So berechnen Sie die Abschlussnote (mit Beispiel) • BUOM

24. Juni 2021

Die Schätzung nach Abschluss ist ein wirksames Prognoseinstrument, das Projektmanager häufig verwenden, um den Fortschritt im Vergleich zum Projektbudget zu ermitteln. Oftmals muss das zu Beginn eines Projekts festgelegte Budget im Laufe des Projekts aufgrund unvorhergesehener Ausgaben oder Kostensenkungen angepasst werden. Der Umgang mit diesem Tool hilft dem Team dabei, das Budget einzuhalten. In diesem Artikel besprechen wir, was Abschlusswerte sind, und geben ein Beispiel für deren Berechnung.

Was ist die Abschlussnote?

Estimation at Completion (EAC) ist ein Aspekt des Earned-Value-Managements, der eine Grundlage für die Schätzung der Gesamtkosten eines Projekts bietet, nachdem es bereits begonnen hat. Die Berechnung erfolgt während des Projekts und berücksichtigt viele Variablen, darunter veraltete Schätzungen oder unerwartete Kosten. Der Kostenvoranschlag nach der Fertigstellung informiert Sie über alle Änderungen an Ihrem Budget, die über den ursprünglichen Kostenvoranschlag für das Projekt hinaus eingetreten sind.

Es handelt sich um eine von vier Berechnungen im Earned Value Management, die die zukünftige Leistung eines Projekts vorhersagen. Das EAC überprüft die tatsächlichen Kosten des Projekts bis heute und schätzt die verbleibenden Kosten für die Fertigstellung des Projekts. Abhängig von Ihrer spezifischen Situation können mehrere Formeln den EAC berechnen.

So berechnen Sie die Fertigstellungsschätzung

Die Berechnung der Schätzung bei Abschluss erfordert ein grundlegendes Verständnis anderer Projektkennzahlen, wie z. B. tatsächliche Kosten, Schätzung bis zur Fertigstellung, Ertragswert und Budget bei Fertigstellung. All dies wird bei der Berechnung des neuen Budgets berücksichtigt. Hier sind die Schritte, die Sie bei der Berechnung Ihres Kostenvoranschlags nach Abschluss durchführen müssen:

1. Identifizieren Sie die Änderungen, die in Ihrem Projekt aufgetreten sind

Wenn Sie ermitteln, was mit dem Budget Ihres Projekts passiert ist, erfahren Sie, wie Sie den EAC berechnen. Auch wenn diese Änderungen unerwartet sein können, stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem Budget Spielraum für die Zuweisung von Mitteln lassen, wenn Änderungen eintreten. Typischerweise fällt eine Budgetänderung in eine der folgenden Kategorien:

• Der Projektvoranschlag muss überarbeitet werden: Wenn Sie beispielsweise vergessen haben, die Versandkosten im ursprünglichen Budget einzubeziehen, möchten Sie ihn möglicherweise neu berechnen, um sicherzustellen, dass er alle Projektkosten genau widerspiegelt.

• Es gab eine unerwartete Variable im Projekt: Ihr Team hat beispielsweise mitten im Projekt einen unabhängigen Auftragnehmer eingestellt, was zusätzliche 10.000 US-Dollar kostete, die Sie nicht in der ursprünglichen EAC berücksichtigt hatten.

• Es gab eine unerwartete wiederkehrende Variable im Projekt: Dies könnte in einem Szenario passiert sein, in dem Ihr Team die Projektfrist um sechs Monate verschoben hat, was sich regelmäßig auf das ursprüngliche Projektbudget ausgewirkt hat.

• Das Projekt ist vom ursprünglichen Budget abgewichen: Ihr Team ist beispielsweise auf dem richtigen Weg, das Projekt in drei Monaten abzuschließen, hat aber in dieser Phase des Projekts 10.000 US-Dollar weniger ausgegeben als geplant.

2. Berechnen Sie nach Fertigstellung einen Kostenvoranschlag

Basierend darauf, welche der oben genannten Änderungen während der Laufzeit Ihres Projekts aufgetreten sind, berechnen Sie den EAC mithilfe der entsprechenden Formel:

• Die Projektschätzung muss überarbeitet werden: Wenn die ursprüngliche Budgetschätzung nicht mehr korrekt ist, verwenden Sie die folgende Formel, um den neuen EAC zu berechnen:
  Schätzung bei Fertigstellung = tatsächliche Kosten + Schätzung bis zur Fertigstellung

• Im Projekt ist eine unerwartete Variable aufgetreten: Wenn das Projekt unerwartete Kosten verursacht, verwenden Sie die folgende Formel:
  Schätzung bei Fertigstellung = Ist-Kosten + Budget bei Fertigstellung – Ertragswert

• In einem Projekt tritt eine unerwartet wiederkehrende Variable auf: Wenn es in Ihrem Projekt eine Variable gibt, die immer wieder auftaucht und jedes Mal zusätzliche Kosten verursacht, verwenden Sie die folgende Formel:
  Schätzung bei Fertigstellung = Budget bei Fertigstellung ÷ Kosteneffizienzindex

• Das Projekt ist vom ursprünglichen Projektbudget abgewichen: Wenn Ihr Projekt pünktlich abgeschlossen wird, Ihr Team jedoch vom ursprünglichen Projektbudget abgewichen ist, verwenden Sie die folgende Formel:
  Schätzung bei Fertigstellung = Ist-Kosten + (Budget bei Fertigstellung – Ertragswert) ÷ Planfortschrittsrate + Kostenabschlussrate

3. Passen Sie das Projekt nach Fertigstellung entsprechend der neuen Schätzung an.

Nach der Berechnung eines neuen Projektvoranschlags nach Abschluss muss Ihr Team entscheiden, wie es sich an die neuen Projektbeschränkungen anpassen kann. Wenn die EAC beispielsweise unerwartete Kosten berücksichtigt hat, findet das Team Möglichkeiten zur Kostensenkung, um das Projekt auf Kurs zu halten. Die Aufrechterhaltung eines flexiblen Budgets hilft den Teams, sich an neue Ausgabenparameter anzupassen, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Beispiel für einen Kostenvoranschlag nach Fertigstellung

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel dafür, wie Blue Lagoon Marketing mithilfe von EAC sein Projektbudget prognostizieren und anpassen kann:

• Kundenbudget 50.000 $

• Sie haben 6 Monate Zeit, um den gesamten Kampagnenzyklus abzuschließen

• Der Kunde forderte, dass 75 % des Budgets (37.500 US-Dollar) für digitales Marketing ausgegeben werden sollten.

• Der Kunde verlangte 25 % (12.500 US-Dollar) für Druckmaterialien, wobei er digitale Werbung bevorzugte.

Blue Lagoon kauft in den ersten zwei Monaten der Kampagne Werbeflächen in sozialen Medien, Fernsehen und Radio. Diese Kosten entsprachen dem Projektzeitplan und das Team blieb innerhalb des Budgets für den digitalen Aspekt der Kampagne. Sie bereiten den Kauf von Printwerbung vor. Drei Monate Werbekampagne:

• Der Kunde stellt der Kampagne mehr Geld zur Verfügung und möchte nun, dass 35 % des Budgets für gedruckte Materialien verwendet werden.

• Blue Lagoon hat bereits 75 % seines 50.000-Dollar-Budgets für digitales Marketing ausgegeben, weniger als 35 % bleiben übrig.

Sie verwenden die folgende Formel:

Schätzung bei Fertigstellung = tatsächliche Kosten + Schätzung bis zur Fertigstellung

Durch Addition der tatsächlichen Zusatzkosten von 5.000 US-Dollar zur ursprünglichen Schätzung von 50.000 US-Dollar für die Fertigstellung des Projekts kommt Blue Lagoon nach Fertigstellung zu einer Zahl von 55.000 US-Dollar als neuer Schätzung. Hier ist die Formel mit den benötigten Zahlen:

Schätzung bei Fertigstellung = 5.000 + 50.000

Nachdem festgestellt wurde, dass der EAC nun 55.000 US-Dollar beträgt, fährt Blue Lagoon mit dem Projekt fort.