So erstellen Sie eine Proforma-Rechnung (mit Vorlage und Beispiel) • BUOM

Wenn Sie ein Unternehmen besitzen oder für ein Unternehmen arbeiten, das Waren und Dienstleistungen für Kunden bereitstellt, ist es wichtig, die verschiedenen Arten von Konten zu kennen, die Sie verwenden können. Eine Pro-forma-Rechnung unterscheidet sich von anderen im Geschäftsleben verwendeten Rechnungsarten dadurch, dass es sich nicht um eine Zahlungsaufforderung handelt. Wenn Sie in der Wirtschaft arbeiten, ist es hilfreich, Proforma-Rechnungen zu verstehen und zu wissen, wie man sie schreibt. In diesem Artikel erklären wir, was eine Pro-forma-Rechnung ist und wie man sie erstellt. Außerdem stellen wir eine Pro-forma-Rechnungsvorlage und ein Beispiel zur Verfügung, die Sie zum Erstellen Ihrer eigenen Rechnung verwenden können.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Pro-forma-Rechnung ist eine Art Rechnung, die ein Unternehmen einem Käufer oder Kunden ausstellt und in der die Kosten in einer formellen Vereinbarung dargelegt werden. Manchmal wird eine Proforma-Rechnung auch als Proforma-Rechnung bezeichnet. Bei einer Proforma-Rechnung handelt es sich nicht um eine Zahlungsaufforderung, sondern lediglich um eine Kostenvereinbarung. Proforma-Rechnungen sind oft nützlich für Unternehmen, die Waren versenden, insbesondere für solche, die international versenden. Denn Proforma-Rechnungen können auch den internationalen Versand erleichtern, da der Zoll anhand von Proforma-Rechnungen den Warenwert ermitteln kann. Proforma-Rechnungen können auch für Lieferungen an lokale Unternehmen nützlich sein.

Pro-forma-Rechnungen weisen wichtige Unterschiede zu regulären Rechnungen auf, da es sich bei Pro-forma-Rechnungen nicht um Zahlungsaufforderungen handelt. Auch Pro-forma-Rechnungen stellen keine verbindlichen Vereinbarungen dar und werden nicht in die Buchhaltungsunterlagen aufgenommen. Eine Proforma-Rechnung besteht aus mehreren Grundelementen, darunter:

• Firmenname und Kontaktinformationen

• Name und Kontaktinformationen des Kunden oder Klienten

• Informationen zur Lieferung

• Artikelnamen

• Artikelbeschreibungen

• Einzelpreis

• Gesamtpositionswert

• Gesamtrechnungswert

• Gültigkeitsdauer der Rechnung

So erstellen Sie eine Proforma-Rechnung

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen können, um eine Proforma-Rechnung zu erstellen:

1. Kosten ermitteln

Der erste Schritt beim Erstellen einer Pro-forma-Rechnung besteht darin, die Kosten für jeden Artikel zu ermitteln, den Sie in die Rechnung aufnehmen möchten. In diesem Schritt müssen Sie alle Kosten durchdenken, die Sie dem Käufer in Rechnung stellen könnten. Berücksichtigen Sie unbedingt die zusätzlichen Kosten für den Export Ihrer Produkte, einschließlich Versand, Steuern, Zollgebühren und anderer Informationen. Denken Sie unbedingt an so viele Kosten wie möglich, um diesen Abschnitt ausführlich und genau zu gestalten, damit der Käufer weiß, was er zu zahlen hat.

2. Erstellen Sie eine Proforma-Rechnung

Im nächsten Schritt erstellen Sie ein Dokument für Ihre Proforma-Rechnung. Sie können das reguläre Rechnungsformat verwenden, um eine Proforma-Rechnung zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen, den Namen und die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens, den Namen und die Kontaktinformationen Ihres Käufers, das Erstellungsdatum der Pro-forma-Rechnung und das Ablaufdatum der Pro-forma-Rechnung angeben.

3. Listen Sie die Kontoposten auf

Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Erstellung einer Proforma-Rechnung ist die Auflistung aller Posten auf der Rechnung. Es ist wichtig, dass dieser Abschnitt Ihrer Proforma-Rechnung detailliert, korrekt und vollständig ist. Listen Sie jeden Artikel, seine Menge und eine kurze Beschreibung auf. Geben Sie unbedingt die Stückkosten und die Gesamtkosten für jeden Artikel an. Wenn Sie Ihre Produkte in ein anderes Land exportieren, geben Sie unbedingt das Land an, in dem sie hergestellt wurden, da dies für den internationalen Versand erforderlich ist.

4. Fügen Sie die Vertragsbedingungen hinzu

Sie können die Bedingungen Ihrer Vereinbarung auch in die Proforma-Rechnung aufnehmen. Wenn Sie in ein anderes Land exportieren, geben Sie unbedingt an, welche Währung der Käufer verwenden soll. Durch diesen Schritt können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnung sowohl für Ihr Unternehmen als auch für den Käufer klar ist, was Ihnen dabei helfen kann, eine formelle Vereinbarung zu treffen. Nachdem Sie die Bedingungen Ihrer Proforma-Rechnung angegeben haben, können Sie am Ende der Rechnung Ihre Unterschrift hinzufügen und diese an Ihren Käufer senden.

5. Treffen Sie eine Einigung mit dem Käufer

Sobald Sie die Proforma-Rechnung an Ihren Käufer gesendet haben, besteht ein weiterer wichtiger Schritt darin, eine Einigung mit dem Käufer zu erzielen. Sobald das Unternehmen dem Käufer eine Pro-forma-Rechnung ausstellt und beide Parteien sich auf den Betrag einigen, kann das Unternehmen eine reguläre Rechnung erstellen und diese an den Käufer ausstellen. Zu diesem Zeitpunkt stellt das Unternehmen dem Käufer auch Waren oder Dienstleistungen zur Verfügung.

Muster einer Proforma-Rechnung

Die Verwendung einer Vorlage kann die Erstellung einer Rechnung erleichtern. Hier ist eine Vorlage, die Sie zum Erstellen einer Proforma-Rechnung verwenden können:

Proforma-Rechnung

Konto von:
(Repräsentativer Name)
(Name der Firma)
(Firmenanschrift)
(Firmentelefonnummer)
(Firmen-E-Mail-Adresse)

Zahler:
(Name)
(Name der Firma)
(Firmenanschrift)
(Firmentelefonnummer)
(Firmen-E-Mail-Adresse)

Kontonummer:
Rechnungsdatum: (Datum der Rechnungserstellung)
Ablaufdatum: (Ablaufdatum der Rechnung)

Artikel**Beschreibung**Menge**Preis ($)**Gesamtkosten ($)(Artikelname)(Artikelbeschreibung)(Artikelmenge)(Preis pro Artikel)(Gesamtpreis)(Artikelname)(Artikelbeschreibung)( Artikelmenge)(Preis pro Artikel)(Gesamtpreis)(Artikelname)(Artikelbeschreibung)(Artikelmenge)(Preis pro Artikel)(Gesamtpreis)(Artikelname)(Artikelbeschreibung)(Artikelmenge)(Preis pro Artikel) (Gesamtpreis)Gesamtpreis: (Gesamtpreis aller Artikelsummen)

Geschäftsbedingungen:

(Bedingungen der Proforma-Rechnung)

Beispiel einer Proforma-Rechnung

Hier ist ein Beispiel einer Proforma-Rechnung basierend auf der obigen Vorlage:

Proforma-Rechnung

*Konto von:
Caroline Kendall
Spitzenlösungen
123 Orchid Lane, Jupiter, FL 33410
561-123-1234*
(email protected)

*Zahler:
Victoria Caro
Spark Electronics Co.
101 Palm Avenue, Jacksonville, FL 32304
904-555-5555*
(email protected)

*Kontonummer:
Rechnungsdatum: 17. November 2021
Gültig bis: 17. Dezember 2021*

*Name****Beschreibung**Menge**Preis ($)**Gesamtkosten ($)**TürGlas- und Metalltür4200.00800.00TürscharniereGlastürscharniere820.00160.00SpüleIndustriespüle2250.00500.00ThermostatDigitaler Thermostat150.0050.00*Gesamtpreis: US 1510,00 $

Geschäftsbedingungen:
Bitte antworten Sie innerhalb eines Monats nach Erhalt auf diese Rechnung. Danke für dein Geschäft.

Tipps zum Erstellen einer Proforma-Rechnung

Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Erstellung einer tollen Proforma-Rechnung helfen:

Seien Sie detailliert

Ein Tipp für die Erstellung einer Proforma-Rechnung besteht darin, viele Details anzugeben. Es ist wichtig, detailliert zu sein, damit Ihr Käufer eine möglichst genaue und detaillierte Rechnung erhält. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Artikel sowie alle wichtigen Bedingungen in Ihrer Rechnung angeben. Detaillierte und transparente Informationen können Ihnen auch dabei helfen, die Beziehung Ihres Unternehmens zu Ihrem Kunden zu verbessern und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass dieser zu einem Stammkunden wird.

Überprüfen Sie Ihr Konto

Ein weiterer wichtiger Tipp für die Erstellung einer Proforma-Rechnung ist die Prüfung. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Ihr Kunde eine korrekte Rechnung erhält. Überprüfen Sie Ihre Rechnung unbedingt auf Rechtschreibfehler und überprüfen Sie alle Geldbeträge und Artikelmengen, um sicherzustellen, dass alle Informationen auf Ihrer Rechnung korrekt sind. Überprüfen Sie außerdem alle Kontaktinformationen, die Sie auf der Rechnung angegeben haben, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung an die richtige Person gesendet wurde und Ihr Käufer weiß, wie er Sie kontaktieren kann.

Richten Sie Ihr Konto ein

Wenn Sie möchten, können Sie eine Proforma-Rechnung erstellen. Selbst wenn Sie eine vorhandene Proforma-Rechnungsvorlage verwenden, können Sie die Farben, die Schriftart und das Format ändern, um sie an das Branding Ihres Unternehmens anzupassen und Ihre Rechnung für Kunden hervorzuheben. Sie können auch alle Informationen zu Ihrem Unternehmen angeben, die Sie Ihren Kunden mitteilen möchten. Durch die Einrichtung Ihres Kontos können Sie Ihr Unternehmen für Ihre Kunden besser erkennbar machen.