So erstellen Sie ein Eventbudget in 7 Schritten (mit Begründung und Komponenten) • BUOM

17. März 2022

Durch die Festlegung eines Budgets für eine Veranstaltung kann der Organisator bei der Planung einer Party, Konferenz oder einer anderen Großveranstaltung Mittel bereitstellen. Der Grund für jede Funktion kann unterschiedlich sein, daher ist es hilfreich, für jeden möglichen Fall ein Budget festzulegen. Veranstaltungsplaner werden davon profitieren, wenn sie mehr über die Schritte erfahren, die bei der Festlegung eines Budgets erforderlich sind. In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung eines Veranstaltungsbudgets, warum es erstellt wird, welche Komponenten es enthalten kann und wie man eines erstellt.

Warum ist es wichtig, Veranstaltungen zu planen?

Die Planung einer Veranstaltung ist von Vorteil, da sie es den Planern ermöglicht, innerhalb ihrer finanziellen Grenzen zu arbeiten. Sobald Sie ein Budget festgelegt haben, können Sie Mittel für verschiedene Komponenten wie die Sicherung des Veranstaltungsortes, Essen und Unterhaltung bereitstellen. Jede Veranstaltung kann für ein anderes Publikum gedacht sein, zu einem anderen Anlass stattfinden oder zu einer bestimmten Jahreszeit stattfinden. Daher ist es wichtig, das Budget für unterschiedliche Umstände einzuplanen.

Gründe für die Erstellung eines Veranstaltungsbudgets

Hier sind einige Gründe, ein Budget für die von Ihnen geplante Veranstaltung zu erstellen:

Wenn Sie rekrutieren

Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihres Budgets die Anzahl der benötigten Mitarbeiter. Dazu kann die Beauftragung eines Catering-Unternehmens, Animateuren und Parkpersonals gehören, die Sie bei der Organisation Ihrer Veranstaltung unterstützen. Bei der Einstellung von Mitarbeitern ist es eine gute Idee, qualifizierte Fachkräfte einzustellen, um sicherzustellen, dass Ihre Gäste ein reibungsloses Erlebnis mit minimalen Fehlern haben.

Um einen Veranstaltungsort zu sichern

Bei der Budgetierung ist es hilfreich, über den Veranstaltungsort nachzudenken. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Standorts verschiedene Faktoren wie Raumgröße, Demografie und Art des Standorts. Erwägen Sie die Wahl eines Standorts in der Nähe des Wohnorts der meisten Veranstaltungsteilnehmer, damit diese eine lange Autofahrt oder die geringe Gebühr eines Mitfahrdienstes vermeiden können. Auch der Veranstaltungsort kann zum Thema Ihres besonderen Anlasses passen. Wenn Sie beispielsweise eine Weihnachtsfeier veranstalten, möchten Sie diese vielleicht an einem Ort veranstalten, der auch für Erwachsene geeignet ist.

Bei der Kontaktaufnahme mit Verkäufern

Erwägen Sie die Kontaktaufnahme mit verschiedenen Lieferanten, um sicherzustellen, dass Sie während des gesamten Planungsprozesses das Budget einhalten. Dazu kann es erforderlich sein, mit mehreren Caterern, Discjockeys und Dekorateuren zu sprechen, um herauszufinden, welche Unternehmen die Preise zu Ihrem Budget passen. Beauftragen Sie Lieferanten, die erschwinglich sind und qualitativ hochwertigen Service bieten können.

Beim Sammeln von Sponsoren

Die Gewinnung von Sponsoren für Ihre Veranstaltung kann Ihnen helfen, die Kosten zu decken. Im Gegenzug können Sie dazu beitragen, die Marke des Sponsors zu fördern, indem Sie seinem Unternehmen visuelle Sichtbarkeit und Aufmerksamkeit verschaffen. Wenn Sie ein Meeting veranstalten, beziehen Sie Ihre Sponsoren in alle gedruckten Marketingmaterialien, Anzeigen oder Social-Media-Beiträge ein.

Bezahlung von Werbematerialien

Ein erheblicher Teil Ihres Budgets kann die Marketing- und Werbematerialien umfassen, die Sie zur Bewerbung Ihrer Funktion verwenden. Dazu kann jegliche Social-Media-Werbung, gedruckte Flyer oder Fernsehwerbung gehören, um Besucher anzulocken. Werbematerialien können dazu beitragen, die Aufmerksamkeit auf eine Veranstaltung zu lenken, die mit der Mission, Vision und den Produkten oder Dienstleistungen Ihrer Organisation in Zusammenhang steht.

Gemeinsame Komponenten des Veranstaltungsbudgets

Hier sind einige typische Budgetaspekte, die Sie bei der Ausrichtung einer Veranstaltung berücksichtigen sollten:

• Miete: Im Budget können Kosten für die Miete von Ausrüstung enthalten sein. Dazu können Komponenten wie Tische und Stühle, Heizgeräte oder Nebelgeräte, Bühne und Lautsprecher gehören.

• Catering: Unabhängig von der Größe Ihrer Versammlung kann es von Vorteil sein, ein Catering-Unternehmen mit der Bewirtung von Speisen und Getränken zu beauftragen. Dazu kann die Beauftragung eines Vorspeisen-, Buffet- oder Dessert-Caterers gehören.

• Transport: Zu den Transportkosten zählen alle Kosten im Zusammenhang mit der Anmietung und Bezahlung von Parkservice, Bustransport oder maßgeschneiderten Mitfahrdiensten für Gäste.

• Dekoration: Wenn Sie Ihre Veranstaltung planen, sollten Sie die damit verbundenen Dekorationskosten berücksichtigen. Sie können den Rahmen für die Anwesenden ästhetisch ansprechend gestalten, was möglicherweise eine zum Thema passende Dekoration erfordert.

So erstellen Sie ein Eventbudget

Hier sind sieben Schritte, die Ihnen bei der Erstellung eines Budgets für Ihre nächste Veranstaltung helfen:

1. Recherchieren Sie vergangene Ereignisse

Es ist hilfreich, die bisherige Kostenhistorie Ihres Unternehmens zu überprüfen, um die erwarteten Kosten für die Funktion zu ermitteln, die Sie in Betracht ziehen. Auf diese Weise können Sie herausfinden, wo Sie unnötige Ausgaben vermeiden können, z. B. die Einstellung von weniger Personal, die Verwendung von weniger Dekorationsmaterialien oder die Abwägung der Menge an Lebensmitteln, die Sie einlagern sollten. Durch die Recherche vergangener Veranstaltungen können Sie auch Komponenten identifizieren, bei denen Sie mehr Geld ausgeben können, um einen effektiven Ablauf der Veranstaltung zu unterstützen.

2. Legen Sie ein Gesamtbudget fest

Wenn Sie ein Meeting planen, ist es hilfreich, zunächst den Geldbetrag zu ermitteln, den Sie ausgeben können. Dies kann die Ermittlung Ihrer Einnahmen und die Prüfung variabler Ausgaben umfassen, die sich im Laufe Ihrer Planung ändern können. Ein Kostenvoranschlag kann Ihnen dabei helfen, die Kosten bei der Planung Ihrer Party entsprechend zuzuordnen. Ihr Kostenvoranschlag kann Kosten für Dekoration, Personal und Ausrüstungsmiete umfassen.

3. Erstellen Sie einen Plan

Sobald Sie Ihren Budgetvoranschlag berechnet haben, können Sie einen Plan erstellen, der Sie bei der Vorbereitung auf Ihre besondere Veranstaltung unterstützt. Um Ihre Veranstaltung erfolgreich zu machen, ist es hilfreich, Ziele zu definieren. Dies kann die Auswahl von Datum und Ort, die Auswahl des Personals, die Auswahl der Unterhaltungsform und die Bestätigung der Redner umfassen. Sobald Sie einen Plan erstellt haben, können die anderen Schritte im Planungsprozess mit Ihren Zielen in Einklang gebracht werden.

4. Sprechen Sie mit Sponsoren

Sobald Sie die Unterstützung Ihrer Stakeholder haben, wenden Sie sich professionell an sie, um Ihr Interesse für die Unterstützung Ihrer Veranstaltung zu wecken. Bevor Sie sich mit Interessenvertretern treffen, sollten Sie sich über Ihr Budget und Ihre Veranstaltungspläne im Klaren sein. Sie können den Beteiligten auch erlauben, die Art der Besprechung auszuwählen, an der sie teilnehmen möchten, z. B. eine persönliche Besprechung, eine telefonische Besprechung oder eine virtuelle Besprechung. Beantworten Sie Fragen und Bedenken, die sie möglicherweise haben. Sobald ein Stakeholder Ihre Funktion unterstützt, ist es hilfreich, ihn regelmäßig mit Updates zu versorgen und sicherzustellen, dass die Prozesse wie geplant ablaufen.

5. Wählen Sie Lieferanten aus

Bestimmen Sie bei der Suche nach verschiedenen Anbietern für Ihre Veranstaltung die Anforderungen Ihres Projekts. Sie können online suchen oder sich mit Kollegen vernetzen, um hochwertige Kandidaten zu finden. Möglicherweise möchten Sie von jedem Anbieter mehrere Angebote einholen, um festzustellen, welches Unternehmen für Ihr Meeting kosteneffizient ist. Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl eines Lieferanten auf andere Aspekte als die Kosten, einschließlich der Funktionalität seiner Produkte oder der Ästhetik seiner Ausrüstung.

6. Berechnen Sie Ihre Werbekosten

Bei der Planung Ihres Budgets ist es hilfreich, zu berücksichtigen, wie viel Material kosten könnte. Dazu kann Online-Werbung wie Werbeartikel, Social-Media-Werbung und Website-Banner gehören. Weitere tolle Möglichkeiten, für Ihre Veranstaltung zu werben, könnten das Verteilen von Flyern an die Mitarbeiter oder das Platzieren von Postkarten in örtlichen Geschäften sein. Die Orte, an denen Sie für Ihre besondere Veranstaltung werben, können die Art der Veranstaltung, die Sie veranstalten, und die Altersspanne der Gäste, die Sie anziehen können, bestimmen.

7. Bestimmen Sie Ihr voraussichtliches Einkommen

Um Ihren Bruttogewinn zu ermitteln, ist es hilfreich, abzuschätzen, wie viel Geld Sie mit der Ausrichtung eines Meetings verdienen können. Ihr voraussichtliches Einkommen kann Gelder umfassen, die Sie aus Ticketverkäufen, Lebensmitteln und anderen Anbietern erhalten. Die Ermittlung des Geldbetrags, den Sie mit dem Hosting verdienen, kann Ihnen dabei helfen, Ihre Mittel so zu verteilen, dass Sie die Ausgaben während des gesamten Planungsprozesses einkalkulieren können.