So erstellen Sie eine Hauptbuchvorlage (mit Schritten und Beispiel) • BUOM

29. Juli 2021

Die Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil der meisten Unternehmen, und die Erstellung eines Hauptbuchs kann Unternehmen dabei helfen, ihre Finanzunterlagen zu organisieren. Mithilfe von Hauptbüchern können Unternehmen ihre Einnahmen verfolgen, sie mit ihren Ausgaben und vorhandenen Vermögenswerten vergleichen und sicherstellen, dass ihre Transaktionen mit ihren Einnahmen ausgeglichen sind. Wenn Sie sich mit Hauptbuchvorlagen und deren Erstellung vertraut machen, können Sie ein Transaktionsverfolgungssystem entwickeln, das zu Ihrem Unternehmen passt. In diesem Artikel definieren wir, was ein Hauptbuch ist, erläutern die Vorteile der Erstellung einer Hauptbuchvorlage und helfen Ihnen mit Schritten und einem Beispiel bei der Erstellung Ihrer eigenen Vorlage.

Was ist ein Hauptbuch?

Das Hauptbuch ist ein Finanzdokument, mit dem Unternehmen ihre Vermögenswerte und Ausgaben erfassen. Es listet alle Finanztransaktionen eines Unternehmens auf und organisiert sie in Bilanzkonten und Gewinn- und Verlustrechnungen in einem leicht einsehbaren Dokument. Das Bilanzkonto eines Hauptbuchs enthält Informationen zu Eigenkapital, Vermögenswerten und Verbindlichkeiten eines Unternehmens, während das Gewinn- und Verlustrechnungskonto seine Gewinne, Verluste, Einnahmen und Ausgaben enthält.

Das Hauptbuch verwendet eine Buchhaltungsmethode, die als doppelte Buchführung bezeichnet wird. Das bedeutet, dass ein Unternehmen für jede Buchung, die es auf einem seiner Konten vornimmt, auch die gegenteilige Buchung auf einem anderen Konto vornimmt. Ein System der doppelten Buchführung stellt sicher, dass jede Belastung auf einem Konto mit einer Gutschrift auf einem anderen Konto abgeglichen wird, was die Nachverfolgung von Transaktionen und die Identifizierung von Fehlern erleichtert. Moderne Computersoftware wie Tabellenkalkulations- und Buchhaltungsprogramme machen diesen Prozess noch einfacher, indem sie integrierte Codes verwenden, um diese Zahlen automatisch zu berechnen.

Warum eine Hauptbuchvorlage erstellen?

Die Erstellung einer Hauptbuchvorlage ist wichtig, um Ihr Finanzbuchhaltungssystem zu standardisieren. Mit der Vorlage erhält Ihr Unternehmen ein strukturiertes Dokument, das Sie bei Transaktionen einfach ausfüllen können. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Finanzinformationen zu organisieren, Ihren Transaktionsverlauf zu überwachen und Fehler leicht zu finden. Hier sind einige weitere Gründe, eine Hauptbuchvorlage zu erstellen:

• Kreditantrag: Wenn Sie einen Kredit beantragen, kann es sein, dass der Kreditgeber Sie auffordert, bestimmte Finanzdokumente zu prüfen. Mit dem Hauptbuch können Sie schnell und einfach relevante Aufzeichnungen für den Kreditgeber finden.

• Ausgleich der Bücher: Hauptbücher helfen Ihnen dabei, Ihre Bücher auszugleichen, indem sie Ihnen dabei helfen, einen Probesaldo zu erhalten. Ein Probesaldo ist eine Liste der Endsalden für jedes Ihrer Hauptbuchkonten, anhand derer Sie sehen können, ob alle Ihre Soll- und Habenbeträge gleich sind.

• Vorbereitung auf eine Prüfung: Das Hauptbuch speichert alle Ihre Finanzunterlagen an einem Ort. Dies erleichtert den Zugriff und die Überprüfung, ob die interne Kontrolle Ihr Unternehmen prüft.

• Entdeckung eines Betruges. Da das Hauptbuch alle Ihre Informationen an einem Ort speichert, ist es einfach, Betrug oder andere Probleme festzustellen.

• Allgemeine Kommunikation: Hauptbücher erleichtern die Weitergabe Ihrer Finanzinformationen an andere. Sie können es mit internen Mitarbeitern wie Managern und Ihrem Buchhaltungsteam teilen und Sie können es mit externen Stakeholdern wie Kunden und Investoren teilen.

Viele Unternehmen profitieren von der Verwendung eines Hauptbuchs zur Überwachung ihrer Finanzaktivitäten über mehrere Konten hinweg. Während ein einfaches Kleinunternehmen mit einem Mitarbeiter und mehreren zu überwachenden Konten möglicherweise kein Hauptbuchsystem benötigt, verwenden die meisten Unternehmen mit mehr als einem Mitarbeiter, die Lagerbestände führen oder über mehrere Konten verfügen, dieses System zur Nachverfolgung ihrer Finanzberichte. Auch wenn Sie vorhaben, ein elektronisches Buchhaltungssystem zu verwenden, kann Ihnen die Kenntnis der Bestandteile eines Hauptbuchs und der Schritte zum Erstellen einer Vorlage dabei helfen, eine vorhandene Vorlage anzupassen oder eine eigene Vorlage zu erstellen, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.

So erstellen Sie eine Hauptbuchvorlage

Hier sind die Schritte zum Erstellen einer Hauptbuchvorlage:

1. Kennen Sie die Teile des Hauptbuchs

Der erste Schritt beim Erstellen einer Hauptbuchvorlage besteht darin, zu bestimmen, welche Teile einbezogen werden sollen. Ein typisches Hauptbuch enthält sieben Arten von Konten. Jedes dieser Konten verfügt über eine eigene Seite oder kann über mehrere Seiten verfügen, je nachdem, wie viele Finanzdaten Sie für jedes Konto erfassen müssen. Möglicherweise verfügen sie auch über Nebenbücher, die Informationen wie den verfügbaren Bargeldbetrag, Verbindlichkeiten und Forderungen enthalten. Neben Gewinn und Verlust sind hier die im Hauptbuch enthaltenen Konten aufgeführt:

• Vermögenswerte: In der Buchhaltung ist ein Vermögenswert eine Ressource, die einen finanziellen Wert hat. Vermögenswerte können kurzfristiger, langfristiger, materieller oder immaterieller Natur sein, und Unternehmen können den Wert ihrer Vermögenswerte berechnen, indem sie ihre Verbindlichkeiten zum Eigenkapital oder zum Eigenkapital addieren.

• Verbindlichkeiten: Verbindlichkeiten sind die finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens, wie zum Beispiel Bankdarlehen, Hypotheken und Löhne. Zu den Verbindlichkeitskonten, die Unternehmen in das Hauptbuch aufnehmen, gehören unter anderem Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, kurzfristige Verbindlichkeiten, aufgelaufene Verbindlichkeiten, Rechnungsabgrenzungsposten und Verbindlichkeiten aus Anleihen.

• Eigenkapital: Unter Eigenkapital versteht man in der Rechnungslegung die Differenz zwischen den Verbindlichkeiten und Vermögenswerten eines Unternehmens. Er stellt den Wert eines Unternehmens nach Abzug seiner Verbindlichkeiten dar.

• Umsatz: Der Umsatz ist die Höhe der Einnahmen, die ein Unternehmen durch den Verkauf von Produkten oder die Erbringung von Dienstleistungen an seine Kunden erzielt. Ein Unternehmen kann sein Einkommen steigern, indem es sein Vermögen erhöht oder seine Verbindlichkeiten verringert.

• Aufwand: Ein Aufwand ist der Preis eines Vermögenswerts, den ein Unternehmen zur Erzielung von Einnahmen verwendet. Als Ausgaben gelten beispielsweise die Kosten für den Geschäftsbetrieb, etwa Miete und Nebenkosten.

2. Untersuchen Sie die Teile der Hauptbuchseite

Jedes der sieben Konten im Hauptbuch hat mindestens eine Seite. Die Formatierung jeder Seite in einem Hauptbuch ist normalerweise im gesamten Hauptbuch einheitlich. Beim Formatieren einer Hauptbuchseite können Sie die folgenden Informationen einbeziehen:

• Kontoname. Schreiben Sie den Kontonamen oben auf die Hauptbuchseite, damit er leicht zu finden ist.

• Kontonummer: Geben Sie Ihre Kontonummer in die Zeile unter Ihrem Kontonamen ein.

• Datum: Richten Sie eine Datumsspalte ein, damit Sie die Daten aller Ihrer Finanztransaktionen verfolgen können.

• Erläuterung. In der Erklärungsspalte können Sie jede Transaktion benennen und die erforderlichen Informationen hinzufügen.

• Referenznummer: Die Referenznummer ist die Seitenzahl in Ihrem Hauptbuch, auf der Sie Ihre Transaktionshistorie veröffentlicht haben. Wenn Sie eine Spalte für Ihre Referenznummern einfügen, können Sie leichter herausfinden, wo in Ihrem Hauptbuch Sie die einzelnen Transaktionen aufgezeichnet haben, wenn Sie darauf verweisen müssen.

• Soll: Jede Erhöhung der Vermögenswerte oder Ausgaben Ihres Unternehmens bzw. jede Verringerung Ihrer Verbindlichkeiten oder Vermögenswerte erfassen Sie für jede Transaktion in der Soll-Spalte.

• Kredit: Die Spalte „Kredit“ enthält Erhöhungen der Verbindlichkeiten oder Anteile Ihres Unternehmens bzw. Verringerungen Ihres Vermögens oder Ihrer Ausgaben.

• Saldo: In der Saldospalte auf der Hauptbuchseite geben Sie den Eröffnungssaldo in der oberen Zelle der Tabelle unter der Saldoüberschrift ein und addieren oder subtrahieren dann Gutschriften und Belastungen für jede Transaktion mithilfe des Eröffnungssaldos.

3. Wählen Sie eine Abrechnungsmethode

Sobald Sie wissen, welche Konten in das Hauptbuch aufgenommen werden sollen und welche Informationen für jede Seite des Hauptbuchs erforderlich sind, wählen Sie eine Abrechnungsmethode. Die erste Möglichkeit besteht darin, ein physisches Hauptbuch zu erstellen, in dem Sie Transaktionsinformationen manuell erfassen und berechnen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eines der vielen verfügbaren Computerprogramme zu verwenden, die Ihnen bei der Erstellung und Führung eines Hauptbuchs für Ihr Unternehmen helfen.

Wenn Sie sich für die Führung eines physischen Hauptbuchs entscheiden, benötigen Sie auch ein physisches Hauptbuch. Das Hauptbuch ist Teil des doppelten Buchungssystems für Hauptbücher. Es folgt einem anderen Formatierungsmuster, enthält jedoch dieselben Transaktionen wie das Hauptbuch. Bei der Eingabe von Transaktionen erfassen Buchhalter diese zunächst im Hauptbuch und anschließend im Hauptbuch. Die Verwendung dieses Systems hilft ihnen, die Bücher auszugleichen und genaue Aufzeichnungen zu führen. Allerdings passen viele elektronische Systeme Ihre Aufzeichnungen für beide Dokumente automatisch an, wodurch die Anzahl der Schritte zur Aktualisierung Ihrer Bücher reduziert wird.

4. Erstellen Sie Ihr Hauptbuch

Nachdem Sie Ihre Buchhaltungsmethode ausgewählt haben, richten Sie Ihr Hauptbuch ein. Schließen Sie alle mit Ihrem Unternehmen verbundenen Konten ein und überlegen Sie, ob Sie mehrere Seiten oder Unterseiten benötigen, um die Details jedes Kontos zu verfolgen. Formatieren Sie Ihr Hauptbuch mit Spalten und Zeilen, damit Sie Ihre Informationen einfach anzeigen und darauf zugreifen können. Während die meisten Hauptbücher einen ähnlichen Formatierungsstil haben, können Sie Ihr Hauptbuch so anpassen, dass es weitere Abschnitte enthält, die den Buchhaltungsanforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

5. Führen Sie Ihr Hauptbuch

Sobald Sie Ihr Hauptbuch eingerichtet haben, können Sie damit beginnen, Ihre Transaktionen aufzuzeichnen. Während Sie damit arbeiten, können Sie neue Wege finden, es für Ihre Bedürfnisse zu optimieren. Seien Sie flexibel und passen Sie die Formatierung Ihres Hauptbuchs an Ihren Arbeitsstil an.

Denken Sie auch daran, Ihr Hauptbuch regelmäßig abzugleichen. In der Buchhaltung bedeutet der Hauptbuchabgleich, sicherzustellen, dass Ihr Hauptbuch korrekt ist. Indem Sie es sich zur Gewohnheit machen, regelmäßig die Richtigkeit Ihrer Finanzhistorie zu überprüfen, können Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringern, die sich auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken könnten. Denken Sie daran, dass ein Hauptbuch ein Werkzeug ist, das Ihrem Unternehmen zugute kommen kann. Ein gut geführtes Hauptbuch ist wichtig, um den buchhalterischen Erfolg Ihres Unternehmens sicherzustellen.

Beispiel einer Hauptbuchvorlage

Hier ist eine Hauptbuchvorlage, die Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen Hauptbuchs helfen soll:

Konto: (Name des Kontos)
Kontonummer: (Nummer für das Konto)
Datum**Erläuterung**Referenznummer**Soll**Gutschrift**Saldo**