Projektpläne für Ihr nächstes Projekt (mit Beispielen) • BUOM
10. März 2021
Das Schreiben eines Projektplans ist eine einfache Übung, aber jeder Projektplan muss alle Parameter eines bestimmten Projekts umfassen, einschließlich potenzieller Probleme. Die Erstellung eines Projektplans vor Beginn eines neuen Projekts hilft Ihnen, die notwendigen Schritte zu organisieren und den Fortschritt zu verfolgen. Wenn Sie wissen, wie man einen Plan erstellt, kann dies Ihren Prozess vereinfachen und Ihre Produktivität bei jedem Projekt maximieren. In diesem Artikel definieren wir, was ein Projektplan ist, untersuchen, was er beinhalten sollte, und geben Beispiele.
Was Sie in Ihren Projektplan aufnehmen sollten
Projektpläne variieren je nach Art des jeweiligen Projekts, aber alle Projektpläne sollten einige Schlüsselelemente enthalten:
Umfang: Der Projektumfang bezieht sich auf die Aufgaben, die erledigt werden müssen, damit das Projekt abgeschlossen werden kann.
Ziele: Das endgültige und größte Projektziel ist das, was Sie am Ende des Projekts erreichen möchten. Sie können sich jedoch auch kleinere Ziele setzen, die jede Aufgabe darstellen, die Sie vor dem Abschluss erledigen müssen.
Ressourcen. Es ist wichtig, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlichen Ressourcen aufzulisten, einschließlich physischer Materialien, digitaler Software und Personen, die in bestimmten Bereichen oder Aufgaben helfen können, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Arbeiten abgeschlossen werden.
Aktionsschritte: Diese beschreiben, was Sie tun können, um jedes Ihrer kleinen Projektziele zu erreichen.
Zeitplan: Der Projektplan richtet Ziele an zeitkritischen Fristen aus, um sicherzustellen, dass Aspekte zum vorgesehenen Zeitpunkt abgeschlossen werden.
Einschränkungen. Eine Einschränkung ist alles, was in jeder Phase Ihres Projekts zu einem potenziellen Problem werden und den Abschluss des Projekts beeinträchtigen könnte.
Notfallplan. Ein Notfallplan ist eine Alternative zu Ihrem ursprünglichen Plan, die Sie verwenden können, falls zu irgendeinem Zeitpunkt des Prozesses etwas schief geht.
So erstellen Sie einen Projektplan
Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen sollten, wenn Sie Ihren eigenen Projektplan erstellen:
1. Bestimmen Sie den Umfang des Projekts
Denken Sie über den Umfang Ihres Projekts und dessen mögliche Folgen nach. Der Projektumfang bezieht sich auf jede Aufgabe, die abgeschlossen werden muss, um das Projekt voranzutreiben. Dazu gehören kleine Leistungsziele, eine Liste der Ressourcen, die Dauer des Projekts und eine Frist für die Fertigstellung.
2. Identifizieren Sie, welche Arbeiten erledigt werden müssen
Beschreiben Sie die Arbeit, die erledigt werden muss, damit das Projekt erfolgreich ist. Dazu gehört das Aufschreiben praktischer Schritte zur Erledigung jeder Aufgabe, die Priorisierung von Aufgaben basierend darauf, wie schnell sie erledigt werden müssen, das Festlegen von Zeitplänen und Fristen für jede Aufgabe sowie die Zuweisung von Ressourcen dort, wo sie im Prozess benötigt werden.
3. Erstellen Sie eine Zeitleiste mit Projektaufgaben
Verwenden Sie die Übersicht über den erforderlichen Arbeitsaufwand, um einen Projektzeitplan zu erstellen, der auf den im Projekt definierten Zielen, der Dauer und der Frist basiert. Eine Zeitleiste hilft dabei, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen und festzustellen, ob es im Zeitplan liegt, im Rückstand liegt oder im Zeitplan liegt.
4. Identifizieren Sie potenzielle Einschränkungen und erstellen Sie einen Notfallplan.
Berücksichtigen Sie etwaige Inkonsistenzen, die bei der Ausführung Ihres Plans auftreten können, z. B. die Verfügbarkeit von Materialien oder Personen, Wetteränderungen oder Probleme mit früheren Phasen des Plans. Sobald mögliche Probleme für das Projekt identifiziert wurden, kann ein Notfallplan erstellt werden. Identifizieren Sie mögliche Lösungen für jedes potenzielle Problem. Auf diese Weise verfügen Sie bereits über einen Plan, den Sie verwenden können, wenn Einschränkungen auftreten, die die Fertigstellung des Projekts erschweren, und Sie können den Zeitplan einhalten.
5. Starten Sie ein Projekt
Nachdem Sie einen Plan für das Projekt erstellt haben, das Sie durchführen möchten, können Sie mit den ersten im Arbeitsplan beschriebenen Schritten beginnen. Durch die Befolgung eines vorgegebenen Plans sollte der Fortschritt reibungslos verlaufen und alle Aufgaben, die zum Erreichen des Endziels des Projekts erforderlich sind, sollten abgeschlossen werden.
Beispiele für Projektpläne
Hier einige Beispiele für Projektpläne:
Projektplan zur Organisation einer Party im Büro
Umfang: Das ultimative Ziel dieses Projekts ist die Ausrichtung einer Büro-Weihnachtsparty in der dritten Dezemberwoche.
Dauer: sechs Wochen für die Planung der Veranstaltung, ein Tag für die Durchführung.
Ziele: Thema und Dekoration auswählen, Unterhaltung auswählen, Getränke bestellen, Gästeliste erstellen.
Ressourcen: Weihnachtsdekorationen, Weihnachtskünstler, Erfrischungen, Besteck und Glaswaren, Spielzubehör, Einladungen, Mitarbeiter zum Erstellen und Versenden von Einladungen sowie Bürodekorationen.
Arbeitsaufteilung und Zeitplan:
Entscheiden Sie sich bis zum 5. November für ein Thema.
Sammeln Sie bis zum 7. November Dekorationen und Spielmaterialien.
Buchen Sie Ihr Unterhaltungsprogramm bis zum 15. November.
Machen Sie Einladungen vor dem 17. November
Versenden Sie Einladungen bis zum 25. November.
Berechnen Sie Ihren RSVP bis zum 1. Dezember.
Bestellen Sie Erfrischungen vor dem 7. Dezember.
Dekorieren Sie das Büro nach Feierabend am 17. Dezember
Housekeeping-Party am 18. Dezember.
Grenzen:
Verfügbarkeit der Mitarbeiter
Essensallergien
Notfallplan:
Sollte die Mehrheit des Personals am 18. Dezember nicht verfügbar sein, kann die Party auf den 11. oder 21. Dezember verschoben werden.
Wenn ein Mitarbeiter an einer Nahrungsmittelallergie leidet, werden möglicherweise gefährliche Zutaten entfernt und diese Artikel werden aus der Speisekarte gestrichen.
Projektplan zur Einstellung eines neuen Administrators
Umfang: Das ultimative Ziel dieses Projekts ist es, bis Ende dieses Monats einen neuen Administrator für das Büro einzustellen.
Dauer: Weniger als ein Monat für die Einstellung eines neuen Administrators
Ziele: Erstellen einer Liste offener Stellen, Bewertung von Kandidaten, Durchführung von Vorstellungsgesprächen, Angebot einer offenen Stelle an einen Kandidaten, vollständige Anpassung.
Ressourcen: Mitarbeiter zum Verfassen von Stellenangeboten, Plattform zum Veröffentlichen von Stellenangeboten, Mitarbeiter zum Sammeln von Bewerbungen und Bewerbungsunterlagen, Mitarbeiter zum Prüfen von Bewerbungen, Mitarbeiter zum Durchführen von Vorstellungsgesprächen.
Arbeitsaufteilung und Zeitplan:
Veröffentlichen Sie noch heute bis zum Ende des Tages eine Stellenanzeige.
Veröffentlichen Sie morgen einen Job
Wir nehmen Bewerbungen für zwei Wochen entgegen
Bewerten Sie Kandidaten
Befragen Sie drei Kandidaten in der dritten Woche des Monats
Bieten Sie die Stelle in der letzten Woche des Monats einem Kandidaten an, um sofort zu beginnen
Schließen Sie das Onboarding mit dem neuen Administrator ab
Grenzen:
Anzahl der eingegangenen Bewerbungen
Anzahl qualifizierter Kandidaten
Notfallplan:
Wenn für die Stellenausschreibung weniger als drei Bewerbungen eingehen, verlängern Sie den Projektzeitraum um drei Wochen, um den Einstellungsprozess zu wiederholen.
Wenn Kandidaten, die sich bewerben, mehr Qualifikationen benötigen, bearbeiten Sie die Stellenausschreibung, um sie genauer zu formulieren und die erforderliche Erfahrung anzugeben, und verlängern Sie den Projektzeitraum um drei Wochen, um den Einstellungsprozess zu wiederholen.