So berechnen Sie die Abwesenheitsquote in 3 einfachen Schritten • BUOM

10. September 2021

Abwesenheitsrate = (Anzahl der Abwesenheiten / Anzahl der Arbeitstage im Zeitraum) x 100

Die Abwesenheitsquote ist der Prozentsatz der Zeit, die ein Mitarbeiter von der Arbeit abwesend ist. Während eine gewisse Auszeit aufgrund von Urlaub oder Krankheit normal ist, können regelmäßige unentschuldigte Abwesenheiten ein Problem darstellen. Wenn Sie Teamleiter, HR-Experte oder Unternehmensleiter sind, können Sie die Abwesenheitsquote Ihrer Mitarbeiter berechnen, um den Grad der Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen zu verstehen und eine effektive Lösung zu finden. In diesem Artikel besprechen wir die Definition der Abwesenheitsrate, untersuchen ihre Bedeutung und Auswirkungen auf Arbeitsplatzsysteme, schauen uns an, wie sie in drei Schritten berechnet wird, und geben Beispiele für ihre Berechnung.

Wie hoch ist die Abwesenheitsquote?

Die Abwesenheitsrate ist eine Kennzahl zur Messung der Häufigkeit, mit der ein Mitarbeiter von der Arbeit abwesend ist. Zeitweilige Abwesenheiten von Mitarbeitern kommen häufig vor und können viele berechtigte Gründe haben, darunter Krankheit, Arzttermine, Urlaub oder familiäre Notfälle. Sie können im Voraus oder plötzlich geplant werden, sind für Arbeitgeber jedoch relativ einfach zu bewältigen. Es kann sogar sein, dass Mitarbeiter aus Gründen wie einer Operation oder der Pflege eines Neugeborenen eine längere Auszeit nehmen müssen. Versäumt ein Arbeitnehmer jedoch gewohnheitsmäßig und häufig Arbeitstage, ohne dies zu planen, ohne dies anzukündigen und ohne vorher eine behördliche Genehmigung und Urlaub einzuholen, handelt es sich um Fehlzeiten.

Fehlzeiten sind ein ernstes Problem und können auf größere Probleme mit dem Unternehmen oder dem Mitarbeiter zurückzuführen sein. Während die Hauptform der Fehlzeiten darin besteht, dass zu viele Arbeitstage versäumt werden, kann sie sich auch in chronischen Fehlzeiten, Verspätungen, vorzeitigem Weggehen und langen Mittagessen oder Pausen äußern. Da sich dieses Verhalten auf Produktivität und Arbeitsmoral auswirken kann, ist es wichtig, dass Teamleiter so schnell wie möglich dagegen vorgehen. Durch die Messung des Abwesenheitsgrads können Unternehmensleiter das Problem quantifizieren und mit der Untersuchung seiner Ursache beginnen. Die Einholung dieser Informationen ist bei der Erstellung einer geeigneten Lösung sehr hilfreich.

Warum ist die Abwesenheitsrate wichtig?

Abwesenheitsquoten sind wichtig, weil sie Unternehmensleitern dabei helfen können, Fehlzeiten zu bekämpfen. Während Arbeitgeber mit entschuldigten Abwesenheiten rechnen und sich darauf vorbereiten können, ist die Bewältigung routinemäßiger Fehlzeiten schwierig. Wenn der Arbeitgeber jedoch das Gefühl hat, dass dem Mitarbeiter oder dem Team mehr Arbeit als üblich fehlt oder die Produktivität niedrig ist, kann er eine Abwesenheitsquote berechnen, um festzustellen, ob Fehlzeiten die Ursache sind. Auf diese Weise können Arbeitgeber die Situation beurteilen, eine Analyse durchführen und feststellen, ob Änderungen erforderlich sind. Sie können dann fundierte Entscheidungen treffen und langfristige Verbesserungen vorantreiben. Hier sind einige Lösungen, die sie entwickeln können:

• Implementieren Sie bessere Kommunikationsstrategien: Um die Richtlinien zu Abwesenheit und Verspätungen einzuhalten, müssen sich die Mitarbeiter darüber im Klaren sein. Arbeitgeber möchten möglicherweise ihre Kommunikationsstrategien verbessern und sicherstellen, dass Informationen und Regeln für alle Teammitglieder klar sind.

• Treffen mit Mitarbeitern: Arbeitgeber können beschließen, sich mit Mitarbeitern zu treffen, die Probleme mit Fehlzeiten haben. Indem Arbeitgeber einem Mitarbeiter mitteilen, wie oft er abwesend war, können sie ihn nach den Gründen fragen und gemeinsam einen Plan entwickeln.

• Mitarbeiter-Feedback auswerten. Eine gute Möglichkeit, Ihre Abwesenheitsraten weiter zu untersuchen, besteht darin, Umfragen durchzuführen und Mitarbeiterfeedback einzuholen. Mitarbeiter haben möglicherweise Vorschläge zur Verbesserung des Führungsstils, der Arbeitsbedingungen oder der Kultur.

• Einstellung weiterer Mitarbeiter: Arbeitgeber erfahren möglicherweise, dass Fehlzeiten durch hohe Arbeitsbelastung verursacht werden. Sie könnten mehr Mitarbeiter einstellen, um die Arbeit zu teilen und die Motivation der Mitarbeiter zu steigern.

• Richtlinienänderungen: Unternehmensleiter möchten möglicherweise eine Überarbeitung der Urlaubs- oder Krankheitsurlaubsrichtlinien des Unternehmens in Betracht ziehen. Dies könnte es den Mitarbeitern ermöglichen, über formelle Möglichkeiten zu verfügen, sich ausreichend frei zu nehmen.

• Änderung der Vergütungspakete: Durch eine Verbesserung der Vergütung können Arbeitgeber die Motivation ihrer Mitarbeiter bei der Arbeit steigern. Eine wettbewerbsfähige Bezahlung und Zusatzleistungen sind wichtig, um talentierte Teammitglieder zu gewinnen und zu halten.

• Umsetzung der besten Schulungsprogramme. Ausgezeichnete Schulungsprogramme geben den Mitarbeitern Sicherheit bei der Herangehensweise an Arbeitsaufgaben. Die Verbesserung dieser Programme kann die Mitarbeiter unterstützen und die Anwesenheit verbessern.

Die Reduzierung und Eliminierung von Fehlzeiten bedeutet, dass das Personal des Unternehmens den Geschäftsbetrieb unterstützt. Hier sind einige der Vorteile, die sich aus der Reduzierung von Fehlzeiten und der Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter pünktlich zur Arbeit erscheinen, ergeben:

• Lieferpräsentation: Wenn alle anwesend sind, bedeutet dies, dass genügend Personal vorhanden ist, um dringende Lieferungen und Projekte innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens abzuschließen und zu präsentieren.

• Systemfunktionalität: Wenn alle Mitarbeiter vorhanden sind, die in einem System, etwa der Logistik oder der Supply Chain, zusammenarbeiten, kann das System effizient bleiben und der Arbeitsaufwand für alle Beteiligten beherrschbar sein.

• Respekt gegenüber den Unternehmensrichtlinien: Wenn Mitarbeiter pünktlich zur Arbeit kommen und diese pünktlich verlassen, zeigen sie ihren Respekt für die Bedürfnisse von Managern und Kollegen und bringen ihre Bereitschaft zum Ausdruck, die Unternehmensrichtlinien und -regeln einzuhalten.

• Teilnahme an Besprechungen. Durch die Reduzierung von Fehlzeiten wird sichergestellt, dass Mitarbeiter wie geplant an wichtigen Besprechungen mit Kunden und Kollegen teilnehmen, was für die Stärkung der Kundenbindung und die Aufrechterhaltung von Konten von entscheidender Bedeutung ist.

• Positive Arbeitsplatzkultur: Wenn Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt zur Arbeit kommen, zeigen sie ihr Engagement für den Job, und die Kultur und Marke eines Unternehmens können Vertrauen, Empathie, Fürsorge und Professionalität widerspiegeln.

So berechnen Sie die Abwesenheitsquote

Befolgen Sie diese Schritte, um die Abwesenheitsquote für Ihre Organisation zu berechnen:

1. Verfolgen Sie die Anzahl unentschuldigter Abwesenheiten

Der erste Schritt zur Berechnung der Abwesenheitsrate eines Mitarbeiters besteht darin, eine Möglichkeit zu schaffen, seine Anwesenheit zu verfolgen. Viele Unternehmen nutzen Ein- und Ausstempelsysteme, um die Anwesenheit pro Tag zu verfolgen. Mit einem solchen System können Sie nachverfolgen, wie oft Ihr Mitarbeiter unentschuldigt die Arbeit versäumt. Sie sollten auch Ihre Personalabteilung oder Ihre eigenen Unterlagen konsultieren, um festzustellen, wann der Mitarbeiter offiziell für den Urlaub genehmigt wurde. Sie können die Berechnung für einen Mitarbeiter oder das gesamte Team durchführen.

Für Ihre Berechnung ist es wichtig, dass Sie nur Abwesenheiten berücksichtigen, die nicht entschuldigt oder unberechtigt sind. Es kann sein, dass Ihr Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder anderen Umständen entschuldigt abwesend ist. Sie können zwar die Gesamtabwesenheitsquote messen, diese ist jedoch nicht so nützlich wie die Messung der Fehlzeiten. Während entschuldigte Abwesenheiten normal sind, sind unentschuldigte Abwesenheiten Situationen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

2. Wählen Sie einen Zeitraum aus

Wählen Sie als Nächstes den Zeitraum aus, über den die Abwesenheitsrate Ihres Mitarbeiters gemessen werden soll. Dies kann eine Woche, ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr sein, abhängig von Ihren Zielen und der Relevanz des Themas. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass ein Mitarbeiter seit fast einer Woche abwesend ist, können Sie die Abwesenheit während dieser Zeit messen. Möglicherweise möchten Sie das Problem beheben, bevor es ein Jahr alt wird, damit Sie es so schnell wie möglich verhindern können.

3. Verwenden Sie eine Formel

Sobald Sie Ihre Anwesenheitsdaten gesammelt und einen Zeitraum ausgewählt haben, können Sie diese Werte in die Formel einfügen, um Ihre Abwesenheitsquote zu berechnen. Teilen Sie zunächst die Anzahl der unentschuldigten Abwesenheiten durch die Anzahl der Tage im Zeitraum. Dadurch erhalten Sie den Prozentsatz der Zeit, die Ihr Mitarbeiter im vergangenen Zeitraum, sei es ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr, versäumt hat. Anschließend multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100, um es in einen Prozentsatz umzuwandeln. Die ideale Fehlzeitenquote liegt bei 0 %, der Richtwert kann jedoch je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens variieren.

Durch die Umrechnung Ihres Dezimalergebnisses in einen Prozentsatz kann das Ergebnis leichter verständlich und für andere präsentierbar sein. Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass ein Mitarbeiter im letzten Monat eine Abwesenheitsquote von 30 % hatte, was bedeutet, dass er 30 % der Arbeit verpasst hat. Man kann auch sagen, dass der Arbeitnehmer im letzten Monat nur 70 % der Zeit am Arbeitsplatz war. Wählen Sie, welche Methode eine klarere und stärkere Wirkung auf den Zuhörer haben kann.

Beispiel für die Berechnung der Abwesenheitsrate

Hier sind drei Beispiele für die Berechnung der Abwesenheitsraten:

Beispiel 1

Sarah arbeitet als Personalmanagerin für ein erfolgreiches Marketingunternehmen. Ihr Chef möchte die Fehlzeitenquote eines bestimmten Mitarbeiters im vergangenen Jahr wissen. Hier ist ihre Berechnung:

Abwesenheitsrate = (30/365) x 100

Fehlende Rate = 0,08 x 100

Abwesenheitsquote = 8 %

Wenn Sarahs Vorgesetzter diesen Indikator kennt, geht er das Treffen mit dem Mitarbeiter leichter an. Sie verfügen über weitere Informationen, um das Problem weiter zu untersuchen und die Ursache zu finden.

Beispiel 2

Ronnie arbeitet als Manager in einem Kundendienst-Callcenter. Als relativer Neuling in seiner Position stellt er fest, dass viele seiner Teammitglieder zu spät zur Arbeit kommen. Er beschließt, die Situation zu untersuchen, indem er die Fehlzeiten aufgrund von Verspätungen in seinem Team im letzten Monat berechnet. Da es die Rate der gesamten Gruppe misst, multipliziert es die Anzahl der Arbeitstage mit der Gesamtzahl der Mitarbeiter in der Gruppe. Hier ist die Formel, die er verwendet, und seine Berechnung:

Abwesenheitsrate = (Anzahl verspäteter Ankünfte / (Gesamtzahl der Mitarbeiter x Anzahl der Arbeitstage im Zeitraum)) x 100

Abwesenheitsrate = (20 / (7 x 20)) x 100

Abwesenheitsrate = (20 / 140) x 100

Fehlende Rate = 0,14 x 100

Abwesenheitsquote = 14 %

Ronnie stellte fest, dass sein Team im letzten Monat in 14 % der Fälle zu spät zur Arbeit kam. Er beschließt, seinem Team die Richtlinie über verspätete Abgabetermine über das unternehmensinterne Nachrichtensystem mitzuteilen. Er hält auch eine Besprechung ab, um dies anzusprechen und stellt sicher, dass alle Fragen seiner Teammitglieder beantwortet werden.

Beispiel 3

Chelsea besitzt und betreibt einen florierenden Blumenladen. Sie hat insgesamt 10 Mitarbeiter, aber einer ihrer Mitarbeiter, Ralph, hat in letzter Zeit viel Arbeit verpasst. Sie hat vor, sich mit ihm zu treffen, um ihn über die Situation zu befragen und seine Meinung dazu zu erfahren, aber sie möchte zuvor die genaue Häufigkeit der Abwesenheiten ermitteln. So kann sie ihm den genauen Grund der Besorgnis mitteilen. Sie beschloss, die letzten drei Monate zu messen, und hier ist ihre Berechnung:

Abwesenheitsrate = (24/60) x 100

Fehlende Rate = 0,4 x 100

Abwesenheitsquote = 40 %

Bei einem Treffen mit Ralph erklärt Chelsea, dass Ralph in den letzten drei Monaten 40 % seiner Arbeit ohne Entschuldigung verpasst hat, was fast der Hälfte der Zeit entspricht. Dadurch kann Ralph die Konsequenzen seines Handelns verstehen. Chelsea arbeitet mit Ralph zusammen, um einen Plan zur Lösung des Problems zu formulieren.