So dokumentieren Sie Leistungsprobleme von Mitarbeitern • BUOM

22. Februar 2021

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Leistung eines Mitarbeiters am Arbeitsplatz zu verfolgen. Wenn Probleme auftreten, ist es wichtig, dass die Personalabteilung diese zeitnah und effektiv löst. Sobald alle relevanten Daten gesammelt wurden, können diese mit dem Mitarbeiter besprochen werden, um seine Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen und ihm dabei zu helfen, Erfolgsziele festzulegen und zu erreichen.

In diesem Artikel definieren wir, was Leistungsprobleme bei Mitarbeitern sind, warum es für Sie wichtig ist, Leistungsprobleme zu dokumentieren und wie Sie diese effektiv dokumentieren können.

Was ist ein Problem der Mitarbeiterproduktivität?

Ein Leistungsproblem eines Mitarbeiters tritt auf, wenn ein Mitarbeiter bestimmte Anforderungen, die der Job mit sich bringt, nicht erfüllt, wie z. B. Anwesenheit, Richtlinienziele und Standards zur Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur. In der Regel werden Leistungsprobleme direkt dem Vorgesetzten des Mitarbeiters gemeldet und dann von der Personalabteilung dokumentiert. Allerdings kann die Personalabteilung die Verantwortung dafür übernehmen, den Mitarbeiter über das Leistungsproblem zu informieren und es zu dokumentieren.

Warum ist es für Sie wichtig, Leistungsprobleme Ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren?

Die Dokumentation von Leistungsproblemen ist für Sie sehr wichtig, da dadurch die Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters im Unternehmen, seine Beziehungen zu seinem Vorgesetzten und seinen Kollegen sowie seine Erfolgsbilanz bei der Einhaltung der im Mitarbeiterhandbuch dargelegten Richtlinien schriftlich festgehalten werden. Insgesamt trägt die Dokumentation der Mitarbeiterleistung dazu bei, Fairness im Untersuchungsprozess sicherzustellen, indem sie eine objektive Perspektive bei der Untersuchung des Mitarbeiterverhaltens am Arbeitsplatz bietet. Manager sollten außerdem eine Mitarbeiterakte führen, um zu verfolgen, wie es ihnen bei der Arbeit geht. Dies kann wöchentlich, monatlich oder jährlich erfolgen.

So dokumentieren Sie Leistungsprobleme von Mitarbeitern

Gehen Sie bei der Dokumentation von Leistungsproblemen Ihrer Mitarbeiter wie folgt vor:

1. Bleiben Sie bei den Fakten und betonen Sie die Erwartungen.

2. Betonen Sie das Verhalten.

3. Vergleichen Sie frühere Leistungsaufzeichnungen.

4. Beschreiben Sie Beweise für Fehlverhalten.

5. Identifizieren und stellen Sie sich die Konsequenzen vor.

6. Treffen Sie sich persönlich und holen Sie sich eine Unterschrift.

1. Bleiben Sie bei den Fakten und betonen Sie die Erwartungen.

Wenn Sie sich mit einem Mitarbeiter treffen, um seine Leistungsprobleme zu besprechen, haben Sie die Möglichkeit, alle Fakten rund um die Umstände darzulegen. Abhängig von der Schwere des Leistungsproblems können Ihnen die Fakten von einem Vorgesetzten oder einer Führungsperson zur Verfügung gestellt werden. Sammeln Sie in jedem Fall weiterhin Kennzahlen, um zu planen, wie Sie dem Mitarbeiter den Leistungsunterschied erklären und wie er die vom Management geforderten Erwartungen erfüllen kann.

Vermeiden Sie unbedingt subjektive Wörter wie „nie“ oder „immer“ in einem schriftlichen Bericht, auch wenn keine Aufzeichnungen über die Erledigung einer bestimmten Aufgabe vorliegen. Verwenden Sie stattdessen Zahlen, um die statistische Analyse in Ihrem Bericht zu veranschaulichen. So kann der Mitarbeiter Beweise vorlegen, die im Widerspruch zum Bericht stehen, oder er kann sich das Ziel setzen, die Statistiken zu erhöhen, um seine Leistung zu verbessern. Sie möchten sicherstellen, dass Sie eine objektive Stimme haben, wenn es um persönliche Gespräche mit einem Mitarbeiter über seine Leistung geht.

2. Betonen Sie das Verhalten

Wenn Sie einen verhaltensbasierten Bericht schreiben, ist es ratsam, einen Bericht zu erstellen, der sich auf das Verhalten und nicht auf die einzelnen Personen konzentriert. Charakter. Der Bericht sollte darin bestehen, dass der Vorgesetzte die Handlungen des Mitarbeiters darstellt, die als Auslöser für die Meldung an Sie dienten. Wenn Sie einen Mitarbeiter zur Verantwortung ziehen, können Sie Ratschläge geben, die dazu beitragen, sein Verhalten zu verbessern und gleichzeitig die Verantwortung am Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten. Insgesamt sollte das Endziel darin bestehen, gegenseitiges Verständnis zu erreichen und einen Weg zum Erfolg zu schaffen.

3. Vergleichen Sie frühere Leistungsaufzeichnungen.

Wenn Ihre Leistung oder Ihr Verhalten zuvor gegen die Regeln im Mitarbeiterhandbuch verstoßen haben, beschreiben Sie, wie es zu dem Verstoß kam und warum dies den Vorgesetzten dazu veranlasst hat, dies zu melden. Die Verhaltenserwartungen am Arbeitsplatz werden in der Regel im Mitarbeiterhandbuch dargelegt, und indem der Mitarbeiter notiert, gegen was er verstoßen hat, erhält er Einblick, warum seine Handlungen möglicherweise als Fehlverhalten oder schlechte Leistung eingestuft werden. Achten Sie darauf, eine Kopie des Mitarbeiterhandbuchs auszudrucken und zu verteilen und markieren Sie im Mitarbeiterhandbuch die Anforderung, die der Mitarbeiter nicht erfüllt hat.

Handelt es sich um den ersten Verstoß gegen das Mitarbeiterhandbuch oder um ein Szenario, in dem der Mitarbeiter den Leistungsstandard nicht erfüllt, fällt es dem Mitarbeiter möglicherweise leichter, die präsentierten Informationen zu verdauen. Denken Sie also an den vorherigen Schritt, indem Sie die Mitarbeiter schriftlich für ihre Handlungen zur Rechenschaft ziehen.

4. Beschreiben Sie Beweise für Fehlverhalten.

Holen Sie Informationen vom direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters und schriftliche E-Mails von seinen Kollegen ein, um Beweise für seine Handlungen vorzulegen. Sie möchten über einen zuverlässigen Bericht verfügen, der dem Mitarbeiter einen vollständigen Überblick darüber gibt, wie Informationen über seine Leistung erfasst wurden und welche Art von Fehlverhalten er am Arbeitsplatz begangen hat.

5. Identifizieren und präsentieren Sie die Konsequenzen

Der obige Schritt wird Ihnen dabei helfen, angemessene Disziplinarmaßnahmen gegen den Mitarbeiter einzuleiten. Es ermittelt auch, warum ein Mitarbeiter seine Leistung nicht den Unternehmensstandards einhält oder ein bereits bestehendes Problem nicht behebt. Versuchen Sie im Allgemeinen, dem Mitarbeiter eine Frist zu setzen, um die festgelegten Erwartungen zu erfüllen, damit er seine Rolle angemessen erfüllen kann.

6. Treffen Sie sich persönlich und holen Sie sich eine Unterschrift

Besprechungen zu Leistung und Fehlverhalten sollten stets persönlich stattfinden. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, alle notwendigen Informationen aus der Untersuchung bereitzustellen, und der Mitarbeiter kann die Informationen verarbeiten, analysieren und entsprechende Fragen stellen.

Nachdem Sie alle Fragen im Zusammenhang mit der Dokumentation Ihrer Arbeit besprochen haben, lassen Sie den Mitarbeiter ein Dokument unterzeichnen, aus dem hervorgeht, dass er den Inhalt der Dokumentation gelesen und verstanden hat. Teilen Sie dem Mitarbeiter außerdem mit, dass die Unterzeichnung des Dokuments bestätigt, dass er mit der Personalabteilung über seine Stelle gesprochen hat. Hierbei handelt es sich nicht um eine Vereinbarung für alle erfassten Inhalte.

Beispiel eines Mitarbeiterleistungsdokuments

Hier ist eine Vorlage, die Ihnen bei der Dokumentation von Leistungsproblemen Ihrer Mitarbeiter hilft:

Leistungsüberprüfung gestartet:
Datum des Treffens:
Treffpunkt:
Startzeit:
Endzeit:
Teilnehmer:

Ziel des Treffens:

Diskussionsthemen:

Aktionspunkte:

Unterschrift der Personalabteilung:

Unterschrift des Managers:

Angestelltenunterschrift:

Beispieldokument zu Fragen der Mitarbeiterleistung

Hier ist ein Beispiel, wie Sie ein solches Dokument ausfüllen können:

Leistungsbeurteilung initiiert von: Teresa Martin, HR-Managerin
*Termin: Montag, 28. Oktober 2019*
*Treffpunkt: Vertriebs- und Marketingzentrale von Trader, 11563 Regis Place, San Francisco, CA 94105*
*Startzeit: 15:05 Uhr PT*
*Endzeit: 16:05 Uhr PT*
*Teilnehmer des Treffens: Teresa Martin, HR-Managerin, und Davis Martin, Vertriebsmitarbeiter*

*Zweck des Treffens: Nichterfüllung des Verkaufsplans für das 3. Quartal*

Diskussionsthemen:

1. Der Mitarbeiter hat den Verkaufsplan für das 3. Quartal nicht erfüllt.

2. Kommentare des Managers zur Leistung.

3. Vorschläge zur Erreichung von Verkaufszielen und zur Verbesserung der Arbeitsleistung.

4. Feedback zu den vorgestellten Aktionspunkten.

5. Zusätzliche Fragen oder Probleme, die angegangen werden müssen.

Aktionspunkte:

1. Treffen Sie sich direkt mit Ihrem Vorgesetzten, um weitere Fragen zu unserem Treffen zu besprechen.

2. Erhöhen Sie Ihre Verkaufsgespräche auf 50 pro Tag und verfolgen Sie diese in Ihrem Projektmanagementsystem.

3. Erstellen Sie einen wöchentlichen Bericht über Ihren Fortschritt und treffen Sie sich mit Ihrem Vorgesetzten, um den Fortschritt Ihrer Anrufe zu besprechen.

4. Erstellen Sie ein Buddy-System mit Vertriebskoordinator Justin Sams, um Sie bei der Lösung Ihrer Probleme zu unterstützen. Jede Woche legt Justin zusammen mit dem Bericht Ihres Vorgesetzten einen Bericht an das Management vor, der von der Personalabteilung überprüft wird.

5. Arbeiten Sie jeden Freitag mit Justin zusammen, um die CRM-Software zu bereinigen, damit das Vertriebsteam Informationen zu Verkaufsinteressenten zur Datenbank hinzufügen kann.

6. Erreichen Sie Ihre Verkaufsziele bis zum Ende des Quartals.

*HR-Unterschrift: Teresa Martin, HR-Managerin*

*Unterschrift des Managers: Matthew Hairston, Vertriebsleiter*

*Unterschrift des Mitarbeiters: Davis Martin, Vertriebsmitarbeiter*