So erstellen Sie eine Projektzeitleiste in 8 einfachen Schritten • BUOM

23. August 2021

Die Verwendung eines Projektzeitplans ist der Schlüssel zu einem effektiven Projektmanagement. Eine vollständige Zeitleiste hilft allen Teammitgliedern, Aufgaben zu erledigen und Fristen einzuhalten, indem sie klar angibt, was wann erledigt werden muss. Unabhängig von der Art des Projekts oder Ihrer Rolle im Projekt kann ein Zeitplan dazu beitragen, den erfolgreichen Abschluss des Projekts sicherzustellen. In diesem Artikel erklären wir, was es ist, welche Vorteile es hat und wie Sie einen Projektplan erstellen, der Ihnen zum Erfolg verhilft.

Was ist ein Projektplan?

Eine Projektzeitleiste ist eine visuelle und chronologische Darstellung des Arbeitsablaufs eines Projekts, einschließlich seiner Aufgaben und Abhängigkeiten, Dauer und Fristen für jedes Projekt. Ein Projektzeitplan ist für ein effektives Projektmanagement unerlässlich, da er klar definiert, was alles getan werden muss und wann es für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erledigt werden muss.

Projektzeitpläne sind wichtige Werkzeuge für Projektmanager und alle anderen, die an einem Projekt arbeiten, da sie alle Aufgaben des Projekts anzeigen. Über die Zeitleiste können Sie auf einen Blick erkennen, was erledigt wurde, wie der aktuelle Fortschritt ist und was noch erledigt werden muss. Sie geben Einblick in die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft des Projekts.

Der Projektplan kann sehr detailliert oder sehr einfach sein. Was eine Zeitleiste enthält und wie sie visuell dargestellt wird, kann fast so unterschiedlich sein wie Projekttypen und Projektmethoden. Sie können Diagramme, Flussdiagramme sowie vertikale oder horizontale Linien verwenden, um eine Projektzeitleiste zu erstellen. Die gebräuchlichste Methode zum Erstellen einer Projektzeitleiste ist ein Gantt-Diagramm, das eine horizontale Linie zur Darstellung der Zeit verwendet und alle Aufgaben, Leistungen und Meilensteine ​​auf der Linie markiert.

Vorteile der Verwendung eines Projektzeitplans

Die Verwendung eines Projektzeitplans kann viele Vorteile bieten, darunter:

• Kosten und Zeit ermitteln: Durch die Erstellung eines Projektzeitplans vor Beginn eines Projekts kann der Projektmanager die Gesamtressourcen, Kosten und Zeit ermitteln, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Dies kann auch zu einem zufriedenstellenden Kundenservice beitragen, da der Zeitplan dabei helfen kann, dem Kunden Kosten- und Zeiterwartungen zu erklären und zu erklären.

• Klare Kommunikation für alle: Wenn Projektmanager, Team und Kunde Zugriff auf die Projektzeitleiste haben, ist der Status des aktuellen Fortschritts und der anstehenden Aufgaben für alle Beteiligten transparent. Die einfache Kommunikation des Projektstatus vereinfacht die Projektwartung und -verwaltung.

• Teamarbeit fördern: Projektzeitpläne definieren in der Regel, welche Aufgaben voneinander abhängig sind, sowie Fälligkeitstermine und Fortschritte, sodass sie die Teamarbeit fördern können, indem sie alle Teammitglieder darüber informieren, wie sich ihre Arbeit auf das Ganze auswirkt und wie ihre Aktionen zum Fortschritt beitragen oder ihn verlangsamen können es runter.

• Bietet ein sichtbares Ziel: Die Verwendung einer Zeitleiste kann die Teammotivation steigern, indem sie es den Mitarbeitern ermöglicht, das Ziel, auf das sie hinarbeiten, zu sehen und die zur Erreichung erforderlichen Maßnahmen zu visualisieren.

• Projektanalyse: Durch die Überwachung des Projektfortschritts auf einer Zeitachse lässt sich leicht feststellen, wann Änderungen erforderlich sind. Wenn beispielsweise eine Frist versäumt wird, weist eine aktualisierte Projektzeitleiste den Projektmanager darauf hin, dass er möglicherweise die Zeitleiste anpassen oder das Fälligkeitsdatum einer abhängigen Aufgabe ändern muss. Es liefert außerdem klare Daten, um vergangene Aktionen zu analysieren, aktuelle zu überwachen und nützliche Änderungen für die Zukunft vorzunehmen.

So entwickeln Sie einen Projektzeitplan

Es stehen viele Vorlagen und Software zur Verfügung, die Ihnen bei der Erstellung eines Projektzeitplans helfen. Sie können selbstständig loslegen, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:

1. Bestimmen Sie den Maßstab.

2. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan.

3. Erstellen Sie eine Aufgabenliste.

4. Abhängigkeiten identifizieren – Flussdiagramm oder Diagramm.

5. Berechnen Sie die Dauer jeder Aufgabe.

6. Ressourcen bewerten und zuweisen.

7. Erstellen Sie Meilensteine ​​– verfolgen Sie Fortschritte, Feedback, Genehmigungen, passen Sie den Umfang oder den Zeitplan an.

8. Wählen Sie ein Timeline-Format aus.

1. Bestimmen Sie den Maßstab

Der erste Schritt zur Erstellung eines Projektzeitplans besteht darin, den Umfang Ihres Projekts zu bestimmen. Der Umfang bezieht sich auf den Gesamtaufwand an Arbeit, der in ein Projekt fließt, einschließlich Gesamtziele, Ergebnisse, Zeitpläne, Ressourcen und Kosten. Erwägen Sie die Erstellung einer klaren Projektumfangserklärung, bevor Sie mit der Planung beginnen, um sicherzustellen, dass sich alle Aufgaben und Ressourcen in Ihrem Zeitplan weiterhin auf den Abschluss und Umfang des Projekts konzentrieren.

2. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan oder WBS ist ein Dokument, das die Anforderungen eines Projekts definiert. Darin sollten alle Ergebnisse und Produkte aufgeführt sein, jedoch nicht die konkreten Aufgaben zu deren Umsetzung. Die Definition eines allgemeinen Projektstrukturplans hilft Ihnen dabei, alle Aufgaben des Projekts zu definieren. Wenn das Projekt beispielsweise darin besteht, ein neues Produkt zu entwickeln, werden im Projektstrukturplan Ideenfindung, Entwicklung, Tests, Produktion und alle anderen notwendigen Schritte aufgeführt, bevor das Endprodukt den Verbrauchern zur Verfügung steht.

3. Erstellen Sie eine Aufgabenliste

Erstellen Sie anschließend mithilfe des Umfangs und des PSP als Werkzeuge eine umfassende Liste aller erforderlichen Aufgaben für das Projekt. Sie können sie in Ihrem PSP in Kategorien oder Phasen unterteilen, um die Organisation und Identifizierung der erforderlichen Aufgaben zu erleichtern. Zu den Aufgaben während der Testphase eines Projekts können beispielsweise die Durchführung von Kundenrecherchen, die Suche und Durchführung von Fokusgruppen, die Analyse von Testdaten, das Versenden von Berichten und die Erstellung eines Änderungsimplementierungsplans gehören.

4. Identifizieren Sie Abhängigkeiten

Abhängigkeit bedeutet, dass eine Aufgabe nicht abgeschlossen werden kann, bis eine andere Aufgabe abgeschlossen ist. Wie Aufgaben auf diese Weise zueinander in Beziehung stehen, ist wichtig für die Fristen, den Erfolg des Projekts und die Art und Weise, wie der Zeitplan aufgebaut ist. Nehmen Sie sich etwas Zeit und gehen Sie die Liste der Aufgaben durch, die Sie bereits erstellt haben, und stellen Sie fest, welche voneinander abhängig sind. Für diesen Teil des Prozesses kann es hilfreich sein, ein Flussdiagramm oder Diagramm zu verwenden.

5. Berechnen Sie die Dauer jeder Aufgabe

Zusätzlich zur Platzierung aller Aufgaben auf der Zeitleiste müssen Sie sie auch in die richtige Reihenfolge bringen und notieren, wie lange es dauert, bis sie erledigt sind, oder wann sie erledigt sein werden. Berechnen Sie, wie lange jede Aufgabe dauern sollte, und weisen Sie Fälligkeitstermine zu. Sie können für jeden Projektmeilenstein ein Fälligkeitsdatum festlegen, je nachdem, wie lange die Aufgaben dauern sollen, oder Sie können innerhalb der Meilensteine ​​für jede einzelne Aufgabe unterschiedliche Fälligkeitstermine zuweisen.

6. Ressourcen bewerten und zuweisen

Zusätzlich zu Abhängigkeiten und Fristen sollte jede Aufgabe mit den für ihre Erledigung erforderlichen Ressourcen gekennzeichnet sein. Dabei kann es sich um Materialien handeln, die bestellt werden müssen, um Technologie, um die Menge an Kapital, die in jeder Phase benötigt wird, oder um die Delegation bestimmter Aufgaben an bestimmte Teammitglieder.

7. Erstellen Sie Meilensteine

Die letzten Informationen, die Sie zu Ihrem Projektzeitplan hinzufügen können, sind Meilensteine. Diese Punkte sollten verwendet werden, um Teammitglieder daran zu erinnern, den Fortschritt zu verfolgen, Feedback zu abgeschlossenen Aufgaben zu erhalten, die Genehmigung des Projektstatus vom Kunden einzuholen oder den Projektumfang oder Zeitplan bei Bedarf anzupassen. Erwägen Sie, in regelmäßigen Abständen Fortschrittsmeilensteine ​​auf Ihrer Zeitleiste festzulegen.

8. Wählen Sie Ihr Timeline-Format

Entscheiden Sie abschließend, wie Sie alle Zeitleisteninformationen in einem leicht erkennbaren visuellen Format anzeigen möchten. Sie können Ihr eigenes Diagramm oder Diagramm erstellen oder eine Vorlage oder Projektmanagementsoftware verwenden. Sie sollten auch festlegen, wie der Fortschritt auf der Zeitleiste markiert wird und wie Sie ihn mit den Teammitgliedern teilen.