Organisatorische Tools zur Verbesserung Ihrer Arbeitseffizienz • BUOM

21. Mai 2021

Es kann schwierig sein, organisiert zu bleiben. Die Fähigkeit, Ihre Arbeit zu organisieren, ist in jeder Phase Ihrer Karriere erforderlich: vom Praktikum bis zur Tätigkeit als leitender Angestellter oder Direktor in Ihrem Traumunternehmen, von der Tätigkeit als Freiberufler bis zur Führung eines erfolgreichen Unternehmens. Unabhängig davon, ob Sie Vollzeitbeschäftigter sind oder von zu Hause aus arbeiten, verwenden Sie wahrscheinlich täglich Organisationstools. In diesem Artikel gehen wir auf einige beliebte Arten von Organisationstools ein und zeigen Ihnen einige der Vorteile, die sich aus deren Einsatz bei der Arbeit ergeben.

Was sind Organisationsinstrumente?

Organisationstools sind Ressourcen, Methoden und Anwendungen, die Ihnen helfen, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Sie helfen bei Dingen wie der Verwaltung von Projekten oder der Zeit, dem Speichern und Teilen von Dateien, dem Erstellen von Notizen oder dem Verfolgen des Fortschritts. Während Sie mit nur einem Notizblock und einem Stift organisiert bleiben können, ist es manchmal notwendig, intuitive digitale Tools zu verwenden, mit denen Sie den Fortschritt verfolgen, Dateien teilen und mit anderen Mitgliedern Ihres Teams kommunizieren können.

Vorteile der Verwendung von Organisationstools am Arbeitsplatz

Durch den Einsatz von Organisationstools bei der Arbeit können Sie effizienter arbeiten, Termine einhalten und sogar Stress reduzieren. Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre Produktivität zu steigern, finden Sie hier einige Vorteile, die der Einsatz von Organisationstools für Ihr Leben mit sich bringen kann:

Produktivität erhöhen

Sich zu organisieren ist eine der schnellsten Möglichkeiten, bei der Arbeit produktiver zu werden. Wenn Sie wissen, dass alles durchgeplant ist und Sie sich nicht um zu viele Dinge auf einmal kümmern müssen, können Sie sich mehr auf das konzentrieren, woran Sie gerade arbeiten. Daher kann der Einsatz von Planungs- und Fortschrittsverfolgungstools einen großen Einfluss auf Ihre Arbeit haben und die Qualität Ihrer Arbeit verbessern.

Zeit sparen

Organisationstools können Ihre allgemeine Konzentration bei der Arbeit verbessern und Ihnen dadurch wertvolle Zeit sparen. Wenn Sie häufig außerhalb der Geschäftszeiten arbeiten, weil Sie die meiste Zeit Ihrer Arbeitszeit damit verbringen, in sozialen Medien zu surfen, sollten Sie über die Verwendung von Tools nachdenken, die Ihnen dabei helfen, Aufgaben zu priorisieren und rechtzeitig zu planen. Auf diese Weise wissen Sie, wie lange jede Phase des Projekts dauern wird.

Beziehungen verbessern

Der Einsatz von Tools, die Ihnen dabei helfen, Dinge zu erledigen und Fristen einzuhalten, kann sich positiv auf Ihre Beziehungen am Arbeitsplatz und außerhalb der Arbeit auswirken. Wenn Sie sich besser organisieren, können Sie normalerweise mehr Zeit mit Freunden oder der Familie verbringen, da Sie bei der Arbeit nicht mit Multitasking beschäftigt sind.

Stress reduzieren

Organisiert zu sein führt in der Regel zu einem klaren Kopf, frei von unnötigen Gedanken und Sorgen, die Stress verursachen. Wenn Sie wissen, wann Sie mit jeder Aufgabe beginnen müssen, um sicherzustellen, dass sie pünktlich abgeschlossen wird, müssen Sie sich keine Sorgen über Verzögerungen machen und können an Teambesprechungen teilnehmen, weil Sie wissen, dass Ihre Aufgaben unter Kontrolle sind. Dies kann sich positiv auf Ihre Stimmung und Ihre Entspannungsfähigkeit nach der Arbeit auswirken.

Stärken Sie Ihr Selbstvertrauen

Wenn Sie Dinge von Ihrer To-Do-Liste streichen und wissen, dass Sie alle dringenden Aufgaben des Tages erledigt haben, werden Sie sich bei der Arbeit besser fühlen. Zu wissen, dass Sie Dinge pünktlich erledigen können und dass Ihre Kollegen auf Sie zählen können, kann ein wichtiger Faktor dabei sein, Ihr Selbstvertrauen zu stärken und Ihre Karriere voranzutreiben.

Arten von Organisationstools zur Verbesserung Ihrer Arbeit

Menschen nutzen schon immer Hilfsmittel, um sich zu organisieren. Während man vor ein paar Jahrzehnten Dinge mit einem einfachen Notizblock und einem Stift erledigen konnte, stehen heute viele digitale Tools zur Auswahl.

Hier sind einige beliebte Arten von Organisationstools und Beispiele für Apps, mit denen Sie die Produktivität bei der Arbeit verbessern können:

Mache Notizen

Notizen zu machen und schriftliche Dokumente zu erstellen ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Meetings, jeder Recherche oder jedes kreativen Prozesses. Sie könnten die Verwendung dieser Tools hierfür in Betracht ziehen:

• Evernote: Das Hauptziel von Evernote besteht darin, digitale Tools zum Notieren bereitzustellen sowie wichtige Notizen und Informationen zu organisieren und sicher zu speichern. Die App kann heruntergeladen und auf einer Vielzahl von Geräten verwendet werden, darunter Computer, Telefone und Tablets. Evernote bietet einen Basisplan an, der kostenlos erhältlich ist. Für komplexere Projekte sind auch Premium- und Business-Pläne verfügbar, die zusätzliche Funktionen bieten, wie z. B. die Synchronisierung einer unbegrenzten Anzahl von Geräten, das Kommentieren von PDFs oder die Erstellung gemeinsamer Räume für Geschäftsteams.

• Ulysses: Ulysses ist eine beliebte Notiz-App. Dies ist eine nicht ablenkende Anwendung, die die Konzentration des Benutzers verbessern soll. Mit dem 5-Dollar-Monatsabonnement können Sie Notizen auf allen Geräten synchronisieren, und die einfache Benutzeroberfläche eignet sich perfekt für lange Dokumente oder einfache Notizen wie Einkaufslisten.

• Simplenote: Simplenote wurde ursprünglich 2009 entwickelt und ist eine weitere Notiz-App, die Wert auf Einfachheit und Zugänglichkeit legt. Sie können über die meisten Browser oder Telefon-Apps darauf zugreifen. Das Tool ist kostenlos, bietet jedoch Premium-Pläne, mit denen Sie Anzeigen aus der App entfernen können.

Datenspeicherung und Dateifreigabe

Tools, die Ihnen beim Speichern und Freigeben von Dateien helfen, sind für die Organisation unerlässlich, insbesondere wenn Sie von zu Hause oder aus der Ferne arbeiten. Normalerweise legen E-Mail-Anbieter Grenzen für die Größe angehängter Dokumente oder Dateien fest. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, über ein bewährtes Tool zu verfügen, mit dem Sie Ihre Dateien jederzeit schützen können, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, wie viel Speicherplatz sie beanspruchen.

Hier sind einige beliebte Tools, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer wichtigen Daten helfen:

• Google Drive: Dies ist eines der beliebtesten Cloud-Organisationstools, das Ihnen kostenlosen Zugriff auf leistungsstarke Lösungen zur Dokumentenerstellung und -speicherung für den täglichen und geschäftlichen Gebrauch bietet. Das Paket umfasst einen Texteditor namens Docs, Sheets zum Erstellen und Verwalten von Tabellenkalkulationen, Folien zum Erstellen von Präsentationen und Formulare zum Entwerfen von Umfragen und Analysieren von Umfrageantworten.

• Dropbox: Egal, ob Sie ein paar Fotos an einen Freund oder einen komplexen Ordner mit Arbeitsdokumenten an einen Kollegen senden müssen, Dropbox bietet Ihnen mit seinen bewährten Online-Tools zum Hochladen und Teilen von Dateien alles, was Sie brauchen. Es handelt sich um einen zuverlässigen Datei-Hosting-Dienst, der cloudbasierte Synchronisierungs- und Speicherprodukte bietet, die auf mehreren Geräten ausgeführt werden können.

• WeTransfer: Mit diesem Tool können Sie Dateien hochladen und mit anderen teilen. Mit ihrem kostenlosen Plan können Benutzer Dateien mit einer Größe von bis zu 2 GB versenden. Über WeTransfer gesendete Dateiübertragungen haben eine Gültigkeitsdauer von sieben Tagen. Dies ist ein zusätzlicher Schritt der Entwickler zum Schutz der Benutzerdateien.

Projektmanagement

Die Kommunikation mit Ihrem Team und die effektive Verwaltung seiner Arbeit sind ein wesentlicher Bestandteil jedes erfolgreichen Projekts. Es stehen zahlreiche Tools zur Verfügung, mit denen Sie Aufgaben organisieren und Projekte planen können, darunter:

• Trello: Trello ist eine Webanwendung, die sich auf die Bereitstellung eines virtuellen Raums für die Teamzusammenarbeit konzentriert. Es ermöglicht Ihnen, Aufgaben auf vielfältige Weise zu planen, zu organisieren und zu priorisieren, beispielsweise mithilfe von Listen oder Karten. Es ist ein sehr visuelles Tool, das darauf abzielt, Projektmanagement zum Spaß zu machen.

• Asana: Wie Trello ist Asana ein Tool, das einen Online-Bereich für Teams bietet, die ihre Arbeit organisieren, verfolgen und verwalten möchten. Es handelt sich um eine intuitive App, mit der Projektmanager einzelnen Benutzern Aufgaben zuweisen, Fristen auf einer Zeitleiste festlegen oder Routineaufgaben automatisieren können. Asana bietet die Integration mit anderen Anwendungen wie Zoom oder Google Kalender für ein erfolgreiches Projektmanagement.

• Notion: Notion hilft Ihnen bei der Organisation Ihrer Arbeit, indem es die verschiedenen Aufgaben und Projekte verwaltet, an denen Sie arbeiten. Die einfache Benutzeroberfläche des Tools kann Ihnen dabei helfen, Produkt-Roadmaps zu visualisieren, Projektressourcen zu katalogisieren oder sogar ein Unternehmens-Wiki zu erstellen, das Sie zum Protokollieren oder Beantworten häufig gestellter Fragen verwenden können.

Zeiteinteilung

Die termingerechte Verwaltung und Planung von Projekten ist ein grundlegender Bestandteil der meisten Remote- und Büroteams und hilft ihnen, ihre Gesamtorganisation zu verbessern. Hier sind einige unserer Favoriten Zeitmanagement-Tools:

• Toggl Track: Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche ist Toggl Track eine der zuverlässigsten Zeiterfassungs-Apps. Mit diesem Tool können Sie auch benutzerdefinierte Berichte erstellen, die zeigen, wie viel und wann Sie an einem Projekt gearbeitet haben. Es verfügt über automatische und manuelle Zeiterfassungsoptionen, und Ihre Arbeitszeit kann einer Aufgabe oder einem Projekt zugewiesen und mithilfe Ihres eigenen Tagging-Systems kategorisiert werden.

• Pomofocus: Pomofocus ist eine App, die auf der Pomodoro-Technik basiert, einer Zeitmanagementtechnik zur Steigerung der Produktivität. Die App hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeitszeit in durch kurze Pausen getrennte Zeiträume aufzuteilen. Sie können die Länge Ihrer Intervalle und Pausen direkt in Ihrem Browser einstellen.

• Google Kalender. Google Kalender ist wie Google Docs eines der zuverlässigsten und grundlegendsten Tools, mit denen Sie Ihre Arbeit organisieren und effizienter gestalten können. Es ermöglicht Ihnen, Veranstaltungen zu planen und mit anderen zu teilen sowie Besprechungseinladungen zu versenden und darauf zu antworten. Dieses Tool verfügt außerdem über eine einfache Funktion zum Senden von Benachrichtigungen, um Sie über bevorstehende Ereignisse zu informieren, sodass Sie sich an wichtige Fristen, Anrufe oder Mitarbeiterbesprechungen erinnern können.

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