So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel (mit Schritt-für-Schritt-Anleitung) • BUOM
16. September 2021
Wenn Sie möchten, dass Benutzer eine Tabelle ausfüllen, kann die Erstellung einer Dropdown-Liste zur Verbesserung des Prozesses beitragen. Mit dieser Funktion können Benutzer Elemente aus einer Liste auswählen, anstatt ihre einzelnen Werte einzugeben. Das Hinzufügen von Dropdown-Listen kann Benutzern das Ausfüllen von Tabellenkalkulationen erleichtern und Ihnen das Organisieren Ihrer Daten erleichtern. In diesem Artikel behandeln wir zwei unterschiedliche Methoden zum Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel und sehen uns nützliche Anpassungsoptionen an, z. B. wie Sie ungültige Einträge verhindern oder zulassen.
Was ist eine Dropdown-Liste in Excel?
Eine Dropdown-Liste in Excel ermöglicht es Benutzern, eine Option aus einer Liste von Optionen auszuwählen. Dadurch kann verhindert werden, dass Benutzer ihre eigenen Werte eingeben, und es wird einfacher, Tabellenkalkulationen schnell zu füllen, indem voreingestellte Parameter bereitgestellt werden.
Die Dropdown-Listen befinden sich in einer einzelnen Zelle und können durch Klicken auf das Dropdown-Pfeilsymbol rechts neben der Zelle aufgerufen werden. Durch Klicken auf dieses Symbol können Benutzer alle Elemente in der Liste anzeigen. Bei längeren Listen müssen Benutzer möglicherweise mit den Aufwärts- und Abwärtspfeilen auf der Bildlaufleiste scrollen. Sie können auch lange Listen anzeigen, indem Sie mit der Maus über die Bildlaufleiste fahren und das Mausrad drehen.
So erstellen Sie manuell eine Dropdown-Liste in Excel
So erstellen Sie manuell eine Dropdown-Liste in Excel:
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Zelle aus, die Sie enthalten möchten. Wenn Sie möchten, dass mehrere Zellen dieselbe Liste enthalten, können Sie mehrere Zellen auswählen, indem Sie darauf klicken und sie ziehen.
Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Daten. Gehen Sie zur Gruppe „Datentools“ und klicken Sie auf „Datenvalidierung“.
Klicken Sie im Dialogfeld „Datenvalidierung“ unter „Einstellungen“ auf das Dropdown-Menü „Zulassen“ und dann auf „Liste“.
Klicken Sie auf das Feld „Quelle“ und geben Sie die Werte ein, die Sie in Ihrer Liste anzeigen möchten. Trennen Sie jeden Wert durch ein Komma. Stellen Sie sicher, dass Sie nach dem Komma kein Leerzeichen einfügen, bevor Sie auf „OK“ klicken.
So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel mithilfe einer Tabelle
So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel mithilfe einer Tabelle:
Öffnen Sie eine Excel-Arbeitsmappe und erstellen Sie zwei Blätter. Legen Sie das erste Blatt beiseite, damit Ihre Benutzer es ausfüllen können.
Erstellen Sie auf dem zweiten Blatt eine Tabelle und geben Sie die erforderlichen Elemente in die Dropdown-Liste ein. Wenn Sie bereits eine Liste mit Elementen eingegeben haben, können Sie diese durch Drücken von Strg + T in eine Tabelle umwandeln.
Wählen Sie die Zelle oder Zellen auf dem ersten Blatt aus, zu der Sie die Dropdown-Liste hinzufügen möchten.
Gehen Sie auf dem ersten Blatt auf der Registerkarte „Daten“ zur Gruppe „Datentools“. Klicken Sie auf Datenvalidierung.
Gehen Sie im Dialogfeld „Datenvalidierung“ zur Registerkarte „Einstellungen“. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter „Zulassen“ und wählen Sie „Liste“ aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Quelle“, um das Dialogfeld „Datenvalidierung“ auszublenden. Öffnen Sie dann das zweite Blatt und wählen Sie die Elemente in der Tabelle aus, die Sie in der Dropdown-Liste anzeigen möchten.
Vervollständigen Sie das Dropdown-Menü, indem Sie die Eingabetaste drücken und OK auswählen.
Wenn Sie nicht möchten, dass Benutzer das zweite Blatt sehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Blattnamen. Wählen Sie Ausblenden.
Bearbeiten einer Dropdown-Liste
Um eine Dropdown-Liste in Excel zu bearbeiten, die Sie manuell erstellt haben, gehen Sie zu Datenvalidierung. Anschließend können Sie die Listenelemente im Feld „Quelle“ bearbeiten. Wenn Sie eine Dropdown-Liste über eine Tabelle erstellt haben, können Sie Elemente hinzufügen oder entfernen, indem Sie die Tabelle im zweiten Blatt bearbeiten. Änderungen werden automatisch in der Dropdown-Liste auf dem ersten Blatt aktualisiert.
So erlauben oder deaktivieren Sie andere Einträge
Es ist wichtig zu entscheiden, ob andere Werte als die Optionen in der Dropdown-Liste zugelassen oder deaktiviert werden sollen. Passen Sie an, welche Einträge Ihre Dropdown-Liste in Excel akzeptiert, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
Klicken Sie wie beim Erstellen der Dropdown-Liste auf die Schaltfläche „Datenvalidierung“. Klicken Sie auf die Registerkarte Fehlerwarnung.
Wenn Sie ungültige Eingaben zulassen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nach Eingabe falscher Daten eine Fehlermeldung anzeigen“. OK klicken.
Wenn Sie verhindern möchten, dass falsche Daten eingegeben werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nach Eingabe falscher Daten eine Fehlermeldung anzeigen“. OK klicken.
Fehlerwarnungsstile zur Auswahl
Wenn Sie ungültige Einträge in Ihrer Dropdown-Liste verhindern, können Sie in Excel einen Warnstil auswählen. Wählen Sie Ihren bevorzugten Stil aus, indem Sie im Dialogfeld „Datenvalidierung“ zur Registerkarte „Fehlerwarnung“ wechseln. Im Dropdown-Menü „Stil“ können Sie „Stopp“, „Warnung“ und „Info“ auswählen. Hier finden Sie weitere Informationen zu jedem der drei Fehlerwarnungsstile:
Stoppen
Beachten Sie, dass Stopp die Standardoption von Excel ist. Mit diesem Fehlerwarnungsstil verhindert Excel, dass Benutzer einen ungültigen Wert eingeben. Es erscheint eine Fehlermeldung, die den Benutzer auffordert, es erneut zu versuchen.
Warnung
Der Warnungsstil zeigt eine Fehlermeldung an, wenn Benutzer falsche Daten eingeben. Im Gegensatz zum Stop-Stil haben Benutzer jedoch die Möglichkeit, Datenvalidierungseinstellungen zu überschreiben. Wenn Sie Ja auswählen, speichert Excel Ihre falsche Eingabe. Sie können auch „Nein“ wählen, wenn Sie lieber einen gültigen Eintrag auswählen möchten. Wenn der Benutzer die Eingabetaste drückt, wählt Excel automatisch Nein aus.
Information
Die Informationen ähneln dem Warnungsstil insofern, als Benutzern eine Meldung angezeigt wird, wenn sie falsche Daten eingeben. Sie können die Nachricht überspringen und ihre Eingabe abschließen. Der Unterschied besteht darin, dass der Informationsstil den ungültigen Wert des Benutzers automatisch speichert, wenn er die Eingabetaste drückt.
So erstellen Sie eine Fehlermeldung
Durch Auswahl eines Fehlerbenachrichtigungsstils können Sie die Meldung anpassen, die angezeigt wird, wenn der Benutzer falsche Informationen eingibt. Hier sind die Anweisungen zum Erstellen einer Fehlermeldung für eine Dropdown-Liste in Excel:
Klicken Sie im Dialogfeld „Datenvalidierung“ auf die Registerkarte „Fehlerwarnung“.
Klicken Sie auf das Feld „Titel“ und geben Sie einen Titel ein.
Geben Sie im Feld Fehlermeldung eine Fehlermeldung ein.
Der Standardtitel der Fehlerwarnung lautet „Microsoft Excel“. Sie können es jedoch auf etwas wie „Ungültiger Eintrag!“ setzen. damit Benutzer verstehen, dass ihre Eingabe ungültig ist. Ebenso lautet die Standardfehlermeldung: „Der von Ihnen eingegebene Wert ist ungültig.“ Sie können es in etwas Freundlicheres ändern, z. B. „Wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste aus.“
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