So erstellen Sie eine angepasste Probebilanz (mit Beispiel) • BUOM

28. März 2022

Die Erstellung eines angepassten Probesaldos ist Teil des Buchhaltungszyklus, der Unternehmen die Informationen liefert, die sie über ihre Transaktionen benötigen. Dieser Prozess gibt ihnen auch die Möglichkeit, etwaige Korrekturen, die sie an ihren Unterlagen vornehmen müssen, zur Kenntnis zu nehmen. Wenn Sie mehr über die Genauigkeit und Formatierung Ihrer Finanzberichte erfahren möchten, erfahren Sie hier, wie Sie einen angepassten Bilanzsaldo einrichten. In diesem Artikel besprechen wir, was ein angepasstes Testguthaben ist, warum es wichtig ist und wie man es erstellt, zusammen mit einer Vorlage und einem Beispiel.

Was ist ein angepasstes Testguthaben?

Der angepasste Probesaldo ist ein internes Dokument, das Finanzteams verwenden, um Transaktionen für jedes einzelne Konto innerhalb des Buchhaltungszyklus aufzuzeichnen. Ein angepasster Bilanzsaldo ist kein Dokument, das Buchhalter normalerweise in den Jahresabschluss eines Unternehmens aufnehmen, aber Buchhalter verwenden es, um alle Finanztransaktionen an einem Ort anzuzeigen. Sie nehmen auch Anpassungen an der Probebilanz vor, um sicherzustellen, dass sie nur Informationen aus einem Abrechnungszyklus enthält. Unternehmen mit manueller Buchhaltung verwenden diese Methode, um ihre Transaktionen von Konto zu Konto auszugleichen.

Zur Erfassung bereinigter Probesalden kann eine Doppelbuchung verwendet werden. Bei der doppelten Buchführung geht es darum, die Bewegung Ihrer Vermögenswerte von einem Konto auf ein anderes zu verfolgen, sodass Sie ein genaues Bild davon haben, wie viel Geld Sie verdienen und wie viel Geld Sie für den Erwerb von Vermögenswerten ausgeben. Bei der doppelten Buchführung gibt es zwei Transaktionen:

• Lastschrift: Die Lastschrift beschreibt den Geldeingang auf einem Konto.

• Kredit: Kredit bedeutet, wenn Geld ein Konto verlässt.

Sie erfassen beides auf dem Konto, mit dem sie verknüpft sind, um Ihre Finanzen auszugleichen. Wenn Sie beispielsweise die Miete für eine Gewerbeimmobilie zahlen müssen, können Sie eine Gutschrift von 1.000 US-Dollar von Ihrem Geldkonto verbuchen, aber auch eine Belastung von 1.000 US-Dollar von Ihrem Immobilienkonto verbuchen. Durch die Eingabe aller Transaktionen auf diese Weise können Sie Ihr Vermögen mit Bargeld ausgleichen und so ein genaueres Bild Ihrer Finanzlage erhalten.

Zweck des angepassten Probeguthabens

Der Zweck eines angepassten Probesaldos besteht darin, eine Aufzeichnung der Transaktionen zu erstellen, die Ihr Unternehmen während eines Abrechnungszyklus getätigt hat. Zu diesem Zweck können Sie Ihre Salden für jedes Konto ermitteln und Informationen über Transaktionen entfernen, die außerhalb des Abrechnungszyklus stattfinden. Wenn Sie diese Anpassungen zu Ihrem Kontostand hinzufügen, erhalten Sie ein genaueres Bild Ihrer Finanztransaktionen, das Sie dann zur Erstellung formeller Finanzberichte verwenden können.

Viele Menschen verwenden Software, um ihre Konten auszugleichen und Finanzberichte zu erstellen. Die Software kann einen Probesaldo erstellen und Anpassungen basierend auf Ihrem Abrechnungszyklus hinzufügen. Wenn Sie ein größeres Unternehmen haben, sollten Sie den Einsatz einer Buchhaltungssoftware in Betracht ziehen, um die Genauigkeit und Effizienz des Abgleichs Ihrer Konten zu verbessern.

So erstellen Sie ein angepasstes Probeguthaben

Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um ein angepasstes Testguthaben zu erstellen:

1. Erfassen Sie alle Transaktionen

Bevor Sie Ihre Konten ausgleichen, stellen Sie sicher, dass Sie Aufzeichnungen über alle Geld- oder Vermögenstransaktionen haben, die auf Ihren Konten ein- und ausgehen. Eine Aufzeichnung der korrekten Transaktionen kann die Korrektur Ihres Probeguthabens erheblich erleichtern. Wenn Sie die Methode der doppelten Erfassung verwenden, erfassen Sie alle Kredit- und Debittransaktionen. Wenn zwischen den beiden eine Diskrepanz besteht, können Sie anhand Ihres Transaktionsdatensatzes die Transaktionen korrigieren.

Buchhaltungssoftware bezeichnet Aufzeichnungen dieser Transaktionen manchmal als „Journaleinträge“. Wenn Sie Ihre Bücher manuell verwalten, können Sie diese Journaleinträge in Ihre Bücher eingeben. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie diese direkt in das Hauptbuch eingeben, das die vollständige Datenbank ist, die Ihre Software zum Erfassen und Ausgleichen Ihrer Transaktionen verwendet.

2. Führen Sie eine unbereinigte Probebilanz durch

Ein unbereinigter Probesaldo ist eine erste Zusammenfassung Ihrer Kontostände, die Ihnen eine Vorstellung davon gibt, welche Belastungen und Haben Sie auf Ihren Konten haben. Diese Informationen bilden die Grundlage für Ihren Jahresabschluss, bestimmen jedoch nicht die Transaktionen im Buchhaltungszyklus.

Um den unbereinigten Testsaldo zu vervollständigen, können Sie für jedes Konto die Salden aller Ihrer Belastungen hinzufügen. Anschließend addieren Sie alle Ihre Guthaben separat für jedes Konto. Soll und Haben sollten übereinstimmen, Sie verfügen also über ein ausgeglichenes Finanzkonto. Wenn Sie beispielsweise 3.000 US-Dollar für Kredite ausgegeben haben, müssen Sie auch 3.000 US-Dollar an Vermögenswerten ansammeln. Wenn Ihr Kontostand nicht ausgeglichen ist, finden Sie heraus, wo Sie möglicherweise nur einmal eine Buchung vorgenommen haben, und korrigieren Sie diese.

3. Nehmen Sie Anpassungen an der Waage vor

Sobald der nicht angepasste Testsaldo abgeschlossen ist, können Sie Anpassungen hinzufügen. Durch diese Anpassungen werden alle Transaktionen entfernt, die nicht während des Abrechnungszyklus stattfinden, für den Sie Berichte erstellen. Durch das Hinzufügen dieser Anpassungen klären Sie die Transaktionen, die für einen bestimmten Zeitraum erforderlich sind, um die Genauigkeit der Finanzberichte zu verbessern, die Sie aus Ihrer Bilanz erstellen. Es gibt vier Hauptarten von Anpassungen am Probeguthaben:

• Aufschub: Bei einem Aufschub entfernen Sie eine Transaktion, die nicht Teil des Abrechnungszyklus ist, den Sie ausgleichen. Wenn Sie beispielsweise eine verspätete Zahlung von einem Kunden erhalten, der sich in einem anderen Zyklus befindet, müssen Sie die Zahlung von diesem Saldo aufschieben. Sie können es zum angepassten Testguthaben des vorherigen Zyklus hinzufügen.

• Rückstellungen: Eine Rückstellung ist eine Zahlung, die Sie während dieses Abrechnungszeitraums schulden, aber noch nicht bezahlt haben. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie am Ende des Monats Miete zahlen müssen, würden Sie dies in der Probebilanz anpassen.

• Fehlende Transaktionen. Fehlende Transaktionen sind Transaktionen, die Sie zum Zeitpunkt ihres Auftretens nicht erfasst haben. Wenn Sie beispielsweise einen geschäftlichen Einkauf mit einer privaten Kreditkarte getätigt haben, müssen Sie die Transaktion möglicherweise später anpassen.

• Steueranpassungen. Mithilfe dieser Anpassungen können Sie Ihre Finanztransaktionen steuerlich absetzen.

4. Führen Sie die angepasste Testbilanz aus

Wenn Sie Anpassungen vornehmen, sollte Ihre Bilanz nur die Transaktionen widerspiegeln, die während des Buchhaltungszyklus stattfinden, für den Sie die Berichte erstellen. Erneut addieren Sie die Guthaben jedes Kontos, um die Gesamtzahl der Guthaben zu ermitteln. Addieren Sie dann Ihre Belastungen für jedes Konto zur Gesamtbelastung. Wie bei einem unbereinigten Probesaldo müssen die beiden Beträge übereinstimmen. Indem Sie diese Berechnungen wiederholen, stellen Sie sicher, dass Sie jede Anpassung erneut korrekt eingegeben haben. Wenn Ihre Summen nicht übereinstimmen, gehen Sie Ihre Anpassungen noch einmal durch, um die Anpassungen zu finden, die Sie nur einmal eingegeben haben, und korrigieren Sie sie.

5. Veröffentlichen Sie Ihre letzten Notizen

Abschlussbuchungen sind Journalbuchungen, die Sie in Ihrem Hauptbuch erfassen, um temporäre Konten auszugleichen, bevor ein neuer Buchhaltungszyklus beginnt. Dies ist wichtig, da Sie damit Transaktionen nach Zeitraum organisieren und so Ihr Nettoeinkommen für einen bestimmten Zeitraum ermitteln können. Dies wird Ihnen auch dabei helfen, Ihre Bücher nach Zeiträumen zu ordnen. Hier sind einige Beispiele für temporäre Konten, die Sie vor Ihrem nächsten Abrechnungszyklus zurücksetzen können:

• Einkommen

• Kosten

• Gesamtgewinn

• Giro-/Dividendenkonto

Um Abschlussbuchungen zu buchen, geben Sie Transaktionen ein, die die Beträge von diesen temporären Konten ausgleichen und Gelder auf die permanenten Konten überweisen. Temporäre Konten sind Konten, auf denen Gelder nur für einen Abrechnungszeitraum gespeichert sind, während permanente Konten Konten sind, auf denen Sie während der Abrechnungsperioden Gelder ansammeln. Auf diese Weise können Sie nachverfolgen, wie viel Geld Ihr Unternehmen in einem Abrechnungszeitraum verdient, und den Cashflow von den einbehaltenen Gewinnen trennen, bis Sie Ihre Konten ausgeglichen haben.

Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, können Sie Beträge auf ein Gewinnrücklagenkonto überweisen. Hierbei handelt es sich um ein dauerhaftes Konto mit Barmitteln, die Ihr Unternehmen in früheren Abrechnungszyklen nicht ausgegeben hat. Wenn Ihr Unternehmen einer oder zwei Personen, den sogenannten Haupteigentümern, gehört, können Sie Beträge auf ein Kapitalkonto überweisen. Hierbei handelt es sich um ein dauerhaftes Konto, auf dem die von den Eigentümern in das Unternehmen investierten Gelder und ihre einbehaltenen Gewinne erfasst werden. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, veröffentlicht diese diese Abschlussbuchungen möglicherweise am Ende Ihres Buchhaltungszyklus für Sie.

Angepasste Testbilanzvorlage

Hier ist eine Vorlage, mit der Sie ein angepasstes Testguthaben erstellen können:

KontoDebitCreditCash

Aktiv

Einstellung

Gesamt:

Beispiel einer angepassten Probebilanz

Hier ist ein Beispiel für einen unbereinigten Probesaldo eines Buchhalters:

KontoDebitCreditCash10.000 $
Schulden auf Konten
10.000 $ Gehaltsabrechnung kostet 4.000 $
Abbrechnungsverbindlichkeiten
4.000 $ Gesamtbetrag 14.000 $ 14.000 $ In diesem unbereinigten Probesaldo hat der Buchhalter jede Transaktion zweimal eingegeben, also den Gesamtsaldo. Um die Lohnkosten zu begleichen, zog der Buchhalter 4.000 US-Dollar vom Kreditorenkonto ab, um die Ausgaben auszugleichen.

Hier ist ein Beispiel für die Anpassungen desselben Buchhalters, die zur Bilanz hinzugefügt werden sollen:

KontoDebitCreditMietkosten 2.000 $
Vorausbezahlte Miete
2.000 $Das Folgende ist ein Beispiel für die Anpassungen, die der Buchhalter zum Probesaldo hinzugefügt hat, um den angepassten Probesaldo zu erstellen:

KontoDebitCreditCash10.000 $
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kostet 4.000 US-Dollar
Mietkosten: 2.000 $
Schulden auf Konten
10.000 $ Kreditorenbuchhaltung
4.000 $ im Voraus bezahlte Miete
2.000 $ Gesamtbetrag 16.000 $ 16.000 $ Dieser angepasste Probesaldo zeigt eine genaue Darstellung der Transaktionen für jedes Konto und wie sie ausgeglichen sind. Anhand dieser Bilanz kann der Buchhalter ermitteln, welche Ausgaben sein Unternehmen im Berichtszeitraum getätigt hat und wie viel Geld es verdient hat. Ein Buchhalter kann auch ermitteln, wie viele Vermögenswerte ein Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum angesammelt hat, was den Wert des Unternehmens steigert. Diese Informationen sind für einen Buchhalter wichtig, wenn er Jahresabschlüsse für einen bestimmten Zeitraum erstellt, und sie können ihm dabei helfen, das finanzielle Wachstum seines Unternehmens zu verfolgen.