So alphabetisieren Sie in Microsoft Word (plus Schritte und Tipps) • BUOM

8. April 2022

Die Inhaltsorganisation ist eine Word-Funktion, die Fachleuten dabei helfen kann, die Daten in ihren Dokumenten zu organisieren. Die Alphabetisierung kann Mitarbeitern dabei helfen, die von ihnen eingegebenen Wörter in Listen oder Diagrammen zu ordnen. Wenn Sie wissen, wie Sie in Word alphabetisch sortieren, können Sie Ihre Dokumente effizienter organisieren. In diesem Artikel besprechen wir, was alphabetische Reihenfolge in Word ist, wie man sie macht und warum sie wichtig ist.

Was ist das Alphabet in Word?

Bei der Alphabetisierung in Word ordnet ein Benutzer mehrere Elemente in einem Dokument in alphabetischer Reihenfolge an. Zu diesen Elementen gehören Überschriften, Phrasen, Namen oder andere Wörter, die Sie möglicherweise auflisten möchten. Die Alphabetisierung kann in verschiedenen Arbeitskontexten nützlich sein, beispielsweise für Organisation, Listen und Anweisungen. Die Alphabetisierung in Word kann auf viele Strukturen angewendet werden, einschließlich Diagrammen, Grafiken oder Absatzsätzen.

Warum ist die alphabetische Reihenfolge in Word wichtig?

Die Alphabetisierung in Word kann aus vielen Gründen wichtig sein, darunter:

Hilft Ihnen und den Lesern, Informationen zu finden

Durch das Auflisten von Elementen in alphabetischer Reihenfolge können Sie schnell Informationen finden, beispielsweise die Arbeitszeiten einer Person in einem Diagramm. Wenn Sie eine lange Liste erstellen, ordnen Sie diese alphabetisch, damit die Leser die Namen leichter finden können. Wenn Sie Anleitungen erstellen, kann die alphabetische Anordnung der einzelnen Bereiche den Lesern die Navigation im Handbuch erleichtern.

Organisiert Informationen

Auch wenn das Dokument nur für Sie bestimmt ist, kann die alphabetische Reihenfolge für die Organisation hilfreich sein. Beispiele für Dokumente, die zur Organisation eine alphabetische Reihenfolge verwenden können, sind Zeitpläne, Anforderungsnachrichten oder Urlaubspläne. Ein alphabetisches Organisationsformat hilft Ihnen, Ihre Dokumente schneller und effizienter zu nutzen.

Zeigt Informationen an

Durch die Alphabetisierung können Sie für sich selbst und andere Mitarbeiter Informationen anzeigen, die über Listen hinausgehen. Dies kann sich auch auf Diagramme und Grafiken auswirken, die den Inhalt während einer Präsentation oder eines Tutorials optisch ansprechender und für das Publikum verständlicher machen können. Dies kann auch die Verarbeitung der Grafiken für den Leser erleichtern.

So alphabetisieren Sie in Word

Wenn Sie Text in Word alphabetisch sortieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie eine Word-Datei

Öffnen Sie zunächst die Word-Datei, die Sie sortieren möchten. Sie können die Liste der Elemente kopieren und in ein Dokument einfügen, wenn Sie bereits eines vorbereitet haben, oder ein neues erstellen. Wenn Sie diese Elemente in alphabetischer Reihenfolge anordnen möchten, können Sie sie zunächst als Liste formatieren. Wenn Sie eine Reihe von Elementen in eine Liste umwandeln möchten, geben Sie jedem Eintrag eine eigene Zeile.

2. Wählen Sie den Text aus, den Sie sortieren möchten

Nachdem Sie Ihr Word-Dokument geöffnet und Ihren Text in ein Listenformat eingefügt haben, markieren Sie den gesamten Text, den Sie sortieren möchten. Stellen Sie bei Diagrammen und anderen Grafiken sicher, dass Sie jeden Teil hervorheben, bevor Sie Sortieroptionen auswählen. Klicken Sie auf der Registerkarte „Startseite“ auf die Schaltfläche „Sortieren“. Das Symbol zeigt den Buchstaben A über dem Buchstaben Z an. Wenn Sie auf das Symbol klicken, öffnet Word das Dialogfeld „Text sortieren“.

3. Ordnen Sie in alphabetischer Reihenfolge

Wenn Sie das Dialogfeld „Text sortieren“ öffnen, werden Sie von Word standardmäßig aufgefordert, Ihren Text nach Absatz zu sortieren. Mit dieser Option können Sie Spalten, Grafiken und angezeigten Text unabhängig von der Größe oder Länge des ausgewählten Texts sortieren. Wählen Sie auf der linken Seite des Fensters die Option „Aufsteigend“. Hier werden alle Ihre Artikel in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet. Wenn Sie die Option „Absteigend“ auswählen, ändern sich Ihre Artikel in umgekehrter alphabetischer Reihenfolge.

So alphabetisieren Sie in Word 2003 oder höher

Wenn Sie Listen in älteren Versionen der Word-Software alphabetisch ordnen möchten, sollten Sie die folgenden Schritte in Betracht ziehen:

1. Öffnen Sie die Word 2003-Datei.

Wenn Sie den Dateityp für Word 2003 oder früher verwenden, öffnen Sie die Datei in der älteren Version von Word. Bereiten Sie den Text wie bei der aktualisierten Version vor, indem Sie ihn kopieren und in eine Datei einfügen. Jeder Eintrag sollte eine eigene Zeile haben, damit Sie ihn auflisten können.

2. Wählen Sie den gesamten Text aus, den Sie sortieren möchten.

Wählen Sie dann den gesamten Text aus, den Sie sortieren möchten. Wenn Sie alles in einem Dokument auflisten möchten, müssen Sie in dieser Word-Version keinen Text hervorheben. Wenn das, was Sie auflisten möchten, nur ein Teil eines größeren Dokuments ist, markieren Sie es.

3. Sortieren Sie den Text

Wählen Sie im Menü „Tabelle“ die Option „Sortieren“. Wählen Sie im Dialogfeld „Text sortieren“ eine Sortierreihenfolge aus. Wählen Sie links neben dem Feld zwischen den beiden Optionen „Aufsteigend“ statt „Absteigend“ aus. Ähnlich wie in der neuesten Version bietet Ihnen Word 2003 auch die Möglichkeit, Elemente mithilfe der Option „Absteigend“ in umgekehrter alphabetischer Reihenfolge aufzulisten.

Tipps für das Alphabet in Word

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Text in Word besser organisieren können, probieren Sie einige der folgenden Tipps aus:

Um Ihre Liste organisiert zu halten, geben Sie den Text im Voraus detailliert an.

Erwägen Sie beim Formatieren von Text die Verwendung anderer Texteditoren, um die Liste vor dem Einfügen zu verfeinern. Wenn Sie Ihre Liste aus einer anderen Quelle, beispielsweise einer Webseite, kopieren, kann es schwieriger sein, sie nach dem Einfügen in Word zu formatieren. Um unsichtbare Leerzeichen oder Fehler in Ihrem Text zu vermeiden, bearbeiten Sie sie in einem anderen Prozessor, um sie für die Liste in Word vorzubereiten.

Organisieren Sie Textzusätze, bevor Sie eine Liste erstellen

Wenn Sie eine Liste erstellen, können Sie diese je nach Bedarf auf unterschiedliche Weise organisieren. Wenn Sie Kopf- oder Fußzeilen für Text haben, können Sie diese nach diesen statt nach dem ersten Wort im Text ordnen. Dies kann für Anweisungen oder Dokumente mit Organisationsmustern nützlich sein, die auf Abteilungen statt auf Abschnitten basieren.

Erstellen Sie Spalten, um die Lesbarkeit der Liste zu verbessern

Wenn Sie eine lange Liste mit kurzen Elementen erstellen, beispielsweise eine Namensliste, können Sie die Erstellung einer Spalte für Ihre Liste in Betracht ziehen. Mithilfe von Spalten kann Ihre Liste von einer Seite zur anderen fließen, anstatt zur nächsten Seite zu springen. Dies erleichtert das Lesen und Befolgen.

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