So erstellen Sie eine Bestellung in Word (und warum das wichtig ist) • BUOM

17. März 2022

Viele Unternehmen verlassen sich auf Bestellungen, um Details ihrer Transaktionen aufzuzeichnen. Die Erstellung dieser Dokumente mit einer konsistenten Struktur ist für die Organisation von Unternehmensdokumenten unerlässlich. Wenn Sie wissen, wie Sie eine Bestellung in Word erstellen, können Sie am Arbeitsplatz effizienter arbeiten und Transaktionen optimieren. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie eine Bestellung in Word erstellen und erklären, warum es wichtig ist, eine Vorlage für diese Dokumente zu erstellen.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung ist ein Dokument, das alle Details zu der Dienstleistung oder dem Produkt enthält, die der Käufer kaufen möchte. Der Verkäufer erstellt dieses Dokument, einschließlich Informationen wie Produkt- oder Dienstleistungstyp, Modell, Menge, Name und Preis. Lieferanten erteilen in der Regel Bestellungen an Unternehmen, die große Mengen an Vorräten oder Rohstoffen kaufen.

Ein Unternehmen, das an allgemeine Verbraucher verkauft, kann seinen Kunden auch Kaufaufträge erteilen, da es sich bei diesen Dokumenten um Verkaufsangebote handelt. Es ist wichtig zu beachten, dass Bestellungen zwar das Angebot eines Unternehmens detailliert beschreiben, es sich jedoch nicht um Rechnungen handelt. Das Unternehmen stellt Rechnungen aus, bei denen es sich um formelle Zahlungsaufforderungen handelt, nachdem der Käufer die Bedingungen der Bestellung akzeptiert hat.

Warum ist es wichtig, eine Vorlage für Ihre Bestellungen zu erstellen?

Es ist wichtig, eine Vorlage für Ihre Bestellungen zu erstellen, da diese für Konsistenz sorgt. Wenn der Käufer die Bedingungen der Bestellung akzeptiert, wird das Dokument zu einem rechtsverbindlichen Vertrag. Um Verwirrung zu vermeiden und die Transparenz zu erhöhen, können Unternehmen für alle ihre Bestellungen ein bestimmtes Format festlegen. Unternehmen können diese Vorlage verwenden, um alle zukünftigen Dokumente zu erstellen und jede Transaktion zu optimieren.

So erstellen Sie eine Bestellung in Word

Hier ist eine Liste der Schritte zum Erstellen einer Bestellung in Word:

1. Öffnen Sie ein neues Word-Dokument und wählen Sie eine Vorlage aus

Sie können Microsoft Word öffnen, indem Sie auf das Programm auf Ihrem Desktop klicken. Gehen Sie auf „Neues Dokument“ und geben Sie „Bestellung“ in die Suchleiste ein. Diese Aufgabe veranlasst Word, verschiedene Vorlagen anzuzeigen, und Sie können eine davon auswählen. Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben, die Ihnen gefällt, doppelklicken Sie auf das Symbol, um sie zu öffnen.

2. Wählen Sie die gewünschte Seitengröße aus

Im nächsten Schritt wählen Sie die gewünschte Seitengröße aus. Microsoft Word-Vorlagen haben eine voreingestellte Größe, Sie können diese jedoch an Ihre Bedürfnisse anpassen. Gehen Sie zum Layout-Symbol und wählen Sie die gewünschte Seitengröße aus. Die meisten Unternehmen wählen beim Erstellen von Bestellungen die Option „Vollgröße“. Sie können die Ränder auch anpassen, indem Sie auf das Symbol „Ränder“ klicken. Der Standard zum Erstellen von Randgrößen besteht darin, 0,25 für unten, oben, links und rechts einzugeben. Daher können Sie diese Option implementieren, wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Größe Sie verwenden sollen.

3. Machen Sie Gitterlinien sichtbar

Bestellungen verfügen über Rasterlinien, um die verschiedenen Zeilen und Spalten zu definieren. Diese Gitterlinien sind möglicherweise automatisch sichtbar, häufig jedoch nicht. Sie können sie anzeigen, indem Sie im oberen Menüband auf die Registerkarte „Design“ klicken. Sie können dann zur Schaltfläche „Grenzen“ gehen und das Kästchen „Rasterlinien anzeigen“ auswählen.

4. Fügen Sie Ihr Firmenlogo und Ihren Slogan ein

Dieser Schritt kann Ihnen dabei helfen, eine endgültige Bestellung zu erstellen, die für die Organisation eindeutig ist. Kunden können anhand dieser Informationen feststellen, ob eine Bestellung von einem bestimmten Unternehmen stammt. Suchen Sie zunächst nach dem Feld „Hier Ihr Logo“, da die meisten Bestellvorlagen dieses Feld enthalten. Sobald Sie auf das Kästchen klicken, können Sie zu „Einfügen“ gehen und „Bild“ auswählen. Suchen Sie das gespeicherte Logo auf Ihrem Computer und klicken Sie auf „Einfügen“. Diese Aktion ersetzt das Logofeld durch das von Ihnen ausgewählte Bild.

Sie können das Bild an eine beliebige Stelle innerhalb der Zelle verschieben. Sie können auch die Konvertierungstools von Word verwenden, um ein Bild zu verkleinern oder zu vergrößern, wenn die Größe nicht stimmt. Die meisten Word-Vorlagen für Bestellungen enthalten auch ein Feld, das Sie mit einem Firmenslogan füllen können. Wenn ein Unternehmen keinen Slogan hat oder Sie diese Informationen weglassen möchten, können Sie die Wörter vollständig entfernen, indem Sie den Text markieren und die Entf-Taste auf Ihrer Tastatur drücken.

5. Ändern Sie den Formulartitel

Einige Word-Vorlagen für Bestellungen können leichte Abweichungen im Titel aufweisen, z. B. „Arbeitsauftrag“. Wenn Sie den Titel Ihrer Bestellung ändern möchten, klicken Sie auf den Titeltext und geben Sie einen neuen Titel ein. Wenn das Hinzufügen einer anderen Überschrift Auswirkungen auf die Platzierung des Textes hat, können Sie die Textgröße mithilfe der Schriftart-Symbolleiste anpassen.

6. Geben Sie Unternehmensinformationen ein

In Bestellvorlagen finden Sie unter der Überschrift meist einen Abschnitt mit Unternehmensinformationen. Zu diesen Informationen können Firmenname, Eigentümer, Telefonnummer, Adresse und Hauptansprechpartner gehören. Wenn ein Unternehmen keinen Slogan hat, verschieben manche Leute die Unternehmensinformationen in den Slogan-Bereich, um ein zusammenhängenderes Erscheinungsbild zu schaffen. Unabhängig davon, für welche Zelle Sie sich entscheiden, können Sie die Textausrichtung anpassen, indem Sie sich die Optionen im Bereich „Tabelleneigenschaften“ ansehen, nachdem Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle geklickt haben.

7. Weisen Sie Abschnitte für Daten und Bestellnummer zu.

Jede Bestellung, die ein Unternehmen verteilt, hat ein anderes Datum und eine andere Bestellnummer. Sie können eine Dokumentvorlage vorbereiten, indem Sie Leerzeichen für das Datum und die Bestellnummer festlegen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem Team Raum lassen, um in Zukunft die relevanten Informationen einzugeben. Mit dem „Format Painter“, den Sie auf der Registerkarte „Startseite“ finden, können Sie Schriftarten konsistent machen.

8. Aktualisieren Sie die Abschnitte Rechnung und Versand.

Einige Word-Vorlagen verfügen möglicherweise nicht über die entsprechenden Rechnungs- und Versandabschnitte. Beispielsweise können Sie die Abschnitte „An“ und „Service“ in die Abschnitte „Rechnung an“ und „Versenden an“ ändern. Sie können die Abschnitte „Rechnung“ und „Versand“ in einer Zeile belassen oder in zwei separate Zeilen verschieben. Entfernen Sie jeglichen Text aus den entsprechenden Zellen, damit Sie für mehrere Kunden unterschiedliche Informationen eingeben können.

9. Geben Sie die Geschäftsbedingungen ein

Für alle Bestellungen gelten allgemeine Geschäftsbedingungen, denen der Kunde zustimmt, bevor er die Zahlung absendet. Unternehmen haben oft unterschiedliche Bedingungen für Lieferungen, beschädigte Waren und Rücksendungen. Achten Sie darauf, alle Bedingungen und Abschnittsabmessungen anzugeben, damit alle relevanten Teile passen.

10. Erstellen Sie Spalten für Produktinformationen

Sie können alle Spaltenüberschriften so anpassen, dass sie die erforderlichen Produktinformationen enthalten. Sie können beispielsweise Spalten wie Produktname, Produktbeschreibung, Menge, Stückpreis und Gesamtpreis einschließen. Sie können nach Bedarf Spalten hinzufügen oder entfernen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Spalte klicken und „Spalte hinzufügen“ oder „Spalte entfernen“ auswählen. Es kann auch hilfreich sein, am Ende aller Zeilen eine Zeile „Bestellbetrag“ hinzuzufügen, damit Kunden den Gesamtbetrag sehen können, den sie zahlen müssten, wenn sie die Bestellung annehmen würden.

11. Aktualisieren Sie bei Bedarf die Schriftfarbe, -größe und -stil.

Sie können die ursprünglich in der Vorlage bereitgestellten Farben, Größen und Schriftarten beibehalten. Beachten Sie, dass es sinnvoll sein kann, einige dieser Elemente zu ändern, um das Dokument leichter lesbar zu machen. Beispielsweise können Sie Serifenschriften durch serifenlose Schriftarten ersetzen. Sie können den hellgrauen Text auch durch standardmäßigen schwarzen Text ersetzen.

12. Speichern Sie die Bestellung zur späteren Verwendung.

Nachdem Sie nun ein Bestellformular erstellt haben, können Sie es zur späteren Verwendung speichern. Gehen Sie zum „Datei“-Symbol in der oberen linken Ecke des Word-Dokuments und wählen Sie „Speichern“. Sie können der Datei den Namen „Bestellformular“ oder einen beliebigen Namen geben. Sie können eine Datei auch aus einem Word-Dokument in ein anderes Format konvertieren, das Sie ausdrucken oder digital versenden können.

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