So erstellen Sie eine Spesenabrechnung • BUOM

28. Dezember 2021

Eine Spesenabrechnung dokumentiert die Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum. Der Bericht kann Ihren Mitarbeitern helfen, wenn sie auf Reisen die Tagesspesen nachverfolgen oder wenn Sie versuchen, beim Sammeln von Vorräten für die Veranstaltung Ihres Unternehmens das Budget einzuhalten. Durch die Verfolgung der Ausgaben können Sie auch den Cashflow Ihres Unternehmens ermitteln und einen Aktionsplan dafür erstellen, wo Sie in Zukunft Kapital ausgeben möchten, um Ihr Unternehmen auszubauen.

In diesem Artikel beschreiben wir, was eine Spesenabrechnung ist, was sie enthalten sollte und zeigen ein Beispiel, wie Sie Mitarbeiter dazu bringen können, ihre Ausgaben zu dokumentieren.

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Was ist eine Spesenabrechnung?

Mithilfe einer Spesenabrechnung behalten Sie den Überblick über die Zahlungen Ihrer Mitarbeiter und können deren Ausgaben während der Steuersaison erfassen. Der Mitarbeiter sendet Ihnen in der Regel nach Abschluss geschäftlicher Einkäufe ein Spesenabrechnungsformular mit beigefügten Quittungen zu. Sie erstatten ihnen später eine Rückerstattung, wenn sie die Tagessätze und andere von Ihnen initiierte Anforderungen erfüllen.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise während einer Reise eine Tagespauschale berechnet, werden ihm nur Ausgaben wie Verpflegung und Unterkunft erstattet. Je nach Bundesstaat, in den sie reisen, müssen sie täglich unterschiedliche Beträge ausgeben, da jeder Bundesstaat unterschiedliche Tagessätze hat, die für Verpflegung und Unterkunft sowie für Nebenkosten wie die chemische Reinigung ausgegeben werden können.

Was Sie in Ihre Spesenabrechnung aufnehmen sollten

Es gibt wichtige Elemente, die Sie berücksichtigen müssen, damit Mitarbeiter eine Erstattung von Ihrer Organisation erhalten. Mit den unten aufgeführten Elementen sind Sie besser darauf vorbereitet, Ihre Ausgaben im Falle einer Prüfung zu notieren und Ihre Budgetziele für das nächste Geschäftsjahr zu akzeptieren und zu verstehen.

Einige Elemente, die Sie in Ihre Spesenabrechnung aufnehmen sollten:

Name des Mitarbeiters und Managers

Machen Sie eine klare Unterscheidung zwischen demjenigen, der im Namen der Organisation Geld ausgibt, und demjenigen, dem er Bericht erstattet. Auf diese Weise kann der Vorgesetzte die Kostenerstattung bestätigen und feststellen, ob er den Mitarbeiter zu einem bestimmten Zweck gebeten hat zu reisen.

Mitarbeiter-ID-Nummer

Die Mitarbeiter-ID-Nummer bestätigt, wer den Bericht einreicht und ob er sich in der Abteilung befindet, der die Nummer zugeordnet ist. Kleinere Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über eine Mitarbeiteridentifikationsnummer, müssen jedoch über eine Klassifizierung verfügen, die die Abteilung identifiziert, in der der Mitarbeiter arbeitet.

Zweck der Reise

Achten Sie auf den genauen Verwendungszweck der Betriebsausgaben. Zu den Zwecken gehören beispielsweise eine Branchenkonferenz, ein Treffen mit einem Kunden, der Kauf von Verbrauchsmaterialien für den Firmengebrauch usw. Versuchen Sie, den Zweck Ihrer Reise so genau wie möglich zu definieren.

Abteilungsname

Auch wenn der Name und die ID-Nummer des Managers angegeben werden, sollten Sie erwägen, die Abteilung, für die Sie arbeiten, direkt anzugeben. Dies kann bei Bedarf auch den Abschnitt zur Mitarbeiter-ID in der Spesenabrechnung ersetzen.

Bedingungen für Geschäftsausgaben

Beschreiben Sie detailliert den Zeitplan, in dem Sie geschäftlich gereist sind. Die Tagessätze ändern sich jedes Jahr. Wenn Sie also das Jahr angeben, erhalten Sie eine genaue Vorstellung davon, wie viel Sie in einem bestimmten Zeitraum ausgeben sollten.

Beschreibung des Verbrauchs

Bitte notieren Sie, welchen Artikel Sie gekauft haben und wo Sie ihn gekauft haben. Wenn Sie Platz haben, geben Sie die vollständige Adresse des Geschäfts an, in dem Sie den Artikel gekauft haben. Auf diese Weise weiß das Management, wie weit Sie in Bezug auf die Nähe zu Ihrem Geschäftsstandort gekommen sind.

Ausgabenkategorie

Geben Sie an, ob es sich bei diesen Ausgaben um Verpflegung und Unterkunft oder um Nebenkosten handelt. Es ist am besten, so klar wie möglich darüber zu sein, was jeder Kauf beinhaltet. Wenn Sie beim Ausfüllen dieses Teils der Spesenabrechnung Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Vorgesetzten.

Informationen zur Firmenkarte

Achten Sie bei der Spesenabrechnung auf den Namen der Firmenkarte, die Sie verwendet haben. Durch die digitale Erfassung kann der Mitarbeiter Zahlungen in Echtzeit verfolgen und dokumentieren.

Gesamtausgaben

Listen Sie alle Reisekosten auf, bewahren Sie Quittungen für jede Ausgabe auf und legen Sie diese Ihrem Vorgesetzten zur Genehmigung vor. Eine Erstattung der Auslagen ist ohne Dokumentation nicht möglich. Daher ist die Aufbewahrung der Belege von größter Bedeutung und sollte in der Spesenabrechnung gesondert vermerkt werden.

Unterschrift

Nur durch die Unterschrift des Vorgesetzten und des Mitarbeiters kann die korrekte Abrechnung der Ausgaben bestätigt werden. Mit anderen Worten: Die Unterschrift ist endgültig, sofern keine weiteren Änderungen am Bericht vorgenommen werden müssen. Der Manager sollte die Spesenabrechnung immer noch einmal überprüfen, um sicherzustellen, dass die gekauften Artikel, die Kosten und der Ort, an dem sie gekauft wurden, korrekt sind.

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Vorlage für eine Spesenabrechnung

Es ist wichtig, dass Sie einen Buchhalter haben, der Ihnen dabei helfen kann, ein Muster dafür zu erstellen, wie Ihre Mitarbeiter ihr Geld ausgeben.

Schauen Sie sich diese Vorlage an, um Ihre Ausgaben zu verfolgen und zu melden.

Mitarbeitername:

Ausgabenzeitraum: Von, bis…

Mitarbeiter-ID-Nummer:

Der Name des Managers:

Geschäftsabteilung:

Zweck der Reise:

Geschäftsausgaben:

Datum:

Die Rechnung ist bezahlt:

Beschreibung der Ausgaben:

Ausgabenkategorie: Ausgabenkosten

**NOTIZ. Mitarbeiter erhalten eine Erstattung nur, wenn sie ihrer Spesenabrechnung Belege beifügen.

Gesamtausgaben:

Gesamtarbeiterentschädigung:

Angestelltenunterschrift:

Datum der Unterschrift des Mitarbeiters:

Unterschrift des Managers:

Datum der Unterschrift des Managers:

Beispiel einer Spesenabrechnung

Name des Mitarbeiters: James Miller, Marketingkoordinator

*Ertragszeitraum: 15. Januar 2019 bis 18. Januar 2019*

*Mitarbeiter-ID: 8674932*

*Managername: Debbie Sessions, Marketing Manager*

*Geschäftsabteilung: Marketing*

*Reisezweck: Inbound-Marketing-Konferenz in Denver, Colorado, inklusive Mahlzeiten und Nebenkosten.*

Aufgelaufene Betriebsausgaben:

1. Starbucks Coffee, Denver International Airport, Denver, Colorado

2. Singer’s Dry Cleaning and Laundry, Denver, CO

3. Pepsi Center, Inbound-Marketing-Konferenz, Denver, CO

4. Buckhorn Exchange Restaurant, Denver, Colorado

5. Motel 6, Denver, Colorado

*Datum: 15. Januar 2019*

*Rechnung bezahlt: XXXXXXX Kartennummer XXXXXXX*

Beschreibung der Ausgaben:

1. Grande Kaffee, 5,00 $

2. Trockenreinigung von zwei Hemden und zwei Hosen – 27 $.

3. Eintritt: 20,00 $

4. Mittleres Steak mit Pommes, 15,00 $

5. Eine Nacht im Motel 6, Denver, 80 $.

Ausgabenkategorie:

1. Verpflegung und Unterkunft

2. Nebenkosten

3. Nebenkosten

4. Verpflegung und Unterkunft

5. Verpflegung und Unterkunft

**NOTIZ. Mitarbeiter erhalten eine Erstattung nur, wenn sie ihrer Spesenabrechnung Belege beifügen.

Gesamtkosten: 147,00 $.

Gesamte Mitarbeitervergütung: 147,00 $.

Unterschrift des Mitarbeiters: James Miller

Datum der Unterschrift des Mitarbeiters: 30. Januar 2020

Unterschrift des Managers: Debbie Sessions

Datum der Unterschrift durch den Manager: 30. Januar 2020