So erstellen Sie eine Projektumfangserklärung • BUOM

10. November 2021

Wenn Sie eine Karriere im Projektmanagement anstreben, können Sie in einer Vielzahl von Branchen arbeiten, vom Baugewerbe bis zur Softwareentwicklung. Unabhängig von Ihrer Branche müssen Sie die wichtigsten Begriffe des Projektmanagements kennen, um in Ihrer Rolle erfolgreich zu sein. Jeder Projektmanager sollte die Bedeutung einer Projektumfangserklärung verstehen und wissen, wie man eine solche entwickelt. In diesem Artikel erklären wir, warum dieses Konzept wichtig ist, und besprechen, wie man eine Projektumfangserklärung verfasst.

Was ist eine Projektumfangserklärung?

Eine Projektumfangserklärung ist ein Dokument, das alle Aspekte des Projekts zusammenfasst und erklärt, was Sie erwartet. In der Regel handelt es sich dabei um ein internes Dokument, das den Projektteilnehmern Klarheit und Orientierung bieten soll. Sowohl Teilnehmer als auch Stakeholder können sich zu Planungs- und Beteiligungszwecken auf die Projektumfangserklärung beziehen.

Eine Projektumfangserklärung umfasst normalerweise die folgenden Elemente:

• Ziele: Die Gesamtziele des Projekts und eine Erläuterung dessen, was das Projekt erfolgreich macht.

• Liefergegenstände: Das Endprodukt eines Projekts, beispielsweise ein Bürogebäude oder eine Softwareanwendung.

• Zeitrahmen: Projektstart- und -endtermine sowie wichtige Meilensteintermine.

• Budget: Die Gesamtkosten des Projekts und seiner Hauptkomponenten.

• Stakeholder: Projektbeteiligte wie Manager, Teilnehmer und Abteilungsleiter.

• Einschränkungen: Alle Probleme, die das Team daran hindern könnten, das Projekt wie geplant abzuschließen.

• Auswirkungen: Alle Geschäftsprozesse oder anderen Bemühungen, die das Projekt verzögern oder gefährden könnte.

Um eine wirksame Projektumfangserklärung zu verfassen, befolgen Sie die folgenden Richtlinien.

• Machen Sie es so kurz und prägnant wie möglich. Denken Sie daran, dass es sich bei der Abrechnung nur um einen Plan handelt, und bewahren Sie die detaillierten Pläne für spätere Dokumente auf, z. B. den Projektumfangsmanagementplan.

• Stellen Sie sicher, dass es leicht verständlich ist. Verwenden Sie statt Fachjargon und Abkürzungen Begriffe und eine Sprache, die alle Empfänger verstehen können. Möglicherweise müssen Sie die Projektumfangserklärung an Teilnehmer und Stakeholder in mehreren Abteilungen verteilen.

• Beantworten Sie die wichtigen Fragen**.** In der Erklärung zum Projektumfang müssen die Vorteile des Abschlusses des Projekts klar dargelegt werden. Sie könnten beispielsweise erläutern, wie das Projekt mit den Geschäftszielen des Unternehmens übereinstimmt oder wie das Ergebnis einen Marktbedarf befriedigt.

Unterschiede zwischen einer Projektumfangserklärung und ähnlichen Dokumenten

Abhängig von der Art des Projekts, das Sie verwalten, müssen Sie möglicherweise viele verschiedene Dokumente entwickeln, um die Ziele oder Teilnehmer zu beschreiben. Arbeitsumfangs- und Projektumfangsmanagementpläne dienen komplementären, aber unterschiedlichen Zwecken.

Arbeitsumfang und Beschreibung der Projektinhalte

Im Gegensatz zu einer Projektumfangserklärung ist ein Arbeitsumfang weniger ein Planungsdokument als vielmehr eine Vereinbarung zwischen den Parteien. Der Arbeitsumfang beschreibt die Arbeit, die der Auftragnehmer oder Berater für die Organisation zu erbringen bereit ist. Ein typischer Arbeitsumfang erläutert beispielsweise die Ergebnisse, Zeitpläne, Meilensteine ​​und den Fortschrittsberichtsprozess des Projekts.

Projektumfangsmanagementplan und Projektumfangserklärung

Bei den meisten Organisationen folgt der Projektumfangsmanagementplan der Projektumfangserklärung. Ein Projektumfangsmanagementplan ist viel detaillierter und erläutert klar sowohl die verschiedenen Phasen des Projekts als auch die Aufgaben in jeder Phase. Dieses Dokument ist auch ein integraler Bestandteil der Projektprüfung und -berichterstattung, da Sie es zur Überprüfung der Ergebnisse und zur Erfolgsmessung verwenden können.

So erstellen Sie eine Projektumfangserklärung

Hier sind sieben Schritte zum Erstellen einer Projektumfangserklärung:

1. Geben Sie den Grund für das Projekt an

Besprechen Sie zunächst das „Warum“ des Projekts. Warum ist das wichtig und warum sollte Ihre Organisation es jetzt tun? Erklären Sie, inwieweit dies mit einem oder mehreren Geschäftszielen Ihres Unternehmens übereinstimmt. Beispielsweise möchte Ihre Organisation möglicherweise den Gesamtumsatz um 25 % steigern und das Projekt zielt möglicherweise darauf ab, entsprechende Umsätze zu generieren.

2. Besprechen Sie wichtige Aufgaben

Sobald das Projekt mit den Geschäftszielen Ihrer Organisation übereinstimmt, besprechen Sie den Gesamtzweck des Projekts. Verwenden Sie ein SMART-Framework, um Ihr Ziel zu klären:

• Spezifität. Machen Sie möglichst konkret, was Sie mit dem Projekt erreichen wollen und warum.

• Messbar: Verwenden Sie ein messbares Ziel, um es einfacher zu verstehen und zu verfolgen.

• Erreichbar: Stellen Sie sicher, dass jedes von Ihnen gesetzte Ziel basierend auf den Ressourcen und dem Zeitrahmen erreichbar ist.

• Relevanz: Bestätigen Sie, dass der Zweck des Projekts eng mit den größeren Zielen Ihrer Organisation zusammenhängt.

• Zeitbasiert: Bieten Sie Fristen oder Meilensteintermine an, damit Sie Fortschritt und Erfolg verfolgen können.

3. Beschreiben Sie die Lautstärke

Skizzieren Sie dann den Umfang des Projekts und erläutern Sie die Arbeit, die Ihr Team leisten wird. Anstatt alle Aufgaben aufzulisten, listen Sie die wichtigsten Schritte auf. Beispielsweise kann das Lead-Generierungsprojekt Ihrer Organisation wichtige Aspekte wie Zielgruppenforschung, die Entwicklung von Marketing- und Werbekampagnen, die Auswahl eines Tools für das Kundenbeziehungsmanagement und die Erstellung eines Prozesses umfassen, dem das Vertriebsteam folgen muss.

4. Erklären Sie die Ergebnisse

Jedes Projekt hat mindestens ein Ergebnis, das die Gesamtziele widerspiegelt. Je nach Art des Projekts kann das Ergebnis ein physischer Gegenstand, etwa ein Smartphone, oder ein immaterieller Gegenstand, etwa eine digitale Anwendung, sein. Das Ergebnis könnte beispielsweise eine Liste qualifizierter Leads für ein Lead-Generierungsprojekt sein.

5. Erwähnen Sie Ausnahmen

Wenn Sie ein Projekt zusammenfassen, ist es wichtig, Elemente zu identifizieren, die nicht im Umfang enthalten sind. Durch diesen Schritt können alle Annahmen, die ein typischer Stakeholder haben könnte, beseitigt und angemessene Erwartungen festgelegt werden. Stakeholder gehen beispielsweise möglicherweise davon aus, dass es sich bei Ihrem Projekt zur Lead-Generierung um Konversionen oder Neukunden handelt. Wenn Projektergebnisse zwar Leads, aber keine Kunden umfassen, geben Sie diese Ausnahme deutlich an.

6. Markieren Sie Meilensteine

Geben Sie dann das Enddatum des Projekts und die Schritte an, die Sie im Prozess durchführen möchten. Meilensteine ​​sollten mit den Liefergegenständen oder Meilensteinen im Einklang stehen und immer Fristen enthalten. Meilensteine ​​für ein Projekt zur Lead-Generierung können beispielsweise die Daten sein, bis zu denen Sie den Entwurf Ihrer Marketingkampagne einreichen und das entsprechende Tool auswählen.

7. Klären Sie etwaige Einschränkungen

Jedes Projekt weist potenzielle Einschränkungen oder Faktoren auf, die sich auf die Projektergebnisse auswirken können. Indem Sie die Einschränkungen vor Beginn eines Projekts klären, können Sie den Beteiligten helfen, zu verstehen, was für den Erfolg des Projekts erforderlich ist. Bei einem Projekt zur Lead-Generierung kann sich alles – vom verfügbaren Personal bis hin zu Terminproblemen aufgrund anderer wichtiger Projekte – auf das Projektergebnis auswirken.