So beheben Sie einen unorganisierten Arbeitsplatz in 6 Schritten • BUOM

29. April 2021

Ein unorganisierter Arbeitsplatz kann die Produktivität verringern. Ganz gleich, ob Ihr Arbeitsplatz zu Hause oder im Büro ist: Wenn Sie ihn sauber und organisiert halten, können Sie den ganzen Tag über ein Gefühl der Ruhe vermitteln und Ihre Werkzeuge immer griffbereit haben. Das Organisieren kann nur ein paar Minuten dauern, erfordert aber mehr Übung, um es zu meistern. In diesem Artikel beschreiben wir, wie ein unorganisierter Arbeitsplatz aussehen kann, und bieten Schritte an, um professionell damit umzugehen.

Was ist ein unorganisierter Arbeitsplatz?

Ein unorganisierter Arbeitsplatz ist jeder Raum, der zum Arbeiten gedacht ist und aufgrund von Unordnung oder anderen Ablenkungen als Arbeitsumgebung unwirksam ist. Dieser Arbeitsbereich kann ein Schreibtisch, ein Heimbüro, eine Kabine oder ein ganzes Firmenbüro sein. Hier sind einige Arten allgemeiner Desorganisation und Unordnung, die zu einem unorganisierten Arbeitsplatz führen können:

• Müll. Manchmal kann sich Müll ansammeln, wenn kein Mülleimer in der Nähe ist oder Sie stundenlang am Schreibtisch festsitzen. Wenn Sie den Müll jedoch direkt in den Mülleimer werfen, bleibt er von wichtigen Arbeitsdokumenten getrennt und Ihre Arbeit und Werkzeuge bleiben zugänglich.

• Keine Schubladen oder Behälter: Ohne Ablagesystem können sich Dokumente selbst auf einem großen Schreibtisch schnell stapeln. Aktenschränke, Kunststoffbehälter und andere Organisationstools sind zu erschwinglichen Preisen erhältlich und können dazu beitragen, Ihren Arbeitsplatz organisierter und produktiver zu gestalten.

• Unordnung auf dem Computer: Digitale Dateien ohne ein effektives System zur Organisation von Ordnern und Unterordnern können die Produktivität beeinträchtigen. Die meisten Betriebssysteme ermöglichen eine digitale Organisation durch Cloud-Speicher und physischen Speicher, um Dateien organisiert zu halten.

• Sentimentale Dinge. Am schwierigsten zu organisieren oder zu trennen sind sentimentale Gegenstände wie Fotos und andere Kleinigkeiten, die einen persönlichen Wert haben. Wenn Sie persönliche Gegenstände auf ein Minimum beschränken, kann Ihr Schreibtisch einzigartig aussehen, ohne dass er überladen wirkt.

Desorganisation am Arbeitsplatz kann sich nicht nur auf den physischen Raum auswirken. Dies gilt auch für Verhaltensweisen von Mitarbeitern und Führungskräften wie das Verpassen von Terminen und allgemeine Desorganisation während Projekten. Hier sind einige andere Typen:

• Zu spät kommen: Zu spät kommen kann dazu führen, dass ein Projekt scheitert und der Tag durcheinander gerät. Manager können eng mit den Mitarbeitern zusammenarbeiten, um flexible Zeitpläne zu erstellen, um Verspätungen zu reduzieren.

• Informationsverlust. Manchmal kann das Fehlen einer Dateifreigabesoftware oder die Schwierigkeit, Informationen zu speichern, die Fertigstellung eines Projekts zu einer Herausforderung machen. Die Bereitstellung digitaler und physischer Speicheroptionen sowie Sharing-Tools kann zur Verbesserung der Organisation beitragen.

• Übermäßige Arbeitsbelastung: Manchmal können Arbeitsbelastung und Stress zu Müdigkeit am Arbeitsplatz führen. Ein unternehmensweiter Fokus auf die Vermeidung von Burnout kann dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter wertgeschätzter fühlen und Desorganisation und mangelndes Engagement vermieden werden.

So verwalten Sie einen unorganisierten Arbeitsbereich

Wenn Ihr Arbeitsplatz unorganisiert wird, können Sie Maßnahmen ergreifen, um die Desorganisation zu korrigieren und für die Zukunft zu planen, wie zum Beispiel:

1. Trennen Sie Ihre Sachen

Das erste, was Sie tun können, ist, Elemente, die einen sentimentalen Wert haben, von den Arbeitselementen zu trennen, die Sie benötigen. Zu den sentimentalen Gegenständen können Fotos oder Nippes gehören, die Ihren Schreibtisch überladen, während wichtige Dinge, die Sie griffbereit haben sollten, Werkzeuge und notwendige Unterlagen umfassen. Wenn Sie an einem Schreibtisch sitzen, können Sie alles löschen und von vorne beginnen. Entscheiden Sie, welche sentimentalen Gegenstände Sie behalten möchten. Wenn Sie mehrere Fotos haben, sollten Sie darüber nachdenken, ein wichtiges Foto aufzubewahren.

Überprüfen Sie dann, welche Gegenstände Sie für Ihre Arbeit verwenden. Entscheiden Sie, welche Gegenstände für Ihren Arbeitstag wichtig sind und welche am besten in einer Schublade oder an einem anderen Ort aufbewahrt werden. Spenden Sie doppelte Gegenstände oder werfen Sie sie weg. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise keine zwei Hefter oder drei Klebebandrollen.

2. Müll entfernen

Wenn Sie noch keinen Mülleimer haben, können Sie die Müllansammlung reduzieren, indem Sie ihn unter oder neben Ihren Schreibtisch stellen. Erwägen Sie die Aufstellung eines Papierkorbs und steigern Sie die tägliche positive Stimmung für Ihre Bemühungen, eine saubere Umwelt zu schaffen.

3. Reduzieren Sie unnötige Elemente

Reduzieren Sie die überschüssigen Gegenstände, die Sie auf Ihrem Schreibtisch oder Arbeitsplatz aufbewahren, indem Sie die folgenden Tipps befolgen:

• Finden Sie einen Ausgangspunkt: Sie müssen nicht alles auf einmal loswerden. Beginnen Sie mit dem, was Sie am wenigsten nutzen. Oder Sie können damit beginnen, doppelte Elemente zu entfernen und mit selten verwendeten Elementen fortzufahren.

• Erstellen Sie „Ja“- oder „Nein“-Stapel: Erwägen Sie, beim Reduzieren der Größe nur „Ja“- oder „Nein“-Stapel zu erstellen. Dies wird Ihnen helfen, Unentschlossenheit bei „Vielleicht“-Klauseln zu vermeiden.

• Dokumente digitalisieren: Wenn Ihr Job es Ihnen ermöglicht, digitale Kopien anzufertigen, kann dies eine großartige Möglichkeit sein, Dokumente ohne Papiergewirr aufzubewahren. Sobald Sie Ihre Dokumente gescannt und digital gespeichert haben, können Sie diese aus Sicherheitsgründen vernichten.

• Organisieren Sie Ihren Computer: Computer können eine unbegrenzte Anzahl von Ordnern erstellen. Nutzen Sie also das Dateisystem Ihres Computers, um die Unordnung auf Ihrem Desktop oder Laptop zu reduzieren. Organisieren Sie Ihre Dateien in Unterordnern, um eine leicht zugängliche und sichere Datenbank zu erstellen.

4. Erstellen Sie ein Teamorganisationssystem

Wenn Ihr Unternehmen von einem verbesserten Organisationssystem profitieren könnte, richten Sie eine Anfrage an das Management oder Ihre Teamleitung. Spezialisierte Software wie Team- oder Projektmanagementsoftware ist ein guter Ausgangspunkt. Diese Tools können eine zentrale Plattform für die Kommunikation mit Teammitgliedern, die Organisation von Projekten und den Erhalt täglicher Updates bieten.

Teambesprechungen können dabei helfen, Problemquellen zu identifizieren und Mitarbeiterideen für Lösungen zu generieren. Wenn ein Team beispielsweise das Gefühl hat, dass mangelnde Kommunikation eine effektive Zusammenarbeit verhindert, kann eine Projektmanagement-Software dabei helfen, das Problem zu lösen und das Team zusammenzubringen.

5. Nutzen Sie Cloud-Speicher

Cloud-Speichersoftware ist ein großartiges Tool für Unternehmen jeder Größe, die ihre Organisation verbessern möchten. Cloud-Speicher beseitigt nicht nur die Unordnung physischer Speicher, sondern ermöglicht auch jedem Zugriff auf seine Dateien auf einer zugänglichen Plattform. Dienste wie Zoho ermöglichen es Teams, gemeinsam an demselben Dokument zu arbeiten und es dann zu teilen oder in zugriffskontrollierte Dateiordner hochzuladen.

6. Bitten Sie um Hilfe

Manchmal ist die Überarbeitung der Organisation Ihres gesamten Unternehmens zu viel für Ihr Team. Es gibt erfahrene Organisatoren und Geschäftsleute, die Ihnen bei allem helfen können, von der einfachen Arbeitsplatzorganisation bis hin zur Cloud-Migration.

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