Richtige Geschäftsetikette (mit Kommunikationstipps) • BUOM
26. August 2021
Die richtige Geschäftsetikette ist eine erlernte Fähigkeit, die Sie im Laufe Ihrer Karriere entwickeln sollten. In diesem Artikel besprechen wir, was Geschäftsetikette ist, wie Sie Ihre Geschäftsetikette verbessern können und geben Tipps für verschiedene Arten der Kommunikation am Arbeitsplatz.
Was ist Geschäftsetikette?
Unter Geschäftsetikette versteht man eine Reihe von Verhaltensregeln, die Sie am Arbeitsplatz befolgen müssen. Diese Richtlinien legen fest, welche Verhaltensweisen und Verhaltensweisen bei der Arbeit angemessen sind. Wenn Sie die richtige Geschäftsetikette anwenden, können alle besser kommunizieren und produktiver sein.
Die Geschäftsetikette kann die folgenden Probleme lösen:
Kleiderordnung
Kommunikation
Beziehungen zwischen den Büros
Respektieren
Mehr lesen: Leitfaden zur Geschäftsetikette
So verbessern Sie die Geschäftsetikette
An jedem Arbeitsplatz gelten bestimmte Standards der Geschäftsetikette. Nutzen Sie diese Tipps, um Ihre Geschäftsetikette zu verbessern:
Stelle dich vor
1. Stellen Sie sich vor
Wenn Sie einen neuen Job antreten oder einen neuen Kollegen treffen, stellen Sie sich höflich vor. Sagen Sie dazu Ihren Namen und schütteln Sie kurz, aber bestimmt die Hand.
Wenn Sie ihren Namen kennen, sollten Sie ihn sich unbedingt merken. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, ihren Namen zu wiederholen, nachdem sie ihn ausgesprochen haben. Du könntest zum Beispiel sagen: „Freut mich, dich kennenzulernen, Julia.“ Nachdem sie gegangen sind, können Sie ihren Namen und Titel aufschreiben, um später darauf zurückgreifen zu können.
2. Kleiden Sie sich angemessen
Stellen Sie vor Ihrem ersten Arbeitstag sicher, dass Sie die Kleiderordnung im Büro kennen. Immer mehr Büros haben eine lockere Kleiderordnung eingeführt. Auch wenn Ihr Arbeitsplatz so aussieht, sollten Sie darauf achten, dass Sie sich dennoch so kleiden, dass sich alle wohlfühlen. Am besten beobachten Sie, wie sich Ihr Vorgesetzter kleidet, und folgen seinem Beispiel. Darüber hinaus können Sie sich bei Treffen mit Kunden formeller kleiden.
Mehr lesen: Ihr Leitfaden zum Business-Dressing (mit Beispielen)
3. Seien Sie schnell
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, pünktlich zur Arbeit zu kommen. Nehmen Sie sich vor der Arbeit ausreichend Zeit, um sich auf den Tag vorzubereiten. Fahren Sie außerdem rechtzeitig los, wenn auf dem Weg zur Arbeit Stau herrscht. Wenn Sie zu spät kommen, müssen Sie länger arbeiten, um die verlorene Zeit auszugleichen.
4. Konzentrieren Sie sich auf die Arbeit
Bei der Arbeit kann es verlockend sein, auf Ihr Telefon oder Ihre persönlichen E-Mails zu schauen. Vermeiden Sie am besten persönliche Kontakte während der Arbeitszeit und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf berufliche Aufgaben und Kommunikation. Dies zeigt Ihrem Vorgesetzten, dass Sie sich Ihrer Arbeit widmen, und kann auch Ihren Kollegen helfen, ihre Arbeit zu erledigen, wenn sie sich auf Sie verlassen.
5. Richten Sie ein Kommunikationstool ein
Finden Sie heraus, wie Ihr Team kommuniziert. Einige Teams bevorzugen beispielsweise die Verwendung von Instant-Messaging-Apps, um Projekte zu besprechen, damit jeder später auf Details zurückkommen kann. Wenn Sie jedoch eine kurze Frage haben, ist es möglicherweise sinnvoller, diese persönlich zu stellen. Fragen Sie Ihre Kollegen nach ihren Kommunikationspräferenzen und sehen Sie, was sie bereits tun.
6. Lassen Sie andere sprechen
Geben Sie jedem während des Gesprächs Zeit, seine Gedanken zu Ende zu bringen. Dann können Sie vorschlagen, was Sie sagen möchten. Wenn jeder die Möglichkeit hat, ohne Unterbrechung zu sprechen, hat er das Gefühl, dass das, was er zu sagen hat, gehört und geschätzt wird.
7. Zeigen Sie Respekt
Behandeln Sie alle Ihre Kollegen stets mit Respekt. Dazu gehören die folgenden Beispiele:
Begrüße sie jeden Morgen.
Hören Sie sich ihre Ideen an.
Sie kennenlernen.
Fragen Sie sie, wie es ihnen geht.
Laden Sie alle zu Arbeitsveranstaltungen ein.
Bewahren Sie im Konflikt die Neutralität.
Sprich nur Positives über sie.
8. Halten Sie die Gespräche am Laufen.
Während der Arbeit müssen Sie Ihre Konversation angemessen halten. Sprechen Sie über umsetzbare oder nicht kontroverse Themen. Verwenden Sie außerdem eine angemessene Sprache, um professionell zu wirken.
9. Achten Sie auf die Lautstärke
Viele Menschen brauchen eine ruhige Arbeitsumgebung, um produktiv zu sein. Um Ihnen zu helfen, deaktivieren Sie unbedingt die Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon und Desktop. Wenn Sie gerne Musik hören, verwenden Sie Kopfhörer mit angemessener Lautstärke. Halten Sie außerdem bei Gesprächen mit Kollegen die Lautstärke niedrig und unterhalten Sie sich in einem Gemeinschaftsbereich, entfernt von den Arbeitsplätzen anderer Personen.
Tipps zur Geschäftsetikette für verschiedene Arten der Kommunikation
Jede Form der Kommunikation erfordert unterschiedliche Regeln der Geschäftsetikette. Hier finden Sie die richtige Geschäftsetikette für einige Arten der Kommunikation am Arbeitsplatz:
Sofortnachricht
Viele Unternehmen nutzen zur Kommunikation Instant-Messaging-Anwendungen (Chat). Denken Sie bei der Verwendung von Instant Messaging daran, dass Ihre Kollegen möglicherweise nicht sofort auf Ihre Nachrichten antworten können. Wenn sie eine Aufgabe erledigen, unterlassen Sie es, ihnen erneut eine Nachricht zu senden. Wenn etwas dringend ist, ist es möglicherweise besser, sich persönlich darum zu kümmern.
Instant Messaging ist für Mitarbeiter tendenziell eine lockerere Art der Interaktion. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie es für den vorgesehenen Zweck verwenden, der normalerweise nur für arbeitsbezogene Nachrichten vorgesehen ist. Wenn Sie nicht sicher sind, was in einem Chat besprochen werden sollte, fragen Sie Ihren Vorgesetzten.
Email Adresse
Wenn Sie E-Mail verwenden, geben Sie unbedingt die Adresse der Person an, an die Sie schreiben. Beenden Sie den Brief außerdem mit einem höflichen Abschied.
Der Grad der Formalität in Ihrer E-Mail hängt davon ab, an wen Sie sie senden. Beispielsweise kann eine E-Mail an einen Kollegen lockerer sein als eine E-Mail an Ihren Vorgesetzten oder Ihre Kunden.
Hier ist ein Beispiel für einen passenden Arbeitsbrief an einen Kollegen:
„Hallo Caroline,
Ich habe gestern die Berichte von David erhalten und würde gerne einen Termin mit Ihnen vereinbaren, um sie zu besprechen. Ich habe Ihnen eine Kalendereinladung gesendet, damit Sie einen für Sie passenden Zeitpunkt auswählen können.
Ich freue mich darauf, diese Analyse abzuschließen und unsere neuen Projekte für das zweite Quartal zu starten.
Am besten,
Kendall Green“
Anruf
Obwohl viele Menschen über eine Anruferkennung verfügen, ist es höflich, sich zu Beginn eines Gesprächs kurz vorzustellen. Geben Sie außerdem sofort den Grund Ihres Anrufs an.
Achten Sie beim Telefonieren am Arbeitsplatz auf Ihre Mitmenschen und halten Sie die Lautstärke niedrig. Wenn Sie vertrauliche Informationen besprechen müssen, nutzen Sie das Telefon in einem privaten Raum bei geschlossener Tür.
Hier ist ein Beispiel für ein Telefongespräch:
„Hallo Kim, das ist Jasmine Nelson. Ich rufe an, um zu bestätigen, dass wir uns am Dienstag noch über die neue Marketingkampagne treffen. Funktioniert dieser Tag noch für Sie?“
persönlich
Wenn Sie persönlich mit Kollegen sprechen, achten Sie darauf, dass es eine gute Zeit für sie ist. Wenn Ihre Arbeit eine Instant-Messaging-App verwendet, können Sie ihnen eine kurze Nachricht senden, um zu sehen, ob sie für persönliche Kommunikation verfügbar sind, bevor Sie sie kontaktieren.