So delegieren Sie Aufgaben am Arbeitsplatz: 7 Tipps • BUOM

8. März 2022

Wenn Sie Manager sind oder ein Team leiten, ist es wichtig zu wissen, wann und wie Sie Aufgaben an Teammitglieder delegieren. In diesem Artikel erklären wir, was es bedeutet, Aufgaben zu delegieren, welche Schritte Sie zum Delegieren von Aufgaben unternehmen können und besprechen, wie das Delegieren von Aufgaben die Produktivität Ihres Teams verbessern kann.

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Was bedeutet Delegation von Aufgaben?

Wenn Manager Aufgaben delegieren, bedeutet das, dass sie die Arbeitslast den entsprechenden Teammitgliedern zuweisen oder verteilen. Der Manager, der Aufgaben delegiert, muss entscheiden, welche Mitarbeiter am besten für die Erfüllung der ihm übertragenen Aufgaben geeignet sind. Wenn ein Manager Aufgaben effektiv delegiert, können die Produktivität und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter steigen.

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Vorteile des Delegierens von Aufgaben

Neben der Steigerung der Produktivität und Arbeitsmoral der Mitarbeiter hat das Delegieren von Aufgaben viele Vorteile. Hier sind einige der häufigsten Vorteile:

1. Hilft, die Arbeitsbelastung des Managers zu reduzieren

Wenn ein Manager Verantwortlichkeiten effektiv an qualifizierte Mitarbeiter delegieren kann, stellt er sicher, dass jeder, einschließlich des Managers, eine realistische Arbeitsbelastung hat. Wenn ein Manager Aufgaben nicht an andere Teammitglieder delegiert, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass diese überfordert sind und Fristen nicht einhalten.

2. Ermöglicht kreative Problemlösung

Durch das Delegieren von Aufgaben können mehr Menschen kreativer zu einem bestimmten Projekt beitragen. Wenn Menschen an einem Projekt zusammenarbeiten, ist es wahrscheinlicher, dass Sie kreative und einzigartige Lösungen für Probleme finden. Das Delegieren von Aufgaben ermutigt die Mitarbeiter auch dazu, Beiträge zu leisten und etwaige Bedenken bezüglich des Projekts zu äußern. Dies wiederum gibt Raum für kreativere Lösungen.

3. Verbessert die Führungsqualitäten

Für Führungskräfte ist das Delegieren von Aufgaben eine Führungskompetenz, die eine ständige Weiterentwicklung erfordert. Zu einer guten Führungskraft gehört die Fähigkeit, den Mitarbeitern zuzuhören, zu kommunizieren, sie zu ermutigen und zu befähigen. Durch das Delegieren von Aufgaben können Sie diese Fähigkeiten stärken und gleichzeitig wichtige Projektziele erreichen.

Wie Sie Aufgaben am Arbeitsplatz effektiv delegieren

Es ist wichtig, Aufgaben angemessen und an diejenigen Mitarbeiter zu delegieren, die die Aufgaben am besten erfüllen können. Hier sind Schritte, die Sie unternehmen können, um Aufgaben effektiv zu delegieren:

1. Weisen Sie Aufgaben basierend auf Ihren Fähigkeiten zu

Wenn ein Mitarbeiter einen Auftrag in einem Bereich erhält, in dem er sich auszeichnet, ist es wahrscheinlicher, dass ihm die Arbeit Spaß macht. Als Führungskraft ist es daher wichtig, die Stärken, Vorlieben und Schwächen Ihrer Mitarbeiter zu verstehen. Delegieren Sie beispielsweise Gruppenaufgaben an diejenigen Mitarbeiter, die gut zusammenarbeiten, und delegieren Sie Forschungsaufgaben an diejenigen Mitarbeiter, die lieber unabhängig arbeiten.

Alternativ können Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Aufgaben selbst zu wählen. Den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, selbst auszuwählen, welche Aufgaben sie erhalten, schafft nicht nur Vertrauen im Team, sondern regt die Mitglieder auch dazu an, sich stärker zu engagieren und ihre Meinung häufiger zu äußern.

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2. Benachrichtigen Sie die Mitarbeiter ordnungsgemäß.

Wenn einem Mitarbeiter ein anderer Aufgabenkomplex oder eine andere langfristige Verantwortung übertragen wird, kann dies zu Stress führen, insbesondere wenn von ihm erwartet wird, dass er sowohl seine aktuellen als auch seine neuen Aufgaben wahrnimmt. Geben Sie ihnen Zeit zur Vorbereitung, damit sie sich auf den Job, den sie übernehmen werden, vorbereitet fühlen.

Erklären Sie auch, warum Sie diese Arbeit an sie delegieren. Sie können damit nicht nur potenzielle Stärken ansprechen, sondern auch deutlich machen, dass Sie ihnen diese Aufgabe anvertrauen. Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise motivierter, eine Aufgabe zu erledigen, wenn sie deren Bedeutung verstehen und verstehen, warum sie für die Erledigung der Aufgabe ausgewählt wurden.

3. Geben Sie klare Anweisungen

Achten Sie beim Delegieren einer Aufgabe darauf, dem Mitarbeiter klare und prägnante Anweisungen zu geben, um Verwirrung und unnötigen Stress zu vermeiden. Wenn sich Mitarbeiter bereit fühlen, eine Aufgabe zu übernehmen, können Sie vermeiden, sie während des gesamten Prozesses bis ins kleinste Detail zu verwalten.

Klare Anweisungen sollten Folgendes umfassen:

• Dauer des Aufgabenzeitraums

• Aufgabendetails

• Erwartungen an die Aufgabe

• Fälligkeitstermine oder Projektfristen

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4. Bieten Sie Schulungen und Ressourcen an

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern alle Schulungen und Ressourcen an, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Wenn sich Mitarbeiter durch die richtige Schulung und Information qualifiziert fühlen, fühlen sie sich motivierter, die Aufgabe zu erledigen. Erwägen Sie, die Mitarbeiterschulung rechtzeitig vor den Aufgabenterminen einzuplanen.

5. Delegieren Sie ggf. Befugnisse.

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die in bestimmten Projektbereichen stets hervorragende Leistungen erbringen, sollten Sie erwägen, ihnen bei der Delegation ihrer jeweiligen Aufgaben volle Befugnisse zu übertragen. Befähigte Mitarbeiter erledigen Aufgaben eher effizient und gründlich.

6. Geben Sie Feedback

Geben Sie den Mitarbeitern Feedback, nachdem sie eine delegierte Aufgabe erledigt haben, statt Mikromanagement zu betreiben. Konstruktives Feedback ist ehrlich und soll den Mitarbeiter ermutigen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Worte positiv sind und sich auf Belohnung und Verbesserung konzentrieren.

7. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung

Stellen Sie abschließend sicher, dass Sie sich die Zeit nehmen, Ihren Mitarbeitern „Danke“ zu sagen und ihnen mitzuteilen, dass Sie die Beiträge, die jeder einzelne zum Projekt geleistet hat, wirklich zu schätzen wissen. Allen zu ihrer guten Arbeit zu gratulieren, kann dazu beitragen, die Arbeitsmoral hoch zu halten.