So antworten Sie in 6 Schritten auf eine unhöfliche E-Mail (mit Beispielen) • BUOM

Im Laufe Ihrer Karriere werden Sie möglicherweise mit unhöflichen oder unprofessionellen E-Mails konfrontiert. Wenn Sie höflich auf eine solche E-Mail antworten, können Sie Ihr professionelles Image wahren und sich den Respekt Ihrer Kollegen, Vorgesetzten oder sogar der Person, die die E-Mail gesendet hat, verdienen. Wenn Sie die Schritte verstehen, die Sie unternehmen können, um professionell zu reagieren, können Sie eine ruhigere und rationalere Reaktion entwickeln. In diesem Artikel erklären wir, warum es wichtig ist, professionell zu antworten, und werfen einen Blick auf sechs Schritte, um auf eine unhöfliche E-Mail zu reagieren.

Warum ist es wichtig, professionell auf eine unhöfliche E-Mail zu reagieren?

Um ein respektvolles und höfliches Image zu bewahren, ist es wichtig, professionell auf eine unhöfliche E-Mail zu reagieren. Unabhängig davon, ob Sie im Vertrieb, im Bankwesen oder in einer anderen Branche arbeiten, kann eine professionelle, maßvolle Reaktion mehr Wirkung haben als eine emotionale Reaktion. Hier sind einige Gründe, warum es wichtig ist, Ihre Emotionen zu kontrollieren und professionell zu reagieren:

• Um Ihren Job zu retten: Arbeitgeber schätzen im Allgemeinen eine diskrete Reaktion auf unhöfliche E-Mails oder Kommentare und werden deutlich seltener Disziplinarmaßnahmen gegen einen Mitarbeiter ergreifen.

• Üben Sie Geduld: Eine unhöfliche E-Mail ist eine großartige Gelegenheit, Geduld zu üben, eine übertragbare Fähigkeit, die Sie in jeder Branche einsetzen können.

• So verbessern Sie Ihre Kundendienstfähigkeiten: Kundendienstfähigkeiten umfassen sowohl negative als auch positive Interaktionen mit Kunden, daher kann eine unhöfliche E-Mail ein guter Zeitpunkt sein, um zu üben, auf negative Situationen professionell zu reagieren.

• Üben Sie Zurückhaltung: Unhöfliche E-Mails können in der Antwort negative Emotionen hervorrufen, aber professionelle Antworten ermöglichen es Ihnen, Zurückhaltung und Selbstdisziplin zu üben.

• Respekt gewinnen: Respekt hilft dabei, Beziehungen zu Kunden und Kollegen aufzubauen, und selbst die Person, die eine unhöfliche E-Mail gesendet hat, kann eine professionellere und nachdenklichere Antwort respektieren.

So antworten Sie auf einen unhöflichen Brief

Indem Sie lernen, effektiv auf unhöfliche E-Mails zu reagieren, können Sie Ihre emotionalen Reaktionen kontrollieren und professionellere Nachrichten verfassen. Hier sind sechs Schritte, die Ihnen bei der Beantwortung einer solchen E-Mail helfen:

1. Lesen Sie den Brief sorgfältig durch

Lesen Sie den Brief sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass Sie die Bedeutung bestimmter Wörter oder Sätze nicht als persönliche Beleidigung auffassen. Manchmal kann das erneute Lesen etwas klären, was bedeutet, dass Wut oder Frustration möglicherweise verzerrt waren. Wenn Sie die E-Mail noch einmal lesen, können Sie erkennen, ob sie unhöflich war, und Maßnahmen ergreifen, um die Informationen rationaler zu verarbeiten. Lesen Sie die Nachricht sorgfältig durch, um herauszufinden, warum die Person die E-Mail gesendet hat, um herauszufinden, was sie von ihr möchte oder erwartet, und um den Gesamtton ihrer Anfrage zu verstehen.

2. Gönnen Sie sich etwas Freiheit

Manchmal erfordert der wirksame Umgang mit Wut oder Frustration, dass Sie sich von E-Mails distanzieren, bis Sie Ihre Gefühle beruhigen können. Ihr Instinkt mag sein, sofort zu reagieren, aber wenn Sie sich Zeit zum Nachdenken geben, können Sie Ihren Geist beruhigen. Wenn Sie verstehen, dass die Person, die die E-Mail sendet, frustriert ist, und ihre Gefühle verstehen, können Sie besser verstehen, warum sie die Nachricht gesendet hat. Machen Sie einen Spaziergang durch das Büro oder schließen Sie Ihre E-Mail und lösen Sie ein anderes Problem, bevor Sie zur Nachricht zurückkehren und Ihre Antwort verfassen. Sie können sich 10 bis 30 Minuten Zeit nehmen, um ruhiger zu werden.

3. Negative Emotionen erkennen und beseitigen

Identifizieren Sie während Ihrer Beruhigungsphase die negativen Emotionen, die Sie erleben, und gehen Sie darauf ein. Beispielsweise könnten Sie sich respektlos oder beleidigt fühlen, was Gefühle wie Enttäuschung hervorrufen oder Ihr Selbstvertrauen beeinträchtigen kann. Indem Sie sich die Zeit nehmen, diese Emotionen zu erkennen, können Sie mehr darüber erfahren, wie Sie auf negative Situationen reagieren und ein besserer Mensch werden. Wenn Sie wissen, dass eine E-Mail Sie verärgert, können Sie Atemtechniken üben, sich selbst Raum geben oder andere Techniken zur Emotionsbewältigung ausprobieren. Der Umgang mit Ihren Emotionen kann sowohl bei der Arbeit als auch im Privatleben viele Vorteile bringen.

4. Erstellen Sie zwei Entwürfe

Eine gute Vorgehensweise für die Beantwortung unhöflicher E-Mails besteht darin, zwei E-Mail-Entwürfe zu erstellen. Sie können einen ersten Entwurf als Ihre emotionale oder erste Reaktion erstellen. Schreiben Sie den zweiten Entwurf, nachdem Sie einige Zeit damit verbracht haben, mit Ihren Emotionen umzugehen und Ihren Geist zu beruhigen. Vergleichen Sie die beiden Buchstaben, um den Unterschied zwischen einer emotionalen Reaktion und einer gemäßigteren, ruhigen Reaktion zu veranschaulichen. Dies kann Ihnen helfen, besser zu verstehen, wie Emotionen Ihre Sprache beeinflussen und warum die Einreichung eines zweiten Entwurfs möglicherweise die beste Lösung ist.

5. Behalten Sie den Respekt vor der Fachsprache bei

Geben Sie den ersten Entwurf auf und konzentrieren Sie sich auf den zweiten, höflicheren Entwurf. Verwenden Sie durchgehend eine professionelle Sprache und verfassen Sie eine Antwort, die auf die Kernanliegen des Absenders eingeht und sich gleichzeitig auf mögliche Lösungen konzentriert. Anstatt beispielsweise zu sagen: „Es tut mir leid, dass Sie so denken“, was abweisend klingen kann, können Sie sagen: „Es tut mir leid, dass Sie dieses Problem haben.“ Ich habe mehrere mögliche Lösungen, die Sie in Betracht ziehen sollten. ” Eine professionelle Antwort konzentriert sich auf die Lösung des Problems und der Probleme der Person und nicht darauf, wie Sie sich durch den Brief fühlen.

6. Senden Sie eine E-Mail

Wenn Sie eine professionelle Antwort erstellt haben, überprüfen Sie diese vor dem Versenden mit Ihrem Vorgesetzten oder Kollegen. Eine zweite Meinung kann Ihnen dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Sie Ihre Antwort verbessern können, und zu bestätigen, ob der Absender Ihnen gegenüber unhöflich war. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn ein Kunde verärgert ist und mit Ihrem Vorgesetzten sprechen möchte. Sie verfügen über eine schriftliche Aufzeichnung aller Interaktionen und können Ihrem Vorgesetzten zeigen, dass Sie sich während des gesamten Gesprächs höflich und professionell verhalten haben. Nachdem Sie Ihre Antwort mit einem anderen Spezialisten überprüft und besprochen haben, können Sie Ihre E-Mail senden.

Beispiele für Antworten auf unhöfliche E-Mails

Hier sind zwei Beispiele für Antworten auf unhöfliche E-Mails:

Beschriftung

Ein Kunde kann Ihnen eine unhöfliche E-Mail senden, wenn der von ihm angeforderte Service nicht im Kalender des Unternehmens verfügbar war. In einer E-Mail verwendet ein Kunde möglicherweise mehrere unangemessene Namen, die unhöflich und beleidigend sein können. Nachdem Sie durch das Büro gelaufen sind, um Ihre Gedanken zu beruhigen, können Sie eine höfliche Antwort formulieren wie:

Herr Burns, es tut mir leid, dass die von Ihnen gewünschte Besprechungszeit nicht verfügbar war. Gerne arbeite ich mit Ihnen zusammen, um einen neuen Besprechungszeitpunkt zu vereinbaren, der am besten zu Ihrem Zeitplan passt. Ich würde es begrüßen, wenn wir beide professionell kommunizieren und Beschimpfungen vermeiden könnten, da diese verletzend sein können. Ich bin dankbar für Ihr Geschäft und möchte Ihnen nur helfen. Bitte rufen Sie mich unter 245-395-2944 an oder antworten Sie auf diesen E-Mail-Thread, um ein neues Zeitfenster zu erstellen. Danke!

Anforderungen erfüllen

Manchmal gehen unhöfliche E-Mails mit Forderungen einher. Eine angemessene Reaktion auf solche Situationen kann eine Eskalation verhindern und dabei helfen, wichtige Grenzen für den Absender zu setzen. Hier ist ein Beispiel für die Antwort auf eine Anforderungs-E-Mail:

Sehr geehrte Frau Kranz, ich verstehe, dass Sie verärgert sind, dass wir Ihre Sonderanfertigung nicht erfüllen konnten. Ich entschuldige mich für den Fehler. Wir bearbeiteten mehr Bestellungen als üblich und unser System war überlastet. Gerne priorisiere ich Ihre Bestellung, indem ich sie in unsere Produktionswarteschlange verschiebe, befürchte jedoch, dass ich Ihrer Anfrage nach Lieferung am Montag nicht nachkommen kann. Wenn Sie mit dem Produktionsleiter sprechen möchten, heißt er Frank und Sie können ihn unter 200-458-3482 erreichen. Ich hoffe, Sie haben Verständnis dafür, warum wir Ihrer Anfrage nicht nachkommen und mein Angebot nicht berücksichtigen können. Vielen Dank im Voraus.