So erstellen Sie ein Organigramm in Word (mit Schritten und Tipps) • BUOM

17. März 2022

Organigramme, auch Organigramme genannt, können Ihnen dabei helfen, die Hierarchie innerhalb Ihrer Organisation darzustellen. Diese Diagramme sind wichtig für die Erstellung visueller Karten, die die Struktur eines Unternehmens zeigen und für neue Mitarbeiter, Geschäftsführer und Firmengäste nützlich sein können, die die Beziehungen zwischen Fachleuten innerhalb der Unternehmensstruktur verstehen möchten. Das Erlernen von Organigrammen und deren Erstellung kann Ihnen dabei helfen, Diagramme zu entwickeln, die Ihren Arbeitsplatz genau widerspiegeln. In diesem Artikel beschreiben wir die Schritte zum Erstellen eines Organigramms in Word und geben Tipps zum Entwerfen effektiver Organigramme, die die Hierarchie Ihres Unternehmens darstellen.

Was sind Organigramme?

Organigramme sind Diagramme, die visuelle Darstellungen von Hierarchien, Kategorien, Systemen und Aufgabenabläufen erstellen. Sie zeigen die Beziehungen zwischen Mitgliedern einer Organisation, was dem Betrachter hilft, sich die Struktur des Unternehmens vorzustellen. Darüber hinaus können Manager und HR-Experten diese Diagramme bei der Planung ihres Unternehmens nutzen. Ein Organigramm kann ihnen dabei helfen, Abteilungen zu identifizieren, die möglicherweise zusätzliche Mitarbeiter benötigen, um ihr Wachstum zu unterstützen, oder Abteilungen, die je nach den Zukunftsplänen des Unternehmens möglicherweise zusammengelegt oder aufgeteilt werden müssen. Diese Diagramme sind für Unternehmen jeder Größe nützlich, können aber besonders für große Unternehmen oder Konzerne nützlich sein, die über viele Niederlassungen, Positionen und Führungsebenen verfügen.

Hier sind einige Vorteile der Verwendung von Organigrammen:

• Gesteigerte Effizienz am Arbeitsplatz: Klar definierte Strukturen, die Beziehungen zwischen Arbeitsplätzen visuell darstellen, können die Effizienz am Arbeitsplatz verbessern. Organigramme helfen Benutzern, Systeme auf einen Blick zu verstehen, sodass sie dem richtigen Mitglied der Organisationsstruktur Bericht erstatten können.

• Klärung der Verantwortlichkeiten. Ein Organigramm kann den Mitgliedern einer Arbeitsgruppe dabei helfen, die wichtigsten Verantwortlichkeiten ihrer Rollen zu verstehen. Sie klären die Berichtsreihenfolge für Mitarbeiter der oberen, mittleren und Einstiegsebene.

• Fördern Sie die Zusammenarbeit. Organigramme können kollaborative Dokumente sein. Benutzer können Diagramme erstellen und sie mit anderen Mitgliedern ihres Teams teilen, sodass jeder Benutzer an der Entwicklung eines Dokuments teilnehmen kann, das dem gesamten Team zugute kommt.

• Stress reduzieren: Organigramme können den Stress neuer Mitarbeiter, Manager und Firmenbesucher reduzieren. Mithilfe dieser Diagramme können Betrachter leicht Informationen über die Titel und zugehörigen Positionen bestimmter Teammitglieder des Unternehmens finden.

• Verbessern Sie die Arbeitsplatzplanung: Da Organigramme so visuell sind, können sie es leitenden Fachkräften leichter machen, zu verstehen, wie sich Geschäftspläne auf ihre Unternehmensstruktur auswirken können. Anhand einer visuellen Karte des Unternehmens lässt sich leicht erkennen, wer in welcher Position arbeitet und wie die Struktur der einzelnen Abteilungen zur Erfüllung ihrer Funktionen beiträgt.

So erstellen Sie Organigramme in Word

Hier sind die Schritte zum Erstellen und Anpassen von Organigrammen:

1. Öffnen Sie Ihr Dokument und suchen Sie nach SmartArt.

Öffnen Sie zunächst ein leeres Dokument und suchen Sie in der Symbolleiste nach der Registerkarte „Einfügen“. Die Symbolleiste ist ein Menü oben auf dem Bildschirm. Klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ und suchen Sie nach der Option „SmartArt“. Die SmartArt-Option ist Teil der Gruppe Illustrationen.

2. Öffnen Sie das SmartArt-Menü und wählen Sie ein Layout aus.

Wenn Sie die SmartArt-Option gefunden haben, klicken Sie darauf, um das SmartArt-Menü zu öffnen. Wählen Sie „SmartArt-Grafik auswählen“ und sehen Sie sich Ihre Diagrammlayoutoptionen an. Das Programm enthält Layoutvorlagen für Organigramme auf der Registerkarte „Hierarchie“, aber unterschiedliche Layouts funktionieren möglicherweise für unterschiedliche Organisationsstrukturen. Sie können auch ein Layout auswählen, das am besten zu Ihrer Unternehmensstruktur passt, und es als Grundlage verwenden, bevor Sie Ihre Arbeit anpassen. Nachdem Sie ein Layout ausgewählt haben, klicken Sie auf OK, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

3. Geben Sie Text ein

Anschließend können Sie Text in Ihr Diagramm einfügen. Um Text einzugeben, wählen Sie eine Form aus dem von Ihnen erstellten Bild aus. Auf diese Weise können Sie Text eingeben und Text innerhalb einer Form bearbeiten. Sie können auch Text eingeben oder kopierten Text in Grafiken einfügen, indem Sie das „Textfeld“ in der Symbolleiste öffnen. Wenn Sie das „Textfeld“ öffnen, erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie Text eingeben oder einfügen können.

4. Passen Sie Ihr Diagramm an

Sobald Sie sich für die Struktur Ihres Diagramms entschieden haben, können Sie zusätzliche Formen hinzufügen, um das Diagramm zu erweitern, die Formen in einer Reihenfolge anzuordnen und die Farben und Hierarchie entsprechend Ihren Anforderungen zu ändern. Sie können Formen hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Form hinzufügen“ klicken, die unter „SmartArt-Tools“ aufgeführt ist. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Form hinzufügen“ klicken, wird ein Menü geöffnet, in dem Sie auswählen können, wo Sie neue Formen zu Ihrem Diagramm hinzufügen möchten. Sie können auch Ihre eigenen Layouts erstellen, indem Sie das Menü „Layouts“ auf der Registerkarte „Design“ verwenden.

Tipps zum Entwerfen von Organigrammen

Hier sind einige Tipps, die Ihnen beim Entwerfen von Organigrammen helfen:

Machen Sie einen Plan, bevor Sie das Programm verwenden

Bevor Sie ein Organigramm erstellen, nehmen Sie sich etwas Zeit für die Planung Ihres Designs. Wenn Sie beispielsweise ein Diagramm erstellen, das die Struktur Ihres Unternehmens zeigt, recherchieren Sie und planen Sie, wie viele Ebenen Sie benötigen, um die Hierarchie der Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen widerzuspiegeln. Versuchen Sie, Ihren Entwurf auf ein Blatt Papier zu zeichnen, um eine Karte für sich selbst zu erstellen, bevor Sie im Programm ein Diagramm erstellen. Das Zeichnen auf Papier kann weniger Zeit in Anspruch nehmen als das Arbeiten mit einem Programm. Außerdem können Sie Ihr Diagramm visualisieren und Änderungen vornehmen, bevor Sie Ihren Entwurf fertigstellen.

Teilen Sie große Diagramme in kleinere auf

Generell wird empfohlen, nur ein Organigramm pro Seite zu verwenden. Wenn Sie mit einer großen Informationsmenge arbeiten, die erfordert, dass sich Ihr Diagramm über mehrere Seiten erstreckt, sollten Sie stattdessen die Erstellung mehrerer kleinerer Diagramme in Betracht ziehen. Wenn Sie beispielsweise ein Strukturdiagramm für ein großes Unternehmen erstellen, erstellen Sie möglicherweise mehrere kleinere Diagramme, die sich jeweils nur auf eine Abteilung konzentrieren. Diese kleinen Diagramme sind auf einen Blick leichter zu interpretieren, sodass der Betrachter ohne großen Aufwand schnell Informationen finden oder die Abteilungshierarchie verstehen kann.

Verwenden Sie Farben und Formatierungen, um Zusammenhänge zu verdeutlichen

Da Diagramme sehr visuell sind, können Sie mithilfe guter Formatierungsstrategien Zusammenhänge verdeutlichen und dem Betrachter schnell Informationen vermitteln. Beispielsweise kann die Verwendung von Farb- oder Textformatierungen zur Anzeige verwandter Informationen eine visuelle Anziehungskraft erzeugen und dem Betrachter gleichzeitig wichtige Informationen vermitteln. Sie können einen Farbschlüssel erstellen und unterschiedliche Farben verwenden, um bestimmte Berufsbezeichnungen darzustellen, oder Formatierungen verwenden, z. B. fetten oder kursiven Text, der ähnliche Informationen vermittelt. Sie können beispielsweise Fettformatierung für die Auflistung von Berufsbezeichnungen und Kursivschrift für Mitarbeiternamen verwenden. Erwägen Sie auch die Verwendung unterschiedlicher Formen zur Angabe bestimmter Positionen.

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