So erstellen Sie einen Produktivitätsplan in 6 Schritten • BUOM
Produktiv zu bleiben ist wichtig für die Entwicklung am Arbeitsplatz und das Karrierewachstum. Die konsequente und effiziente Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben kann Ihren Tag organisieren und Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen. Eine Strategie, die Sie ausprobieren können, besteht darin, einen Produktivitätsplan zu erstellen. In diesem Artikel besprechen wir sechs Schritte zur Erstellung eines Produktivitätsplans und geben Tipps, wie Sie ihn effektiv gestalten können.
Was ist ein Produktivitätsplan?
Ein Produktivitätsplan ist ein Plan, der darauf abzielt, die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit tagsüber verbringen, zu verbessern. Effektive Leistungspläne befassen sich häufig mit Bereichen, die sich auf den Fortschritt einer Person oder einer Organisation auswirken können, beispielsweise schlechtes Zeitmanagement oder geringes Engagement. Wenn Sie einen dieser Pläne erstellen, können Sie Ablenkungen minimieren und genügend Zeit für die Aufgaben aufwenden, die am wichtigsten sind.
Welche Vorteile bietet die Erstellung eines Produktivitätsplans?
Produktivitätspläne haben viele Vorteile, die über die Bereitstellung einer Struktur hinausgehen, die es Ihnen ermöglicht, in Ihrem idealen Tempo zu arbeiten. Zu diesen Vorteilen gehören:
Verbesserte Klarheit
Indem Sie alle Ihre Aufgaben planen, können Sie besser verstehen, was Sie wann erledigen müssen. Sie können Ihre Ziele klären und definieren, was Sie erreichen möchten. Leistungspläne können Ihnen bei der Beantwortung von Fragen zu Ihren Zielen und Verantwortlichkeiten helfen, z. B. warum Sie Ihre Ziele erreichen möchten, wie sich Ihre Aufgaben auf die Abteilung oder das Unternehmen als Ganzes auswirken und wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden möchten. Sobald Sie den Zweck einer Aufgabe definiert haben, können Sie mehr Motivation finden, sie zu erledigen.
Erhöhter Fokus
Mit einem Produktivitätsplan können Sie bei der Arbeit engagierter sein. Es kann einfacher sein, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, wenn Sie wissen, wie viel Zeit Sie dafür aufgewendet haben und wann Sie mit der nächsten Aktivität fortfahren möchten. Ein effektiver Arbeitsplan kann Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen, was Ihre Produktivität steigert.
Verbesserung der Arbeitsqualität
Wenn Sie sich stärker konzentrieren, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Sie bessere Ergebnisse erzielen. Sie können Ihren Produktivitätsplan bewerten und Ihre Erfolgsbereiche erkennen. Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie sich durch die Planung einer Aufgabenzeit auf die wichtigsten Details konzentrieren und sicherstellen können, dass diese von hoher Qualität sind.
Stressreduzierung
Eine effektive Planung Ihres Arbeitstages kann Stress reduzieren und mehr Möglichkeiten zur Entspannung bieten. Die Organisation Ihrer täglichen Aufgaben kann Ihnen helfen, die Fristen einzuhalten und eine Überforderung zu vermeiden. Dies kann Ihnen mehr Zeit zum Entspannen verschaffen, was Ihre Stimmung verbessert und Ihre Produktivität, Arbeitsqualität und allgemeine Zufriedenheit verbessern und positiv beeinflussen kann.
So erstellen Sie einen Produktivitätsplan
Hier sind einige Schritte, die Sie beim Erstellen eines Produktivitätsplans befolgen können:
1. Identifizieren Sie Schwerpunktbereiche
Beginnen Sie mit der Auflistung der Aufgaben, die die meiste Aufmerksamkeit erfordern. Zusätzlich zu Ihren wichtigen täglichen Aufgaben können Sie Aktivitäten einbeziehen, die Ihre Karriereziele unterstützen. Gruppieren Sie dann Ihre Listenelemente nach Schwerpunktbereich. Teilen Sie sie in Kategorien ein, die für Sie sinnvoll sind, z. B. projektbezogene Aufgaben, kurzfristige und langfristige Ziele sowie Verwaltungsaufgaben. Durch die Gruppierung ähnlicher Aufgaben können Sie den Übergang von einer Aktivität zur anderen erleichtern.
2. Achten Sie auf Ihre Hindernisse.
Listen Sie die Schwierigkeiten auf, auf die Sie bei Ihrer Arbeit häufig stoßen. Dies können Ablenkungen am Arbeitsplatz, mangelnde Motivation, widersprüchliche Verantwortlichkeiten oder Zeitmangel sein. Das Verständnis Ihrer gemeinsamen Barrieren kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wie Sie diese reduzieren können. Wenn Sie zum Beispiel bemerken, dass Sie sich zu Beginn des Tages oft niedergeschlagen fühlen, können Sie versuchen, einen kurzen Spaziergang in Ihren Tag einzubauen, um sich zu erfrischen.
3. Behalten Sie Ihre Zeit im Auge
Wenn Sie dokumentieren, wie Sie derzeit Ihre Zeit verbringen, können Sie feststellen, ob Ihr Arbeitsablauf Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele hilft. Diese Informationen sind wichtig, um zu bestimmen, welche Verbesserungen Sie bei der Erstellung eines neuen Zeitplans vornehmen möchten. Sie können Ihren Tag von Ihrer Ankunft bei der Arbeit bis zu Ihrer Abreise in Schritten Ihrer Wahl verfolgen. Sie können beispielsweise jede Stunde oder alle 30 Minuten eine Pause einlegen, um detailliert zu beschreiben, was Sie bereits getan haben. Indem Sie dies mindestens ein paar Tage lang tun, werden Sie in der Lage sein, zu sehen, welche Aufmerksamkeitsbereiche die meiste Zeit in Anspruch nehmen.
4. Analysieren Sie die Informationen
Addieren Sie die Zeit, die Sie für verschiedene Aktivitäten, einschließlich Pausen, aufwenden. Sie können herausfinden, was die meiste Zeit in Anspruch nimmt, und feststellen, ob diese Aufgaben Ihre Energie und Aufmerksamkeit erfordern. Die Überprüfung Ihrer aktuellen Gewohnheiten kann Ihnen auch dabei helfen, zu beurteilen, ob Sie mit den von Ihnen festgestellten Hindernissen Recht hatten.
5. Überlegen Sie sich Strategien
Nachdem Sie beurteilt haben, wie Sie Ihre Zeit verbringen, z. B. in Bereichen, in denen Sie zu viel Zeit verbringen, oder in Bereichen, die mehr Aufmerksamkeit erfordern, überlegen Sie, wie Sie Ihr Zeitmanagement verbessern können. Erstellen Sie einen Zeitplan, der Zeiten höchster Konzentration und Zeit für unerwartete Aufgaben und Ruhezeiten vorsieht. Indem Sie Ihre Ziele und Fähigkeiten realistisch einschätzen, können Sie einen gut organisierten und effektiven Plan erstellen.
Hier sind einige Strategien, mit denen Sie einen Produktivitätsplan erstellen können:
Pomodoro-Technik: Bei dieser Strategie konzentrieren Sie sich 25 Minuten lang auf eine Aufgabe und machen dann eine fünfminütige Pause. Sie können aufzeichnen, was Sie in jedem Intervall tun, einschließlich der Anzahl der Intervalle, die Sie möglicherweise benötigen, um die Aufgabe abzuschließen, und nach vier Intervallen eine längere Pause einlegen.
Eisenhower-Matrix: Die Eisenhower-Matrix hilft zu bestimmen, wie wichtig und wie dringend jede Aufgabe ist. Sobald Sie alles in die vier Kategorien der Matrix einsortiert haben – dringend/wichtig, dringend/nicht wichtig, nicht dringend/wichtig und nicht dringend/nicht wichtig – können Sie Ihren Produktivitätsplan erstellen.
Ivy-Lee-Methode. Listen Sie für diese Methode sechs Aufgaben auf, die Sie jeden Tag erledigen möchten, und zwar in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit. Arbeiten Sie an jeder Aufgabe, bis sie abgeschlossen ist. Wenn am Ende des Tages noch nicht erledigte Aufgaben vorhanden sind, verschieben Sie sie in die Liste für den nächsten Tag.
80/20-Regel: Diese Methode, auch Pareto-Prinzip genannt, besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Arbeit stammen. Mit dieser Regel priorisieren Sie die 20 % der Aufgaben, die die besten Ergebnisse liefern können, bevor Sie mit anderen Aufgaben fortfahren.
6. Experimentieren Sie und finden Sie heraus, was funktioniert
Eine flexible Strategie kann es Ihnen ermöglichen, eine Routine zu finden, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Versuchen Sie, mit verschiedenen Methoden zu experimentieren, um einen Zeitplan zu erstellen, der die besten Ergebnisse liefert. Versuchen Sie, Ihren Tagesablauf zu ändern, indem Sie sich nur auf einen oder zwei Bereiche Ihrer Aufmerksamkeit konzentrieren. Sobald Sie sie in Ihren Zeitplan integriert haben, gehen Sie zu anderen Bereichen über. Streben Sie nach Fortschritt, indem Sie für jede Aufgabe in Ihrem Produktivitätsplan Fristen festlegen und anpassen.
Tipps zum Erstellen eines Produktivitätsplans
Hier sind einige weitere Tipps, die Ihnen bei der Erstellung eines effektiven Produktivitätsplans helfen:
Planen Sie jeweils eine Aufgabe.
Organisieren Sie Aktivitäten in Zeitblöcke.
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, regelmäßig zu planen.
Verstehen Sie, wie sich die von Ihnen gewünschten Leistungsverbesserungen auf Ihren Erfolg auswirken können.
Verwenden Sie ein Planungstool wie einen Kalender oder eine Tabellenkalkulation.