Organisieren von Postfächern am Arbeitsplatz (mit Schritten und Vorteilen) • BUOM

Unabhängig davon, in welcher Rolle oder Branche Sie arbeiten, ist es eine wichtige Fähigkeit, zu wissen, wie Sie Ihren Posteingang verwalten und organisieren, da Sie so besser mit Kollegen, Kunden und anderen beruflichen Kontakten kommunizieren können. Viele Arbeitgeber schätzen Kandidaten, die die Funktionen eines E-Mail-Anbieters nutzen können, um ihre Nachrichten für eine effektivere Kommunikation zu filtern, zu kategorisieren und zu sortieren. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Vorteile der Organisation von E-Mail-Nachrichten und stellen einige Möglichkeiten zur Organisation Ihres Posteingangs vor.

Vorteile der Organisation von E-Mail-Nachrichten

Hier sind einige wichtige Gründe, warum Sie lernen sollten, wie Sie Ihre E-Mails effektiv verwalten und organisieren:

Verbesserte Kommunikationseffizienz

Wenn Sie E-Mails sortieren und priorisieren können, können Sie Ihre Antwortrate auf Ihre wichtigsten Nachrichten verbessern. Wenn Sie beispielsweise ein Triage-System erstellen, das alle E-Mails, auf die Sie antworten müssen, in einem Ordner ablegt, können Sie sich nur auf die Betrachtung dieses Ordners konzentrieren und die Ablenkung durch nicht dringende E-Mails reduzieren. Darüber hinaus zeigt die Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren, Ihr Zeitmanagementgeschick und Ihren Respekt für die Zeit anderer.

Besseres Zeitmanagement

Wenn Sie E-Mails mit Handlungsaufforderungen erhalten, können Sie mithilfe der E-Mail-Organisation aus diesen Nachrichten eine Aufgabenliste erstellen. Sie können dann sehen, wie viele Aufgaben Sie haben, und abschätzen, wie lange es dauern wird, diese zu erledigen. Auf diese Weise können Sie jeder Aufgabe eine bestimmte Zeitspanne zuweisen und so Ihren Tag besser planen.

Sobald Sie über ein E-Mail-Organisationssystem verfügen, verschwenden Sie auch weniger Zeit damit, E-Mails zu durchsuchen, um festzustellen, was wann beantwortet werden muss, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen und ob die E-Mail wichtig ist. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie automatische Sortierfunktionen in Ihrem Posteingang effektiv implementieren.

E-Mail-bezogenen Stress reduzieren

Es kann eine Herausforderung sein, täglich viele E-Mails zu sortieren und zu beantworten. Indem Sie proaktiv vorgehen und ein benutzerfreundliches Kategorisierungssystem erstellen, können Sie den Druck verringern, der mit dem Öffnen eines vollen Posteingangs verbunden sein kann.

Vereinfachte Suche

Mithilfe von Tags, Filtern und Ordnern können Sie Nachrichten schneller finden. Wenn Sie beispielsweise Client-Tags verwenden, können Sie einfacher nur nach Nachrichten suchen, die über ein bestimmtes Client-Tag verfügen. Dies kann die Zeit reduzieren, die Sie mit der Suche nach wichtigen E-Mails verbringen, einschließlich E-Mails, die bereits beantwortet wurden, noch nicht beantwortet wurden und archiviert wurden.

So organisieren Sie Ihre E-Mails

Verwenden Sie die folgenden Strategien, um Ihren Posteingang zu organisieren:

1. Erstellen Sie umsetzbare Posteingänge

Bei diesem Vorgang werden E-Mails in Ordner verschoben, die mit bestimmten Aufgabenprioritäten gekennzeichnet sind. Erstellen Sie zunächst einen neuen Ordner und nennen Sie ihn „To-Do“. Erstellen Sie dann Unterordner, um die E-Mails, auf die Sie reagieren müssen, danach zu trennen, wie schnell Ihre Aufgaben erledigt werden müssen. Sie könnten einen Unterordner „ASAP“ für E-Mails nennen, die Sie noch am selben Tag bearbeiten müssen, einen anderen Ordner „Follow Up“ für delegierte Aufgaben oder Aufgaben, die warten müssen, bis Sie von jemand anderem eine Rückmeldung erhalten, und einen weiteren „Someday“. für die Wunschbriefe, die Sie in den nächsten Wochen durchgehen möchten.

Hier sind zwei weitere Optionen, mit denen Sie ein effektives Ablagesystem erstellen können:

Fünffaches System

Erwägen Sie die Verwendung dieses Fünf-Ordner-Systems, um Nachrichten mit spezifischeren Fristen zu trennen:

• Posteingang: Dies ist Ihr allgemeiner Posteingang, in dem alle Ihre Nachrichten eingehen. Ihr E-Mail-Dienstanbieter verfügt bereits über diesen Ordner.

• Heute: Erstellen Sie diesen Ordner, um Nachrichten zu veröffentlichen, die Sie an dem Tag, an dem Sie sie erhalten, bearbeiten müssen.

• Diese Woche: Verwenden Sie diesen Ordner für Nachrichten, die einige Tage nach dem Empfang warten können.

• Diesen Monat: Dieser Ordner ist für Nachrichten vorgesehen, die Sie vor dem Ende des Monats, in dem Sie sie erhalten, bearbeiten müssen.

• Zu Ihrer Information: Verwenden Sie diesen Ordner, um E-Mails zu sammeln, die Sie in naher Zukunft sehen möchten, jedoch nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Bei diesen Nachrichten kann es sich um Newsletter mit interessanten Artikeln oder Informationsnachrichten handeln, die Sie immer zur Verfügung haben möchten.

Eisenhower-Methode

Sie können die Eisenhower-Methode, auch Eisenhower-Matrix oder Eisenhower-Box genannt, verwenden, um E-Mails danach zu organisieren, wie dringend Sie sie bearbeiten müssen und ob es E-Mails gibt, die Sie ganz ignorieren können. Hier sind die vier Elemente der Eisenhower-Methode:

• Dringend und wichtig: Dies sind E-Mails, auf die Sie so schnell wie möglich antworten sollten, beispielsweise am selben Tag oder am nächsten Tag nach Erhalt.

• Dringend und unwichtig: Sie können Handlungsaufforderungen aus diesen E-Mails häufig an Teamkollegen oder Kollegen delegieren, die die Zeit und Kapazität dafür haben. Sie können für diese Aufgaben auch am Ende des Arbeitstages Zeit einplanen, sodass sie fristgerecht erledigt sind, aber tagsüber noch Zeit haben, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

• Nicht dringend und wichtig: Dies sind E-Mails, die Sie später versenden können, beispielsweise innerhalb einer Woche oder eines Monats. Möglicherweise möchten Sie sich selbst daran erinnern, diese Aufgaben unabhängig von der Frist rechtzeitig zu erledigen.

• Nicht dringend und unwichtig: In vielen Fällen können Sie diese Nachrichten löschen oder einfach ignorieren. Sie können sie auch an ein anderes Teammitglied weiterleiten, das diese E-Mails besser in seiner Freizeit bearbeiten kann.

2. Probieren Sie die automatische Sortierfunktion aus

Sie können E-Mails auch anhand bestimmter Kriterien automatisch in bestimmte Ordner verschieben. Erstellen Sie Filter und automatische Weiterleitungsregeln (das sind Anweisungen, die Sie Ihrem E-Mail-Anbieter erteilen, um eine Nachricht automatisch an einen bestimmten Speicherort zu verschieben), indem Sie E-Mails, die bestimmte Schlüsselwörter in der Betreffzeile enthalten oder von bestimmten Absendern stammen, bestimmte Ordner zuweisen.

Sobald dieses System installiert ist, wird eine eingehende E-Mail, die Schlüsselwörter enthält oder von diesem Absender gesendet wird, automatisch im entsprechenden Ordner und nicht in Ihrem regulären Posteingang angezeigt. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, die E-Mails, die das Wort „Rechnung“ in der Betreffzeile enthalten, an einen Ordner namens „Monatliche Rechnungen“ weiterleitet. Viele Anbieter sortieren Nachrichten nach verdächtigen Nachrichten und unbekannten Absendern, wie es bei Spam der Fall ist.

3. Nutzen Sie die Aufgabenlistenfunktion Ihres E-Mail-Anbieters

Sie können einen Anbieter nutzen, der E-Mails als Aufgabenlisteneinträge kennzeichnen und eine Frist dafür festlegen kann. Diese Funktion bietet häufig ein Erinnerungs-Popup und kann diese Aufgabenlistenelemente sogar zu Ihrem verbundenen Kalender hinzufügen. Bei anderen Anbietern können Sie möglicherweise Erinnerungen einrichten, anstatt eine To-Do-Liste zu erstellen, was diese Funktion ersetzen kann.

4. Erstellen Sie Vorlagen für häufig verwendete Antworten

Wenn Sie häufig E-Mails mit demselben Inhalt versenden, sollten Sie die Funktion Ihres Anbieters nutzen, um Textausschnitte als Schnellantwortanhänge zu speichern. Bei diesem Vorgang markieren Sie in der Regel den Text, den Sie in Zukunft verwenden möchten, klicken auf eine Schaltfläche, um den markierten Text als Schnellantworteinfügung oder E-Mail-Vorlage zu speichern, und suchen dann später in der Schnellantwortsammlung beim Verfassen einer neuen Nachricht danach.

Sie können diese Funktion häufig für ganze E-Mail-Vorlagen verwenden, die Sie für Ihren Empfänger anpassen können, sowie für kleine Textabschnitte, die Sie häufig wiederholen, wie z. B. Ihre Kontaktinformationen oder regelmäßige Handlungsaufforderungen.

5. Richten Sie den Auto-Action-Prozess ein

Wenn Sie regelmäßig E-Mails erhalten, die an jemand anderen weitergeleitet werden müssen, z. B. Rechnungen, Finanzberichte oder Reiseinformationen, sollten Sie die Einrichtung einer automatischen Weiterleitungsregel in Betracht ziehen. Dabei werden anhand von Schlüsselwörtern in der Betreffzeile und Absendernamen Richtlinien erstellt, die diese Nachrichten filtern und per E-Mail an die richtige Person weiterleiten. Dazu können Sie auf die gleiche Weise wie bei der automatischen Sortierung einen Leitfaden erstellen, klicken jedoch auf die Weiterleitungsoption und fügen die Namen der Zielempfänger hinzu.

6. Überprüfen Sie Ihren Posteingang auf unerwünschte E-Mail-Abonnements.

Überprüfen Sie Ihre E-Mails regelmäßig auf Newsletter, Erinnerungen oder Sales-Funnel-Nachrichten, die für Sie nicht mehr interessant sind. Klicken Sie auf die verfügbare Schaltfläche zum Abbestellen, um Ihre E-Mail-Einstellungen zu ändern, z. B. um sich vollständig abzumelden oder die Anzahl der E-Mails, die Sie erhalten, zu reduzieren. Dadurch können Sie Ihre E-Mail-Organisation beschleunigen, da Sie weniger E-Mails manuell oder automatisch sortieren müssen.

7. Kategorisieren Sie mit Etiketten, Tags und Flags

Mit Labels und Tags können Sie E-Mail-Kategorien zuweisen, die Ihnen dabei helfen, in Ihrem Posteingang nach E-Mails zu suchen oder diese automatisch in bestimmte Ordner zu verschieben. Dazu können der Name einzelner Projekte, Kunden, Aufgabentypen oder Fristen gehören.

Flaggen können als farbcodierte Symbole dargestellt werden, mit denen Sie Ihr eigenes Farbcodesystem zur Priorisierung oder Kategorisierung erstellen können. Sie können beispielsweise Warnsignale für E-Mails mit hoher Priorität oder für einen bestimmten Kunden setzen. Einige Anbieter verfügen auch über Prioritätsmarkierungen, die Sie E-Mails hinzufügen können, wenn Sie diese an andere senden, damit der Empfänger erkennen kann, dass die E-Mail wichtig ist. Sie können diese Prioritätsmarkierungen auch zu Ihren eingehenden E-Mails hinzufügen, um die zeitnahe Verwaltung Ihrer Nachrichten zu erleichtern.

Mithilfe dieser Kategorien können Sie schnell bestimmte Nachrichten finden oder Ordner weiter nach Priorität, Aufgabentyp und Projektbeziehung sortieren.

8. Wählen Sie einen freigegebenen Team-Posteingang aus

Eine weitere Möglichkeit, die Anzahl der E-Mails in Ihrem individuellen Posteingang zu reduzieren und die E-Mail-Organisation zu verbessern, besteht darin, einen gemeinsamen Posteingang für eine Gruppe von Personen zu erstellen, die zusammenarbeiten und dieselben Nachrichten sehen müssen. Beispielsweise verfügt Ihre Organisation möglicherweise über einen gemeinsamen Posteingang für die Marketingabteilung, einen für die Finanzabteilung und einen für die Kundendienstabteilung. Wenn Sie in der Marketingabteilung arbeiten, suchen Sie möglicherweise in einem allgemeinen Posteingang nach wichtigen marketingbezogenen Nachrichten, anstatt E-Mails zu sortieren, die möglicherweise eine größere Bandbreite an Nachrichten enthalten.

Um die Organisation weiter zu verbessern, können Sie und Ihr Team ein Kategorisierungs- und Tagging-System mit Ordnern, manueller Sortierung und automatischer Weiterleitung entwickeln.

9. Erstellen Sie E-Mail-Konten für jeden Bereich Ihres Lebens

Wenn Sie als Freiberufler oder Auftragnehmer ohne vom Arbeitgeber gesponserte E-Mails arbeiten, kann Ihnen die Einrichtung eines E-Mail-Kontos für jeden Aspekt Ihres Lebens dabei helfen, Nachrichtentypen in dedizierte Posteingänge zu unterteilen. Beispielsweise könnten Sie ein persönliches Postfach und ein Freelancer-Postfach haben. Wenn Sie über vom Arbeitgeber gesponserte E-Mails verfügen, können Sie auch alle Arbeitsnachrichten von Freiberuflern oder Beratern von persönlichen und anderen arbeitsbezogenen Nachrichten trennen, indem Sie für jede einzelne Posteingänge erstellen.

Bitte beachten Sie, dass keines der in diesem Artikel genannten Unternehmen mit Indeed verbunden ist.