So definieren Sie den Projektumfang (mit Beispielanweisung) • BUOM

2. September 2021

Der Projektumfang ist ein wichtiges Element, um zu bestimmen, wann Ihr Team oder Ihre Organisation an einem Projekt arbeitet, unabhängig von der Größe des Projekts. Ohne einen definierten Projektumfang ist es möglich, dass das Projekt das Budget oder den Zeitplan auf unglückliche Weise überschreitet. Wenn Sie in einem Team arbeiten, das Projekte aufbaut, benötigen Sie möglicherweise ein tiefes Verständnis dafür, was Umfang ist und warum er für Ihr Projekt wichtig ist.

In diesem Artikel erklären wir, was Umfang im Projektmanagement ist, besprechen, wie man den Umfang eines Projekts definiert, stellen eine Vorlage und ein Beispiel für eine Projektumfangserklärung bereit und listen Tipps auf, die man beachten sollte, um eine Ausweitung des Umfangs zu vermeiden.

Was ist Skalierung im Projektmanagement?

Der Umfang im Projektmanagement bezieht sich auf die Elemente und Aufgaben, die in einem bestimmten Projekt enthalten sind. Projektmanagementteams definieren den Umfang in der Regel klar, um klare Erwartungen für alle Beteiligten sicherzustellen. Die klare Erläuterung des Umfangs durch Diskussionen und Dokumente ist eine wichtige Möglichkeit, das Projekt organisiert und auf Kurs zu halten. Das Fehlen eines definierten Bereichs kann zu Problemen führen, da Kunden oder Stakeholder möglicherweise frustriert sind, wenn nicht alles enthalten ist, was sie vom Projekt erwartet haben, und das Projektmanagementteam möglicherweise Schwierigkeiten hat, Arbeit hinzuzufügen, die über das hinausgeht, was für das Projekt erwartet wurde.

So bestimmen Sie den Umfang Ihres Projekts

Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen können, um den Umfang Ihres Projekts zu bestimmen:

1. Verstehen Sie die Bedürfnisse des Kunden oder der Stakeholder

Der erste Schritt bei der Definition des Projektumfangs besteht in der Kommunikation mit dem Kunden oder, wenn das Projekt intern in Ihrem Unternehmen angefordert wird, mit allen relevanten Stakeholdern. Besprechungen, E-Mails und andere Mitteilungen sollten darauf abzielen, festzustellen, was der Kunde oder Stakeholder vom Projekt benötigt, damit das Projektmanagementteam den Umfang des Projekts bestimmen kann. Dies kann auch eine Diskussion zusätzlicher Ergänzungen zum Projekt umfassen, die einbezogen werden können, wenn Zeit und Budget dies zulassen.

2. Definieren Sie wichtige Ziele

Nachdem das Projektmanagementteam die Bedürfnisse des Kunden oder Stakeholders besprochen hat, kann es hilfreich sein, die Hauptziele des Projekts zu identifizieren. Diese Ziele sollten das Endergebnis des Projekts sein. In dieser Phase sind möglicherweise mehrere Überarbeitungen sowohl seitens des Projektmanagements als auch des Kunden oder Stakeholders erforderlich, da beide Parteien klären, wie die Projektergebnisse aussehen sollen. Diese Ziele sollten SMART sein, das heißt, sie sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitbasiert sein.

Wenn ein Kunde beispielsweise ein Team mit der Erstellung seiner Website beauftragt, könnten einige der wichtigsten Ziele des Projekts ein neues Logo, neue Firmenfarben und Schriftarten sowie eine funktionale Website mit fünf für Suchmaschinen optimierten Zielseiten eines bestimmten Unternehmens sein . Datum von.

3. Beschreiben Sie den Inhalt Ihres Projekts

Eine Projektumfangserklärung ist ein Dokument, das die Absichten hinter dem Projekt erläutert und die Zustimmung aller Beteiligten erfordert. Es sind weitere, detailliertere Dokumente erforderlich, um den Projektumfang zu definieren, damit das Projekt abgeschlossen werden kann. Dies ist jedoch das grundlegende Dokument, auf das sich alle einigen können und das definiert, was im Projekt enthalten ist. Dazu gehört die Identifizierung der Hauptziele, aller wichtigen Ergebnisse, wichtiger Meilensteine, aller Projektbeschränkungen und aller Elemente, die vom Umfang ausgeschlossen sind.

4. Erhalten Sie Zustimmung von Kunden oder Stakeholdern

Sobald die Projektumfangserklärung fertiggestellt ist, müssen alle Beteiligten ihr zustimmen, bevor mit den Arbeiten begonnen werden kann. Abhängig von den Prioritäten der Teilnehmer kann es zu Diskussionen und Verhandlungen über Dinge wie Umfang, Budget und Zeitplan kommen. Sobald sich alle auf die Projektumfangserklärung geeinigt haben, kann das Projektmanagementteam mit der Umsetzung des Projekts beginnen.

5. Vervollständigen Sie den Projektumfangsmanagementplan.

Sobald die Projektumfangserklärung vereinbart wurde, muss das Projektmanagementteam in der Regel einen Projektumfangsmanagementplan erstellen, der alle Projektdetails enthält. Dazu gehören kleinere Details, die nicht zur Beschreibung des Projektumfangs erforderlich sind, wie z. B. Fristen für Teile des Projekts, die für das Endprodukt benötigt werden, oder Informationen darüber, wie bestimmte Aufgaben erledigt werden müssen. Dies ist ein viel vollständigeres Dokument als eine Projektumfangserklärung.

Vorlage für den Projektumfang

Hier ist eine Vorlage, mit der Sie eine Umfangserklärung für Ihr Projekt erstellen können:

Bedeutung: (Der identifizierte Bedarf des Kunden oder Stakeholders wird in ein oder zwei Sätzen erläutert.)

Ziel: (Eine Beschreibung des Projektumfangs auf allgemeiner Ebene, erläutert in ein oder zwei Absätzen, abhängig von der Größe des Projekts.)

Anmerkungen: (Optional: Wenn es sich um ein intern gesteuertes Projekt mit Stakeholdern und nicht um Kunden handelt, können Sie die Geschäftsziele des Projekts in mindestens zwei oder drei Sätzen angeben. Abhängig von der Größe des Projekts kann dieser Abschnitt länger sein.)

Praktische Ergebnisse: (Eine Liste mit Aufzählungszeichen der Projektergebnisse, die das Team erbringen wird, um die Bedürfnisse und Ziele des Kunden oder der Aktionäre zu erfüllen.)

Ausnahmen: (Eine Liste mit Aufzählungszeichen von allem, was vom Projekt ausgeschlossen ist, einschließlich Einzelheiten zu den erforderlichen Änderungen am Budget oder Zeitplan, falls der Kunde dies wünscht.)

Projektbeschreibung: (Eine Beschreibung aller Einschränkungen für das Projekt, darunter Dinge wie Geld, Umfang, Zeit, Ressourcen und Risiko.)

Vorschläge: (Eine Liste aller Annahmen, die in Bezug auf das Projekt getroffen wurden, z. B. Annahmen darüber, wann bestimmte Ressourcen eingehen werden.)

Beispiel für Projektinhalte

Dies ist ein Beispiel für eine Projektumfangserklärung für ein Anwendungsentwicklungsprojekt:

*Bedarf: Client Wine Leaders benötigt eine iOS- und Android-App, mit der Kunden den richtigen Wein für eine Mahlzeit oder Veranstaltung finden können.*

*Umfang: Wilder Development wird eine Anwendung für Wine Leaders erstellen, die alle notwendigen Algorithmen und Daten enthält, um Benutzern Wein bereitzustellen, der ihren Bedürfnissen entspricht, sowie Funktionalität für diejenigen Benutzer, die Wein über die Anwendung kaufen können. Dazu gehören komplexe Daten zu Gerichten, Weinen, Budgets und Benutzertypen.*

Praktische Ergebnisse:

• Eine funktionale App mit umfassenden Daten darüber, welche Weine zu Hunderten von Gerichten und Anlässen passen.

• Profilseite für jeden Weintyp mit einer Liste der besten Essenskombinationen und passenden Anlässe.

• Benutzerprofilfunktion, mit der Benutzer Empfehlungen und Favoriten speichern können

• Links, die zur Website des Kunden führen, sodass Benutzer Wein von jedem empfohlenen Weinprofil kaufen können.

Ausnahmen:

• Die Website des Kunden ist nicht im Projektumfang enthalten, daher müssen alle Links vom Kunden bereitgestellt werden.

• Logos und andere grafische Gestaltungselemente im Zusammenhang mit dem Unternehmen des Kunden sind ausgeschlossen, es sei denn, sie sind ausschließlich für die Anwendung unmittelbar erforderlich.

*Einschränkungen: Das Projekt muss spätestens im Oktober 2022 abgeschlossen sein und weniger als 500.000 US-Dollar kosten.*

*Annahmen: Wilder Development geht davon aus, dass der Kunde bereits die entsprechenden Logos, Grafikdesign, Schriftvarianten, Grundfarben entwickelt und alle notwendigen Webseiten erstellt hat.*

Tipps zur Vermeidung einer Umfangserweiterung

Wenn Sie befürchten, dass sich der Umfang Ihres Projekts ausweitet, haben Sie folgende Möglichkeiten, dies zu vermeiden:

• Dokumentation erstellen. Das Erstellen von Dokumenten wie einer Projektumfangserklärung, der alle Teilnehmer zustimmen müssen, kann dazu beitragen, das Projekt klar zu definieren, sodass es weniger wahrscheinlich ist, dass Kunden oder Stakeholder später im Prozess Elemente zum Projekt hinzufügen.

• Machen Sie sich Ihre Erwartungen klar. Eine klare und verständliche Diskussion mit dem Kunden oder den Stakeholdern darüber, was ihn erwartet und was Sie tun können, ermöglicht es jedem, zu verstehen, was vor sich geht.

• Holen Sie die Zustimmung aller ein. Durch die Verpflichtung von Kunden oder Stakeholdern und dem Projektmanagementteam, der Erklärung zum Projektumfang zuzustimmen, wird ein Dokument bereitgestellt, auf das später zurückgegriffen werden kann, falls Meinungsverschiedenheiten über den Umfang bestehen.

• Bestimmen Sie die Kosten für Erweiterungen des Volumens. Wenn es potenzielle Ergänzungen zum Projekt gibt und sofern Budget oder Zeitplan dies zulassen, kann die Ermittlung der Kosten in Bezug auf Zeit und Geld dem Kunden bei der Entscheidung helfen, ob er diese Elemente hinzufügen möchte.