So erstellen Sie ein Aktionsprioritätsmatrixdiagramm in 5 Schritten • BUOM

7. Dezember 2021

Das Erstellen eines Diagramms ist eine großartige Möglichkeit, Ziele, Projekte oder Aufgaben zu visualisieren. Ein Aktivitätsprioritätsmatrixdiagramm ist eine visuelle Darstellung einer Gruppe von Aufgaben, die Teams dabei helfen kann, sich abschnittsweise auf ein Projekt zu konzentrieren. Wenn Sie wissen, was ein Aktivitätsprioritätsmatrixdiagramm ist und wie man eines erstellt, können Sie dieses nützliche Planungstool für Ihr nächstes Teamprojekt nutzen. In diesem Artikel definieren wir eine Aktionsprioritätsmatrix, zeigen, wie man in fünf Schritten eine solche erstellt, und skizzieren eine Vorlage und ein Beispiel als Referenz.

Was ist eine Aktionsprioritätsmatrix?

Die Action Priority Matrix ist ein visuelles Diagramm, das Teams dabei hilft, sich auf einzelne Aufgaben zu konzentrieren, indem es diese priorisiert. Durch die Trennung und Priorisierung von Aufgaben können Teams ihre Aufmerksamkeit und Ressourcen dort konzentrieren, wo sie am meisten benötigt werden, und einzelne Aufgaben oder größere Projekte in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit erledigen. Das Diagramm hilft dem Team auch dabei, die Auswirkungen jeder Aufgabe oder jedes Projekts zu messen. Typischerweise besteht eine Aktionsprioritätsmatrix aus einer X- und einer Y-Achse mit einem Schnittpunkt. Der Körper des Diagramms besteht aus einem Quadrat, das auf diesen Achsen ruht und aus vier separaten Quadraten besteht.

Vier Quadrate

Die vier Quadrate sind „schnelle Erfolge“, „große Projekte“, „Extras“ und „undankbare Aufgaben“. Entlang der vertikalen oder Y-Achse teilen Sie die Quadrate in zwei Teile: geringe Auswirkung und hohe Auswirkung. Dies misst die Gesamtauswirkung jedes Elements auf das Projekt oder Team. Auf der horizontalen oder X-Achse unterteilen Sie die Quadrate in zusätzliche Abschnitte mit der Bezeichnung „geringer Aufwand“ und „hoher Aufwand“. Dieser Abschnitt hilft Ihnen dabei, den Arbeitsaufwand für jede Aufgabe oder jedes Projekt zu messen. Sie können jedes Feld mit Aufgaben und Verantwortlichkeiten füllen, die dem individuellen Maß an Einsatz und Einfluss entsprechen.

Fachleute verwenden in der Regel eine Aktivitätspriorisierungsmatrix für größere Projekte, bei der sie Aufgaben an Teams oder Einzelpersonen delegieren oder das Projekt in Abschnitte unterteilen. Die Action Priority Matrix ist ein flexibles Modell, das sowohl für langfristige oder kurzfristige Projekte als auch für Großoperationen eingesetzt werden kann.

So erstellen Sie eine Aktionsprioritätsmatrix

Das Erstellen einer Aktionsprioritätsmatrix kann ein einfacher Vorgang sein, wenn Sie mit der Verwendung des Diagramms vertraut sind. Hier sind fünf Schritte zum Erstellen einer Aktionsprioritätsmatrix:

1. Erstellen Sie eine Liste mit Aktionen oder Aufgaben

Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben oder Aktionen, die das Team erledigen muss. Sie können die Aktionsprioritätsmatrix für größere Projekte oder kleinere, fokussiertere Aufgaben verwenden. Listen Sie Ihre Aufgaben in keiner bestimmten Reihenfolge auf und arbeiten Sie mit dem Team zusammen, um herauszufinden, welche zusätzlichen Aufgaben für das Projekt möglicherweise erforderlich sind. Gründlichkeit trägt dazu bei, dass jede Aufgabe erledigt wird und das Endergebnis von hoher Qualität ist. Wenn Sie beispielsweise eine Aktivitätspriorisierungsmatrix verwenden, um Aufgaben in einem Softwareentwicklungsprojekt zuzuweisen, beziehen Sie jede Aufgabe in die Entwicklungs-, Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse ein.

2. Erstellen Sie Ihr Diagramm

Sobald Sie Ihre Liste vervollständigt haben, können Sie ein Matrixdiagramm erstellen. Zeichnen Sie die X- und Y-Achsen mit einem Schnittpunkt, sodass ein Quadrat mit nur zwei Seiten entsteht. Beschriften Sie Ihre X-Achse mit niedriger und hoher Kraft, mit niedriger Kraft in der Nähe des Schnittpunkts und hoher Kraft am gegenüberliegenden Ende der Zeichnen Sie abschließend ein Kreuz in das Diagramm, das es in vier Quadrate unterteilt. Beschriften Sie jedes Quadrat von links nach rechts und von oben nach unten wie folgt:

• Schnelle Siege

• Große Projekte

• Einlagen

• Undankbare Aufgaben

3. Weisen Sie jedem Element eine Wirkungs- und Aufwandsbewertung zu.

Überprüfen Sie die Liste der Aufgaben oder Elemente. Weisen Sie jedem Element eine Wirkungs- und Aufwandsbewertung zu. Berücksichtigen Sie Gruppen- und Einzelbemühungen sowie die Auswirkungen jedes Elements auf das Projekt. Elemente, die viel Ressourcen, Zeit und Geld erfordern, werden im Hinblick auf den Aufwand höher bewertet. Beispielsweise könnten Sie Büroaufgaben einen Punkt für die Wirkung und neun Punkte für den Aufwand zuweisen. Büroarbeit ist in der Regel mit mehr Aufwand verbunden, hat jedoch deutlich geringere Auswirkungen auf das Gesamtprojekt. Die Durchführung produktiverer Meetings kann 10 Punkte für die Wirkung und 2 Punkte für den Aufwand einbringen.

4. Listen Sie Ihre Artikel in den richtigen Feldern auf

Sobald Sie jedem Element eine Aufwands- und Wirkungsbewertung zugewiesen haben, können Sie Ihre Liste in das Diagramm der Aktionsprioritätsmatrix kopieren und jedes Element basierend auf seiner Aufwands- und Wirkungsbewertung im entsprechenden Feld auflisten. Elemente, die mehr Aufwand erfordern, aber nur minimale Auswirkungen haben, befinden sich im Quadrat unten rechts, und Elemente, die minimalen Aufwand erfordern, aber mehr Auswirkungen haben, befinden sich im Quadrat oben links. Alles andere passt in Bezug auf Aufwand und Wirkung zwischen diese Quadrate. Jetzt können Sie jede Aufgabe im Hinblick auf ihre Auswirkungen auf das gesamte Projekt betrachten.

5. Erledigen Sie Aufgaben basierend auf dem in der Matrix zugewiesenen Aufwand und der Wirkung

Sobald den Aktionselementen Aufwands- und Wirkungsbewertungen zugewiesen wurden, kann das Team mit der Erledigung der Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit beginnen. Je nach Arbeitsstil können Sie sich zunächst auf Aufgaben mit geringem oder hohem Aufwand konzentrieren. Sie können die Punkte für jede Aufgabe auch anpassen, wenn das Projekt voranschreitet und sich die Prioritäten ändern. Beispielsweise kann ein Element mit geringer Auswirkung und hohem Aufwand eine höhere Priorität erhalten, je näher der Abschluss eines Projekts rückt. Etwas so Bürokratisches wie eine Dateisicherung kann immer wichtiger werden, wenn sich der Umfang des Projekts ändert.

Vorlage für eine Aktionsprioritätsmatrix

Hier ist eine Vorlage für eine Aktionsprioritätsmatrix, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen helfen soll:

Geringer Aufwand, hoher Aufwand, hohe Wirkung, schnelle Erfolge, große Projekte, geringe Auswirkungen, Füllstoffe, undankbare Aufgaben

Beispiel einer Aktionsprioritätsmatrix

Hier ist ein Beispiel einer Aktionsprioritätsmatrix für ein Entwicklungsprojekt:

Geringer Aufwand, hoher Aufwand, hohe Wirkung – Halten Sie den Kunden über den Projektfortschritt auf dem Laufenden
– Setzen Sie sich Teamziele
– Erstellen Sie ein Layout
– Führen Sie Codierungsaufgaben für Software durch
– Code auf Vollständigkeit prüfen
– Entwerfen Sie UI- und UX-Komponenten. Geringe Auswirkungen – Legen Sie Projektzeitpläne fest
– Setzen Sie sich Teamziele
– Logins für Teams erstellen – Projektdateien sichern
– Lesen Sie Kundenrezensionen
-Team-Feedback-Überprüfung