So bereiten Sie sich auf Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeitern vor • BUOM

3. August 2021

Persönliche Gespräche mit Mitarbeitern sind oft ein wichtiger Teil Ihrer Arbeit als Führungskraft. Die Hauptziele bestehen häufig darin, Feedback zu geben, Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten und den Mitarbeiter zu motivieren, seine Leistung zu verbessern. Einzelgespräche können allen Mitarbeitern zugute kommen, da sie eine individuelle Zielsetzung und Zusammenarbeit ermöglichen. In diesem Artikel besprechen wir, warum Einzelgespräche wichtig sind und wie man sich auf ein Einzelgespräch mit einem Mitarbeiter vorbereitet.

Warum sind Einzelgespräche so wichtig?

Einzelgespräche sind wichtig, um Möglichkeiten zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und zur Stärkung des Teamzusammenhalts zu bieten. Hier sind einige weitere Gründe, warum Einzelgespräche für Ihr Team wichtig sein können:

• Beziehungsaufbau: Einzelgespräche können für Manager eine großartige Gelegenheit sein, Beziehungen zu ihren Mitarbeitern aufzubauen, da sie eine Möglichkeit bieten, Ihr Team individuell kennenzulernen.

• Den Mitarbeitern klare Ziele setzen: Diese Meetings können auch eine Gelegenheit sein, die Produktivität Ihres Teams zu verbessern. Ein Einzelgespräch kann eine Gelegenheit sein, klare Ziele festzulegen, die dem Mitarbeiter helfen können, produktiver zu werden und anhand der Unternehmensziele zu bestimmen, wo er seine Zeit aufwenden möchte.

• Verbesserte Teamarbeit: Sie bieten die Möglichkeit, die Teamarbeit und den Teamzusammenhalt in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Durch Einzelgespräche können Sie Ihren Mitarbeitern zeigen, dass Sie sie wertschätzen, und ihnen so das Gefühl geben, Teil des Teams zu sein.

• Gelegenheit zum Stellen von Fragen bieten: Sie bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen und ehrlich über Arbeitsaufgaben zu kommunizieren.

• Feedback geben: Feedback ist ein wesentlicher Bestandteil des Einzelgesprächsprozesses. Diese Besprechungen können Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, detailliertes Feedback zu ihrer Leistung zu geben.

• Steigert das Selbstvertrauen: Einzelgespräche können dazu beitragen, das Selbstvertrauen der Mitarbeiter zu stärken, indem sie die Gelegenheit für Sie erhöhen, Komplimente zu machen, und den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Stärken zu teilen.

So bereiten Sie sich auf ein persönliches Treffen vor

So bereiten Sie sich auf ein persönliches Treffen mit Ihren Mitarbeitern vor:

1. Legen Sie die Tagesordnung für die Besprechung im Voraus fest

Erwägen Sie die Erstellung einer Tagesordnung vor dem Meeting, um sicherzustellen, dass es produktiv ist. Damit keine Verwirrung entsteht, ist es für beide Seiten wichtig, die Kernpunkte zu kennen. Sie können eine Agenda vorbereiten und diese vorab per E-Mail an den Mitarbeiter senden. Bitten Sie den Mitarbeiter, alle zusätzlichen Tagesordnungspunkte anzugeben, die besprochen werden sollen, und ob Fragen dazu bestehen, was ihn erwartet.

2. Stellen Sie sicher, dass Sie eine private Umgebung haben

Erwägen Sie die Schaffung eines sicheren, privaten Treffpunkts für Sie und Ihren Mitarbeiter. Wenn Sie kein eigenes Büro haben und abhängig von der Platzverfügbarkeit Ihres Unternehmens, müssen Sie möglicherweise einen Konferenzraum reservieren.

3. Bereiten Sie einen Überblick darüber vor, was Sie sagen werden.

Sie können den Zweck des Meetings und die Brainstorming-Themen im Voraus klären und auch eine Liste mit Fragen erstellen, die Sie dem Mitarbeiter stellen können. Hier sind einige Fragen, die Sie stellen können, um die Diskussion zu erleichtern:

• Wie kann ich Sie am besten unterstützen?

• Was ist im Moment Ihr Ziel?

• Was wünschen Sie sich von mir oder unserem Team?

• Wie können wir uns verbessern?

• Was benötigen Sie heute, morgen oder diese Woche von mir oder dem Team?

• Wie würden andere beschreiben, wie gut Sie bei diesem Projekt abschneiden?

• Wie denken Sie über die Verantwortung, die ich Ihnen anvertraut habe?

• Wie wirkt sich Ihre Arbeitsbelastung auf Sie aus?

4. Sammeln Sie die notwendigen Materialien für das Treffen

Möglicherweise möchten Sie frühere Beispiele der Arbeit des Mitarbeiters vorbereiten, damit Sie Referenzen haben, die Sie während des Meetings besprechen können. Möglicherweise müssen Sie sich auch an die Personalabteilung wenden, um Mitarbeiterbewertungen oder Anwesenheitslisten einzusehen. Eine Kopie der Stellenbeschreibung des Mitarbeiters kann ebenfalls hilfreich sein, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter sich seiner Verantwortlichkeiten bewusst ist.

5. Beginnen Sie das Meeting mit einer schnellen Registrierung

Sie können Ihr persönliches Gespräch beginnen, indem Sie Ihren Mitarbeiter fragen, wie es ihm geht und ob Sie ihn irgendwie unterstützen können. Erwägen Sie, sie nach dem Status des Projekts zu fragen und etwaige Erwartungen zu klären. Sie können Ihren Mitarbeitern zeigen, dass sie Ihnen vertrauen können und dass Sie bereit sind, ihnen zum Erfolg zu verhelfen.

6. Feiern Sie alle Erfolge am Arbeitsplatz.

Markieren und feiern Sie alle Aufgaben, die Ihr Mitarbeiter erfolgreich erledigt hat. Lassen Sie sie wissen, dass Sie ihre harte Arbeit bemerken, und geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihr Feedback zu teilen. Erwägen Sie, sich ein Ziel für den nächsten Sieg zu setzen und fragen Sie, ob Sie irgendetwas tun können, um ihm dabei zu helfen, dieses Ziel zu erreichen.

7. Machen Sie sich Notizen, um Feedback zu verfolgen

Es ist wichtig, sich während der Besprechungen Notizen zu machen, damit Sie das Feedback der Mitarbeiter zusammenfassen und genau verfolgen können. Wenn Sie sich Notizen machen, zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter, dass Ihnen seine Arbeit am Herzen liegt und Sie ihm zuhören. Sie können während des Meetings Notizen auf Ihrem Computer machen oder einen Notizblock dabei haben.

8. Behalten Sie einen ermutigenden Ton bei

Denken Sie daran, einen positiven und ermutigenden Ton beizubehalten. Erwägen Sie, Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, seine Gedanken vollständig auszudrücken, bevor Sie sprechen. Sie können Ihren Mitarbeiter ansprechen, indem Sie Ihre persönlichen Erfahrungen einbeziehen, um zu zeigen, dass Sie verstehen, wie es wäre, in seiner Lage zu stecken.

9. Schließen Sie mit einer Zusammenfassung Ihrer Diskussion ab.

Fassen Sie am Ende des Meetings die wichtigsten Punkte zusammen, indem Sie sich auf Ihre Notizen beziehen. Bitten Sie um Klarstellungen zu den besprochenen Bewertungen und geben Sie Gelegenheit für kurzfristige Kommentare. Sie können auch mit Ihrem Mitarbeiter Rücksprache halten, um sicherzustellen, dass Sie die Hauptgedanken des Meetings korrekt dokumentiert haben.

10. Erstellen Sie einen Aktionsplan mit den nächsten Schritten

Nach dem Meeting ist es wichtig, einen Aktionsplan zu haben, der beinhaltet, was als nächstes passieren muss. Der Aktionsplan kann eine Zusammenfassung dessen enthalten, was Sie während des Meetings besprochen haben, sowie Themen, die Sie in Ihrem nächsten Einzelgespräch besprechen möchten. Um die Verantwortlichkeit zu erhöhen, sollten Sie erwägen, Ihr nächstes Einzelgespräch sofort zu planen, damit es sowohl in Ihrem Kalender als auch dem Ihres Kollegen steht.