So erstellen Sie eine Produktivitätsplanvorlage • BUOM
22. Februar 2021
Um Leistungsprobleme der Mitarbeiter anzugehen, können Manager einen Plan zur Produktivitätsverbesserung erstellen. Durch die Erstellung dieses Plans können Manager und Mitarbeiter die Fähigkeit des Mitarbeiters verfolgen, seine Leistung im Laufe der Zeit zu verbessern. Wenn Sie wissen, wie Sie einen Leistungsverbesserungsplan erstellen, können Sie Ihre Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern hinsichtlich Ihrer Bedenken hinsichtlich ihrer Leistung verbessern. In diesem Artikel erklären wir, was ein Produktivitätsplan ist, warum er verwendet wird, welche Vorteile er bietet und was er häufig beinhaltet. Anschließend listen wir die Schritte zum Erstellen eines Produktivitätsplans auf und stellen Ihnen eine Vorlage und ein Beispiel zur Verfügung.
Was ist eine Vorlage für einen Leistungsverbesserungsplan?
Bei einer Vorlage für einen Leistungsverbesserungsplan handelt es sich um ein formelles Musterbriefdokument, das die Leistung eines Mitarbeiters überprüft und Empfehlungen zum Erreichen bestimmter Ziele bis zu einem bestimmten Datum gibt. Die Vorlage für einen Leistungsverbesserungsplan bietet einen Rahmen für die Erstellung eines Plans, der die Mitarbeiter für ihre Arbeit verantwortlich macht.
Die Vorlage stellt einen Leistungsverbesserungsplan bereit, der Korrekturmaßnahmen detailliert beschreibt, Ressourcen für Mitarbeiter bereitstellt und Zeitpläne für die Verbesserung ihrer Leistung bereitstellt. Die Vorlage bietet Managern, Arbeitgebern oder HR-Experten außerdem die Möglichkeit, auf Konsequenzen hinzuweisen, beispielsweise eine Kündigung, wenn der Mitarbeiter die Erwartungen nicht erfüllt und seine Leistung bis zu einem bestimmten Datum nicht verbessert. Normalerweise umfasst ein Leistungsverbesserungsplan einen Zeitraum von 30, 60 oder 90 Tagen.
Wofür werden Leistungsverbesserungspläne verwendet?
Der Leistungsverbesserungsplan dient als formelle Bewährungsmitteilung. Daher werden sie verwendet, um Mitarbeiter auf schlechte Leistungen aufmerksam zu machen und ihnen Schritte und Ressourcen zur Verbesserung an die Hand zu geben. Anstatt darauf zu warten, die Leistung eines Mitarbeiters im Rahmen einer jährlichen Leistungsbeurteilung zu bewerten, berücksichtigt ein Leistungsverbesserungsplan die Leistung des Mitarbeiters in Echtzeit. Während die spezifischen Ziele eines Produktivitätsplans tendenziell variieren, sind hier einige der allgemeinen Ziele, denen sie dienen:
Diskussion von Produktivitätsproblemen am Arbeitsplatz
Detaillierte Leistungserwartungen am Arbeitsplatz
Eröffnung eines Dialogs mit Mitarbeitern über ihre arbeitsbezogene Arbeit
Identifizieren von Gründen für schlechte Leistung
Ziele setzen, um die Leistung zu verbessern
Verfolgen Sie Ihre Fortschritte bei der Leistungsverbesserung
Detaillierte Beschreibung der Folgen schlechter Leistung und mangelnder Verbesserung in zuvor besprochenen Bereichen schlechter Leistung.
Dient als rechtliche Dokumentation zum Schutz des Unternehmens im Falle eines Streits oder Rechtsstreits
Welche Vorteile bietet ein Leistungsverbesserungsplan?
Die Erstellung eines Leistungsverbesserungsplans hat sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen als Ganzes viele Vorteile. Wenn Sie diese Vorteile verstehen, können Sie entscheiden, ob Sie diese Pläne in Ihrem Unternehmen nutzen sollten. Hier sind einige der Vorteile eines Produktivitätsplans:
Verbessert die Produktivität der Mitarbeiter
Löst Probleme am Arbeitsplatz
Hilft Mitarbeitern, am Arbeitsplatz erfolgreich zu sein
Verfolgt die Leistung der Mitarbeiter
Reduziert das Risiko einer Mitarbeiterfluktuation und die Kosten einer Mitarbeiterfluktuation
Sorgt für eine klare Kommunikation mit den Mitarbeitern
Legt die Verantwortung gegenüber den Mitarbeitern für ihre eigenen fest
Verbessert die Arbeitsbeziehungen mit dem Management
Was beinhaltet ein Leistungsverbesserungsplan?
Ein Leistungsverbesserungsplan sollte bestimmte Komponenten umfassen, um den Mitarbeitern die größtmögliche Information zu liefern, damit sie in ihrem Unternehmen erfolgreich sein können. Hier sind einige der gemeinsamen Komponenten eines Produktivitätsplans:
Namen: Ihr Leistungsverbesserungsplan sollte die Namen aller Beteiligten enthalten. Neben dem Mitarbeiter kann dies auch der Name seines Vorgesetzten oder Personalvertreters sein.
Termine: Geben Sie das Datum an, an dem Sie den Plan erstellt haben, das Datum, an dem Sie sich mit dem jeweiligen Mitarbeiter treffen möchten, den Datumsbereich im Zusammenhang mit den im Leistungsverbesserungsplan beschriebenen Leistungsproblemen und den Datumsbereich in den Zeitleistenabschnitten des Dokuments.
Zusammenfassung der Probleme: Der Plan sollte die Probleme im Zusammenhang mit der Leistung des Mitarbeiters detailliert beschreiben. Die Zusammenfassung der Bedenken kann auch konkrete Beispiele enthalten, um die Gründe für den Plan zu veranschaulichen.
Verbesserungsziele: Pläne zur Leistungsverbesserung sollten auch eine Liste von Zielen enthalten, die der Mitarbeiter bis zu einem bestimmten Datum erreichen soll. Eine Liste mit Zielen gibt ihnen die Möglichkeit, auf die Deadline hinzuarbeiten.
Ressourcen. Viele Leistungsverbesserungspläne enthalten eine Liste von Ressourcen, die Manager ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen möchten, um sie beim Erreichen ihrer neuen Ziele zu unterstützen.
Erwartungen und Konsequenzen. Damit die Mitarbeiter die Ernsthaftigkeit des Problems verstehen, muss Ihr Plan klar darlegen, was von ihnen erwartet wird und welche Konsequenzen sie haben könnten, wenn sie diese Erwartungen nicht bis zum vereinbarten Termin erfüllen.
So erstellen Sie einen Leistungsverbesserungsplan
Bevor Sie einen Leistungsverbesserungsplan erstellen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Leistung des Mitarbeiters zu überwachen. Identifizieren Sie alle Bereiche, die verbessert werden müssen, damit Sie wissen, was Sie im Hinblick auf Leistungsverbesserungen berücksichtigen müssen. Verwenden Sie diese Schritte, um einen Leistungsverbesserungsplan zu erstellen:
1. Geben Sie den Namen des Mitarbeiters und Ihren Namen ein
Geben Sie zu Beginn des Plans Ihre Namen, Titel und Abteilungen an, in denen Sie arbeiten. Dadurch weiß der Mitarbeiter, für wen der Plan gedacht ist und an wen er sich bei Fragen wenden kann.
2. Geben Sie Thema und Datum an
Fügen Sie unter Ihren Namen ein Thema ein, beispielsweise „Leistungsverbesserungsplan“, gefolgt vom Datum, an dem Sie den Leistungsverbesserungsplan erstellt haben.
3. Erklären Sie Ihre Bedenken
Fügen Sie eine Zusammenfassung der Probleme im Zusammenhang mit der Leistung des Mitarbeiters bei. Sie können diesen Abschnitt auch verwenden, um frühere Diskussionen zu diesem Thema und Probleme hervorzuheben, die einer Verbesserung bedürfen. Darüber hinaus können Sie konkrete Beispiele und Fakten anführen, um Ihre Bedenken zu untermauern, und etwaige Schulungen erwähnen, die sie zuvor zur Lösung dieser Bedenken durchgeführt haben.
4. Listen Sie Verbesserungsziele auf
Listen Sie die verschiedenen Ziele und Aktivitäten auf, die Sie für den Mitarbeiter haben. Machen Sie sich klar, was sie erreichen müssen. Stellen Sie dem Mitarbeiter einen Plan für das gewünschte Ergebnis des Leistungsverbesserungsplans zur Verfügung. Um Ziele zu setzen, sollten Sie die SMART-Methode in Betracht ziehen.
5. Stellen Sie Ressourcen bereit
Erstellen Sie eine Liste der Ressourcen, die Sie ihnen zur Verfügung stellen möchten, um sie bei der Verbesserung zu unterstützen. Sie können Materialien, zusätzliche Schulungsmöglichkeiten und externe Ressourcen einbeziehen, die sie nutzen können, um die Ziele zu erreichen, die Sie in Ihrem Leistungsverbesserungsplan dargelegt haben.
6. Erklären Sie Erwartungen und Konsequenzen.
Beschreiben Sie die Erwartungen, die Sie an sie haben, wenn sie auf diese Ziele hinarbeiten. Erwähnen Sie auch die Konsequenzen, die ihnen drohen, wenn sie diese Erwartungen nicht erfüllen.
7. Geben Sie eine Zeitleiste an
Erklären Sie die spezifischen Maßnahmen, die sie ergreifen müssen, um Ihre Ziele zu erreichen, und beschreiben Sie, wie Sie ihren Fortschritt messen möchten. Fügen Sie einen Zeitplan für diesen Leistungsplanzeitraum hinzu. Geben Sie unbedingt das Besprechungsdatum, das Startdatum und das Enddatum des Leistungsverbesserungsplans an. Sie sollten auch das Datum aller geplanten Besprechungen angeben, um Fortschritte oder andere Aktualisierungen zu besprechen.
8. Lassen Sie Platz für Unterschriften
Lassen Sie am Ende des Produktivitätsplans Platz für eine Unterschrift und dann für das Datum. Geben Sie außerdem den Ort der Unterschrift und das Datum des Briefes an.
9. Holen Sie Feedback ein
Bevor Sie Ihren Leistungsverbesserungsplan fertigstellen, bitten Sie Ihren Vorgesetzten oder HR-Experten, ihn zu überprüfen. Sie können objektives Feedback geben, um Ihnen bei der Verbesserung Ihres Schreibens zu helfen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens fair behandelt wird.
Vorlage für einen Leistungsverbesserungsplan
Beim Verfassen eines Leistungsverbesserungsplans ist es wichtig, die Informationen organisiert und professionell zusammenzufassen. Die Verwendung der richtigen Struktur und des richtigen Formats erleichtert die Organisation des Plans und macht ihn für die Mitarbeiter verständlicher. Passen Sie die folgende Produktivitätsplanvorlage an die Anforderungen Ihres Teams an:
К: (Name des Mitarbeiters)
Von: (Name des Managers)
Betreff: Leistungsverbesserungsplan Di, 10. Januar 2023 10:56:36 +0000
Zweck dieses Schreibens ist es, Sie über aktuelle Leistungs- und Terminmängel zu informieren.
Wir haben bereits am Dienstag, den 10. Januar 2023 um 10:56:36 Uhr Ihre schlechte Leistung besprochen und Wege gefunden, wie Sie sich in Zukunft verbessern können. Seitdem (beschreiben Sie aktuelle Mängel in Bezug auf ihre Leistung), die (erklären Sie die negativen Auswirkungen, die ihre Handlungen verursacht haben).
Wir machen Sie jetzt für die folgenden Ziele verantwortlich, die Sie im Zeitplan der Zielerreichung erreichen müssen:
Um Sie bei der Erreichung dieser Ziele zu unterstützen, möchte ich Folgendes bereitstellen: (Listen Sie Ressourcen auf, die Sie dem Mitarbeiter zur Verfügung stellen möchten, damit er seine Ziele erreichen kann.) Wenn Sie diese Ziele und Erwartungen nicht erreichen, werden wir Ihnen die Konsequenzen erläutern.
Unterschrift des Mitarbeiters: (Platz zum Unterschreiben freilassen)
Datum: (lassen Sie Platz, damit sie das Datum schreiben können)
Unterschrift des Vorgesetzten: (lassen Sie Platz für Ihre Unterschrift)
Datum: (Lassen Sie Platz für das Datum)
Beispiel für einen Leistungsverbesserungsplan
Sobald Sie die Struktur eines Leistungsplans verstanden haben und die Grundelemente kennen, beginnen Sie mit der Erstellung Ihres eigenen Plans für Ihr Team. Verwenden Sie diesen Beispiel-Produktivitätsplan, um Ihnen dabei zu helfen:
An: Carly Henderson
Von: Olivia Johns
Thema: Produktivitätsplan, 9. Januar
Der Zweck dieses Schreibens besteht darin, Sie über aktuelle Kundenbeschwerden der letzten drei Monate zu informieren. Wir haben nicht nur Beschwerden erhalten, sondern unsere Protokolle zeigen auch, dass die durchschnittliche Anrufbearbeitungszeit fünf Minuten beträgt, während die durchschnittliche Reaktionszeit des Callcenters 20 Minuten beträgt. Dies weist darauf hin, dass Sie nicht genügend Zeit damit verbracht haben, unseren Kunden bei der Lösung ihrer Probleme zu helfen.
Wir haben bereits am 8. Oktober Ihre schlechte Leistung besprochen und Wege gefunden, wie wir Ihnen dabei helfen können, diese in Zukunft zu verbessern. Seitdem ist keine Besserung eingetreten.
Wir machen Sie nun für die folgenden Ziele verantwortlich, die Sie bis zum 10. März erreichen müssen:
Bis zum 10. März dürfen nicht mehr als drei Kundenbeschwerden eingegangen sein.
Erhöhen Sie die durchschnittliche Gesprächszeit auf 18 Minuten
Erhalten Sie bis zum 10. März mindestens zwei positive Bewertungen in Kundenumfragen.
Ich werde bis zum 10. März jede Woche Treffen ansetzen, um diese Ziele und Ihre Fortschritte weiter zu besprechen. Wenn Sie diese Ziele und Erwartungen bis zum 10. März nicht erfüllen, müssen wir Ihre Zukunft mit Alliance Healthcare besprechen.
Angestelltenunterschrift:
Datum:
Unterschrift des Vorgesetzten:
Datum: