So entwerfen Sie eine effektive Vorlage für ein Austrittsgespräch • BUOM
1. April 2021
Die Durchführung von Austrittsgesprächen ist mittlerweile gängige Praxis. Wenn es an der Zeit ist, sich von einem Mitarbeiter zu verabschieden, sei es durch den Ruhestand, eine Entlassung oder aus einem anderen Grund, muss diese Person wahrscheinlich vor ihrer Abreise die Personalabteilung aufsuchen.
Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, sind Sie möglicherweise für die Entwicklung und Verwaltung einer Vorlage für ein Austrittsgespräch verantwortlich. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie ein Formular für ein Austrittsgespräch erstellen, das sich auf die Daten konzentriert, die Ihr Arbeitgeber möglicherweise verwendet, und stellen Ihnen eine Vorlage zur Verfügung, die Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen Formulars hilft.
Was ist eine Vorlage für ein Exit-Interview?
Eine Vorlage oder ein Formular für ein Austrittsgespräch ist eine vertrauliche Umfrage, die als letzter Schritt für einen Mitarbeiter durchgeführt wird, dessen Zeit im Unternehmen zu Ende ist. Das Austrittsgespräch findet in der Personalabteilung statt und die Anwesenheit des Vorgesetzten des Mitarbeiters ist nicht erforderlich.
Beim Austrittsgespräch sollten Sie dem Mitarbeiter ein Austrittsgesprächsformular geben, um Informationen über seine Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen zu sammeln. Die Fragen sollen dabei helfen, die Arbeitskultur und die Fähigkeit des Unternehmens zu beurteilen, seine Mitarbeiter auf die Erfüllung der erforderlichen Aufgaben vorzubereiten.
Wenn ein Mitarbeiter eine Vorlage für ein Austrittsgespräch mit ehrlichen Antworten ausfüllt, kann dies dem Unternehmen dabei helfen, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und zu einer positiveren Arbeitsplatzkultur zu führen.
So entwerfen Sie eine Vorlage für ein Austrittsgespräch, die Ihrem Unternehmen hilft
Sie können die gleiche Vorlage für Austrittsgespräche für alle Mitarbeiter verwenden, die Ihr Unternehmen verlassen. Überprüfen Sie die folgenden Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Vorlage im besten Interesse Ihrer Organisation ist:
1. Sammeln Sie die Grundlagen
Am Anfang Ihrer Vorlage für ein Austrittsgespräch sollten grundlegende Informationen über den Mitarbeiter und seine Rolle im Unternehmen stehen. Wenn Sie diese Details kennen, können Sie bestimmte Abteilungen oder Führungskräfte identifizieren, die möglicherweise einer Weiterentwicklung bedürfen. Fügen Sie oben im Formular Folgendes ein:
Mitarbeitername
Position
Abteilung
Direkter Vorgesetzter oder Vorgesetzte
Zeit im Unternehmen
Standort ggf
Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Niederlassungen verfügt, kann es sein, dass eine davon reibungsloser läuft als die andere. Indem Sie ausscheidende Mitarbeiter nach ihrem Standort fragen, erhalten Sie genaue Informationen.
2. Bewerten Sie die Schulungs- und Onboarding-Erfahrung
Eine ordnungsgemäße Schulung und der Zugang zur richtigen Ausrüstung sind entscheidend für die Entwicklung selbstbewusster und erfahrener Mitarbeiter. Die Bewertung des Lern- und Onboarding-Prozesses ist entscheidend für die Verbesserung der Leistung aktueller und zukünftiger Mitarbeiter.
Wenn ein ausscheidender Mitarbeiter berichtet, dass seine Stellenbeschreibung klar war und seine Schulung effektiv war, ist das Unternehmen in einer hervorragenden Position, hohe Bindungsquoten zu erzielen. Ihr Arbeitgeber kann auch Berichte über Unzufriedenheit mit der Technologie oder unzureichende Arbeitsvorbereitung nutzen, um wirksame Änderungen auf Organisationsebene vorzunehmen.
3. Bewerten Sie die Kultur und das Klima am Arbeitsplatz.
Kultur und Klima sind wichtige Faktoren für das Gesamtbild Arbeitszufriedenheit. Zu wissen, wie es ist, in einer bestimmten Position zu arbeiten, kann einem Unternehmen helfen, sich anzupassen und Mitarbeiter zu halten. Stellen Sie unbedingt die folgenden Fragen, um ein gutes Verständnis des Klimas in den einzelnen Abteilungen zu erhalten:
Fühlten Sie sich in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung willkommen?
Gab es genügend Gelegenheiten, bei der Arbeit Freundschaften zu schließen?
Fühlten Sie sich in Ihrer Rolle unterstützt?
Gab es eine sichere Möglichkeit, Fragen oder Bedenken auszudrücken?
Fühlten Sie sich jeden Tag wohl, wenn Sie zur Arbeit kamen?
4. Fragen Sie nach der Entscheidung des Mitarbeiters, das Unternehmen zu verlassen.
Manchmal ist ein Mitarbeiter aufgrund von Umständen, die außerhalb der Kontrolle des Unternehmens liegen, gezwungen, seine Position zu verlassen. Vielleicht muss ihr Ehepartner beruflich umziehen oder sie müssen sich um ein krankes Familienmitglied kümmern. Wenn der Austrittsgrund eines Mitarbeiters auf berufliche Probleme hinweist, kann sein Feedback dem Unternehmen helfen, konkrete Verbesserungen vorzunehmen. Folgende Fragen können dabei helfen, Verbesserungsbedarf seitens der Organisation aufzuzeigen:
War der Grund für den Weggang persönlicher oder familiärer Natur?
Entsprach Ihr Gehalt dem Arbeitsumfang und der Berufsbezeichnung?
Fühlten Sie sich für Ihre Beiträge zum Unternehmen anerkannt?
Haben Sie sich am Arbeitsplatz jemals unsicher oder unwohl gefühlt?
Wurden Sie für einen neuen Job eingestellt? Wenn ja, wie passt dieser Job besser zu Ihren Bedürfnissen?
5. Finden Sie Kommunikationslücken
Wenn die Antworten des ausscheidenden Mitarbeiters darauf hindeuten, dass seine Entscheidung, das Unternehmen zu verlassen, nicht auf mildernde Lebensumstände zurückzuführen ist, besteht eine gute Chance, dass bei der Arbeit etwas gefehlt hat. Vielleicht fühlten sie sich nicht herausgefordert, oder vielleicht gab es nicht genug Gefühl der Arbeitsplatzsicherheit.
Fragen Sie unbedingt, ob sie jemals mit jemandem über diese Bedenken gesprochen haben. Es ist wichtig zu beachten, ob es sich bei dieser Person um einen Gleichgestellten oder einen Vorgesetzten handelte. Wenn sie ihre Bedenken nie geäußert haben, sollten Sie unbedingt herausfinden, warum. Wenn Sie wissen, dass sich jemand zu unwohl fühlte, um seine Bedenken zu äußern, oder dass keine Maßnahmen ergriffen wurden, kann dies Ihrem Arbeitgeber dabei helfen, in Zukunft ein kommunikativeres Arbeitsumfeld zu schaffen.
6. Bitten Sie um eine persönliche Meinung
Stellen Sie sicher, dass im Formular für das Austrittsgespräch direkt gefragt wird, was das Unternehmen zur Verbesserung tun kann. Fragen Sie, ob das Management etwas tun könnte, um den Mitarbeiter zum Bleiben zu ermutigen. Es ist auch wichtig zu fragen, ob diese Person jemals in Betracht ziehen würde, in Zukunft für die Organisation zu arbeiten. Wenn ausscheidende Mitarbeiter regelmäßig berichten, dass sie eine Rückkehr auch unter anderen Umständen nicht in Betracht ziehen würden, können grundlegende Änderungen erforderlich sein.
7. Bitten Sie um Ehrlichkeit
Feedback ist nur dann sinnvoll, wenn es ehrlich ist. Wenn der ausscheidende Mitarbeiter das Bedürfnis verspürt, in seinen Antworten nur positive Aspekte widerzuspiegeln, wird das Austrittsgespräch nicht zum Gesamtwachstum der Organisation beitragen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dem Mitarbeiter bestimmte Punkte zu vermitteln, bevor er das Formular für das Austrittsgespräch ausfüllt. Sie sollten zum Beispiel:
Beschreiben Sie den Zweck des Formulars.
Bringen Sie Ihr Bedürfnis nach Ehrlichkeit zum Ausdruck, statt nach unverdienten Komplimenten.
Erklären Sie, dass das Feedback anonym und vertraulich ist und dass Namen nicht weitergegeben werden.
Es ist wichtig, dass der ausscheidende Mitarbeiter die Kommunikationskette kennt. Erklären Sie, dass das von ihnen angebotene Feedback von einem Computerprogramm organisiert wird, das Daten über alle ausscheidenden Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum sammelt.
Versichern Sie dem Mitarbeiter, dass sein Name nicht bekannt gegeben wird und dass das Feedback am Ende des Monats oder Quartals in Form von Diagrammen und Statistiken an die Vorgesetzten weitergegeben wird. Dieses Detail erleichtert eine ehrliche Beurteilung.
Beispielvorlage für ein Exit-Interview
Wenn Sie versuchen, eine Vorlage für ein Austrittsgespräch für Ihr Unternehmen zu entwickeln, verwenden Sie das folgende Beispiel als Leitfaden:
Vertrauliches Feedback-Formular zum Ausscheiden von Mitarbeitern
Grundinformation
Mitarbeitername:
Position:
Abteilung:
Direkter Vorgesetzter bzw. Vorgesetzte:
Zeit im Unternehmen:
Bürostandort:
Bereitschaft
Helfen Sie uns zu verstehen, wie gut Sie darauf vorbereitet waren, die Ihnen übertragenen Aufgaben professionell wahrzunehmen. Gehen Sie die folgenden Fragen durch und bewerten Sie Ihre Erfahrung auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 die höchste Zahl ist:
War die Stellenbeschreibung, die Sie erhalten haben, umfassend und für Ihre Rolle relevant?
Hat die Schulung, an der Sie teilgenommen haben, Ihr Verständnis für Ihre beruflichen Aufgaben und deren Ausführung verbessert?
Waren die Schulungen und Ressourcen, die Sie erhalten haben, ausreichend, um Sie auf Ihre Rolle vorzubereiten?
Stand Ihnen auf Ihrem beruflichen Weg jemand als Ansprechpartner oder Ratgeber zur Seite?
Haben Sie das Gefühl, über alle Werkzeuge und Geräte zu verfügen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen?
Kultur und Gemeinschaft
Nachfolgend finden Sie die Antworten JA oder NEIN. Bitte klären Sie dies gerne, damit wir Ihre Erfahrung besser verstehen können.
Fühlten Sie sich in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung willkommen?
Gab es genügend Gelegenheiten, bei der Arbeit Freundschaften zu schließen?
Fühlten Sie sich in Ihrer Rolle unterstützt?
Gab es eine sichere Möglichkeit, Fragen oder Bedenken auszudrücken?
Fühlten Sie sich jeden Tag wohl, wenn Sie zur Arbeit kamen?
Entsprach Ihr Gehalt dem Arbeitsumfang und der Berufsbezeichnung?
Fühlten Sie sich für Ihre Beiträge zum Unternehmen anerkannt?
Haben Sie sich am Arbeitsplatz jemals unsicher oder unwohl gefühlt?
Grund der Abreise
Teil 1: Was hat dazu geführt, dass Sie das Unternehmen verlassen haben? Bitte wähle alle aus, die zutreffen.
______ Fehlende Kommunikation
______ Die Arbeitsverantwortung war unüberschaubar
______ Arbeitsaufgaben bereiteten keine Schwierigkeiten.
______ Beziehung zum Manager
______ Mangelnde Work-Life-Balance
______ Reisedauer
______ Unzureichender Lohn
______ Keine Werbung oder Promotion
______ Stellenangebot woanders
______ Beziehung zu einem Kollegen oder Teammitglied
______ Umzug aus Gründen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben
______ Persönliche Gründe
Teil 2: Bitte lesen Sie die folgenden Fragen und beantworten Sie sie so vollständig wie möglich.
Aus welchem Grund verlassen Sie diese Rolle?
Wenn Sie Bedenken bezüglich der Stelle hatten, haben Sie diese jemals gegenüber einem Kollegen, der Personalabteilung oder einem Manager geäußert? Wenn ja, mit wem haben Sie gesprochen und was war das Ergebnis dieses Gesprächs?
Hätte unser Unternehmen irgendetwas tun können, um Sie am Weggang zu hindern?
Möchten Sie irgendwann in unserem Unternehmen wieder arbeiten?