So erstellen Sie eine Outsourcing-Strategie • BUOM
22. Februar 2021
Unternehmen, die die kostengünstigsten und effizientesten Prozesse finden, haben oft bessere Chancen auf langfristigen Erfolg. Für Eigentümer ist es auch wichtig, herauszufinden, was das Unternehmen am besten kann, und sich auf diese Stärken zu konzentrieren, um den Zeit- und Energieaufwand für andere Dinge zu reduzieren. Wenn Sie eine Strategie für die Auslagerung eines Teils Ihres Geschäftsbetriebs haben, können Sie Ihrem Unternehmen Geld sparen und Ihrem Team dabei helfen, seinen Kernzielen treu zu bleiben. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Outsourcing-Strategie ist, warum sich Unternehmen für Outsourcing entscheiden und wie man eine Outsourcing-Strategie aufbaut.
Was ist eine Outsourcing-Strategie?
Outsourcing, auch Outsourcing genannt, ist eine Geschäftspraxis, bei der einige Funktionen Ihres Unternehmens von anderen Parteien ausgeführt werden, die nicht von Ihrer Organisation beauftragt wurden. Eine Outsourcing-Strategie umfasst die Outsourcing-Standards, -Verfahren und -Richtlinien der Organisation. Je nach Bedarf kann Ihr Unternehmen Dienstleistungen an eine Einzelperson, ein kleines Unternehmen oder einen großen Konzern auslagern.
Unternehmen können in drei Bereichen auslagern:
Vor Ort: Auftragnehmer arbeiten vor Ort in Ihrem Unternehmen. IT-Experten, die an Hardware, Bauprojekten und Beratungsaufgaben arbeiten, benötigen dies möglicherweise.
Onshore: Hierbei handelt es sich um die Auslagerung an ein Unternehmen, das im selben Land wie Ihr Unternehmen ansässig ist.
Küsten-Outsourcing bedeutet, dass Sie Aufgaben an ein Unternehmen auslagern, das in einem Nachbarland ansässig ist.
Offshore: Offshore-Outsourcing liegt vor, wenn Sie in ein weiter entferntes Land umziehen, meist in eine andere Zeitzone oder nach Übersee.
Arten des Outsourcings
Folgende Arten des Outsourcings werden unterschieden:
Business Process Outsourcing (BPO): Unter Business Process Outsourcing versteht man die Auslagerung einer bestimmten Aufgabe, beispielsweise des technischen Supports. BPO kann auf Front-Office-Aufgaben wie Marketing oder Back-Office-Aufgaben wie Gehaltsabrechnungen angewendet werden. IT-Outsourcing ist eine Art Backoffice-BPO. Unternehmen erstellen ein standardisiertes Protokoll für die Ausführung durch Dritte, das den Zeitplan, die zu erbringenden Leistungen und das Budget umreißt.
Knowledge Process Outsourcing (KPO): Knowledge Process Outsourcing überträgt die Verantwortung für die Recherche und Analyse relevanter Prozesse zur Erfüllung der Anforderungen eines Unternehmens auf einen Dritten. Beispiele für KPOs sind Forschung und Technik, Geschäftsentwicklung und Finanzberatung.
Outsourcing-Beispiele
Hier sind häufige Aufgaben, die Unternehmen auslagern:
Blog-Inhalte und Schreiben
Grafikdesign
Branding-Dienstleistungen
Reputationsmanagement
Kundendienst
Marketing
Lieferkettenmanagement
Personalmanagement
Buchhaltung, Finanzberatung und Steuerkonformität
Maschinenbau
Computerprogrammierung und andere IT-Dienstleistungen
Forschung und Design
Anpassung und Schulung neuer Mitarbeiter
Hier ein Beispiel für Outsourcing:
Beispiel: January Designs ist ein Technologie-Startup, das in den nächsten 18 Monaten ein schnelles Wachstum verzeichnen wird. Nach der Einführung der mobilen Anwendung stieg der Personalbedarf des Unternehmens um 80 %. Der CEO und der CFO von January Designs haben keine Zeit für die Personalbeschaffung und schließen daher einen Vertrag mit Ready to Work Staffing Solutions ab, einem Personalvermittlungsunternehmen, das sich auf die Vermittlung von Mitarbeitern an Startups spezialisiert hat. Job Readiness rekrutiert, interviewt und stellt neue Mitarbeiter ein, sodass sich die Führungskräfte von January Designs auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
Warum nutzen Unternehmen Outsourcing?
Um Geld zu sparen, lagern Unternehmen häufig bestimmte Aufgaben aus. Externe Arbeitskräfte oder Materialien können günstiger sein als interne Optionen. Sie können Verantwortlichkeiten auch an Personen delegieren, die über mehr Erfahrung und Fachwissen als Ihr Team verfügen. Beispielsweise kann eine Organisation ein großes IT-Projekt an ein Unternehmen auslagern, das über umfassende Erfahrung in dieser Art von Arbeit verfügt.
Ihr Unternehmen kann ein einzelnes Projekt, beispielsweise den Netzwerkaufbau, oder eine ganze Komponente Ihres Unternehmens, beispielsweise die Fertigung, auslagern. Zu den Vorteilen des Outsourcings gehören:
Kostenreduzierung
Erhöhte Effizienz
Weniger strenge Kapazitätsgrenzen
Mehr Zeit und Ressourcen für die Erfüllung der Kernaufgaben Ihres Unternehmens
Möglichkeit, auf verschiedene Fähigkeiten und Ressourcen zuzugreifen
Mehr Flexibilität bei der Aktualisierung von Prozessen und der Reaktion auf Marktveränderungen
Verkürzung der Markteinführungszeit
Verstärkte Zusammenarbeit und Innovation
So entwickeln Sie eine Outsourcing-Strategie
Eine effektive Outsourcing-Strategie kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, die finanziellen, intellektuellen und entwicklungsbezogenen Vorteile des Outsourcings zu nutzen. Hier sind die Schritte zum Aufbau einer Outsourcing-Strategie:
Stellen Sie fest, ob Outsourcing für Ihr Unternehmen das Richtige ist. Berücksichtigen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens, das verfügbare Budget und die langfristigen Pläne.
Erstellen Sie ein Organigramm, um Prozesse und Schlüsselverantwortlichkeiten im Unternehmen zu verfolgen. Sie können dieses Diagramm verwenden, um Mitarbeiter oder Abteilungen zu bewerten, die möglicherweise zu viele Verantwortungen übernehmen, und den Aktionären dabei zu helfen, die Kernziele der Abteilungen einzugrenzen.
Definieren Sie die Mission und Kernkompetenzen Ihres Unternehmens. Wenn Sie die Stärken Ihres Unternehmens kennen, können Sie Ihre Abläufe und Ziele so anpassen, dass diese Merkmale gefördert werden.
Identifizieren Sie Aufgaben, die die Zeit Ihrer Mitarbeiter verschwenden und die Aufmerksamkeit von ihren Kernaufgaben ablenken. Suchen Sie nach Trends bei Aufgabentypen, die zeitaufwändig sind, aber nicht mit den Kernkompetenzen Ihres Unternehmens in Zusammenhang stehen.
Treffen Sie sich mit Eigentümern und Stakeholdern, um Vorgänge oder Projekte zu besprechen, die Sie auslagern möchten. Stellen Sie dem Unternehmen Ihre Forschungsergebnisse und Vorteile zur Verfügung, z. B. geschätzte Einsparungen und eine höhere Betriebsleistung.
Erstellen Sie eine detaillierte Beschreibung der Aufgabe oder des Projekts, die Sie auslagern. Bitten Sie die Mitarbeiter, ihre Verantwortlichkeiten und Herausforderungen im Zusammenhang mit der Aufgabe zu erläutern.
Listen Sie die erwarteten Leistungsziele für den Dritten auf. Sie können Kennzahlen wie Produktionsvolumen, verdiente Dollars oder Kosteneinsparungen verwenden. Das frühzeitige Festlegen von Erwartungen fördert eine offene Kommunikation zwischen den Parteien, sodass jeder die Ziele von Anfang an kennt.
Schreiben Sie eine Liste der Fähigkeiten, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise die Vermarktung einer neuen Produkteinführung auslagert, gehören zu den erforderlichen Fähigkeiten fundierte Kenntnisse des Produkts, einschließlich seiner Funktionen, Vorteile und Alleinstellungsmerkmale; Marktkenntnisse bzw. Fähigkeit zur Marktforschung; Social-Media-Marketingstrategien und Best Practices der Branche.
Legen Sie das Projektbudget und die Zahlungsbedingungen fest. Entscheiden Sie, ob Sie einen Dritten pro Produktion, pro Stunde oder pro Projekt bezahlen. Wählen Sie den Zahlungsplan, die Zahlungsart und die Kontaktinformationen des Empfängers aus. Schließen Sie Verfahren zur Beantragung und Genehmigung von Kostenüberschreitungen ein.
Legen Sie strenge Fristen für die Ergebnisse fest. Selbst wenn Sie den Zeitplan später anpassen müssen, kommuniziert eine Frist zu Beginn des Projekts die Erwartungen an alle Parteien.
Benennen Sie einen Outsourcing-Manager des Unternehmens oder eine Kontaktperson für den Dritten. Diese Person muss über ausgeprägte Kommunikations- und Projektmanagementfähigkeiten verfügen.
Fordern Sie Angebote von Unternehmen an, die auf die von Ihnen auszulagernde Aufgabe spezialisiert sind. Prüfen Sie Vorschläge und sprechen Sie mit Outsourcing-Auftragnehmern.
Stimmen Sie den Outsourcing-Bedingungen zu und schließen Sie einen Vertrag mit dem ausgewählten Unternehmen ab.
Erstellen Sie einen Outsourcing-Leitfaden zur Verwendung in zukünftigen Projekten. Detaillierte Outsourcing-Protokolle können den Prozess vereinfachen und standardisieren. Sie können dieses Handbuch selbst verfassen oder es im Rahmen Ihrer Geschäftsbedingungen von einem Dritten ausfüllen lassen. Erwägen Sie, diese Ressource zum Betriebshandbuch Ihres Unternehmens hinzuzufügen.
Überwachung der Ergebnisse und Prozesse des Outsourcing-Unternehmens. Holen Sie Feedback von Mitarbeitern ein, um zu sehen, ob Outsourcing ihre Produktivität und Effizienz verbessert. Bewerten Sie die Qualität der Arbeit eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass es den Unternehmensstandards und relevanten Vorschriften entspricht.
Entscheiden Sie, ob Sie mit dem Outsourcing fortfahren möchten. Entscheiden Sie am Ende des Vertrags, ob die Auslagerung der Aufgabe oder des Projekts zu den Unternehmenszielen passt. Sie können weiterhin mit demselben Lieferanten auslagern, einen neuen Lieferanten finden oder die Arbeit intern erledigen.