Schreiben Sie die Aufgaben eines Büroassistenten in Ihren Lebenslauf (mit Tipps und Beispielen)

22. Februar 2021

Die Arbeit als Büroassistent umfasst die Durchführung einer Reihe administrativer Unterstützungsaufgaben, um den effizienten Betrieb des Büros sicherzustellen. Wenn Sie Ihren Lebenslauf vorbereiten, können Sie diese Verantwortlichkeiten sorgfältig hervorheben, um Ihre Berufserfahrung darzustellen und Ihre bisherigen Verantwortlichkeiten mit Ihren zukünftigen Karrierezielen in Einklang zu bringen. Bevor Sie sich auf eine Stelle bewerben, stellen Sie sicher, dass Ihr Lebenslauf so aussagekräftig wie möglich ist, indem Sie Ihre Aufgaben als Büroassistent sorgfältig beschreiben. In diesem Artikel erklären wir die Aufgaben eines Büroassistenten und wie man sie in einem Lebenslauf bespricht, indem wir kurz auf jede Aufgabe eingehen.

Welche Aufgaben hat ein Büroassistent?

Sie können Ihre Fähigkeiten im Büromanagement unter Beweis stellen, indem Sie wichtige Aufgaben als Büroassistent sorgfältig auswählen und in Ihren Lebenslauf aufnehmen. Die Aufgaben eines Büroassistenten konzentrieren sich auf die Aufrechterhaltung einer effizienten und zeitnahen Kommunikation im Büro. Dazu gehört die Verwaltung von Kundenanfragen, die Koordination von Zeitplänen, die Speicherung und Nachverfolgung wichtiger Dokumente, die Erstellung von Berichten und die allgemeine Unterstützung laufender Projekte. Büroassistenten unterstützen die meisten ihrer Bürokollegen direkt und stellen sicher, dass sie über die Werkzeuge und Materialien verfügen, die sie für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Team benötigen.

Beispiele für Aufgaben als Büroassistent, die Sie in Ihrem Lebenslauf hervorheben könnten, sind:

• Recherchieren

• Datensatzverwaltung

• Beantworten Sie Anrufe und empfangen Sie Nachrichten

• Lohnabrechnungsmanagement

• Eingabe von Informationen in Datenbanken

• Bestellen und Verfolgen von Büroinventar

• Begrüßung der Besucher

• Senden und Empfangen von Post

• Sammeln Sie Belege, Bestellungen und Budgetinformationen

• Notizen schreiben

Wie schreibe ich einen Lebenslauf für einen Büroleiter, Beschreibung der Verantwortlichkeiten

Sobald Sie die Arten von Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten verstanden haben, auf die Sie in Ihrem Lebenslauf abzielen, können Sie beginnen kraftvolle Aussagen schaffen über meine Erfahrungen als Büroassistentin. Die Aufgabenbereiche Ihres Büroassistenten sollten Ihre Hauptverantwortung für die jeweilige Position hervorheben. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Aufgaben eines Büroassistenten so aufzulisten, dass sie für Arbeitgeber von Interesse sind:

1. Schreiben Sie Ihren Tagesablauf auf

Um eine genaue Beschreibung Ihrer Aufgaben als Büroassistent zu erstellen, denken Sie zunächst über alle alltäglichen Aufgaben nach, die Sie während Ihrer Tätigkeit als Büroassistent oder in einer verwandten Funktion erledigt haben. Machen Sie ein Brainstorming über alle Verantwortlichkeiten, für die Sie verantwortlich waren, und erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben, die Ihren Standardalltag ausmachen. Beziehen Sie sowohl Projekte mit hoher Priorität als auch kleinere Büroaufgaben ein, um einen detaillierten Überblick über Ihre Rolle im Unternehmen zu erhalten. Tun Sie dies für jede Position, die Sie einbeziehen möchten, damit Sie über eine gute Datenbank mit Informationen zur Berufserfahrung verfügen, die Sie in einen aussagekräftigen Lebenslauf umwandeln können.

2. Bestimmen Sie die Auswirkungen jeder Aufgabe

Schreiben Sie neben jeder Ihrer Verantwortlichkeiten auf, wie sich diese Aufgabe auf Sie, Ihr Team, Ihre Arbeitgeber, Kunden oder Kunden ausgewirkt hat. Wenn Sie jede Ihrer Aufgaben mit den Auswirkungen verknüpfen, die sie auf den Arbeitsplatz hatte, können Sie Arbeitgebern proaktiv zeigen, dass Sie ein erfolgreicher Büroassistent sein können. Listen Sie die Belege auf, die Sie haben, dass Sie Ihre Arbeit erfolgreich abgeschlossen haben, z. B. Produktivitätsstatistiken oder den Umfang der von Ihnen erledigten Aufgaben. Wenn Sie jede Verantwortung im Hinblick darauf berücksichtigen, wie sie einem Arbeitgeber zugute kommen kann, können Sie eine überzeugendere Bewerbung verfassen.

3. Überprüfen Sie die Stellenausschreibungen für Büroassistenten.

Suchen Sie nach Stellenangeboten für Büroassistenten und schauen Sie sich die darin aufgeführten Aufgaben in der Stellenbeschreibung an. Vergleichen Sie die Aufgaben in diesen Stellen mit den Informationen, die Sie über Ihre Berufserfahrung als Büroassistent gesammelt haben. Dies wird Ihnen dabei helfen, Ihren Lebenslauf zu verfeinern, indem Sie die wichtigsten Aufgaben auswählen, die in Ihrem Lebenslauf besprochen werden sollen.

Durch die Auflistung der Verantwortlichkeiten, die normalerweise in Stellenausschreibungen erscheinen, kann Ihr Lebenslauf für offene Stellen relevanter werden. Schreiben Sie gängige Schlüsselwörter auf, die in Stellenausschreibungen für Büroassistenten vorkommen, damit Sie wissen, welche Sprache und welche Formulierungen Sie bei der Besprechung Ihrer Aufgaben verwenden müssen.

4. Gezielte administrative Fähigkeiten

Beschreiben Sie Ihre Verantwortlichkeiten auf eine Weise, die die Fähigkeiten hervorhebt, die Sie zur Erledigung der Aufgabe eingesetzt haben, und nicht nur über die Aufgabe selbst sprechen. Indem Sie in jedem Eintrag Ihres Lebenslaufs Verwaltungs-, Büro- und Kundendienstkompetenzen auflisten, können Sie zeigen, wie Sie Ihre Berufserfahrung auf Ihre neue Position übertragen. Wenn Sie beispielsweise darüber sprechen, wie Sie im Büro ans Telefon gegangen sind, können Sie über Ihre Kommunikation, Organisation und Liebe zum Detail sprechen. Diese Überprüfung Ihrer Verantwortlichkeiten unterstreicht Ihre Fähigkeit, in Ihrem neuen Büro nicht nur Anrufe entgegenzunehmen, sondern auch alle anderen Aufgaben im Zusammenhang mit diesen Fähigkeiten auszuführen.

5. Verteilen Sie die Verantwortlichkeiten nach Wichtigkeit

Wenn Sie sich entschieden haben, welche Aufgaben Sie in Ihren Lebenslauf aufnehmen möchten, fassen Sie diese in einer Liste mit Aufzählungszeichen zusammen und sortieren Sie sie nach Wichtigkeit für Ihre Position. Arbeitgeber verbringen möglicherweise nur kurze Zeit damit, sich Ihren Lebenslauf anzusehen. Daher ist es wichtig, ihre Aufmerksamkeit schon früh in Ihrem Lebenslauf zu erregen, indem Sie die überzeugendsten Aspekte Ihrer Verwaltungserfahrung hervorheben. Wenn Sie Ihre wichtigsten Aufgaben oben in jedem Abschnitt platzieren, unterstreichen Sie für Arbeitgeber, dass Ihre Erfahrung mit den Stellenangeboten für Büroassistenten übereinstimmt.

6. Wählen Sie kraftvolle Worte

Sobald Sie die Verantwortlichkeiten ausgewählt haben, die Sie in jede Stelle einbeziehen möchten, und sie in einer Gliederung sortiert haben, beginnen Sie damit, jeden Aufzählungspunkt in eine aussagekräftige Darstellung Ihrer Verantwortlichkeiten umzuwandeln. Verwenden Sie starke Aktionswörter, die Ihre Handlungen und die Ergebnisse Ihrer Bemühungen kurz beschreiben. Da in Ihrem Lebenslauf nur wenig Platz für die Erörterung Ihrer Erfahrungen zur Verfügung steht, wählen Sie sorgfältig einen Wortschatz aus, der die Bedeutung Ihrer Rolle in einem Satz zum Ausdruck bringt.

7. Suchen Sie nach doppelten Informationen

Als Büroassistent hatten Sie möglicherweise in all Ihren früheren Jobs ähnliche Aufgaben. Sie sollten dennoch danach streben, Ihrem Lebenslauf Abwechslung und Wert zu verleihen, indem Sie in jeden Abschnitt individuelle Verantwortlichkeiten aufnehmen. Lesen Sie alle Positionen und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten durch und suchen Sie nach Aufgaben, die Sie bereits abgedeckt haben. Wenn Sie über sich wiederholende Aufgaben sprechen müssen, verwenden Sie Synonyme und sprechen Sie über verschiedene Aspekte der Aufgabe, anstatt in beiden Einträgen dieselbe Sprache zu kopieren.

8. Aus Gründen der Klarheit bearbeiten

Da Büroassistenten eine Schlüsselrolle bei der klaren Kommunikation im Namen ihrer Kollegen spielen, ist es besonders wichtig, dass die Lebensläufe von Büroassistenten klar und fehlerfrei sind. Lesen Sie jede Aufgabe und bearbeiten Sie sie hinsichtlich Grammatik, Rechtschreibung und Ablauf. Stellen Sie sicher, dass jede Position das gleiche Aufzählungsverzeichnis mit Verantwortlichkeiten hat wie Ihre vorherige Position. Benutzen Sie die Vergangenheitsform für frühere Positionen und die Gegenwartsform für Ihre aktuelle Rolle, wenn Sie jede Ihrer Hauptaufgaben beschreiben.

Beispiel für einen Lebenslauf eines Büroleiters

Hier ist ein Beispiel für einen Lebenslauf eines Büroassistenten mit einer beispielhaften Zusammenfassung der Aufgaben im Lebenslauf, die Sie als Leitfaden verwenden können:

Nicholas Morelli (email protected)
555-555-5555

*Ziel
Auf der Suche nach einer Stelle als Büroassistent ist ein/e ausgebildete/r Büroleiter/in mit hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten. Engagiert für die Verbesserung der Büroleistung durch den Einsatz von Fachwissen in effektiven Kommunikations- und Dokumentationsstrategien.*

*Berufserfahrung
Büroassistent
Startech-Lösungen
Juli 2018 – heute *

• Verwaltet eingehende Kommunikation von Kunden durch Beantwortung von Telefonanrufen, Beantwortung von E-Mail-Anfragen und zeitnahes Versenden von Nachrichten, um die Kundenzufriedenheitsbewertungen um 10 % zu steigern.

• Koordiniert das Dokumentenmanagement und hält Fristen ein, indem es Formulare im gesamten Büro verteilt und Zeitmanagement- und Aufzeichnungsfähigkeiten einsetzt, um Änderungen zu verarbeiten, Dateien zu sortieren und Archive jeder Dokumentversion zu verfolgen.

• Plant Besprechungen, reserviert Konferenzräume und fordert Ausrüstung für Mitarbeiterprojekte an und schafft so eine produktive Arbeitsumgebung für 50 Kollegen, die sich Büroräume teilen.

• Verarbeitet Finanzdokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Gehaltsabrechnungsinformationen und diskretionäre Einkäufe, um Buchhaltungs- und Compliance-Vorschriften mit Liebe zum Detail und Organisation zu verbessern.

Postassistent
Kommunaler Sozialhilfedienst
Dezember 2016 – Mai 2018

• Vorbereiten der ausgehenden Korrespondenz und sorgfältiges Erfassen der Postleitzahlen für jede Abteilung, um die Nachfrage nach Versandmaterialien zu verfolgen und zukünftige Projektanforderungen vorherzusehen.

• Sortieren Sie eingehende E-Mails nach Empfänger und Dringlichkeit und helfen Sie so den Mitarbeitern, ihre Nachrichten zu priorisieren und vereinbarte Arbeitsabläufe und Reaktionszeiten einzuhalten.

• Es wurden Versuche aufgezeichnet, Kunden zu kontaktieren, um falsche oder leere Adressen in Mailinglisten zu identifizieren, die Verschwendung von E-Mails zu begrenzen und detaillierte Berichte über Kundeninteraktionen zu erstellen.

• Verfolgt Bestandslieferungen, bestätigt den Inhalt jeder Bestellung und verteilt den Bestand, um den Bestand zu verwalten, Termine einzuhalten und Lieferengpässe zu antizipieren oder zu vermeiden.