So erstellen Sie ein Projektannahmeformular • BUOM

Viele Unternehmen nutzen Bewerbungsformulare, um Leads zu generieren und wichtige Informationen von potenziellen Kunden zu sammeln. Als Projektmanager ist es wichtig, alle wichtigen Informationen über ein potenzielles Projekt zu haben, bevor Sie sich bereit erklären, daran zu arbeiten, damit Sie einen präzisen Vorschlag erstellen und Ihrem Team die Informationen zur Verfügung stellen können, die es für den Erfolg benötigt. Wenn Sie für das Projektmanagement verantwortlich sind, könnten Sie daran interessiert sein, zu erfahren, wie Sie ein Projektaufnahmeformular erstellen.

In diesem Artikel erklären wir, was ein Projektvorschlagsformular ist, listen die darin enthaltenen Schlüsselelemente auf und erläutern die Schritte, die Sie unternehmen können, um ein professionelles Vorschlagsformular für Ihr nächstes Projekt zu erstellen.

Was ist das Projektannahmeformular?

Ein Projektantragsformular ist ein Fragebogen, den ein potenzieller Kunde ausfüllt und an das Unternehmen sendet, das er mit der Fertigstellung des Projekts beauftragen möchte. Projektaufnahmeformulare werden verwendet, um Einzelheiten darüber anzugeben, welche Art von Arbeit der Kunde abschließen möchte, wann sie abgeschlossen sein soll und innerhalb des Budgets. Projektmanager erstellen häufig digitale oder physische Formulare für die Einreichung von Projekten, um es Kunden zu erleichtern, Angebote von ihrem Team anzufordern.

Welche Vorteile bietet die Verwendung eines Projektaufnahmeformulars?

Viele Projektmanager entwickeln Projektaufnahmeformulare, um den Aufnahmeprozess zu optimieren und sicherzustellen, dass ihr Team über alle Informationen verfügt, die es für den Erfolg benötigt. Die Nutzung des Projektantragsformulars kann Ihnen folgende Vorteile bringen:

• Konsistenz sicherstellen: Die Entwicklung eines Projektaufnahmeformulars kann Ihnen dabei helfen, Richtlinien und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) festzulegen, die es einfacher machen, denselben Prozess für zukünftige Projekte zu duplizieren. Dies kann nützlich sein, wenn Sie mit mehreren Projektmanagern zusammenarbeiten oder die Einstellung eines neuen Mitarbeiters planen.

• Verbesserte Kommunikation. Durch das Ausfüllen eines Projektantragsformulars können Sie sicherstellen, dass Ihr Team über alle Informationen verfügt, die es für die Arbeit am Projekt benötigt. Außerdem können Sie dadurch Zeit bei der Kommunikation mit potenziellen Kunden sparen und sicherstellen, dass Sie deren Vision für das Projekt verstehen.

• Qualität verbessern. Die Verwendung eines Projektaufnahmeformulars kann die Produktivität Ihres Teams und die Gesamtqualität des endgültigen Projekts verbessern, indem sichergestellt wird, dass Ihr Team die Ziele des Kunden versteht. Es kann Ihrem Team außerdem wertvolle Informationen über die Marke, den Stil und die Zielgruppe des Kunden liefern, die ihm dabei helfen können, jedes Projekt entsprechend anzupassen.

• Sparen Sie Zeit: Durch die Erstellung eines Projekteinreichungsformulars erhalten Sie eine Vorlage, die Sie schnell und einfach ausfüllen können. Dies kann Ihnen Zeit sparen, die Delegierung von Aufgaben erleichtern und Ihnen sogar die Möglichkeit geben, einen Teil des Projektabnahmeprozesses zu automatisieren.

• Verbessern Sie die Organisation: Das Ausfüllen eines Projektaufnahmeformulars für jedes Projekt kann Ihnen helfen, den Überblick darüber zu behalten, woran Ihr Team arbeitet und welche Erwartungen jeder Kunde hat. Es kann Ihnen auch dabei helfen, Fristen zu verfolgen, Aufgaben zu priorisieren und festzustellen, ob Ihr Team in der Lage ist, zusätzliche Arbeit zu übernehmen.

Elemente des Projektantragsformulars

Hier sind einige Schlüsselelemente, die Sie in Ihr Projekteinreichungsformular aufnehmen können, um sicherzustellen, dass Ihr Team über alle Informationen verfügt, die es für den Erfolg benötigt:

Kontaktinformationen des Kunden

Eines der wichtigsten Elemente, die Sie in Ihr Projektantragsformular aufnehmen sollten, sind die Kontaktinformationen Ihres potenziellen Kunden. Zu den Details, die Sie möglicherweise anfordern, gehören der vollständige Name des Kunden, die Organisation, die er vertritt, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und die bevorzugte Kontaktmethode. Sie können auch die URL seiner Website anfordern, um mehr über den Kunden zu erfahren. Die Überprüfung der Website eines potenziellen Kunden kann Ihnen dabei helfen, dessen allgemeine Mission, Ziele und Markenstil zu bestimmen. Dies kann Ihnen auch dabei helfen, festzustellen, ob sie gut zu Ihrem Team passen.

Projekttyp

Fragen Sie als Nächstes potenzielle Kunden, welche Art von Projekt sie wünschen. Dies kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welcher Service den Bedürfnissen Ihres Kunden am besten entspricht und welche Teammitglieder über die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit verfügen, um das Projekt abzuschließen. Wenn Ihr Unternehmen bestimmte Dienstleistungen oder Pakete anbietet, können Sie diese in ein Dropdown-Menü oder eine Liste aufnehmen, um potenziellen Kunden die Auswahl zu erleichtern. Dadurch können Sie sicherstellen, dass die Projektanfragen, die Sie erhalten, mit den Dienstleistungen Ihres Teams übereinstimmen.

Ziel

Fragen Sie den Kunden im nächsten Abschnitt des Projektvorschlagsformulars, was sein Ziel für das Projekt ist. Sie können Kunden dazu ermutigen, zusätzliche Informationen zu den wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) anzugeben, die sie messen möchten, zu bestimmten Merkmalen, die das fertige Projekt enthalten sollte, oder zu den Zielen Ihres Kunden. Stellen Sie ein Textfeld oder ausreichend Platz bereit, damit Kunden einen kurzen Absatz schreiben können, in dem sie ihr Gesamtziel detailliert beschreiben. Dies kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihr Team versteht, was es tun muss, um die Erfolgserwartungen Ihres Kunden zu erfüllen.

Zielgruppe oder Endbenutzer

Bitten Sie Ihren Kunden als Nächstes, einige wichtige Informationen über seine Zielgruppe oder den Endbenutzer des fertigen Projekts bereitzustellen. Dies kann Ihrem Team dabei helfen, jedes Projekt so anzupassen, dass es den größtmöglichen Nutzen bringt. Zu den Details, die Sie Ihren Kunden über seine Zielgruppe auflisten können, gehören:

• Geographische Lage

• Alter

• Pol

• Einkommensniveau

• Hobbys und Interessen

• Position oder Branche

Möglicherweise möchten Sie Ihrem Kunden auch Platz für zusätzliche Notizen zu seiner Zielgruppe einräumen, um sicherzustellen, dass Sie über alle benötigten Informationen verfügen.

Budget

Indem Sie Kunden nach ihrem Budget fragen, können Sie ermitteln, welche Ressourcen Sie dem Projekt zuweisen können, und eine genaue Schätzung für Ihr Angebot erstellen. Bitten Sie Ihren Kunden, eine Preisspanne anzugeben, mit der er zufrieden ist, und nicht einen Festpreis. Dies kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, ob es möglich ist, das von Ihrem Kunden gewünschte Projekt innerhalb seiner Budgetbeschränkungen abzuschließen. Dies kann Ihnen auch die Möglichkeit geben, zu verhandeln.

Begriff

Stellen Sie abschließend sicher, dass Sie Ihren Kunden nach dem idealen Zeitrahmen für das Projekt fragen. Dies kann Ihnen dabei helfen festzustellen, ob Sie über die Ressourcen, die Zeit und das Personal verfügen, um das Projekt zu übernehmen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, die Projekte, an denen Ihr Team gerade arbeitet, zu priorisieren, um sicherzustellen, dass jeder Kunde sein endgültiges Projekt pünktlich erhält. Denken Sie daran, dass Sie jederzeit Fristen aushandeln können, nachdem Ihr Kunde einen Projektvorschlag eingereicht hat.

So erstellen Sie ein Projektannahmeformular

Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um ein professionelles Projekteinreichungsformular für Ihre Organisation zu erstellen:

1. Bestimmen Sie das Format

Legen Sie zunächst das Format des Projektvorschlagsformulars fest. Viele Projektmanager erstellen digitale Formulare, weil sie sich einfach per E-Mail an Kunden weitergeben, in die Website ihres Unternehmens einbetten und wichtige Details verfolgen lassen. Es kann Ihnen auch helfen, schneller Informationen von Ihren Kunden zu erhalten, als wenn diese Ihnen ein physisches Projektvorschlagsformular senden würden. Für die Erstellung digitaler Formulare gibt es viele Programme und Anwendungen. Nutzen Sie eine Suchmaschine, um Ihre Optionen zu erkunden und diejenige auszuwählen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

2. Erstellen Sie eine Liste wichtiger Fragen

Überlegen Sie, welche wichtigen Teile Ihr Team benötigt, um mit einem neuen Projekt zu beginnen. Welche Informationen Sie benötigen, kann je nach Branche, in der Sie tätig sind, den von Ihnen angebotenen Dienstleistungen und der Art der Kunden, mit denen Sie zusammenarbeiten, variieren. Sobald Sie eine erste Liste mit Fragen haben, teilen Sie diese mit einem anderen Projektmanager oder Ihrem Teamleiter und bitten Sie um dessen Feedback. Die Zusammenarbeit mit Kollegen bei der Entwicklung Ihrer Fragen kann Ihnen dabei helfen, neue Ideen zu entwickeln und sicherzustellen, dass Ihr Projektantragsformular vollständig ist.

3. Erstellen Sie ein Layout

Nachdem Sie ausgewählt haben, welche Fragen Sie in Ihr Projektantragsformular aufnehmen möchten, können Sie ein Layout erstellen. Versuchen Sie, mit den einfachsten Fragen zu beginnen, z. B. dem Namen und den Kontaktinformationen Ihres Kunden. Sie können auch Dropdown-Menüs verwenden oder eine Liste mit Optionen zur Auswahl hinzufügen, um Kunden durch das Projektaufnahmeformular zu führen. Dadurch können Kunden das Projektantragsformular schneller ausfüllen und die Anzahl der Anfragen, die Sie erhalten, erhöht.

Lassen Sie am Ende des Projektaufnahmeformulars den Kunden Platz, um zusätzliche, für das Projekt relevante Informationen anzugeben. Dies kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Sie über alle Informationen verfügen, die Sie für die weitere Arbeit benötigen.

4. Bestimmen Sie Ihren Projektschwellenwert

Arbeiten Sie mit anderen Managern und Projektleitern zusammen, um abzuschätzen, wie viele Projekte Ihr Team in einem festgelegten Zeitraum erfolgreich abschließen kann. Dies kann Ihnen dabei helfen, Ihren Projektschwellenwert zu bestimmen und Zeitpläne mit potenziellen Kunden zu vereinbaren. Möglicherweise möchten Sie auch überlegen, welche Art von Projekten Ihrem Unternehmen den größten Mehrwert bringen. Sie können beispielsweise für jedes Projekt ein bestimmtes Budgetlimit festlegen, um Ihren Gewinn zu steigern. Dadurch können Sie Ressourcen besser zuweisen und Projekte effektiver priorisieren.

5. Wählen Sie den Standort Ihrer Anfrage aus

Bestimmen Sie, was passiert, nachdem ein potenzieller Kunde Ihr Projektaufnahmeformular ausgefüllt hat und angibt, wo Sie Materialien lagern möchten. Sie können Inhalte in Ihrem Content-Management-System oder einer anderen Anwendung speichern, die Ihr Unternehmen verwendet. Sie können diesen Prozess auch automatisieren, indem Sie ein Benachrichtigungssystem einrichten. Beispielsweise erhalten Sie möglicherweise jedes Mal eine E-Mail oder SMS, wenn ein Kunde ein Projektantragsformular ausfüllt. Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte Einreichungsort leicht zu überwachen und leicht zugänglich ist, um den Projektannahmeprozess effizient zu gestalten.

6. Weisen Sie Schlüsselrollen zu

Weisen Sie abschließend Schlüsselrollen innerhalb Ihres Teams zu, um den Projektabnahmeprozess zu verwalten. Bestimmen Sie, wer dafür verantwortlich ist, das Projektvorschlagsformular zum Ausfüllen an potenzielle Kunden zu senden, und wer eingehende Anfragen für das Projekt überwacht. Legen Sie Erwartungen fest, wie oft am Einreichungsort eingecheckt werden soll, damit Ihr Team weiß, wann es ein ausgefülltes Projektaufnahmeformular erhält.

Sie können anhand der im Projektaufnahmeformular bereitgestellten Informationen außerdem festlegen, wer für die Erstellung von Vorschlägen verantwortlich ist und wie schnell Ihr Team auf jede Projektanfrage reagieren soll. Dies kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihr Team genügend Zeit hat, um jedes Projekt abzuschließen, und die Kommunikation mit potenziellen Kunden zu verbessern.

Musterantragsformular für ein Projekt

Hier ist ein Beispiel für eine Vorlage für ein Projektaufnahmeformular, die Sie nach Bedarf für Ihr Unternehmen anpassen können:

Anleitung: Füllen Sie das untenstehende Formular aus, um uns mehr über das Projekt zu erzählen, an dem Sie mit uns zusammenarbeiten möchten. Unser Team wird diese Informationen verwenden, um ein Angebot und einen individuellen Vorschlag zu entwickeln. Wir hoffen, bald zusammenarbeiten zu können.

Name:
Berufsbezeichnung:
Unternehmen:
E-Mail-Addresse:
Telefonnummer:
Verknüpfung:

Projekttyp:

• Blogeintrag

• Video

• Foto-Shooting

• Grafikdesign

• Logo Design

Ein anderer:

• Was sind Ihre Ziele für dieses Projekt?

• Wer ist Ihre Zielgruppe, Kunde oder Endbenutzer?

• Wie hoch ist Ihr Budget für dieses Projekt? Bitte geben Sie einen Bereich ein.

• Bis zu welchem ​​Datum soll das endgültige Projekt abgeschlossen sein?

• Gibt es weitere Informationen zu diesem Projekt, die Sie uns mitteilen möchten?