Projektrückblick: Ein detaillierter Leitfaden • BUOM

Das Studium retrospektiver Projektbesprechungen kann ein wichtiger Teil des Projektabschlusses sein. Unabhängig von der Größe und dem Umfang eines Projekts kann eine retrospektive Analyse direkte Auswirkungen auf die Ergebnisse und die Umsetzung zukünftiger Projekte haben. Es ist wichtig zu wissen, wie und warum Sie retrospektive Projektbesprechungen durchführen sollten, aber es bedarf einer Recherche. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Projekt-Retrospektive ist, warum sie wichtig ist, wie man sie durchführt und Tipps für die erfolgreiche Durchführung.

Was ist eine Projekt-Retrospektive?

Bei einer Projektrückblicksbesprechung handelt es sich um eine Besprechung oder einen Workshop, bei dem Teams ein abgeschlossenes Projekt erneut untersuchen, um sowohl seine Erfolge als auch seine Misserfolge zu verstehen. Der allgemeine Zweck einer Projektrückschau besteht darin, die verschiedenen Aktivitäten und Verhaltensweisen zu identifizieren, die zu erfolgreichen Ergebnissen führen, damit sie in Zukunft wiederholt werden können, sowie die Gründe für mögliche Misserfolge zu finden und sicherzustellen, dass sie sich nicht wiederholen.

Wichtige Fragen, die während einer Projekt-Retrospektive gestellt werden:

• Was war unser ursprüngliches Ziel?

• Was war das tatsächliche Ergebnis?

• Was waren die Gründe für dieses Ergebnis?

• Wie werden wir das nächste Mal ein Projekt wie dieses angehen?

Warum sind Projektrückblicke wichtig?

Hier sind einige Gründe, warum Projektrückblicke nützlich sein können:

• Sie verbessern tendenziell den Teamgeist: Retrospektive Projektbesprechungen geben den Menschen, die am Projekt gearbeitet haben, die Möglichkeit, sich an das gesamte Erlebnis zu erinnern und Lob für ein erfolgreiches Projekt auszutauschen. Dies kann als Teambuilding-Übung dienen, da die gemeinsame Überprüfung eines Projekts die Kommunikation, das Energieniveau der Mitarbeiter und den gesamten Teamgeist verbessern kann.

• Sie fördern die Transparenz: Da Projektrückblicke den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sowohl die Erfolge als auch Misserfolge des Projekts zu überprüfen, entsteht in der Regel ein Bild von Vertrauen und Transparenz, während das Team zusammenarbeitet, um jeden Aspekt des Projekts zu bewerten.

• Sie helfen dem Team, sich weiterzuentwickeln: Retrospektive Projektbesprechungen durchzuführen und die Stärken und Schwächen des Projekts zu analysieren, gibt dem Team hinter dem Projekt die Möglichkeit, aus seinen Fehlern zu lernen und sich von Projekt zu Projekt zu verbessern.

• Dies ist eine Chance für bedeutende Veränderungen: Retrospektive Projektbesprechungen können verschiedene Verfahren und Praktiken identifizieren, die nicht zu den erwarteten Ergebnissen führen, und Projektmanagern dabei helfen, sie aus zukünftigen Projekten zu eliminieren.

So führen Sie ein retrospektives Projekttreffen durch

Berücksichtigen Sie bei der Planung eines Retrospektivtreffens zum Projekt die folgenden Schritte:

1. Bereiten Sie das Meeting vor

Die Vorbereitung eines Retrospektivtreffens zum Projekt erfolgt in mehreren Schritten. Normalerweise das:

• Wissen Sie, wer Ihr Publikum ist. Identifizieren Sie die Personen, die an dem Projekt beteiligt waren.

• Erstellen Sie einen Projektbericht. Erstellen Sie einen Bericht mit allen wichtigen Projektmeilensteinen, einschließlich Erfolgs- und Misserfolgsindikatoren.

• Fügen Sie eine Agenda hinzu. Strukturieren Sie das Retrospektiv-Meeting, indem Sie eine klare Tagesordnung erstellen, die darlegt, wie die verschiedenen Teile des Meetings durchgeführt werden.

• Ein Treffen planen. Sie sollten es mindestens drei Tage im Voraus planen, damit alle Beteiligten Zeit haben, ihren Zeitplan zu überarbeiten.

• Laden Sie Leute ein und bereiten Sie das Treffen vor. Abschließend müssen Sie Einladungen zu Besprechungen verschicken und einen Ort vereinbaren.

2. Begrüßen Sie alle zum Treffen

Sobald alle angekommen sind, begrüßen Sie sie, stellen Sie sich den Teammitgliedern vor, die Sie nicht kennen, und machen Sie allen klar, was der Zweck des Treffens ist.

3. Überprüfen Sie das Projekt

Nachdem Sie alle begrüßt und sichergestellt haben, dass sie den Zweck des Meetings kennen, ist es an der Zeit, mit dem wichtigsten Teil des Projektrückblicks zu beginnen – der Durchführung der Projektüberprüfung. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie dies tun können:

• Bitten Sie das Team, die Fakten hinter dem Projekt zu besprechen. Bei kleineren bis mittelgroßen Projekten kann der Projektleiter einfach die Beteiligten bitten, alle wichtigen Aspekte zu besprechen. Gemeinsam kann die gesamte Gruppe das gewünschte und tatsächliche Ergebnis des Projekts bestimmen.

• Teilen Sie den fertigen Bericht mit Ihrem Team. Dabei erstellt der Projektleiter einen Bericht, der alle relevanten Details zum gerade abgeschlossenen Projekt enthält. Anschließend können sie es dem am Projekt beteiligten Team präsentieren und ihr Feedback und Kommentare weitergeben.

• Erstellen Sie einen allgemeinen Zeitplan. Diese Methode ist in der Regel länger und aufwändiger, kann aber zu besseren Ergebnissen führen. Dabei arbeitet das gesamte Team zusammen, um einen Gesamtzeitplan für das gesamte Projekt zu erstellen und diesen anschließend gründlich zu überprüfen.

4. Fragen Sie das Team, was es aus dem Projekt gelernt hat

Sobald alle die Details des Projekts kennen, fragt der Projektmanager alle, was sie während des Projekts und bei der Retrospektivbesprechung des Projekts gelernt haben. Jeder muss feststellen, welche Verfahren während des Projekts wirksam waren, was in zukünftigen Projekten wiederholt werden muss, was die Hauptschwierigkeiten waren, welche unerwarteten Ereignisse aufgetreten sind und ähnliche Probleme.

5. Nutzen Sie das erhaltene Feedback, um einen Aktionsplan zu erstellen.

Nachdem alle ihre Erkenntnisse zum Projekt geteilt haben, ist es an der Zeit zu planen, wie alle im Treffen besprochenen Ideen in zukünftige Projekte integriert werden sollen. Sie sollten so konkret wie möglich sein, jeden Plan dokumentieren und die Personen benennen, die für die Umsetzung der Ideen verantwortlich sind.

6. Beenden Sie das Meeting und bitten Sie um zusätzliches Feedback

Bedanken Sie sich vor Ende der Besprechung bei allen für ihre Teilnahme und erklären Sie, wie sie auf die Besprechungsnotizen zugreifen können. Bitten Sie außerdem alle um Feedback zum Verlauf des Meetings und senden Sie es an Sie zurück, damit Sie es zur Verbesserung zukünftiger Meetings nutzen können.

Tipps für die Durchführung eines erfolgreichen Projekt-Retrospektivtreffens

Beachten Sie diese Tipps für eine nützliche und konstruktive Projektrückschau:

• Behalten Sie gute Besprechungspraktiken bei. Stellen Sie wie bei jedem anderen Meeting sicher, dass Sie die grundlegenden Anforderungen befolgen, z. B. alle rechtzeitig benachrichtigen, eine Tagesordnung für das Meeting erstellen, einen geeigneten Ort auswählen, sicherstellen, dass jeder über Vorräte verfügt und andere übliche Praktiken befolgen.

• Unterstreichen Sie die Projektdaten. Der beste Weg, den Teilnehmern des Meetings die verschiedenen Ergebnisse eines Projekts zu zeigen, besteht normalerweise darin, sie mit Daten zu untermauern. Aus diesem Grund müssen die Daten vollständig, richtig und in verständlicher Form dargestellt sein.

• Stellen Sie sicher, dass Sie erreichbare Verbesserungsmaßnahmen vorschlagen. Das ultimative Ziel eines Projekt-Retrospektivtreffens besteht darin, die Ergebnisse zukünftiger Projekte zu verbessern. Sie müssen Verbesserungsvorschläge auswählen, die tatsächlich umgesetzt werden können, damit ihre Wirkung den Aufwand wert ist und alle an der Umsetzung Beteiligten über das Zeug zum Erfolg verfügen.