Projektbeschränkungen verstehen und wie man sie überwinden kann • BUOM

6. Dezember 2021

Zu wissen, wie man Projektbeschränkungen erkennt und überwindet, kann die Erfolgsaussichten eines Projekts erhöhen. Unabhängig von der Art des Projekts, an dem Sie arbeiten, kann es sich direkt auf Ihre Erfolgschancen auswirken, wenn Sie lernen, seine Grenzen zu umgehen. Projektmanagement ist eine wertvolle Fähigkeit, die jedoch Wissen und Erfahrung erfordert. In diesem Artikel besprechen wir, was Designbeschränkungen sind, welche Arten von Designbeschränkungen am häufigsten auftreten und wie man sie überwindet.

Was sind Projektbeschränkungen?

Projektbeschränkungen sind die verschiedenen einschränkenden Faktoren, die sich auf die Projektzeitpläne, die Qualität der Ausführung und andere Faktoren auswirken können, die den Erfolg des Projekts bestimmen. Normalerweise sind sie für jedes Projekt unterschiedlich, abhängig von seinen Merkmalen. Die Bewältigung von Projektbeschränkungen gehört ebenso zum Projektmanagement wie die Zuweisung verfügbarer Ressourcen und die Überwachung der Arbeit aller Beteiligten, um eine rechtzeitige Fertigstellung sicherzustellen.

Arten von Einschränkungen im Projektmanagement

Viele mögliche Einschränkungen könnten sich auf ein Projekt auswirken, aber drei dürften allen Projekten gemeinsam sein. Sie sind:

• Zeit: Die meisten Projekte haben strenge Fristen, die der Projektmanager einhalten muss. Der pünktliche Abschluss eines Projekts ist in der Regel ein entscheidender Indikator für seinen Erfolg, da jede Verzögerung in der Regel höhere Kosten nach sich zieht und die Notwendigkeit besteht, alle Pläne der Projektbeteiligten nach der Fertigstellung zu überdenken. Der Projektmanager muss seine Erfahrung und sein Wissen nutzen, um abzuschätzen, wie lange das Projekt bis zur Fertigstellung dauern wird, einschließlich der Antizipation möglicher Verzögerungen, Rückschläge, Risiken und anderer unvorhergesehener Ereignisse.

• Kosten: Die Gesamtkosten des Projekts sind eine weitere große Einschränkung für den Projektmanager, da er Wege finden muss, das Projekt abzuschließen, ohne das zugewiesene Budget zu überschreiten. Das Kostenmanagement stellt während des Projektabschlusses eine ständige Herausforderung dar, da der Projektmanager alle potenziellen Probleme identifizieren muss, die die Kosten für die termingerechte Fertigstellung des Projekts erhöhen könnten.

• Umfang: Der Projektumfang ist die Menge an Leistungen, die der Projektmanager den Projektbeteiligten garantiert. In der Regel wird es zu Beginn des Projekts klar definiert, wodurch Missverständnisse oder Änderungsversuche während des Projekts vermieden werden. Der Umfang eines Projekts hängt von seiner Frist und seinem Budget ab, da eine kürzere Frist und ein größeres Budget in der Regel zu einem zufriedenstellenderen Ergebnis für die Projektbeteiligten führen. Darüber hinaus schränken enge Fristen und kleinere Budgets in der Regel den Umfang des Projekts ein.

Diese drei Einschränkungen eines Projekts werden als dreifache Einschränkungen des Projektmanagements bezeichnet. Sie alle wirken sich in der Regel auf die Gesamtqualität des Projekts aus. Wenn die Kosten eines Projekts steigen, verringert sich wahrscheinlich auch sein Umfang, was sich auf seine Qualität auswirken kann. Wenn die Projektzeit verkürzt wird, steigen wahrscheinlich die Kosten und die Qualität kann darunter leiden. Wenn die Projektbeteiligten den Umfang des Projekts erweitern, nachdem der Zeitplan und das Budget vereinbart wurden, verfügt der Projektmanager möglicherweise nicht über genügend Zeit und Ressourcen, um den vereinbarten Qualitätsstandard aufrechtzuerhalten.

Beispiele für Projektbeschränkungen

Beispiel 1

Ein Bauunternehmen muss eine Arena für eine Sportveranstaltung bauen. Während des Baus stellen Ingenieure bei 15 % der Stände ein Problem fest. Da die zeitliche Begrenzung nicht umgangen werden kann, da die Arena zum Zeitpunkt der Veranstaltung betriebsbereit sein muss, müssen eine oder beide der anderen beiden geändert werden.

Der Projektmanager kann eine Erhöhung des Budgets verlangen, um das Problem zu lösen und das gesamte Projekt pünktlich abzuliefern, oder eine Verringerung des Umfangs verlangen, was in dieser Situation bedeuten würde, dass die Arena teilweise für eine Sportveranstaltung genutzt wird Die Stände sind unvollendet und für die Öffentlichkeit nicht zugänglich.

Beispiel 2

Das Unternehmen plant, die günstigste Smartwatch auf dem Markt herzustellen und bis zu einem bestimmten Datum auszuliefern. Bevor das Projekt jedoch abgeschlossen ist, stellt sich heraus, dass die Batterielebensdauer der Uhr angesichts der aktuellen Zeit- und Budgetbeschränkungen um 20 % kürzer sein wird als ursprünglich geplant.

Wenn man bedenkt, dass der günstige Preis einer Uhr ihr Hauptverkaufsargument ist, ist eine Änderung des Budgets in dieser Situation inakzeptabel. Angesichts des niedrigen Preises ist es außerdem wahrscheinlich, dass die Verkürzung der Akkulaufzeit keine großen Auswirkungen auf den Umsatz haben wird. Daher entscheidet sich der Projektmanager dafür, die Budget- und Zeitvorgaben des Projekts einzuhalten und den Projektumfang zu opfern, indem er ein etwas minderwertiges Produkt liefert.

Wie man Projektbeschränkungen überwindet/managt

Die Überwindung oder Bewältigung von Projektbeschränkungen umfasst in der Regel verschiedene Aktivitäten, die ein Projektmanager durchführen muss, um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich, innerhalb des festgelegten Budgets und mit vereinbarten Ergebnissen abgeschlossen wird.

Hier sind einige Tipps zum Umgang mit Projektbeschränkungen:

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Zeitmanagement umfasst normalerweise:

• Planung: Die Festlegung der Projektziele, ihrer Erreichung sowie der erforderlichen Ausrüstung und Verfahren sind Teil der Projektplanung.

• Planung: Sobald Sie wissen, was jeder tun muss, um das Projekt abzuschließen, besteht der nächste Aspekt des Zeitmanagements darin, realistische Zeitrahmen für jeden Teil des Projekts festzulegen.

• Überwachung: Sobald ein Projekt gestartet ist, überprüft der Projektmanager kontinuierlich, wie alle Aufgaben ausgeführt werden, und stellt sicher, dass alles termingerecht abgeschlossen wird.

• Kontrolle: Bei der Kontrolle eines Projekts geht es darum, Anpassungen dort vorzunehmen, wo sie nötig sind, oder sicherzustellen, dass Best Practices in jeder Phase repliziert werden.

2. Kosten

Projektkostenmanagement bedeutet in der Regel die Schätzung und Kontrolle der Kosten für Aspekte wie Arbeit, Materialien, Lizenzen und andere Ausgaben. Einige Möglichkeiten zur Schätzung der Gesamtkosten sind:

• Historische Datenanalyse: Untersuchung ähnlicher früherer Projekte und Analyse ihrer Kosten

• Hinzufügen neuer Variablen: Nach der Überprüfung historischer Daten wird das Hinzufügen aktualisierter Variablen wahrscheinlich die Genauigkeit der Schätzung verbessern.

• Recherche benötigter Ressourcen: Schätzung der Arbeits- und Materialkosten

• Marktforschung: Untersuchung mehrerer Anbieterangebote für jeden Projektkauf, um die besten Angebote zu ermitteln.

3. Lautstärke

Der Umfang des Projekts muss von allen Parteien vollständig verstanden werden, bevor das Projekt angenommen wird. Es muss auch während des gesamten Projekts konsistent sein. Beste Möglichkeiten, dies zu tun:

• Zusammenstellung aller Dokumentationen im Zusammenhang mit Projektleistungen und -anforderungen zu Beginn von Projekten und Abstimmung mit allen Parteien.

• Durch die Vereinbarung eines Systems, in dem alle unvorhergesehenen Änderungen des Projektumfangs vorgeschlagen, geprüft, genehmigt oder abgelehnt und gegebenenfalls nach klaren Anweisungen umgesetzt werden.

• Indem alle Beteiligten über den Umfang des Projekts und alle nachfolgenden Änderungen informiert werden.