So antworten Sie auf eine E-Mail: • BUOM

In den meisten Berufen müssen Fachkräfte eine E-Mail-Anwendung verwenden, um mit Kollegen und Kunden zu kommunizieren. Aus diesem Grund ist es für jeden Fachmann wichtig, die richtige E-Mail-Etikette zu erlernen. Wenn Sie häufig E-Mails senden und empfangen, kann es hilfreich sein zu wissen, wie Sie eine Antwort-E-Mail für häufige berufliche Situationen erstellen. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie eine Antwort-E-Mail verfassen und stellen Beispiele sowie eine Vorlage vor, die Sie zum Verfassen Ihrer eigenen Antwort-E-Mail verwenden können.

So schreiben Sie einen Antwortbrief

Eine Folge-E-Mail ist jede Folge-E-Mail, die Sie möglicherweise benötigen, wenn ein Kunde, Kollege oder ein anderer Fachmann Sie kontaktiert. Um eine allgemeine Antwort-E-Mail zu verfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Antworten Sie schnell

Nachdem Sie eine geschäftliche E-Mail gelesen haben, wird es als angemessen erachtet, innerhalb von 24 Stunden nach dem ersten Erhalt der E-Mail zu antworten. Wenn Sie früher antworten können, wäre das vielleicht sogar noch besser. Dies ermöglicht es den Spezialisten, ihre Arbeit zeitnah fortzusetzen.

2. Beginnen Sie mit einer Begrüßung

Beginnen Sie Ihren Antwortbrief mit einer höflichen Begrüßung. Wenn Ihnen ein früherer Absender einen bestimmten Begrüßungssatz vorgeschlagen hat, kann es höflich sein, mit einem ähnlichen Satz zu antworten. Wenn zum Beispiel ein Fachmann so etwas geschrieben hätte:

Hallo! Ich hoffe, Sie hatten ein wundervolles Wochenende.

Dann möchten Sie Ihre Antwort vielleicht so beginnen:

Hallo! Mein Wochenende war toll. Ich hoffe, du hattest auch eine gute Zeit.

3. Beantworten Sie Fragen oder Probleme in separaten Zeilen.

Wenn Sie beginnen, den Text Ihrer E-Mail zu verfassen, versuchen Sie, die einzelnen Themen, die Sie ansprechen, voneinander zu trennen. Das bedeutet, dass Sie mit jeder Frage oder jedem Anliegen, das Sie ansprechen, einen neuen Absatz beginnen sollten. Wenn Ihnen beispielsweise ein Kollege eine E-Mail geschickt hat, um herauszufinden, wann die Projektfrist abgelaufen ist und wer der Hauptansprechpartner für Personalfragen ist, können Sie Ihre Antwort wie folgt formatieren:

Die Projektfrist endet am kommenden Mittwoch, dem 10. September.

Bei HR-Fragen können Sie sich an unsere Abteilungsvertreterin Diana Charles wenden. Ihre E-Mail lautet (email protected).

4. Bitten Sie um eine Bestätigung des Verständnisses.

Nachdem Sie auf die Betreffzeilen der ursprünglichen E-Mail geantwortet haben, ist es hilfreich zu fragen, ob der Empfänger Ihre Antwort verstanden hat. Sie können auch Ihre Verfügbarkeit anbieten, um weitere Fragen zu beantworten. Hier sind einige Ausdrücke, die Sie vielleicht verwenden möchten:

• Beantwortet das deine Frage?

• Macht das Sinn?

• Lassen Sie mich wissen, ob das hilft.

• Lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Fragen haben.

• Ich bin heute bis 17:00 Uhr in meinem Büro, also zögern Sie nicht, mich erneut zu kontaktieren.

5. Fügen Sie abschließende Bemerkungen und Ihre Unterschrift hinzu.

Um Ihre E-Mail zu beenden, sollten Sie einen kurzen Schlusssatz verwenden und dann Ihre E-Mail-Signatur hinzufügen. Du könntest etwa so schreiben:

Einen schönen Tag noch!

Am besten,
Vel Blake

Mehr Details: 10 Möglichkeiten, eine starke E-Mail-Signatur zu schreiben

Allgemeine E-Mail-Antwortvorlage

Um Ihre eigene Antwort-E-Mail zu erstellen, verwenden Sie diese Vorlage für E-Mails, die eine allgemeine Antwort erfordern:

Hallo (Empfängername),

(Antwort auf ihre Begrüßung oder normale Begrüßung).

(Antwort auf das erste Thema.)

(Gegebenenfalls auf das zweite Thema antworten)

(Bitten Sie um eine Bestätigung des Verständnisses)

(Schlussbemerkung)

Aufrichtig,

(Ihr Name)

Beispiele für Antwortschreiben

Während es hilfreich sein kann, einer Vorlage für allgemeine Antworten zu folgen, erfordern einige E-Mails möglicherweise eine spezifische Antwort. Aus diesem Grund kann es hilfreich sein, Muster-Antwort-E-Mails durchzusehen, die in verschiedenen beruflichen Situationen verwendet werden können. Hier sind einige Beispiele für Situationen, in denen Sie möglicherweise eine Antwort-E-Mail verfassen müssen:

Annahme der Bewerbung

Wenn Sie am Einstellungsprozess für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation beteiligt sind, müssen Sie möglicherweise häufig auf Bewerbungs-E-Mails antworten. Hier ist ein Beispiel für eine Antwort, die Sie schreiben könnten, um eine Bewerbung anzunehmen:

Hallo Cassie,
Vielen Dank, dass Sie sich für die Stelle als Assistant Editor bei Pepper Point beworben haben.

Nach Prüfung Ihres Lebenslaufs und Ihrer Bewerbung sind wir davon überzeugt, dass Sie eine großartige Ergänzung für unser Team wären. Haben Sie diese Woche Zeit, eine Telefonkonferenz zu vereinbaren, in der wir diese Position ausführlicher besprechen können?

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie daran interessiert sind, und kontaktieren Sie mich bei Fragen. Nochmals vielen Dank für Ihre Bewerbung.

Am besten,
Dekan Smith

Ablehnung des Antrags

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen für die Prüfung von Bewerbungen verantwortlich sind, müssen Sie wahrscheinlich viele Ablehnungsschreiben verschicken. Bei dieser Art von Antwort-E-Mails ist es wichtig, sich kurz, aber sehr höflich zu fassen, um die möglichen Auswirkungen einer Ablehnung auf den Empfänger zu reduzieren. Hierzu kann es hilfreich sein, sogar anzubieten, mit zukünftigen Stellen in Kontakt zu bleiben.

Du könntest etwa so schreiben:

Hallo Cassie,

Vielen Dank, dass Sie sich für die Stelle als Assistant Editor bei Pepper Point beworben haben. Sie haben einen beeindruckenden Lebenslauf.

Leider haben wir uns entschieden, diese Stelle zum jetzigen Zeitpunkt einem anderen Kandidaten anzubieten.

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Bitte kontaktieren Sie uns bezüglich zukünftiger Stellenangebote. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Jobsuche.

Am besten,
Dekan Smith

Antwort auf die Informationsanfrage

Oft wenden sich Kollegen und Kunden an Fachleute, um Informationen zu einem Produkt, Projekt oder einer Richtlinie zu erhalten. In solchen Situationen ist es oft am effektivsten, schnell auf ihre Anfrage zu reagieren. Wenn ein Kunde beispielsweise nach der Kompatibilität des Produkts Ihres Unternehmens fragt, könnten Sie antworten:

Hallo Jennifer,

Danke, dass Sie uns kontaktiert haben. Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Produkt.

Nachdem ich die Informationen, die Sie zu Ihrem Kühlschrank gemacht haben, überprüft habe, bin ich überzeugt, dass unser Wasserfilter mit Ihrem Gerät kompatibel ist.

Sie können Ihren Wasserfilter direkt auf unserer Website www.Fresh_Water.com bestellen.

Nochmals vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme und Ihre Unterstützung. Einen schönen Tag noch!

Aufrichtig,
Janessa Schneider
Kundendienstvertretung

Email Bestätigung

Obwohl es höflich ist, innerhalb von 24 Geschäftsstunden auf eine E-Mail zu antworten, ist dies nicht immer möglich. Wenn Sie eine E-Mail mit einer Anfrage erhalten, auf die Sie nicht sofort antworten können, kann es höflich sein, zu bestätigen, dass Sie die E-Mail erhalten haben. Erwägen Sie, dem Empfänger einen Zeitplan anzubieten, damit Sie Zeit haben, eine Antwort für ihn zu finden.

Sie könnten zum Beispiel so etwas schreiben:

Hallo Daphne,

Ich hoffe, Ihr Tag verläuft gut.

Ich freue mich auf die Durchsicht Ihres Manuskripts. Ich werde versuchen, mich innerhalb von zwei Wochen mit einer Antwort bei Ihnen zu melden.

Nochmals vielen Dank für die Zusendung des Manuskripts. Ich weiß es zu schätzen, dass Sie mir dieses künstlerische Unterfangen anvertrauen. Bitte teilen Sie mir mit, wenn Sie früher eine Antwort benötigen oder sich etwas ändert.

Am besten,
Kay Silverstein

Aufgaben delegieren

Das Delegieren von Aufgaben ist eine wirksame Geschäftspraxis, bei der fähige Mitarbeiter mit Aufgaben betraut werden. Dies kann zwar eine effektive Vorgehensweise sein, aber manchmal bittet Sie ein Kollege, eine Verantwortung zu übernehmen, für die Sie möglicherweise nicht die Zeit oder die Fähigkeit haben, damit umzugehen. In dieser Situation können Sie Ihre Antwort wie folgt strukturieren:

Hallo Billy,

Ich hoffe, Sie hatten ein wundervolles Wochenende. Vielen Dank, dass Sie bei dieser Herausforderung an mich gedacht haben.

Leider habe ich nicht das Gefühl, dass ich die Zeit habe, diese Verpflichtung einzugehen.

Allerdings weiß ich, dass mein Assistent Theo in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben übernommen hat. Ich würde gerne fragen, ob er bereit ist, es für Sie fertigzustellen.

Klingt das für Sie normal?

Am besten,
Kirstin Santiago

Senden eines Anhangs

Wenn ein Kunde, Kollege oder ein anderer Fachmann Dokumente oder andere Dateien per E-Mail anfordert, kann es hilfreich sein, eine Standardantwort zu erhalten. Wenn Sie diese Informationen nicht sofort bereitstellen können, müssen Sie möglicherweise zunächst eine Antwort senden, um die Anfrage zu bestätigen und dem Empfänger mitzuteilen, wann er mit dem Anhang rechnen kann. Wenn Sie bereit sind, die Dateien zu senden, versuchen Sie, etwa Folgendes zu schreiben:

Guten Morgen Scott,

Ich hoffe, dein Tag hat gut begonnen.

Ich habe die von Ihnen angeforderten Dateien unten angehängt. Bitte teilen Sie mir mit, wenn Sie Probleme beim Zugriff haben.

Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden! Gerne beantworte ich sie.

Am besten,
Lydia Tate