So beginnen Sie einen Geschäftsbrief (mit Beispielen und Tipps) • BUOM

22. Februar 2021

Das Verfassen eines Geschäftsbriefs mit angemessener Formulierung kann Ihrer Korrespondenz ein professionelles und elegantes Aussehen verleihen. Wenn Sie einen Geschäftsbrief richtig beginnen, hinterlassen Sie einen positiven Eindruck, der Ihre Geschäftsbeziehung stärken und die Wirksamkeit Ihres Briefes steigern kann. In diesem Artikel besprechen wir einige allgemeine Tipps für den Beginn eines Geschäftsbriefs und geben Beispiele, die zeigen, wie man verschiedene gängige Geschäftsbriefe beginnt.

So beginnen Sie einen Geschäftsbrief

Sie sollten einen Geschäftsbrief immer mit einer Anrede beginnen und anschließend den Grund für das Schreiben angeben. Eine klare und korrekte Einleitung vermittelt der empfangenden Partei Ihre Professionalität. Um einen Geschäftsbrief zu beginnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Schreiben Sie eine Begrüßung

Schreiben Sie Ihre Begrüßung oben in den Brief. Die richtige Anrede hängt davon ab, wie gut Sie den Empfänger kennen, bei geschäftlicher Korrespondenz sollte sie jedoch immer relativ formell sein. Folgende Grußformeln eignen sich für Geschäftsbriefe:

• Für wen es sich interessieren könnte: Verwenden Sie diese Begrüßung, wenn Sie den Namen, das Geschlecht oder die Berufsbezeichnung des Empfängers nicht kennen.

• Sehr geehrter Personalverwalter! Achten Sie auf diese Begrüßung, wenn Sie die Berufsbezeichnung des Empfängers kennen, aber seinen Namen nicht kennen.

• Sehr geehrter Herr / Frau! Diese Begrüßung ist angemessen, wenn Sie das Geschlecht des Empfängers kennen, jedoch nicht dessen Namen.

• Sehr geehrter Herr Nelson/Sehr geehrte Frau Rogers/Sehr geehrter Dr. Thomas! Verwenden Sie diese Begrüßung, wenn Sie den Namen, das Geschlecht oder den Titel des Empfängers kennen. „Frau“ wird gegenüber „Frau“ bevorzugt, da dies nicht den Familienstand des Empfängers impliziert.

• Lieber Dale Fimmel! Diese Begrüßung ist nützlich, wenn Sie den Namen des Empfängers, aber nicht dessen Geschlecht kennen.

• Liebe Kolleginnen und Kollegen! Verwenden Sie diese Begrüßung für eine Gruppe von Geschäftskontakten, die Sie gut kennen.

• Lieber John/Liebe Valeria! Diese Begrüßung könnte angebracht sein, wenn Sie die Geschäftsperson gut kennen. Sie können diese Entdeckung für langfristige Geschäftsbeziehungen über mehrere Jahre nutzen, aber auch für viel kürzere Geschäftsbeziehungen mit Personen, zu denen Sie persönliche Beziehungen haben, beispielsweise mit Kontakten, mit denen Sie kommunizieren.

Die meisten Grüße in Geschäftsbriefen schließen Sie mit einem Komma ab. Allerdings folgt auf „wem es angeht“ ein Doppelpunkt. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Begrüßung für den Empfänger geeignet ist, wählen Sie die formellste Option, die Sie in Betracht ziehen.

2. Erklären Sie den Grund für das Schreiben

Der erste oder zweite vollständige Satz Ihres Geschäftsbriefs sollte den Grund erläutern, warum Sie ihn geschrieben haben. Dieser Abschnitt kann eine persönliche Vorstellung enthalten – falls Sie dem Empfänger unbekannt sind – und einen Link zu früheren Kontakten, die Sie mit dem Empfänger hatten, um den Kontext zu erhöhen. Wenn Sie Ihren Geschäftsbrief mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Informationen beginnen, kann der Empfänger leicht verstehen, warum er Ihren Brief erhalten hat.

Tipps für den Beginn eines Geschäftsbriefs

Während die Wörter, mit denen Sie Ihren Geschäftsbrief beginnen, je nach Zweck Ihres Briefes und Ihrer Beziehung zum Empfänger variieren, können Ihnen diese allgemeinen Richtlinien dabei helfen, alle Arten von Geschäftsbriefen professionell zu beginnen:

• Geben Sie Ihren Geschäftsbrief in einer Standardschriftart und -größe ein: Sie sollten Ihren Geschäftsbrief immer schreiben, um sicherzustellen, dass er lesbar ist. Verwenden Sie eine Standardschriftart wie Times New Roman oder Arial in 12 Punkt, um sicherzustellen, dass Ihr Brief gut lesbar ist.

• Verwenden Sie einen professionellen Ton: Sie können den Namen des Empfängers und andere vertraute Wörter verwenden, um Ihre enge Beziehung zum Ausdruck zu bringen. Sie sollten jedoch immer einen professionellen Ton verwenden, der Respekt für den Empfänger und seine Situation zeigt. Selbst wenn Sie über die Situation verärgert sind, erhöht ein professioneller Umgangston Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Lösung.

• Lassen Sie Ihre Beziehung zum Empfänger die Formalität bestimmen: Geschäftsbriefe können von formell bis relativ informell reichen. Überlegen Sie, wie gut Sie Ihren Empfänger kennen, und verwenden Sie bei Geschäftsbekanntschaften einen formelleren Ton als bei engen Kontakten. Der richtige Ton wird Ihren Geschäftsbrief wahrscheinlich aufrichtiger machen.

• Verwenden Sie Personalpronomen. Die Verwendung von Personalpronomen am Anfang eines Geschäftsbriefs verleiht Ihrer Korrespondenz Wärme und Persönlichkeit. Verwenden Sie das Wort „Ich“, wenn Sie sich auf sich selbst beziehen, und das Wort „Sie“, wenn Sie sich auf den Empfänger beziehen. Wenn Sie im Namen Ihres Unternehmens schreiben, sollten Sie „wir“ anstelle von „ich“ verwenden, um zu zeigen, dass Ihre Worte Ihr Unternehmen unterstützen.

• Verwenden Sie aktive Stimme. Wenn Sie Ihren Geschäftsbrief im Aktiv statt im Passiv beginnen, wird Ihre Korrespondenz prägnant und klar sein.

• Recherchieren Sie nach Möglichkeit den Namen des Empfängers: Schauen Sie auf den Websites des Unternehmens nach, fragen Sie Ihre Kollegen oder rufen Sie nach Möglichkeit bei der Firma an, in der Ihr Empfänger arbeitet, um dessen Namen herauszufinden. Wenn es sich um einen Unisex-Namen handelt, recherchieren Sie weiter, um das Geschlecht des Empfängers herauszufinden. Während „An wen es geht:“ und „Sehr geehrter Herr“ oder „Sehr geehrte Frau“ geeignete Möglichkeiten sind, einen Geschäftsbrief zu beginnen, wird Ihr Geschäftsbrief durch die Verwendung des Namens des Empfängers in Ihrer Anrede wärmer und persönlicher.

• Bestätigen und überprüfen Sie die Rechtschreibung: Die korrekte Schreibweise zeugt von Professionalität oder Sorgfalt. Da die Schreibweise von Vor- und Nachnamen stark variieren kann, sollten Sie immer die Schreibweise des Empfängernamens überprüfen, um Fehler zu vermeiden.

Beispiele für den Beginn eines Geschäftsbriefs

Nutzen Sie die folgenden Beispiele für den Beginn regelmäßiger Geschäftsbriefe als Vorlagen für Ihre eigene Geschäftskorrespondenz.

Geschäftsbrief nach vorheriger Kontaktaufnahme

„Sehr geehrter Herr Jeffs,
Ich schreibe über unser Telefongespräch über Ihr letztes Abendessen in der Mexitwist Taqueria.

Geschäftsbrief für den ersten Kontakt

“Wen es angeht:
Ich bin Michael Coggins, Logistikmanager bei Exotica Athleisure. Ich schreibe Ihnen, um mich nach den Kosten für die Lagerung und den Versand unserer Kleidung aus Ihrem Lager zu erkundigen.“

Geschäftsbrief mit Anfrage

“Lieber Paul,
„Ich schreibe Ihnen, um Sie zu fragen, ob Sie mir eine Liste der Social-Media-Influencer schicken könnten, die Sie zur Lyte-Soda-Einführung im nächsten Monat eingeladen haben.“

Geschäftsbrief mit guten Nachrichten

„Sehr geehrte Frau Jakes,
Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass Sie von Easy Rentals eine kostenlose Autovermietung für ein Jahr gewonnen haben, den Hauptpreis in unserem jüngsten Wettbewerb.“

Geschäftsbrief mit schlechten Nachrichten

„Sehr geehrter Herr Klein,
Mein Name ist Tia McDonald und ich bin die Managerin des Parrot Springs Country Club. Ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir Ihre Hochzeit im nächsten Monat aufgrund des jüngsten Brandes nicht mehr ausrichten können.“

Geschäftsbrief zur Bewerbung

„Lieber HR-Manager,

Mein Name ist Steven Gunstaldt und ich schreibe Ihnen, um mich für die Stelle als Werbeassistent zu bewerben, die kürzlich auf der Indeed-Stellenbörse ausgeschrieben wurde.“