Aufgaben sind in der Regel nicht im Gesamtprojektkalender enthalten. Beispielsweise könnte die Aktualisierung der für ein Projekt benötigten Software eine Aufgabe sein, die Sie in diesen Kalendertyp aufnehmen.

Welche Vorteile bietet die Erstellung eines Projektmanagementkalenders?

Hier sind einige der Hauptvorteile der Erstellung und Pflege eines Projektmanagementkalenders:

Planung und Verteilung von Aufgaben

Unabhängig davon, ob Sie alleine oder im Team arbeiten, können Sie mit einem detaillierten Kalender Aufgaben für sich selbst oder andere Teammitglieder festlegen. Sie können diese Aufgaben nach bestimmten Fristen priorisieren. Dies kann Ihnen dabei helfen, Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu bearbeiten.

Ressourcen- und Workload-Management

Wenn Sie in einem Team arbeiten, ist es wichtig, den Fortschritt des Projekts während der Zusammenarbeit zu überwachen. Mithilfe eines Projektmanagementkalenders können Sie Fristen basierend auf der Verfügbarkeit von Teammitgliedern festlegen, insbesondere wenn Sie möglicherweise an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten. Durch die effektive Organisation der Arbeitsbelastung können Teammitglieder anstehende Aufgaben sehen und sich entsprechend vorbereiten.

Fristen

Zeitmanagement ist in jedem Job nützlich und Fristen stellen sicher, dass Projekte im Zeitplan bleiben. Mit einem Kalender können Sie Meilensteine ​​festlegen und sorgfältig planen, wie lange jede Aufgabe dauern könnte. Ein Projektmanagementkalender kann dem Projektmanager auch dabei helfen, etwaige Verzögerungen zu erkennen, die sich auf den endgültigen Termin auswirken könnten, und ihm die Möglichkeit geben, einen Plan für die pünktliche Lieferung zu entwickeln oder einen neuen Termin zu vereinbaren.

So erstellen Sie einen Projektmanagementkalender

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Projektmanagementkalenders:

1. Wählen Sie das richtige Werkzeug

Bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools für Ihr Team ist es hilfreich, Ihre spezifischen Bedürfnisse zu berücksichtigen. Wenn Sie sich die Zeit für die Recherche nehmen, können Sie das richtige Werkzeug finden. Überlegen Sie, ob Sie ein Tool benötigen, das einfach Ihren Arbeitsablauf verwaltet und Zeitpläne verfolgt, oder ob Sie möglicherweise komplexere Funktionen benötigen.

2. Teilen Sie das Projekt in lieferbare Aufgaben auf

Berücksichtigen Sie das gesamte Projekt und das Endziel Ihres Teams. Teilen Sie das Projekt dann in kleinere, erreichbare Aufgaben und Meilensteine ​​auf, um alle endgültigen Projektanforderungen zu erfüllen. Dies kann Ihnen helfen, alle Schritte besser zu visualisieren und den Zeit- und Ressourcenaufwand abzuschätzen, der zum Erreichen Ihres Ziels erforderlich ist.

3. Bewerten Sie die Ressourcen

Schätzen Sie, wie viel Zeit oder Geld es kosten könnte, jede größere Aufgabe zu erledigen. Konzentrieren Sie Ihre Zeit und Mühe darauf, Ihre wichtigsten Ziele zu erreichen. Erwägen Sie die Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen als Sicherheitsmaßnahme, da diese vorgeplante Flexibilität hilfreich sein kann, wenn unerwartete Kosten oder Probleme auftreten.

4. Verteilen Sie die Verantwortlichkeiten

Wenn Sie Teammitgliedern bestimmte Aufgaben oder Ressourcen zuweisen, berücksichtigen Sie deren Arbeitszeiten, bevor Sie die einzelnen Aufgaben und Fristen zuweisen. Es wird empfohlen, den Jahresurlaub und alle anderen arbeitsfreien Tage zu berücksichtigen. Einige Projektmanagement-Tools benachrichtigen Teammitglieder automatisch, wenn Sie ihnen eine neue Aufgabe zuweisen, was durch die Optimierung der Kommunikation Zeit und Aufwand sparen kann.

5. Denken Sie voraus

Veränderungen können in jedem Arbeitsumfeld stattfinden. Betrachten Sie Ihre Projekte langfristig und prüfen Sie, ob Sie etwaige Probleme proaktiv erkennen können, bevor sie entstehen. Ein Projektmanagementkalender mit der Möglichkeit, Termine automatisch neu zu planen, kann nützlich sein, wenn Ihr Team vor einem Problem steht, da er Ihnen Zeit und Energie spart, wenn Sie sich mit allen Aspekten des Projekts befassen, die Änderungen erfordern.

Tipps zur Pflege eines Projektmanagementkalenders

Hier sind einige schnelle Tipps, die Ihnen helfen, Ihren Projektmanagementkalender zu verbessern:

• Erwägen Sie die Verwendung einer zentralen Plattform, die alle Aspekte des Projektmanagements integriert.

• Aktualisieren Sie Ihren Kalender regelmäßig mit allen notwendigen Änderungen.

• Versuchen Sie, angemessene Fristen festzulegen.

• Erwägen Sie, Aufgaben in Ihrem Kalender farblich zu kennzeichnen, um deren Art, Fortschrittsgrad oder Priorität widerzuspiegeln.

• Reservieren Sie vor Ablauf der Frist zusätzliche Zeit, um noch nicht abgeschlossene Arbeiten abzuschließen.

• Verwenden Sie Erinnerungen, um Ihr Team über Besprechungen, Fristen oder Aufgaben zu informieren.

• Beachten Sie die Zeitzonen, wenn Sie mit Remote-Teammitgliedern an verschiedenen geografischen Standorten arbeiten.