So erstellen Sie ein Workflow-Diagramm in 6 Schritten • BUOM
Workflow-Diagramme sind eine Möglichkeit, mit der Unternehmen ihre wiederholbaren Prozesse veranschaulichen und verfolgen können. Mithilfe von Visualisierungstools können Sie Ihren Fortschritt Schritt für Schritt physisch verfolgen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, Bereiche zu finden, in denen Sie Ihre Prozesse aktualisieren können, um sie logischer zu gestalten und mit der Zeit höhere Gewinne zu erzielen. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Workflow-Diagramm ist, werfen einen Blick auf die Vorteile der Verwendung dieses Tools und geben Anweisungen, die Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen Diagramms helfen.
Was ist ein Workflow-Diagramm?
Ein Workflowdiagramm ist eine visuelle Darstellung eines Geschäftsprozesses, auch Workflow genannt. Es wird normalerweise in Form eines Flussdiagramms erstellt, wobei Standardsymbole verwendet werden, um jeden Schritt des Prozesses von Anfang bis Ende anzuzeigen, sowie eine Liste der für jeden Schritt verantwortlichen Personen. Ein Workflowdiagramm bietet einen Überblick über einen Geschäftsprozess, indem es zeigt, wie Aufgaben, Aktivitäten oder Ressourcen auf verschiedene Personen oder Gruppen verteilt werden. Sie können als Vorlage oder Quelldokument für tiefergehende Nischengeschäftsprozesse dienen.
Wer kann Workflow-Diagramme verwenden?
Menschen in der Fertigung verwendeten ursprünglich Arbeitsablaufdiagramme, um den Prozess der Produkterstellung darzustellen. Viele Branchen und Teams verwenden sie jedoch mittlerweile, um wiederholbare Prozesse zu veranschaulichen. Zu den Bereichen, die von der Erstellung von Workflow-Diagrammen profitieren, gehören:
Anwendungsentwicklung
Inhaltsvermarktung
E-Commerce
Ausbildung
Mitarbeiteranpassung
Maschinenbau
Finanzen
Legal
Medizin
Militär
Welche Vorteile bietet ein Workflow-Diagramm?
Die Vorteile der Workflow-Diagrammerstellung können je nach Ihren spezifischen Prozessen und Erwartungen an das Modell variieren. Zu den allgemeinen Vorteilen gehören jedoch:
Durchführung von Workflow-Analysen
Finden von Verbesserungsmöglichkeiten im Prozess
Erhöhte Effizienz und Rentabilität
Bereitstellung des besten Kundenservice
Dient als Nachschlagewerk für Mitarbeiter
Wann sollte ein Workflow-Diagramm verwendet werden?
Ein Workflow-Diagramm kann verwendet werden, um drei Haupttreiber eines Geschäftsprozesses zu verstehen, darunter:
Prozessanalyse
Mithilfe eines Workflowdiagramms können Sie Bereiche innerhalb eines Prozesses aufzeigen, die von Verbesserungen profitieren könnten. Zu diesen Verbesserungen können gehören:
Mitarbeiter hinzufügen
Hinzufügen von Materialien oder anderen Ressourcen
Effizienzänderungen
Reduzierte Produktionszeit
Technologische Anweisungen
Workflow-Diagramme können Ihnen visuelle Dokumente liefern, die Sie überprüfen können, um zu verstehen, wie sich ein Produkt durch einen bestimmten Prozess bewegt. Dies kann besonders nützlich sein, wenn es Lücken in Ihrem Team gibt, etwa wenn Sie Mitarbeiter einstellen, um eine freie Stelle zu besetzen, oder wenn ein Schlüsselspieler im Urlaub ist. Wenn Sie eine Übersicht zur Überprüfung haben, können Sie besser verstehen, wo Sie zusätzliche Teammitglieder zur vorübergehenden Besetzung unbesetzter Rollen einsetzen können, um die Qualität des Prozesses sicherzustellen.
Nachverfolgung und Verwaltung
Mithilfe eines Workflow-Diagramms können Sie den Prozess in Echtzeit verfolgen. Dadurch kann festgestellt werden, ob Sie Ihre Frist einhalten können und ob es zu Verzögerungen im System kommt. Es kann Ihnen auch Bereiche aufzeigen, die möglicherweise mehr Aufmerksamkeit erfordern, um den Personalbestand oder die Effizienz zu verbessern.
Was bedeuten die Symbole im Workflow-Diagramm?
Die in einem Workflow-Diagramm verwendeten Symbole können je nach Dokument unterschiedliche Bedeutungen haben, da es viele Möglichkeiten gibt, Workflows darzustellen. Die meisten Workflow-Diagramme verfügen jedoch über einige traditionelle Symbole:
Pfeil: Verbindet Schritte oder Prozesse, um die Richtung eines Arbeitsablaufs anzuzeigen.
Kreis: Zeigt die Beziehung zwischen einem Abschnitt eines Workflows und einem anderen an, während Sie sich auf nichtlineare Weise durch ein Dokument bewegen.
Raute: Zeigt die Entscheidungs- oder Genehmigungsphase an.
Oval: bezeichnet den Beginn oder das Ende eines Prozesses.
Rechteck: Bezeichnet einen Vorgang oder eine Aktion, die ein Mitarbeiter im Rahmen eines Arbeitsprozesses ausführt.
Aus welchen Komponenten besteht ein Workflow-Diagramm?
Die Komponenten eines Workflowdiagramms sind die Schritte, die einen größeren Prozess bilden. In jedem Workflow-Diagramm gibt es drei allgemeine Schritte, darunter:
Eingabe: Ein Element, das den nächsten Schritt in einem Prozess beeinflusst und Aktivitäten, Ausrüstung, Entscheidungen, zusätzliche Informationen oder Kapital umfassen kann.
Transformation: Transformation, die auftritt, wenn Eingaben einen Workflow durchlaufen, z. B. die Änderung von Aussehen, Standort, Besitzer oder Zweck.
Ausgabe: Der letzte Schritt des Workflows befasst sich mit den Ereignissen nach der Konvertierung.
Mit welchen Tools können Sie ein Workflow-Diagramm erstellen?
Normalerweise können Sie ein Arbeitsablaufdiagramm mit jeder Methode erstellen, die Sie normalerweise zum Erstellen eines visuellen Diagramms oder einer Zeichnung verwenden würden. Es besteht die Möglichkeit, sie am Computer oder in gedruckter Form zu erstellen. Zu den gängigen Methoden zum Erstellen eines Arbeitsablaufdiagramms gehören:
Flussdiagramm-Software
Stift und Papier
Workflow-Management-Software
Welche Arten von Workflow-Diagrammen gibt es?
Workflow-Diagramme gibt es in verschiedenen Formen, Größen und Layouts, um Ihren spezifischen Prozessanforderungen gerecht zu werden. Zu den gebräuchlichsten, die auf verschiedene Branchen anwendbar sind, gehören:
Diagramm des American National Standards Institute (ANSI): Verwendet einen Standardsatz von Symbolen und gängigen Sprachen, um die verschiedenen Schritte eines Arbeitsablaufs zu beschreiben.
BPMN-Diagramm (Business Process Modeling Notation): Eine spezielle Methode zum Erstellen von Flussdiagrammen, die noch speziellere Symbole wie Uhrensymbole verwendet, um Elemente für Mitarbeiter in anderen Abteilungen verständlicher zu machen.
Geografisches Flussdiagramm: Wird normalerweise in der Logistik und Lagerhaltung verwendet, um die Position eines Objekts in einem Prozess im Verhältnis zu den Arbeitern anzuzeigen.
Integration Definition Diagram (IDEF): Eine grafische Darstellung der Prozessmodellierung, die in technischen Anwendungen verwendet wird.
Prozessflussdiagramm oder Prozessflussdiagramm: Eines der einfachsten Workflow-Diagrammformate, das einen Prozess in chronologischer Reihenfolge vom oberen Rand der Seite bis zum unteren Rand zeigt.
SIPOC-Diagramm: Zeigt die wichtigsten Aspekte eines Arbeitsprozesses und nicht die Reihenfolge der Schritte innerhalb eines Prozesses und identifiziert Lieferanten, Inputs, Prozesse, Outputs und Kunden.
Structured Systems Design Diagram (SSD): Ein prozessorientiertes Dokument, das größere, komplexere Prozesse in überschaubare Funktionen oder Module unterteilt.
Swimlane-Diagramm: Zeigt den Workflow in chronologischer Reihenfolge, jedoch mithilfe von Spalten nach Abteilungen unterteilt.
UML-Flussdiagramm (Unified Modeling Language): Wird verwendet, um die Reihenfolge der Schritte in einem Prozess und den Kontrollfluss in einer grafischen Darstellung anzuzeigen.
So erstellen Sie ein Workflow-Diagramm
Mit diesen Schritten erfahren Sie, wie Sie ein Arbeitsablaufdiagramm für Ihr Team oder Ihren Prozess erstellen:
1. Wählen Sie einen Prozess aus
Wählen Sie einen Zweck für Ihr Diagramm. Dies hilft Ihnen zu verstehen, welche Informationen Sie recherchieren und in Ihre Karte aufnehmen müssen. Einige Prozesse erfordern spezifischere Schritte, während andere nur eine Liste von Rollen und Verantwortlichkeiten erfordern. Bestimmen Sie, wo Prozesse beginnen und enden, um herauszufinden, was zwischen diesen beiden Punkten liegt. Erwägen Sie, Ihrem Diagramm einen klaren, erkennbaren Namen zu geben. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie mehrere Workflow-Diagramme für verschiedene Prozesse erstellen.
2. Wählen Sie Ihr Publikum
Die Auswahl Ihrer Zielgruppe kann Ihnen auch bei der Entscheidung helfen, welche Informationen wichtig sind und in Ihr Diagramm aufgenommen werden sollen. Wenn die Karte für den Kunden bestimmt ist, möchten Sie möglicherweise bestimmte vertrauliche unternehmensspezifische Informationen weglassen. Wenn das Diagramm für Ihr Team bestimmt ist, können Sie es abhängig von den Schritten oder Informationen, die in Ihrer Gruppe allgemein bekannt sind, mehr oder weniger detailliert gestalten.
3. Sammeln Sie Informationen
Treffen Sie sich mit Ihrem Team, Ihren Managern, Kunden und anderen Abteilungen, um mehr Einblick in die tatsächliche Funktionsweise des Prozesses zu erhalten. Diese Workflow-Analyse hilft Ihnen, den Prozess aus der Perspektive anderer kennenzulernen, um das Dokument so vollständig wie möglich zu gestalten. Berücksichtigen Sie bei dieser Suche folgende Punkte:
Verzögerungen, Verbesserungen oder Engpässe im Prozess
Abweichungen im Prozess
Personen, Teams oder Abteilungen, die für bestimmte Aktivitäten oder Aufgaben verantwortlich sind
Mit jedem Prozessschritt verbundene Aufgaben
Chronologie des Prozesses
4. Gestalten Sie Ihren Workflow
Um einen Arbeitsablauf zu entwerfen, müssen Sie alle Recherchen, die Sie durchgeführt haben, zusammenfassen und die Schritte auf Papier oder am Bildschirm darlegen und dabei universelle Symbole verwenden, um zu zeigen, wie der Prozess funktioniert. Sie können dieses Diagramm als „Ist-Prozess“ bezeichnen, da es Schritt für Schritt zeigt, wie das System aktuell funktioniert, ohne dass weitere Änderungen erforderlich sind.
5. Nehmen Sie Verbesserungen vor
Schauen Sie sich den Prozess an und prüfen Sie, ob es Stellen gibt, an denen Sie Änderungen vornehmen können, um die Kommunikation, die Produktivität oder andere Bereiche des Zyklus zu verbessern. Bei der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten sind unter anderem folgende Punkte zu berücksichtigen:
Bereiche, die auf Automatisierungsprozesse umgestellt werden müssen
Bereiche mit Engpässen
Bereiche mit kostengünstigen Anwendungen
Der Einfluss der wichtigsten Aktionen im Prozess auf das Endergebnis
Elemente, die Fristen verzögern können
Schritte zur Fehlerbehebung
Schritte zur Umstrukturierung oder Verlagerung innerhalb des Prozesses
Zeit, jeden Schritt abzuschließen
6. Aktualisieren Sie das Dokument
Sobald Sie Verbesserungen identifiziert haben, können Sie Ihr Dokument mit Prozessänderungen aktualisieren, die Sie ausprobieren möchten, wenn Ihr Team in Zukunft daran arbeitet. Sie können diese Version des Dokuments als „zukünftigen Prozess“ bezeichnen, da Sie damit noch nicht begonnen haben, sie jedoch Änderungen widerspiegelt, die im nächsten Zyklus wirksam werden.