So bereiten Sie sich auf ein Geschäftstreffen vor • BUOM

1. April 2021

Die Teilnahme an Besprechungen ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Arbeitsplatzes. Meetings können genutzt werden, um wichtige Informationen zur Problemlösung bereitzustellen und Projekte anzuleiten.

Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass Sie darauf vorbereitet sind, das Meeting so effektiv wie möglich zu gestalten.

In diesem Artikel definieren wir, was ein Geschäftstreffen ist und geben Tipps, wie Sie sich am besten darauf vorbereiten.

Was ist ein Geschäftstreffen?

Der Zweck eines Geschäftstreffens besteht darin, herauszufinden, was getan werden muss, um Ihre Ziele zu erreichen, die Empfehlungen zu verstehen, die zum Abschluss bestimmter Projekte erforderlich sind, Probleme zu lösen und Ihrem Vorgesetzten weitere Updates zukommen zu lassen. Auch wenn Ihr Vorgesetzter die Besprechung leitet, ist es wichtig, dass Sie bereit sind, bei der Erörterung der Ziele Ihres Teams Beiträge zu leisten.

Wie bereitet man sich auf ein Geschäftstreffen vor?

Hier sind sechs Schritte zur Vorbereitung auf ein Geschäftstreffen:

1. Informieren Sie sich über die Art des Meetings, an dem Sie teilnehmen werden.

2. Verstehen Sie Ihre Ziele und Besprechungsteilnehmer.

3. Überprüfen und studieren Sie die Tagesordnung.

4. Kennen Sie den Treffpunkt.

5. Berücksichtigen Sie mögliche Hindernisse.

6. Definieren Sie gewünschte Ergebnisse und umsetzbare Folgeaufgaben.

1. Informieren Sie sich über die Art des Meetings, an dem Sie teilnehmen werden

Es gibt verschiedene Arten von Besprechungen, die Ihr Vorgesetzter abhalten kann. Informieren Sie sich daher im Voraus, um welche Art es sich handelt, damit Sie sich vorbereiten können. Hier finden Sie einige Beispiele für die verschiedenen Arten von Besprechungen, auf die Sie sich vorbereiten müssen.

• Informativ: Ihr Vorgesetzter wird die meiste Zeit des Meetings damit verbringen, wichtige Informationen zu besprechen, die er Ihnen und dem Team mitteilen möchte. Am Ende des Meetings gibt es möglicherweise eine kurze Diskussionsphase, in der die Teammitglieder um Klärung von Unklarheiten bitten oder besprechen können, wie die Informationen am besten genutzt werden können.

• Probleme lösen. Problemlösungsbesprechungen können erforderlich sein, wenn Ihr Team oder Ihre Organisation mit einem besonders schwierigen Problem konfrontiert ist, das nur durch gemeinsame Anstrengung gelöst werden kann. Liegt das Problem beispielsweise bei einem Kunden, besprechen Sie einen Arbeitsplan, um sicherzustellen, dass die Kampagne des Kunden voll funktionsfähig ist.

• Beratung: Eine Beratungssitzung ist eine Besprechung, bei der der Vorsitzende die Meinungen verschiedener Personen zu einem bestimmten Thema einholt. Dabei kann es sich um eine Strategie, strategiebezogene Taktiken oder Ideen zur Entwicklung einer neuen Strategie handeln. Beispielsweise könnte ein Beratungsgespräch stattfinden, wenn Ihr Vorgesetzter Anregungen zu einer neuen Unternehmensrichtlinie wünscht. Während des Treffens können Sie Ihr Feedback zur Richtlinie abgeben und die Stärken und Schwächen dieser Änderungen besprechen.

2. Verstehen Sie Ihre Ziele und Besprechungsteilnehmer

Manager sind bestrebt, schnelle und effiziente Besprechungen durchzuführen, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Nehmen Sie sich jedoch die Zeit, um sicherzustellen, dass Sie sich über die Ziele des Meetings im Klaren sind. Wenn beispielsweise ein Problemlösungsgespräch ansteht, möchten Sie sicherstellen, dass Sie im Vorfeld ein klares Verständnis des Problems haben. Es wird für Sie viel einfacher sein, während des Meetings einen Beitrag zu leisten und Ihre Projekte auf Kurs zu halten, damit sie ihr Ziel erreichen.

Wenden Sie sich außerdem an Ihren Vorgesetzten, um herauszufinden, wer die Besprechungsteilnehmer sind, und um sich ein klares Bild von Ihren Zielen zu machen. Sobald Sie wissen, wer an Ihrem Meeting teilnehmen wird, müssen Sie wissen, welche Schlüsselrollen Ihre Kollegen spielen.

Zu den Rollen, die Mitarbeiter bei Geschäftstreffen übernehmen können, gehören:

• Zeitnehmer: Der Zeitnehmer sorgt dafür, dass die Sitzung pünktlich beginnt und endet und dass alle Tagesordnungspunkte rechtzeitig besprochen werden.

• Schreiber: Der Sekretär zeichnet wichtige Details und Entscheidungen auf, die während der Besprechung getroffen wurden, und kann nach der Besprechung auch Notizen an die Teilnehmer senden.

• Experte: Hierbei handelt es sich um eine Person, die über Kenntnisse zum behandelten Thema verfügt. Während Ihr Vorgesetzter oder der CEO Ihres Unternehmens der Experte sein kann, kann die Rolle auch einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden, der an einem bestimmten wichtigen Thema arbeitet.

• Moderator: Der Moderator ist für die Leitung des Treffens verantwortlich. Der Moderator sollte sicherstellen, dass alle relevanten Themen besprochen werden. Diese Verantwortung kann auch der Sitzungsleiter oder Experte übernehmen.

3. Überprüfen und studieren Sie die Tagesordnung

Das Studium der Tagesordnung des Meetings ist von größter Bedeutung, egal welche Rolle Sie spielen. Mithilfe einer Tagesordnung können Sie den Ablauf des Meetings bestimmen, die besprochenen Themen verstehen und die Diskussionspunkte hervorheben. Die Tagesordnung für ein Beratungsgespräch könnte beispielsweise so aussehen:

• Beschreiben Sie die neue bezahlte Urlaubsrichtlinie des Unternehmens.

• Offene Diskussion über Probleme mit Richtlinien für bezahlten Urlaub.

• Nehmen Sie sich Zeit, um Änderungen an der neuen Richtlinie vorzuschlagen.

• Besprechen Sie die Vor- und Nachteile der vorgeschlagenen Änderungen.

• Stimmen Sie für Änderungen.

Abhängig von der Art der Besprechung möchten Manager möglicherweise die Tagesordnung offen lassen, bis die Besprechung beginnt. Mit einer offenen Tagesordnung können Sie vor Beginn der Besprechung eine Änderung vorschlagen. Dies kann eine gute Idee sein, wenn ein Teilnehmer über etwas nachdenkt, das Ihnen noch nicht in den Sinn gekommen ist, und vorschlägt, seinen Punkt auf die Tagesordnung zu setzen, um das Meeting erfolgreicher zu machen. Auf jeden Fall sollten Sie sich vor Ihrem nächsten Geschäftstermin darum bemühen, eine Kopie der Tagesordnung zu erhalten. Überprüfen Sie jeden Tagesordnungspunkt, damit Sie sich auf das Besprechungsthema vorbereiten und möglicherweise Änderungen an der Tagesordnung vornehmen können.

4. Kennen Sie den Treffpunkt

Im Büro finden Besprechungen meist in einem Konferenzraum statt, sodass alle Beteiligten persönlich kommunizieren. Dies ist auch ein idealer Ort, um audiovisuelle Tools für die Kommunikation mit einem Kunden oder Lieferanten einzubinden.

Telefonkonferenzen können eine gute Option für kurze Besprechungen sein, sind jedoch möglicherweise nicht die ideale Wahl, wenn die Besprechung lang ist oder Sie viele Informationen weitergeben möchten. Bei längeren Besprechungen kann die Nutzung einer Online-Videokonferenzplattform eine gute Idee sein, wenn Sie mit den Teilnehmern interagieren müssen.

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten nach Ort, Zeit und weiteren Einzelheiten der Besprechung. Es sollten ein genaues Datum und eine genaue Uhrzeit für das Treffen festgelegt werden. Möglicherweise sendet Ihr Vorgesetzter eine freundliche Erinnerung per E-Mail an alle Teilnehmer.

5. Berücksichtigen Sie mögliche Hindernisse

Bei fast jedem Meeting kann es zu Hindernissen kommen. Seien Sie also darauf vorbereitet, bei Bedarf auf Hindernisse zu stoßen, und setzen Sie sie bei Bedarf auf die Tagesordnung.

Das Hinzufügen von Gesprächsthemen zu einem Meeting kann es einfacher machen, zu besprechen, welche Themen besprochen werden sollten, wann sie besprochen werden und in welcher Art und Weise und in welchem ​​Ton. Darüber hinaus kann das Problem bereits vor der Besprechung gelöst werden, wenn es dem Management zur Kenntnis gebracht wird. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Diskussion des Problems und konzentriert sich auf den strategischen Plan, der auf die Lösung abzielt.

Sie können Ihrem Vorgesetzten auch helfen, vor dem Meeting Verhaltensstandards festzulegen, die auf der Rolle basieren, die Sie spielen werden. Daher erhöhen die Aufnahme von Besprechungspunkten in die Tagesordnung und die ständige Kommunikation mit Ihrem Konfliktmanager die Chancen, dass Konflikte zeitnah und effektiv gelöst werden.

Bitten Sie Ihren Vorgesetzten, einige Ressourcen für die Teilnehmer vorzubereiten, damit alle zu Beginn der Besprechung Zugriff auf die gleichen Informationen haben und diese ordnungsgemäß an die Mitarbeiter des Managements kommuniziert werden können.

6. Definieren Sie gewünschte Ergebnisse und umsetzbare Folgeaufgaben.

Wichtige Entscheidungen müssen während eines Treffens mit Kollegen getroffen werden. Eine der häufigsten Möglichkeiten zur Entscheidungsfindung in einer Versammlung ist die Mehrheitsentscheidung. Dank dieses Systems kann jeder Sitzungsteilnehmer seine Meinung äußern. Bedenken Sie insgesamt, dass die Taktiken, an denen Sie arbeiten, einen größeren Einfluss auf das Erreichen der Strategieziele haben werden. Auf diese Weise können Sie und Ihr Team sich ein klares Bild vom Aufwand machen, der erforderlich ist, um die Strategieziele zu erreichen und zu übertreffen. Daher müssen jeder Person weitere Aufgaben zugewiesen werden, um dorthin zu gelangen, wo sie sein muss.

Einige Beispiele für Folgeelemente sind:

• Verteilen Sie Besprechungsnotizen per E-Mail, nachdem die Besprechung beendet ist.

• Teilen Sie jedem Teilnehmer bis zum Ende des Tages Aktionen per E-Mail mit.

• Formulieren Sie bis zum Ende der Woche eine standardisierte Methode zur Verwaltung von Teamaufgaben.

• Platzieren Sie Notizen nach der Verteilung in einem internen Dokumentenablagesystem.