SMARTe Ziele, die Ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern können • BUOM

22. April 2021

Kommunikationsfähigkeiten sind in Ihrem Berufs- und Privatleben von entscheidender Bedeutung und sorgen dafür, dass alles, von Besprechungen bis hin zu gemeinsamen Projekten, reibungsloser verläuft. Wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern, können Sie versuchen, sich konkrete Ziele zu setzen und die Schritte zu analysieren, die Sie unternehmen können, um diese zu erreichen. Das SMART-Zielsystem kann Ihnen dabei helfen, realistische und auf Ihre persönlichen Probleme ausgerichtete Ziele zu entwickeln. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie SMART-Ziele setzen, um Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.

Was sind SMART-Ziele?

SMART ist ein Akronym, das Ihnen hilft, intelligente Ziele zu setzen. Folgendes bedeutet es:

• Spezifisch: Bestimmen Sie Ihr spezifisches Ziel, bevor Sie beginnen. Anstatt auf Emotionen oder Qualitäten abzuzielen, legen Sie fest, was Sie ändern möchten, wie Sie dies tun möchten, welche Maßnahmen Sie ergreifen können und warum Sie dies versuchen.

• Messbar: Ein messbares Ziel kann Ihnen dabei helfen, den Fortschritt zu verfolgen. Sie können dies erreichen, indem Sie dem Ziel Zahlen oder bestimmte Eigenschaften hinzufügen, beispielsweise eine bestimmte Teilnehmerzahl für eine Veranstaltung oder die Wiederholung einer Aufgabe.

• Erreichbar: Ein erreichbares Ziel kann Sie motivieren und Ihnen helfen, Ihre eigenen Fähigkeiten zu verstehen.

• Relevanz: Wenn Ziele für Ihre Arbeit relevant sind, ist das Erreichen dieser Ziele für Sie von Bedeutung und hat Auswirkungen auf andere, Ihre Organisation und Ihre Gemeinschaft.

• Rechtzeitig: Denken Sie über den Zeitpunkt Ihres Ziels nach, damit Sie genügend Zeit haben, es zu erreichen, ohne Fristen und Verantwortung gegenüber anderen zu vernachlässigen.

Warum sind Ziele wichtig für die Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten?

SMART-Ziele scheinen besser geeignet zu sein, um leichter quantifizierbare Vertriebs- oder Marketingziele festzulegen, aber dieser Rahmen kann sehr nützlich sein, um Ihre Kommunikationsfähigkeiten spürbar zu verbessern. Die Formulierung spezifischer und messbarer Ziele kann Ihnen helfen zu verstehen, was Sie verbessern möchten. Mithilfe eines geplanten Ziels können Sie ermitteln, mit welchen Methoden Sie wöchentliche Besprechungen in Ihrem Büro verbessern oder beispielsweise einem Kunden zusammenhängendere Quartalsberichte bereitstellen können.

Durch das Setzen von Zielen können Sie Ihren Ansatz auch an Ihre Situation anpassen. Wenn Sie neue Methoden ausprobieren, können Sie deren Wirksamkeit individuell bewerten, diejenigen beibehalten, die funktionieren, und diejenigen ersetzen, die Ihren Umständen nicht entsprechen.

Beispiele für SMART-Ziele zur Entwicklung von Kommunikationsfähigkeiten

Hier sind einige Beispiele für die Erstellung von SMART-Zielen im Zusammenhang mit der Kommunikation am Arbeitsplatz. In jedem Beispiel werden fünf Kriterien untersucht, die für SMART von entscheidender Bedeutung sind:

Erstellen Sie effektivere Meetings

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Kollegen viele Fragen zu den Themen haben, die Sie in Besprechungen behandeln, können Sie versuchen, ein SMART-Ziel zu implementieren, um die Informationsspeicherung zu verbessern. Ihr Plan könnte eine spezielle Möglichkeit beinhalten, Informationen aus Besprechungen zu dokumentieren, damit andere darauf zugreifen können, beispielsweise eine Zusammenfassung mit Aufzählungszeichen, die Sie dann per E-Mail an das Team senden. Als Nächstes planen Sie zu notieren, wie viele Fragen Sie zu den Besprechungsinformationen erhalten, nachdem Sie jede Liste mit dem Team geteilt haben. Die Umsetzung dieses Ziels über einen Zeitraum von drei Wochen kann ausreichend Zeit sein, um seine Wirksamkeit zu bewerten.

Dieses Ziel ist spezifisch, da die Strategie eine bestimmte Aktion beinhaltet: das Erstellen einer E-Mail-Zusammenfassung in Form einer Aufzählungsliste. Sie können die Wirksamkeit messen, indem Sie nachverfolgen, wie viele Fragen Sie zu Besprechungsinhalten beantworten, nachdem Sie Bewertungs-E-Mails gesendet haben. Da Sie schnell eine Liste mit Aufzählungszeichen erstellen können, können Sie dieses Ziel erreichen, ohne viel Zeit zu investieren. Dieses Ziel wird in einem Büro relevant und zeitgemäß sein, in dem tägliche Besprechungen und die damit verbundenen Fragen zur Routine gehören.

Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten im Schreiben von Notizen und E-Mails

Wenn Sie Ihre schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten verbessern möchten, können Sie ein SMART-Ziel erstellen, das besagt, dass Sie vor dem Schreiben jeder E-Mail eine Gliederung erstellen. In jeder E-Mail planen Sie, Ihre Sätze prägnant zu halten und dann vor dem Versenden alle Sätze zu überarbeiten, die nicht zu Ihrem Plan passen. Sie planen, diese Methode zwei Wochen lang anzuwenden, um in dieser Zeit Ihre Schreibfähigkeiten zu entwickeln.

Dieses Ziel ist spezifisch und messbar, da Sie sich für eine Strategie – einen Plan – und Kriterien entschieden haben, die Ihnen bei der Bewertung des Schreibprozesses helfen. Es ist erreichbar und relevant, weil es sich auf E-Mails bezieht, eine routinemäßige und spezifische Aufgabe, die Sie jeden Tag erledigen. Schließlich ist dieses SMART-Ziel zeitgemäß, da Sie sich einen bestimmten Zeitrahmen gesetzt haben, um diese Schritte durchzuführen und an dieser Fähigkeit zu arbeiten.

Öffentliches Reden

Wenn Sie Ihre Präsentationsfähigkeiten verbessern möchten, können Sie ein SMART-Ziel entwickeln, z. B. die Erstellung eines Zeitplans zur Vorbereitung auf eine bevorstehende Rede. Wenn Ihre Rede einen Monat in der Zukunft liegt, können Sie eine Woche damit verbringen, sie zu recherchieren und zu entwerfen, sie zwei Wochen lang jeden Tag zu üben und die letzte Woche aufzuzeichnen, wie Sie die Rede halten, und Ihre Rede anpassen.

Dieses Ziel ist spezifisch, weil es einen genauen Zeitrahmen für jeden Schritt enthält, und es ist messbar, weil Sie verfolgen können, ob Sie Ihren Zeitplan einhalten und trainieren. Sich einen Monat im Voraus ein Ziel zu setzen, ist leichter zu erreichen, als zu versuchen, Ihre Redefähigkeiten in ein oder zwei Tagen zu verbessern. Dieses SMART-Ziel kann zeitgemäß sein, wenn Sie einen bestimmten Vortragstermin haben, und es ist relevant, da es sich direkt auf Ihre Arbeitsverantwortung bezieht.

Motivieren Sie das Team

Wenn Sie die Produktivität oder Arbeitsmoral im Büro verbessern möchten, können Sie ein SMART-Ziel verwenden, das besagt, dass Sie eine neue Belohnungsstrategie umsetzen werden. Sie können sich für einen spezifischen Anreiz entscheiden, der für Ihre Belegschaft attraktiv ist, einen Teil der Verantwortlichkeiten Ihres Teams, der leicht messbar ist, und eine Zeitspanne, die lang genug ist, um Ergebnisse zu sehen, aber kurz genug, um zu entscheiden, ob der Anreiz funktioniert. Sie können diese Elemente zu einem SMART-Ziel kombinieren, z. B. indem Sie ein Sommerprogramm ausprobieren, um dem Mitarbeiter, der jede Woche die meiste Arbeit erledigt, einen Bonus von 50 $ zu geben.

Dieses Ziel ist spezifisch, da Sie alle Elemente des Programms definieren, bevor es beginnt. Dies ist messbar, da Sie die Leistung der abgeschlossenen Arbeit mit der Leistung der Arbeit vor Beginn des Programms vergleichen können. Dies kann erreichbar sein, wenn sich Ihr Unternehmen die Prämien leisten kann und Sie nachverfolgen können, wie viel Arbeit die einzelnen Mitarbeiter leisten. Dies kann relevant und zeitgemäß sein, wenn Sie ein bestimmtes Produktionsziel haben, das Sie im Sommer erreichen möchten.

Verbessern Sie die nonverbale Kommunikation

Nonverbale Kommunikation ist wichtig, egal ob Sie im Büro oder aus der Ferne arbeiten und kann Körpersprache, Bewegung, Haltung, Sprache, Gesichtsausdruck und Berührung umfassen. Um Ihre professionelle nonverbale Kommunikation zu verbessern, können Sie ein SMART-Ziel nutzen, um Ihre Gastfreundschaft gegenüber neuen Kollegen zu steigern. Sie können dies tun, indem Sie eine Woche lang Untersuchungen zur Körpersprache durchführen und die Körpersprache anderer in Gesprächen notieren und dann einige dieser Techniken in der folgenden Woche während des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses ausprobieren.

Dieses Ziel ist spezifisch, da es zwei klare Forschungsphasen und eine im Ziel definierte Aktionsphase umfasst. Sie können Ihren Erfolg messen, indem Sie dieses Ziel bei Neueinstellungen umsetzen, sodass Ihre Daten ausschließlich auf Ihren neuen Interaktionen und nicht auf Ihrem Ruf am Arbeitsplatz basieren. Dies kann erreichbar und zeitnah sein, wenn Sie im Rahmen Ihrer regulären Aufgaben typischerweise mit neuen Mitarbeitern zusammenarbeiten, und kann relevant sein, wenn neue Mitarbeiter demnächst zu Ihnen stoßen.

Bereitstellung personalisierten Feedbacks

Wenn Sie die Effektivität des Feedbacks, das Sie Ihren Teammitgliedern geben, verbessern möchten, können Sie ein SMART-Ziel für einen bestimmten Teil des Feedbackprozesses festlegen. Sie können sich zum Ziel setzen, das Feedback für neue Mitarbeiter in der Schulung zu verbessern, indem Sie mit jedem Teammitglied bei seinem ersten vierteljährlichen Einzelgespräch ein schriftliches Ziel erstellen, eine Kalendererinnerung festlegen und einen Monat lang jede Woche vorbeischauen, um den Fortschritt zu verfolgen.

Dieses Ziel ist spezifisch, da es die Erstellung schriftlicher Leistungskennzahlen und wöchentlicher Check-ins umfasst. Sie können Ihren Erfolg messen, indem Sie Check-ins in Ihrem eigenen Kalender markieren. Sie können jeder Registrierung so viel Zeit widmen, wie Sie benötigen, um sicherzustellen, dass das Ziel innerhalb Ihres eigenen Zeitplans erreichbar ist. Dieses Ziel kann während jedes Onboarding-Zyklus relevant und zeitgemäß sein.

Verbessern Sie die Kommunikation im Büro

Ein SMART-Ziel zur Verbesserung der Kommunikation im Büro könnte darin bestehen, die Art und Weise zu verbessern, wie verpasste Befehle und Probleme dem Manager mitgeteilt werden. Sie können auftretende Probleme aufschreiben und sie dann beim nächsten Einzelgespräch dem Vorgesetzten vorstellen, wenn sie noch ungelöst sind.

Dieses Ziel ist konkret und erreichbar, da es nur eine neue Aufgabe beinhaltet: die Kenntnisnahme der im Büro besprochenen Themen. Dies wird nach einem Treffen mit Ihrem Vorgesetzten messbar, bei dem Sie beurteilen können, ob die Weitergabe dieser Informationen dabei geholfen hat, Lösungen für Büroprobleme zu finden. Dies kann angebracht sein, wenn Ihr Büro vor anhaltenden Herausforderungen steht, und möglicherweise zeitgemäß, wenn Sie ein Einzelgespräch mit Ihrem Vorgesetzten haben.