So beantworten Sie Fragen im Vorstellungsgespräch zur Kreditorenbuchhaltung • BUOM
24. Mai 2021
Der Beruf des Kreditorenbuchhalters kann für diejenigen, die sich für die Buchhaltung interessieren, eine hervorragende Karrierechance sein. Ihr erstes Vorstellungsgespräch ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu dieser Chance. Wenn Sie einige der Fragen im Voraus kennen, können Sie beim Interviewer einen guten Eindruck hinterlassen. In diesem Artikel gehen wir auf häufig gestellte Fragen sowie Beispielantworten ein.
Was macht ein Kreditorenbuchhalter?
Ein Kreditorenbuchhalter hat im Rahmen seiner Arbeit viele Aufgaben. Ihre Aufgabe als Kreditorenbuchhalter besteht darin, Rechnungen für ein Unternehmen oder eine Organisation zu prüfen und abzugleichen. Ihre Schulung deckt alle Aspekte des Rechnungsmanagements ab, vom ersten Rechnungseingang bis zur Rechnungsbearbeitung. Einige Aufgaben, die Sie als Kreditorenbuchhalter haben können:
Überprüfung der Richtigkeit von Rechnungen
Rechnungen in ein Computersystem eingeben
Bezahlen Sie Unternehmensrechnungen monatlich, wöchentlich oder täglich
Führen einer Liste aller Lieferanten, die das Unternehmen geschäftlich nutzt
Führen Sie Aufzeichnungen darüber, was das Unternehmen seinen Lieferanten schuldet und was die Lieferanten dem Unternehmen schulden
Drucken Sie monatliche Finanzberichte
Pflege historischer Aufzeichnungen durch Mikroverfilmung und Dokumentenspeicherung
Analyse von Rechnungen und Spesenabrechnungen
Ausgaben auf Konten abbuchen
Lieferantenkonten überprüfen
Bargeldabhebung vom registrierten Eintrag
Dokumentationsprüfung
Abrechnung der Umsatzsteuer auf bezahlten Rechnungen
Hauptfragen
Der Interviewer kann mit allgemeinen Fragen zu Ihrem Hintergrund, Ihren Zielen und Ihrer Erfahrung beginnen. Verwenden Sie die STAR-Methode (Situation, Aufgabe, Aktion, Ergebnis), um sicherzustellen, dass Ihre Antworten relevante Beispiele enthalten. Diese Fragen ermöglichen es dem Interviewer, Sie etwas besser kennenzulernen, bevor er sich ernsteren Themen zuwendet.
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Sind Sie bereit, eine NDA (Geheimhaltungsvereinbarung) zu unterzeichnen und sich einer Hintergrundüberprüfung zu unterziehen?
Welche Ausbildung hast du?
Was ist Ihr bevorzugtes Arbeitsumfeld?
Was könnten Sie für unser Team tun?
Wie ist Ihr Interesse für Finanzen geweckt?
Fragen zu Soft Skills
Der Personalmanager, der Sie interviewt, fragt Sie möglicherweise nach bestimmten Fähigkeiten, die sich auf Ihre Leistung am Arbeitsplatz auswirken, darunter:
Kannst du Multitasking betreiben?
Wie arbeitet man in einem schnelllebigen Umfeld?
Können Sie professionell mit vertraulichen Informationen umgehen?
Können Sie Termine konsequent einhalten?
Bist du ein Teamspieler?
Möchten Sie in eine andere Position im Unternehmen wechseln?
Fragen zu Hard Skills
Zusätzlich zu den Kommunikationsfähigkeiten Ihrer Arbeitsweise im Büro möchte der Personalmanager auch etwas über Ihre praktischen Fähigkeiten als Kreditorenbuchhalter wissen. Zu den Fragen, die ein Personalmanager möglicherweise stellt, gehören:
Wie sind Ihre Kommunikationsfähigkeiten?
Sie beherrschen den Umgang mit Office-Programmen wie Microsoft Word und Excel?
Welche praktischen Erfahrungen haben Sie im Rechnungswesen?
Haben Sie schon einmal im Finanzwesen gearbeitet?
Was ist Ihre Buchhaltungsausbildung?
Technische Probleme
Selbstverständlich stellt Ihnen der Personalchef Fragen, die einen direkten Bezug zu Ihrer Tätigkeit als Kreditorenbuchhalter haben. Sie wissen zwar nicht genau, welche Fragen der Personalmanager stellen wird, es gibt jedoch viele Websites im Internet, auf denen Beispielfragen für Vorstellungsgespräche mit Kreditgebern angeboten werden. Einige Fragen, die Sie möglicherweise während des Interviews haben:
Was ist ein Workflow für die Buchhaltung?
Können Sie den Prozess der Rechnungsstellung an den Lieferanten am Monatsende erläutern?
Was ist Kapital und wie sind Kapitalzinsen im Hauptbuch zu verbuchen?
Beschreiben Sie mir die Konsolidierung
Diese und andere berufsspezifische Fragen sind Standardbestandteile des Kreditorengesprächs.
Beispiele für Interviewfragen
Hier sind einige weitere Beispielfragen für Vorstellungsgespräche, einschließlich Beispielantworten:
Wie priorisieren Sie mehrere Aufgaben im Laufe des Tages?
Unser Unternehmen arbeitet mit mehreren Konten. Können Sie erklären, wie Sie die Arbeit mit Registern angehen?
Wir haben eine enge Frist. Welche Erfahrungen haben Sie mit der Einhaltung von Fristen in einem schnelllebigen Umfeld gemacht?
Arbeiten Sie gut mit anderen Menschen zusammen?
Was ist Ihr größter beruflicher Erfolg und was Ihr größter Misserfolg? Was haben Sie aus Ihren Erfolgen und Misserfolgen gelernt?
Warum möchten Sie bei uns als Kreditorenbuchhalter arbeiten? Was interessiert Sie an unserem Unternehmen?
1. Wie priorisieren Sie mehrere Aufgaben im Laufe des Tages?
Diese Frage gibt Ihnen die Möglichkeit, über Ihre Flexibilität während Ihres Arbeitstages zu sprechen und Beispiele für Situationen zu nennen, in denen Sie mehrere Aufgaben unter einen Hut gebracht haben, um Fristen einzuhalten. Multitasking gehört zu einem guten Zeitmanagement, einer wichtigen Fähigkeit in dieser Branche. Nennen Sie uns unbedingt Beispiele für Zeiten, in denen Sie einen vollen Terminkalender verwalten oder Ihren Zeitplan mit anderen Mitarbeitern koordinieren mussten.
Beispiel: „In meinem vorherigen Job habe ich regelmäßig an drei verschiedene CFOs berichtet. Ich musste mir Notizen machen, Berichte einreichen und Treffen mit allen dreien vereinbaren, ohne die Qualität meiner Arbeit zu beeinträchtigen. Ich habe darauf geachtet, einen äußerst detaillierten persönlichen Zeitplan einzuhalten, um sicherzustellen, dass ich nie einen Termin vergesse oder eine Frist verpasse. Aufgrund meines Zeitplans war ich in der Lage, Aufgaben pünktlich zu erledigen und gleichzeitig in einem geschäftigen Büro ruhig zu bleiben.“
2. Unser Unternehmen arbeitet mit mehreren Konten. Können Sie erklären, wie Sie die Arbeit mit Registern angehen?
Geben Sie konkrete Beispiele dafür, wie genau Sie mit mehreren Konten sind. Genauigkeit und Integrität sind wesentliche Elemente eines erfolgreichen Kreditorenbuchhalters. Teilen Sie Ihre Verpflichtung mit, stets genaue und zuverlässige Aufzeichnungen zu führen, auch wenn Sie mit mehreren Büchern arbeiten. Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit, wenn Sie nur ein Konto verwaltet haben, und betonen Sie, dass Sie an größeren Herausforderungen interessiert sind.
Beispiel: „In meinem ersten Job bei einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft war ich für zwei separate Kundenkonten verantwortlich. Ich musste für jedes Konto regelmäßig Rechnungen ausstellen, Transaktionen aufzeichnen und Rechnungs-E-Mails versenden. Ich habe alle zugehörigen Aufgaben sowohl auf Papier als auch in meinem digitalen Kalender farblich gekennzeichnet. Außerdem habe ich separate Ablagebereiche für Dokumente eingerichtet und dafür gesorgt, dass alle meine Unterlagen schnell und korrekt erledigt wurden. Ich konnte beide Konten achtzehn Monate lang ohne größere Probleme führen.“
3. Wir haben eine enge Frist. Welche Erfahrungen haben Sie mit der Einhaltung von Fristen in einem schnelllebigen Umfeld gemacht?
Interviewer stellen diese Frage, um herauszufinden, wie Sie in der spezifischen Arbeitsumgebung dieser Stelle funktionieren werden. Beantworten Sie diese Frage, indem Sie Beispiele dafür nennen, wie Sie Fristen eingehalten haben und welche Konsequenzen sich aus der Einhaltung dieser Fristen ergaben, z. B. Lieferantentreue, bessere Ergebnisse und ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit.
Beispiel: „Seit ich mein Studium abgeschlossen habe, halte ich Termine bei der Arbeit ein. Mein letzter Job war in einem extrem schnelllebigen Umfeld. Ich habe auf mehreren Führungsebenen gearbeitet, die alle zu unterschiedlichen Zeiten Ergebnisse brauchten. Ich verwaltete meine Zeit und sparte meine Energie, indem ich mir erreichbare und produktive tägliche Ziele setzte. Ich habe meine Aufgaben nach Priorität geplant und immer genügend Zeit für die Erledigung jeder einzelnen Aufgabe eingeplant. Nachdem ich mich an die Umgebung gewöhnt hatte, konnte ich Aufgaben effizient und pünktlich erledigen.“
4. Arbeiten Sie gut mit anderen Menschen zusammen?
Als Kreditorenbuchhalter ist die Zusammenarbeit mit anderen wichtig, da Sie häufig mit Kollegen und Lieferanten interagieren. Mit dieser Frage können Sie Ihre Kommunikations- und Kollaborationsfähigkeiten fördern. Antworten Sie, dass Sie gut in einer Teamumgebung arbeiten, und nennen Sie Beispiele von Zeiten, in denen Sie sich mit einer Gruppe an einem Projekt abgestimmt haben.
Beispiel: „Ich arbeite sehr gerne im Team. Ich habe mich immer als eine soziale Person betrachtet und bin bestrebt, meine Fähigkeiten zum Wohle meines Teams und meines gesamten Arbeitsplatzes einzusetzen. In der Vergangenheit musste ich mit Kollegen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass wir beide Fristen pünktlich einhielten. Ich versuche, wann immer möglich, die Fähigkeiten meiner Teammitglieder zu nutzen und bin immer bereit, meine Hilfe anzubieten, wenn es dem Team zugute kommt.“
5. Was war Ihr größter beruflicher Erfolg und was Ihr größter Misserfolg? Was haben Sie aus Ihren Erfolgen und Misserfolgen gelernt?
Diese Fragen sind beängstigend, aber es gibt keinen Grund, Angst zu haben. Hierbei handelt es sich um Verhaltensfragen, mit denen festgestellt werden soll, ob Sie als Mitarbeiter zum Unternehmen passen. Beantworten Sie diese Fragen ehrlich, auch die schwierigsten, zu Misserfolgen oder Irrtümern, die in Ihrer Karriere passiert sind. Personalmanager suchen Menschen, die emotional reif, ehrlich und teamfähig, aber nicht unbedingt perfekt sind.
Beispiel: „Mein größter beruflicher Erfolg war die Beförderung in meinem letzten Job. Nachdem ich zwei Jahre lang als Verwaltungsassistentin gearbeitet hatte, konnte ich mein Studium abschließen und in die Rolle eines Kreditgebers wechseln. Die Beförderung war ein Beispiel dafür, was man mit jahrelanger harter Arbeit und Entschlossenheit erreichen kann.
Mein größter Rückschlag war, als ich mein Lieferantenkonto verlor und sie sich daraufhin entschieden, ihr Geschäft anderswo zu verlegen. Ich war verlegen und von mir selbst enttäuscht, aber mein Chef sagte mir, ich solle die Situation als Lektion dafür nehmen, wie wichtig es ist, meinen Job ernst zu nehmen und alle meine Aufgaben effektiv zu erledigen.“
6. Warum möchten Sie bei uns als Kreditorenbuchhalter arbeiten? Was interessiert Sie an unserem Unternehmen?
Eines der besten Dinge, die Sie vor einem Vorstellungsgespräch tun können, ist, sich über das Unternehmen zu informieren. Informieren Sie sich über die spezifische Branche des Unternehmens, seine Geschichte, seinen Platz auf dem Wirtschaftsmarkt, den Namen des CEO und etwaige Kontakte zur Community. Wenn Sie können, finden Sie den Namen des Personalchefs oder der Person heraus, die das Vorstellungsgespräch führen wird. Seien Sie bereit zu zeigen, dass Ihre Fähigkeiten, Ausbildung und Erfahrung für das Unternehmen und seine Ziele relevant sind.
Beispiel: „Ich suche einen Job bei einem Unternehmen, dessen Mission ich unterstützen kann. Ich bin beeindruckt vom Engagement dieses Unternehmens für Exzellenz und Kundenservice. Ich bin davon überzeugt, dass meine Fähigkeiten und Erfahrungen mich zu einer wertvollen Ergänzung Ihres Teams machen werden. Ich denke auch, dass meine Persönlichkeit und meine beruflichen Ziele gut zum Arbeitsumfeld passen.“
Weitere Themen, die Sie mit dem Personalmanager besprechen können, sind Terminplanung, mögliche Leistungen und Gehalt. Nach Angaben des Bureau of Labor Statistics (BLS) hatten Kreditorenbuchhalter im Jahr 2013 ein durchschnittliches Jahresgehalt von etwa 35.700 US-Dollar.
Informieren Sie sich vor Ihrem Vorstellungsgespräch über die Gehaltsspanne und die in Ihrer Region üblichen Sozialleistungen, einschließlich der Lebenshaltungskosten. Auch Ihr Dienstalter spielt bei Gehaltsgesprächen eine Rolle. Es ist weniger wahrscheinlich, dass ein Hochschulabsolvent das gleiche Gehalt verlangen kann wie ein Kreditorenbuchhalter mit langjähriger Erfahrung.
Die Vorbereitung ist der wichtigste Faktor für ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Antworten zu üben, machen Sie sich mit der Stelle vertraut und entscheiden Sie, welche Fragen Sie dem Interviewer stellen möchten. Nutzen Sie die Tipps in diesem Artikel sowie andere Ressourcen, um selbstbewusst und kompetent an Ihr Vorstellungsgespräch heranzugehen. Je besser Sie sich vorbereiten, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie beim Interviewer einen bleibenden Eindruck hinterlassen.