So entwickeln und implementieren Sie ein persönliches Organisationssystem • BUOM

Es kann einfacher sein, wichtige Aufgaben zu priorisieren und Fristen einzuhalten, wenn Sie an jedem Arbeitstag eine klare Struktur haben, nach der Sie vorgehen müssen. Durch die Schaffung eines persönlichen Organisationssystems, das auf Ihre Bedürfnisse und Ziele als Mitarbeiter ausgerichtet ist, können Sie Ihre Produktivität und Effizienz steigern, indem Sie die benötigten Elemente leichter finden und Aufgaben schneller erledigen können. In diesem Artikel erklären wir, was ein persönliches Organisationssystem ist, welche Vorteile es bietet und wie Sie Ihr eigenes System implementieren.

Was ist ein persönliches Organisationssystem?

Ein persönliches Organisationssystem ist ein Prozess, dem Sie folgen können, um Ihre Aufgaben effektiv zu sortieren, zu organisieren und zu verwalten. Dies ermöglicht es Ihnen, jeden Tag einem klaren Ablauf zu folgen, sodass Sie mehr Arbeitsaufgaben im Laufe des Tages und innerhalb der dafür gesetzten Fristen erledigen können. Bei den meisten dieser Systeme müssen Sie alle Ihre Aufgaben vor sich auslegen, sie an den richtigen Stellen platzieren und sich die Zeit nehmen, an jedem einzelnen Punkt zu arbeiten. Überprüfen Sie Ihren typischen Zeitplan und Ihre bevorstehenden Karriereziele, um ein System zu entwickeln, das für Sie effektiv funktioniert.

Vorteile eines persönlichen Organisationssystems

Die Entwicklung eines konsistenten persönlichen Organisationssystems, das Sie an jedem Arbeitstag befolgen, kann Ihrem Gehirn helfen, sich auf die bevorstehenden Aufgaben des Tages vorbereitet zu fühlen. Dies kann Ihnen dabei helfen, sich mühelos durch Arbeitsaufgaben zu bewegen, und ermöglicht es Ihnen, Zeit einzuplanen, um unerwartete Aufgaben zu erledigen, sobald sie auftreten. Zu den weiteren allgemeinen Vorteilen der Nutzung eines effektiven persönlichen Organisationssystems in Ihrer Karriere gehören:

• Finden Sie wichtige Elemente schnell: Wenn Sie alle anstehenden Aufgaben und anderen Ressourcen in eigene Bereiche einsortieren, können Sie sie bei der nächsten Arbeit an einer verwandten Aufgabe leicht wiederfinden. Sie können Zeit bei der Suche nach bestimmten Artikeln sparen und mehr Zeit für die Fertigstellung des Projekts aufwenden.

• Mehr Projektfristen einhalten. Indem Sie alle Ihre Aufgaben und ihre bevorstehenden Fälligkeitstermine vor Augen haben und sie nach Priorität sortieren, können Sie einen Ablauf und ein System für die schnelle Erledigung dieser Aufgaben einrichten. Dies wird Ihnen helfen, ausreichend Zeit für die Bearbeitung jeder Aufgabe einzuplanen, um Ihre Chancen zu erhöhen, ein Qualitätsprojekt fristgerecht abzuliefern.

• Reduzierter Stress: Wenn Sie wissen, dass Sie alle benötigten Dokumente leicht finden können und einen organisierten Zeitplan einhalten, fühlen Sie sich entspannter und sind auf jeden Tag vorbereitet. Wenn unerwartete Aufgaben auftauchen, können Sie Ihren Zeitplan ganz einfach anpassen, um Ihren Stresspegel zu reduzieren und Ihre Zufriedenheit bei der Arbeit zu steigern.

So erstellen Sie ein persönliches Organisationssystem

Überprüfen Sie Ihren aktuellen Tagesplan, um ein System zu erstellen, das für Sie effizient arbeitet und es einfacher macht, Ihre Aufgaben zu sortieren und effektiv zu priorisieren. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihr eigenes Organisationssystem zu implementieren:

1. Bewahren Sie die Elemente Ihrer To-Do-Liste an einem Ort auf

Wenn Ihr Tag aus ständigen Besprechungen, Fragen von Mitarbeitern und unerwarteten Aufgaben besteht, die priorisiert werden müssen, ist es wichtig, einen Ort zu haben, an dem Sie plötzlich auftretende Aufgaben auf der To-Do-Liste schnell notieren können. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie nicht vergessen, die Aufgabe abzuschließen. Versuchen Sie, alle Elemente Ihrer To-Do-Liste an einem Ort aufzuschreiben, damit Sie später problemlos darauf zurückgreifen können, wenn Sie Zeit haben, Ihre Aufgaben zu organisieren und zu sortieren. Wenn Sie einen Bereich für alle Ihre To-Do-Listenelemente haben, sparen Sie Zeit bei der Suche nach Aufgaben, die Sie möglicherweise notiert und in verschiedenen Bereichen gespeichert haben.

2. Nehmen Sie sich Zeit für die Organisation.

Je nachdem, wie viele To-do-Listeneinträge, Termine und andere Termine Sie jeden Tag erledigen müssen, versuchen Sie, sich die Zeit zu nehmen, Ihren Zeitplan entsprechend zu organisieren, entweder einmal am Tag oder mehrmals pro Woche. Überprüfen Sie Ihre Aufgaben und entscheiden Sie, welche priorisiert werden sollen. Legen Sie für jede Aufgabe Fälligkeitstermine fest oder notieren Sie sich deren bestehende Fälligkeitstermine. Verwenden Sie diese Liste, um zu bestimmen, bei welchen Elementen es sich um kleinere Aufgaben und bei welchen um größere Projekte handelt.

Erstellen Sie für jedes Projekt eine kleinere Teilmenge von Aufgaben, die erledigt werden müssen. Dies macht das Projekt leichter erreichbar und ermöglicht es, sich auf einzelne Aufgaben zu konzentrieren, was zu einer rechtzeitigen Lieferung des wertvollen Endprojekts führt.

3. Wählen Sie ein Aufgabenverwaltungssystem aus, das Sie verwenden möchten

Platzieren Sie diese organisierten Elemente und Fristen in einem Aufgabenverwaltungssystem. Mit diesen Programmen können Sie anstehende Aufgaben organisieren und für jede Aufgabe Fälligkeitstermine markieren. Sie können den ganzen Tag über regelmäßig zu Ihrem Aufgabenverwaltungssystem zurückkehren, um alle erledigten Aufgaben abzuhaken und zu sehen, woran Sie als Nächstes arbeiten müssen. Wenn Sie als Projektmanager arbeiten, können Sie dieses System nutzen, um anderen Mitarbeitern Arbeit zuzuweisen. Es kann sie auch darüber informieren, welche Aufgaben Sie gerade ausführen.

4. Blockieren Sie Zeit in Ihrem Kalender, um sich zu konzentrieren.

Erwägen Sie, anstehende Aufgaben regelmäßig in Ihrem Kalender einzuplanen. Fügen Sie Ihrem Kalender zunächst alle bevorstehenden täglichen Aufgaben oder Termine hinzu, gefolgt von allen anderen für die Woche geplanten Terminen. Anschließend können Sie Zeit in Ihrem Kalender blockieren, um sich auf bestimmte Projekte zu konzentrieren. Versuchen Sie, dieses Kalenderereignis deutlich mit einem Satz wie „Fokusstunde“ zu kennzeichnen, um Ihren Kollegen zu zeigen, dass Sie diese Zeit mit vorrangigen Angelegenheiten verbringen und lieber nicht gestört werden möchten.

5. Deaktivieren Sie Ihre Benachrichtigungen

Es ist wahrscheinlicher, dass Sie Ihren Zeitplan einhalten und Arbeitsaufgaben erledigen, wenn Sie während Ihrer Arbeitszeit alle Benachrichtigungen deaktivieren. Dies befreit Sie von jeglicher Ablenkung oder Versuchung, Ihre Aufmerksamkeit auf etwas anderes zu lenken. Erwägen Sie, Benachrichtigungen auf Ihrem Computer oder Telefon auszuschalten, während Sie an wichtigen Aufgaben arbeiten, und sie dann wieder einzuschalten, wenn Sie Freizeit haben oder an einfacheren Aufgaben arbeiten. Sie können in Ihrem Kalender auch Zeit einplanen, um Benachrichtigungen zu lesen und auf E-Mails, Nachrichten oder Telefonanrufe zu antworten.

6. Richten Sie regelmäßige Benachrichtigungen und Erinnerungen für wichtige Aufgaben ein

Auch wenn Sie anstehende Termine, Aufgaben oder Termine in Ihrem Kalender markieren, kann es hilfreich sein, sich zusätzliche Hilfe zu holen, um sich daran zu erinnern, wann sie erledigt werden müssen. Erwägen Sie beim Organisieren und Planen Ihrer wöchentlichen Aufgaben, Alarme oder Timer auf Ihrem Telefon oder Computer einzurichten. Sie können Sie im Laufe der Woche regelmäßig an bevorstehende Fristen oder Besprechungen erinnern, um sicherzustellen, dass Sie vorbereitet sind und diese rechtzeitig absolvieren oder daran teilnehmen.

7. Organisieren Sie Ihren Arbeitsbereich

Um das Auffinden der benötigten Ressourcen oder Arbeitselemente zu erleichtern, versuchen Sie, Ihren Arbeitsplatz und Ihren Computer zu organisieren. Nehmen Sie sich tagsüber Zeit, um alle Dokumente auf Ihrem Schreibtisch durchzugehen und sie in übersichtlichen, beschrifteten Ordnern zu organisieren. Erstellen Sie Ordner auf Ihrem Desktop, um das schnelle Auffinden und Verknüpfen virtueller Dokumente und Ressourcen zu erleichtern. Dies kann das Auffinden wichtiger Dokumente erleichtern und Ihnen helfen, sich während Ihres Arbeitstages besser vorbereitet zu fühlen.