Schlüsselkomponenten und Vorteile • BUOM

19. August 2021

Ein Projektmanagementsystem bietet Projektmanagern eine Struktur zur Überwachung der Arbeit, für die sie verantwortlich sind. Ein Projektmanagementsystem sorgt für Organisation und kann einem Projektmanager dabei helfen, seine Zeit und Ressourcen effektiver zu verteilen. Wenn Sie als Projektmanager arbeiten, kann eine Ausbildung in Projektmanagementsystemen für Ihren beruflichen Aufstieg von Vorteil sein. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Projektmanagementsystem ist, was die Hauptkomponenten eines Projektmanagementsystems sind und warum Sie den Einsatz eines Projektmanagementsystems in Betracht ziehen sollten.

Was ist ein Projektmanagementsystem?

Ein Projektmanagementsystem ist ein Modell zur Überwachung des Projektfortschritts. Es kann einen Rahmen für die Verwaltung von Erwartungen, die Delegation von Verantwortlichkeiten und die Erstellung von Verfahren bieten. Ein Projektmanagementsystem kann spezielle Projektmanagementsoftware oder generische professionelle Softwarepakete verwenden.

Was sind die Hauptkomponenten eines Projektmanagementsystems?

Ein Projektmanagementsystem deckt ein breites Spektrum an Projektplanelementen ab. Das System hilft Ihnen bei der Organisation und beim Zugriff auf diese Informationen, einschließlich der folgenden allgemeinen Projektplankomponenten:

Volumen

Es ist sehr wichtig, einen klar definierten Rahmen für das Projekt festzulegen. Es legt Erwartungen an das Projekt fest und stellt sicher, dass alle Parteien diese Erwartungen verstehen. Eine klare Definition des Umfangs in Ihrem Projektmanagementsystem kann dazu beitragen, eine Ausweitung des Umfangs zu vermeiden, wenn ein Kunde oder Stakeholder versucht, neue Elemente ohne die entsprechenden Berechtigungen hinzuzufügen.

Erfolgsquoten

Bei der Planung und Durchführung dieses Projekts ist es wichtig zu verstehen, wie Stakeholder den Erfolg eines Projekts nach dessen Abschluss wahrnehmen. Durch die Einbeziehung bevorzugter Erfolgsmaßstäbe wird sichergestellt, dass alle an dem Projekt beteiligten oder in das Projekt investierenden Parteien verstehen, wie die Verantwortlichen die Leistung des Projekts bewerten. Dies ermöglicht eine Optimierung der Arbeit entsprechend dieser Maßnahmen und die Vermeidung von Missverständnissen hinsichtlich der Erwartungen bei Projektabschluss.

Praktische Ergebnisse

Wenn Stakeholder am Ende des Projekts konkrete Ergebnisse vom Projekt erwarten, ist es wichtig, dies in das Projektmanagementsystem aufzunehmen. Dieser Abschnitt kann auch Informationen zu den Ergebnissen enthalten, z. B. Informationen zu Quantität und Qualität. Eine Lieferliste in einem Projektmanagementsystem bietet eine schriftliche Aufzeichnung der Projekterwartungen, um Missverständnisse oder Meinungsverschiedenheiten während der Umsetzung zu vermeiden.

Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan ist ein wichtiger Bestandteil eines Projektmanagementsystems. In diesem Abschnitt werden die Aufgaben identifiziert, die zum Abschluss des Projekts und zum Erreichen aller Projektziele und -erwartungen erforderlich sind. Dazu gehört auch, welche Mitarbeiter oder Teams für die einzelnen Aufgaben im Projekt verantwortlich sind, und trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter ihre Rollen und Erwartungen während der Ausführung verstehen.

Zeitplan

Das Festlegen eines Zeitplans ist ein wichtiger Schritt für jeden Projektplan. Ein Projektmanagementsystem hilft bei der Verwaltung der Planung während eines Projekts, indem es Zeitpläne sowohl für das gesamte Projekt als auch für einzelne Elemente auf dem Weg bereitstellt. Projektmanagementsysteme können die Einbeziehung mehrerer Anwendungen oder Softwareteile umfassen, um es den Mitarbeitern zu erleichtern, ihre Terminerwartungen zu verstehen und den Fortschritt jeder Aufgabe anhand der erwarteten Fertigstellungstermine zu verfolgen.

Budget

Die Einhaltung des Projektbudgets ist eine wichtige Aufgabe des Projektmanagers. Ein Projektmanagementsystem kann Ihnen dabei helfen, sowohl die Gesamtkosten des Projekts zu verfolgen als auch Ihr Budget effektiv zu verteilen. Mit der Projektmanagement-Software auf Ihrem System können Sie zudem leichter überwachen, wie die zugewiesenen Budgets ausgegeben werden. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob Abteilungen ihre Finanzierung neu bewerten müssen, um sie von einer Aufgabe, die unter dem Budget liegt, auf eine Aufgabe umzustellen, die mehr Mittel benötigt.

Qualitätskontrolle

Unter Qualitätskontrolle versteht man den Prozess, der sicherstellt, dass die Ergebnisse und die Produktion eines Projekts den erforderlichen Standards entsprechen. Ein Projektmanagementsystem kann über Sicherheitsmaßnahmen verfügen, um zu erkennen, wann Kennzahlen darauf hinweisen, dass das Qualitätsniveau unter einen festgelegten Schwellenwert gefallen ist. Dadurch können Sie schnell Änderungen vornehmen, um das Qualitätsniveau zu verbessern und Ziele zu erreichen.

Personalplan

Der HR-Plan bietet den HR-Experten in der Organisation Orientierung. Dies kann ein wertvoller Bestandteil eines Projektmanagementsystems sein und dabei helfen, die Personalabteilung bei der Arbeit mit Mitarbeitern an einem Projekt zu strukturieren. Dazu gehört die Verwaltung des den Teams zugewiesenen Personals und der Stunden, die sie an einem Projekt arbeiten.

Betroffenen Parteien

Projektbeteiligte sind diejenigen, die ein Interesse an seinem Erfolg haben. Dies kann sowohl externe Investoren als auch Eigentum innerhalb der Organisation umfassen. Im Abschnitt „Stakeholder“ werden die Stakeholder für das Projekt zusammen mit ihren Kontrollebenen aufgeführt, die von einem aktiven Teilnehmer bis hin zu einfachem Nutzen aus den Ergebnissen einer erfolgreichen Operation reichen können. Es kann auch die Ziele einzelner Stakeholder für das Projekt umfassen.

Kommunikationspipeline

Kommunikation ist in jedem Projekt wichtig und Ihr Projektmanagementsystem kann dies auf zwei Arten erleichtern. Notieren Sie sich zunächst Pläne für die offizielle Kommunikation innerhalb der Organisation, beispielsweise wichtige Ereignisse und Besprechungen. Die Software, die Sie als Teil Ihrer Projektmanagementsysteme verwenden, kann Ihnen auch dabei helfen, die Projektkommunikation zu verbessern, indem sie Software wie Unternehmenschats oder Nachrichtensysteme zur Diskussion des Projekts bereitstellt.

Risikobewertung

Das Verständnis der Projektrisiken ist ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven Planung zur Minimierung Ihrer Risiken. Der Risikoabschnitt eines Projektmanagementsystems analysiert sowohl die potenziellen Kosten der Risiken, denen Sie bei einem Projekt ausgesetzt sind, als auch die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens, um das Gesamtrisiko zu bestimmen, das sie darstellen. Zu den Risiken, die Sie möglicherweise in diese Komponente einbeziehen möchten, gehören möglicherweise Zeit-, Qualitäts- und Finanzrisiken.

Beschaffungsplan

Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, das externe Ressourcen erfordert, ist es wichtig zu überlegen, wie Sie die Ressourcen erhalten möchten. Dies kann sich auf die physischen Ressourcen beziehen, die Sie zum Abschluss eines Projekts benötigen. Dies gilt möglicherweise auch für Arbeitsressourcen, beispielsweise für Aufgaben, bei denen Sie die Arbeit an eine andere Person oder Organisation delegieren müssen.

Warum ein Projektmanagementsystem verwenden?

Wenn Sie im Projektmanagement tätig sind, können Sie durch die Erstellung eines Projektmanagementsystems die Ergebnisse Ihrer Projekte verbessern. Zu den Vorteilen eines formalisierten Projektmanagementsystems gehören:

Projektplanung

Der Einsatz eines organisierten Projektmanagementsystems erleichtert die Erstellung eines effektiven Projektplans. Integrierte Systeme ermöglichen es Ihnen, alle notwendigen Informationen zu einem Projekt einzusehen und so zu organisieren, dass Sie den Überblick behalten. Dies hilft bei der Erstellung eines Plans, da Sie so während des gesamten Planungsprozesses fundiertere Entscheidungen treffen können.

Budgetschätzung

Die Budgetverwaltung ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers. Wenn Sie Ihr Projekt innerhalb des Budgets halten, tragen Sie dazu bei, dass die Beteiligten zufrieden sind. Mit einem Budget können Sie Fristen und Ergebnisse einhalten, ohne dass zusätzliche Mittel erforderlich sind. Projektmanagementsysteme helfen Ihnen, während des gesamten Projekts effektiv Geld auszugeben und das Budget einzuhalten.

Dokumentenorganisation

Der Einsatz von Projektmanagementsystemsoftware kann bei der Organisation von Projektdokumenten hilfreich sein. Viele spezielle Softwarepakete für Projektmanagementsysteme ermöglichen es Ihnen, mehreren Benutzern Zugriff auf Dateien zuzuweisen. Dadurch können Sie die benötigten Dokumente und sonstigen Dateien gruppieren und sicherstellen, dass alle relevanten Mitarbeiter an einem Ort darauf zugreifen können. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die benötigten Dokumente an einem Ort zur Verfügung stellen, kann der Zugriff auf Dateien einfacher und schneller erfolgen.

Zeiteinteilung

Die Einhaltung von Fristen ist eine wichtige Kennzahl zur Bewertung des Erfolgs von Projektmanagern. Projektmanagementsysteme helfen Ihnen, den Zeitplan Ihres Projekts einzuhalten. Ein Projektmanagementsystem stellt den Mitarbeitern nicht nur die Ressourcen und klare Anweisungen zur Verfügung, die sie benötigen, um produktiver zu sein, sondern kann Ihnen auch dabei helfen, den Fortschritt zu verfolgen, um proaktiv Bereiche zu identifizieren, in denen Sie im Rückstand sind, damit Sie die notwendigen Änderungen vornehmen können. Erreiche deine Ziele.

Aufgaben delegieren

Bei der Verwaltung eines Projekts ist es wichtig, Aufgaben den Mitarbeitern oder Teams zuzuweisen, die für deren Erledigung am besten geeignet sind. Ein organisiertes Projektmanagementsystem hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu priorisieren. Dies ist insbesondere bei Aufgaben mit Anforderungen aus anderen Projektaufgaben wichtig, um sicherzustellen, dass diese in der richtigen Reihenfolge zugewiesen werden. Dies kann Ihnen dabei helfen, die beste Möglichkeit zu finden, Aufgaben auf die Teammitglieder zu verteilen, um die Gesamteffizienz Ihres Teams zu maximieren und die Produktivität des Projekts zu steigern.

Ressourcenzuteilung

Als Projektmanager ist es wichtig, die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal zu nutzen. Ein Projektmanagementsystem trägt dazu bei, Ihr Projekt sowohl in der Planungsphase als auch während der Umsetzung besser zu verstehen. Auf diese Weise können Sie die verfügbaren Ressourcen analysieren und bestimmen, wo Sie sie einsetzen sollten, um optimale Ergebnisse im Projekt zu erzielen.

Leistungsverfolgung

Indem Sie den Fortschritt und die Leistung eines Projekts während seiner gesamten Laufzeit verfolgen, können Sie die Teams und Mitarbeiter identifizieren, die erfolgreich sind und höhere Ebenen erreichen. Dies ist sowohl bei der Motivation von Gruppen als auch bei der Verbesserung der Leistung von Teammitgliedern durch die Nachahmung effektiverer Gruppen wirksam. Dies ermöglicht es Ihnen auch, führende Leistungsträger zu identifizieren. Dies kann nützliche Informationen liefern, wenn Sie über interne Beförderungen nachdenken oder entscheiden, wie wichtige Aufgaben in der Zukunft zugewiesen werden sollen.

Kommunikation und Koordination

Der Einsatz eines dedizierten Projektmanagementsystems kann Ihren Teammitgliedern einen verbesserten Zugang zur Kommunikation ermöglichen. Software wie interne Chats und Projekt-Dashboards bieten Teammitgliedern einfache Möglichkeiten, miteinander und mit leitenden Mitarbeitern zu kommunizieren. Dies trägt dazu bei, Zeitverschwendung zu vermeiden und die Effizienz der Mitarbeiter im Projekt zu maximieren.

Verbesserte Anpassung

Wenn neue Fachkräfte eingestellt werden, durchlaufen sie eine Onboarding-Phase, in der sie ihre Erwartungen innerhalb der Organisation kennenlernen. Mit einem effektiven Projektmanagementsystem können Sie das Onboarding verbessern, indem Sie neuen Mitarbeitern oder Neuzugängen im Team klarere Informationen zur Verfügung stellen. Dies ermöglicht es ihnen, sich schnell an Projekterwartungen und -protokolle anzupassen, sodass sie ihre beste Leistung erbringen und den größtmöglichen Wert für das Projekt erzielen können.

Risikominderung

Die Implementierung eines Projektmanagementsystems kann dazu beitragen, das Risiko zu verringern. Durch die Verbesserung sowohl der Genauigkeit Ihrer Risikoprognosen als auch Ihrer Fähigkeit, auf auftretende Risiken zu reagieren, kann Ihnen ein Projektmanagementsystem dabei helfen, die Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken und deren Folgen zu verringern. Dies kann ein Projekt sicherer machen, indem es seine Kosten senkt oder die Planungssicherheit oder Qualität erhöht.